物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控體制的建設(shè)及完善

葉開綾

摘 要 隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的一種重要手段，在企業(yè)管理中正在發(fā)揮重要職能，已經(jīng)成為完善公司治理結(jié)構(gòu)、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力。物業(yè)公司想要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就要建立完善的內(nèi)部控制制度，為公司的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文介紹物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)意義，分析目前物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的主要問題，并據(jù)此提出完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的對策建議，以期提高財(cái)務(wù)內(nèi)部控制質(zhì)量，為物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展提供制度基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 物業(yè)公司 財(cái)務(wù)內(nèi)控 公司治理

物業(yè)公司是專門從事地上永久性建筑物、附屬設(shè)備、各項(xiàng)設(shè)施及相關(guān)場地和周圍環(huán)境的專業(yè)化管理的，為業(yè)主和非業(yè)主使用人提供良好的生活或工作環(huán)境的，具有獨(dú)立法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，物業(yè)公司作為一個(gè)新興的服務(wù)行業(yè)，經(jīng)歷了近30年的長足發(fā)展。但是隨著經(jīng)濟(jì)的增長和城市化進(jìn)程的加快，對物業(yè)管理服務(wù)的要求也越來越高，物業(yè)公司面臨前所未有的挑戰(zhàn)。

一、物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制概況

（一）物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

內(nèi)部控制是指單位為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，保證資產(chǎn)安全完整，保證會計(jì)信息資料正確可靠，確保經(jīng)營方針得到貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。在物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控中，主要包括收入控制、成本費(fèi)用控制、預(yù)算控制等方面的內(nèi)容。

1.收入控制。物業(yè)費(fèi)、停車費(fèi)、物業(yè)多種經(jīng)營收入是物業(yè)公司的主要收入來源，要嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)收入的收繳內(nèi)控制度，做好物業(yè)應(yīng)收臺賬登記、費(fèi)用收取、款項(xiàng)繳納等一系列流程工作，實(shí)行不相容崗位相互分離，確保收入及時(shí)足額收取。

2.成本費(fèi)用控制。物業(yè)公司的成本費(fèi)用支出主要有人工成本、水電費(fèi)用、材料支出、保安、保潔、綠化、工程等外包支出，成本費(fèi)用發(fā)生在公司業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，與每位員工都相關(guān)，需要全員參與成本費(fèi)用的控制。財(cái)務(wù)根據(jù)年初制定的預(yù)算，實(shí)時(shí)監(jiān)控成本費(fèi)用支出的合理性。

3.預(yù)算控制。預(yù)算控制是目前財(cái)務(wù)內(nèi)控實(shí)施較為普遍的一種控制措施。通過預(yù)算控制，可以將物業(yè)公司目標(biāo)分解到各部門、各崗位，落實(shí)單位、部門、個(gè)人年度、月度任務(wù)、責(zé)任，從而保證公司經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）物業(yè)公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控的現(xiàn)實(shí)意義

1.有助于提高物業(yè)公司的內(nèi)部治理水平。內(nèi)部控制是公司管理工作的基礎(chǔ)，良好的內(nèi)部控制可以保證物業(yè)公司經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果。內(nèi)部控制制度貫穿于公司經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有效的內(nèi)部控制制度可以使公司內(nèi)部密切配合，優(yōu)化公司內(nèi)部的資源配置，提升公司治理水平，發(fā)揮公司的整體優(yōu)勢，順利實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)。

2.有助于提高物業(yè)公司的市場競爭力。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，物業(yè)行業(yè)的競爭也越來越激烈，物業(yè)管理對改善公眾生活、工作環(huán)境、提升城市形象起著積極作用。加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)是物業(yè)公司應(yīng)對日趨復(fù)雜、競爭激烈的環(huán)境的必由之路，是提升公司市場競爭力，實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略的內(nèi)在需求。

3.有助于降低物業(yè)公司的市場經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。市場經(jīng)濟(jì)的資源分配是通過市場進(jìn)行的，物業(yè)公司時(shí)刻面臨著經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，有物業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、自然因素風(fēng)險(xiǎn)、政府部門的風(fēng)險(xiǎn)等。內(nèi)部控制作為公司管理的重要手段，是防范公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的有效工具。只有通過對物業(yè)公司風(fēng)險(xiǎn)的有效評估，增強(qiáng)公司對薄弱環(huán)節(jié)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的控制，才能避免、降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展。

二、目前物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控實(shí)踐中存在的主要問題

（一）內(nèi)部控制戰(zhàn)略思路不清晰

當(dāng)前，內(nèi)部控制制度還沒有發(fā)展到公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的高度，公司僅僅將其視為財(cái)務(wù)工作的一部分，導(dǎo)致內(nèi)控制度不完善，公司發(fā)展戰(zhàn)略也有一定的局限性，只注重眼前的利益，忽視長期發(fā)展目標(biāo)，限制公司的發(fā)展。突出表現(xiàn)為：物業(yè)管理長期以來一直局限在物業(yè)費(fèi)收繳、安全維護(hù)、清潔管理、設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)等工作，管理層利用內(nèi)部控制加強(qiáng)內(nèi)部管理的意識薄弱，由于沒有意識到內(nèi)部控制的重要性，內(nèi)部控制制度沒有得到很好的貫徹執(zhí)行。

