加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

連益靖

摘 要：本文主要對(duì)加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究探討。文章分析加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的重要意義的基礎(chǔ)上，探討提出了加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的途徑。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理系統(tǒng);檔案

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，各方面的技術(shù)都實(shí)現(xiàn)了快速地發(fā)展和革新，從而在很大程度上促進(jìn)了中學(xué)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)步伐。建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)不僅是廣大中學(xué)在大數(shù)據(jù)時(shí)代開展檔案管理工作所面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)，更是廣大中學(xué)更好地適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作和創(chuàng)新檔案管理方式的重要手段。本文在分析中學(xué)加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)重要意義的基礎(chǔ)上，探討提出中學(xué)加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的主要途徑和方法。

1 加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的重要意義

1.1 有效提升檔案管理工作的整體效能

現(xiàn)如今，檔案管理的理論、技術(shù)以及環(huán)節(jié)已經(jīng)發(fā)生了很大程度地變革，建設(shè)大檔案、實(shí)現(xiàn)大服務(wù)、應(yīng)用大技術(shù)已經(jīng)成為了今后檔案管理工作的重要趨勢(shì)，中學(xué)的檔案管理工作也是如此。中學(xué)的檔案一般都是對(duì)學(xué)校各個(gè)發(fā)展歷史階段的重要信息進(jìn)行了記錄，其中的很多檔案資料都是非常珍貴的。由于很多中學(xué)發(fā)展的歷史越來越長(zhǎng)，辦學(xué)規(guī)模也是越來越大，檔案查詢的數(shù)量也是不斷增大，檔案利用率也是不斷提高，然而因?yàn)橹袑W(xué)里面負(fù)責(zé)檔案管理的人員數(shù)量偏少，工作強(qiáng)度也是很大的。假如中學(xué)檔案管理依然選擇采取過去較為落后、單一的手工模式，將會(huì)面臨一些實(shí)際困難和問題，比方說像檔案信息沒有辦法共享、檔案信息容易丟失、檔案容易破損、檔案查詢較為困難等。以上問題都在或多或少地制約了檔案的管理和利用，無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際需求。所以說，加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，促使檔案管理人員的工作強(qiáng)度不斷降低，成為了中學(xué)有效提升檔案管理工作整體效能的應(yīng)有之義。

1.2 全面優(yōu)化檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程

中學(xué)過去的檔案管理模式，基本的載體還是紙質(zhì)文件，各式各樣的紙質(zhì)文件依據(jù)類別開展有規(guī)律的編碼收藏，依據(jù)目錄開展查詢。依托信息技術(shù)全面建立一個(gè)可以有效滿足高校檔案管理實(shí)際需要的信息化檔案管理系統(tǒng)，不僅可以有效提升歸檔的完整性與及時(shí)性，而且還可以持續(xù)優(yōu)化檔案工作的具體流程，便于對(duì)檔案進(jìn)行檢索與利用。相關(guān)人員能夠借助信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)行政、黨群、教學(xué)、財(cái)務(wù)、基建、學(xué)生、科研等各個(gè)方面的檔案信息進(jìn)行查詢。部分中學(xué)檔案管理工作的具體內(nèi)容非常之多，加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效分析學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的各方面需求，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理工作業(yè)務(wù)流程地再造。

2 加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的途徑探討

2.1 對(duì)大數(shù)據(jù)資源實(shí)施共享

資源共享可以說是大數(shù)據(jù)最主要的特征。中學(xué)的信息化檔案管理系統(tǒng)和教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)該是既彼此聯(lián)系，又彼此獨(dú)立的關(guān)系。中學(xué)的信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該全面開展數(shù)據(jù)的管理和文件的規(guī)范工作，對(duì)各種數(shù)據(jù)、文件作出接收、歸檔與儲(chǔ)存等處理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行全面、迅速地采集和處理。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)信息化手段加快推動(dòng)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)系統(tǒng)之間的有效對(duì)接，把應(yīng)該歸檔并且具有較大價(jià)值的檔案資料上傳至學(xué)校的信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠在很大程度上簡(jiǎn)化儲(chǔ)存與操作空間，減少學(xué)校財(cái)力和人力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與利用。總而言之，促使信息化檔案管理系統(tǒng)和其它系統(tǒng)有效進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換，通常需要兩個(gè)步驟：第一個(gè)步驟就是對(duì)具體某文件所關(guān)聯(lián)的條目，比方說像文號(hào)、正文、附件等實(shí)施目錄交換，如此一來就能夠有效避免檔案管理人員手工錄入歸檔文件的問題。第二個(gè)步驟就是