（二）財(cái)務(wù)內(nèi)控存在缺陷

首先，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作不扎實(shí)。物業(yè)公司執(zhí)行的財(cái)務(wù)制度不統(tǒng)一，在財(cái)務(wù)問題處理上不規(guī)范，不利于核算公司的經(jīng)營成果、反映公司的財(cái)務(wù)狀況。其次，會計(jì)核算不規(guī)范。會計(jì)核算管理中，不及時(shí)提交原始單據(jù)或票據(jù)不規(guī)范，入賬依據(jù)不充分，可能導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。最后，內(nèi)控管理體制不完善，容易造成管理漏洞。財(cái)務(wù)人員缺乏對物業(yè)管理流程的全面認(rèn)識，財(cái)務(wù)內(nèi)控局限于費(fèi)用報(bào)銷的管理，難以發(fā)揮對成本的監(jiān)督作用。

（三）公司內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管控不嚴(yán)

現(xiàn)在物業(yè)行業(yè)是民生服務(wù)的前沿，法律法規(guī)不健全，政府引導(dǎo)不到位，媒體誤導(dǎo)等，物業(yè)管理工作就是風(fēng)險(xiǎn)防范工作。物業(yè)行業(yè)是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)低效益的行業(yè)，拒繳物業(yè)費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。物業(yè)公司各部門各崗位的風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，出現(xiàn)安全隱患也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或者沒有及時(shí)匯報(bào)處理。財(cái)務(wù)內(nèi)控管控表現(xiàn)有資金管理未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，在具體業(yè)務(wù)中，大都后補(bǔ)審批流程，容易在發(fā)生問題時(shí)出現(xiàn)權(quán)責(zé)推諉現(xiàn)象。

（四）內(nèi)控管理方法比較落后

大多物業(yè)公司使用的管理方法還是傳統(tǒng)的師傅帶徒弟的形式，這種模式在公司發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)難以適應(yīng)公司的發(fā)展，內(nèi)控制度過于單一，財(cái)務(wù)實(shí)施內(nèi)部控制管理多為陳舊的控制管理模式，無法根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的方法，單一的財(cái)務(wù)內(nèi)控方法無法滿足物業(yè)公司內(nèi)控建設(shè)的需要，影響財(cái)務(wù)控制效率。物業(yè)公司應(yīng)該建立健全內(nèi)控制度，不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)市場的激烈競爭。

（五）內(nèi)控管理信息化程度不高

現(xiàn)階段，物業(yè)公司收費(fèi)項(xiàng)目繁多，有物業(yè)費(fèi)、停車費(fèi)、租金、水電費(fèi)、押金等收入，單純依靠手工做費(fèi)用計(jì)算、收款、開票、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、欠費(fèi)催繳，不僅工作量大，效率低，也容易出錯(cuò)。收費(fèi)方式大多是傳統(tǒng)的現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬，應(yīng)該運(yùn)用多種資金渠道，例如微信、支付寶等收款方式，提高物業(yè)費(fèi)收繳率。物業(yè)公司服務(wù)對象有業(yè)主、租戶，有單位和個(gè)人，客戶信息不全面、不及時(shí)更新會影響后續(xù)費(fèi)用收繳。

（六）內(nèi)控隊(duì)伍人員素質(zhì)有待提升

物業(yè)人才儲備基礎(chǔ)薄弱，從業(yè)人員素質(zhì)不高，物業(yè)管理業(yè)務(wù)技術(shù)性不強(qiáng)，工資水平較低，而物業(yè)管理人才需要掌握物業(yè)服務(wù)、工程管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)等專業(yè)知識，并且需要良好的溝通能力。由于職工隊(duì)伍的專業(yè)技能素質(zhì)跟不上行業(yè)發(fā)展，物業(yè)服務(wù)水平有待提高，影響內(nèi)部控制的實(shí)施，限制了物業(yè)公司的發(fā)展。

三、物業(yè)公司完善內(nèi)部控制的對策建議

（一）將建立內(nèi)控制度作為物業(yè)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)

物業(yè)公司管理層要將建立全面的內(nèi)控體系作為工作的首要目標(biāo)，而不是單純地追求利潤最大化，對管理人員開展系統(tǒng)的內(nèi)控管理知識和財(cái)務(wù)知識培訓(xùn)。只有管理層重視內(nèi)部控制管理，員工才會落實(shí)內(nèi)部控制措施，在公司內(nèi)部形成良好的內(nèi)控氛圍。物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，制定物業(yè)內(nèi)部控制制度;實(shí)行不相容崗位分離制度，形成有效的制衡機(jī)制;加大財(cái)務(wù)內(nèi)控力度，落實(shí)相關(guān)工作人員的內(nèi)控責(zé)任，促進(jìn)內(nèi)控工作的開展，實(shí)現(xiàn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。

（二）制定完善的財(cái)務(wù)管理制度

物業(yè)公司要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，合理設(shè)置組織結(jié)構(gòu)、部門、崗位;根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)制定財(cái)務(wù)工作實(shí)施細(xì)則，規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程，保證會計(jì)核算工作的準(zhǔn)確;統(tǒng)一原始憑證的內(nèi)容、格式、保管和匯總，明確責(zé)任，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整;規(guī)范費(fèi)用收繳、物資采購、資金收付、票據(jù)領(lǐng)用、資產(chǎn)保管、預(yù)算管理等工作流程，簡化財(cái)務(wù)控制工作，減少人為因素的影響，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制

一是為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，必須定期開展內(nèi)部檢查，落實(shí)各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，對檢查結(jié)果，以書面報(bào)告形式列出問題，提出解決方案，及時(shí)整改;二是建立公司內(nèi)部審計(jì)制度，配備內(nèi)審人員，監(jiān)督公司的內(nèi)部控制體系，完善內(nèi)部控制制度，各部門也可以對審計(jì)部門實(shí)行反向監(jiān)督，相互制衡;三是依靠外部審計(jì)機(jī)構(gòu)，對物業(yè)公司的物業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、成本控制、庫存管理等經(jīng)營狀況進(jìn)行審計(jì)。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理

物業(yè)公司要建立財(cái)務(wù)預(yù)算管理，制定明確的戰(zhàn)略規(guī)劃，并制定年度經(jīng)營目標(biāo)和計(jì)劃，保證預(yù)算編制成為制定戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營計(jì)劃的依據(jù)。建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均符合預(yù)算要求。預(yù)算調(diào)整應(yīng)該履行授權(quán)審批制度，財(cái)務(wù)對調(diào)整事項(xiàng)進(jìn)行審核分析，根據(jù)調(diào)整事項(xiàng)性質(zhì)或金額逐級審批。建立預(yù)算考核機(jī)制，保證預(yù)算工作及時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)。

（五）建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)控制體系

物業(yè)公司要做好風(fēng)險(xiǎn)管理知識的宣傳工作和員工培訓(xùn)工作，建立一套物業(yè)公司的風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)急機(jī)制，針對不同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。比如將電梯、綠化、保安、保潔等專項(xiàng)管理，外包給專業(yè)的公司，由他們提供專業(yè)的服務(wù)，降低物業(yè)公司的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。還應(yīng)該適當(dāng)引入市場化的風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)機(jī)制，根據(jù)物業(yè)接管項(xiàng)目的實(shí)際情況購買相應(yīng)的商業(yè)保險(xiǎn)。針對物業(yè)經(jīng)營中各種可能發(fā)生的突發(fā)事件，開展模擬訓(xùn)練，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，減少損失，降低風(fēng)險(xiǎn)。

（六）加強(qiáng)物業(yè)公司信息化智能化建設(shè)

物業(yè)管理信息化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等企業(yè)信息化技術(shù)，重組與優(yōu)化物業(yè)管理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，有效地監(jiān)控物業(yè)管理服務(wù)過程，實(shí)現(xiàn)物業(yè)企業(yè)內(nèi)外部信息的共享和有效利用，提高物業(yè)企業(yè)的服務(wù)水平、降低物業(yè)管理成本、增加經(jīng)濟(jì)效益和提高物業(yè)企業(yè)市場競爭能力的過程。

通過信息化建設(shè)，日常工作可以實(shí)現(xiàn)計(jì)費(fèi)收款、電子對賬單、票據(jù)、日常收費(fèi)統(tǒng)計(jì)、欠費(fèi)項(xiàng)目一鍵集成，減少財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員工作量，同時(shí)統(tǒng)一財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)核算口徑，保證對賬和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確?？蛻舴?wù)方面建立住戶資料檔案，方便查找，提高服務(wù)質(zhì)量。整合公司內(nèi)部的資金流、物流、信息流，保證公司信息及時(shí)高效。充分利用互聯(lián)網(wǎng)、公眾號、APP等平臺與住戶建立多渠道溝通方式，及時(shí)處理住戶的問題，構(gòu)建和諧社區(qū)。

（七）提高財(cái)務(wù)內(nèi)控人員的綜合素質(zhì)

人才是公司發(fā)展的核心，物業(yè)公司要可持續(xù)發(fā)展，就要注重人才的培養(yǎng)。物業(yè)公司要通過公司內(nèi)部培訓(xùn)、跨部門交流、外派學(xué)習(xí)等方式加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高各部門人員的專業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建人才培育平臺，培訓(xùn)專業(yè)化人才。另外，財(cái)務(wù)人員在提高財(cái)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該綜合了解物業(yè)管理基礎(chǔ)知識及物業(yè)管理相關(guān)業(yè)務(wù)，熟悉物業(yè)管理流程，分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為管理層提供管理決策建議。

在我國經(jīng)濟(jì)不斷變化和發(fā)展的形勢下，物業(yè)公司要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要建立內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制，做好財(cái)務(wù)管理工作，強(qiáng)化信息化建設(shè)，大力培養(yǎng)建設(shè)人才，促進(jìn)物業(yè)公司長期穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位為融創(chuàng)物業(yè)服務(wù)集團(tuán)有限公司）

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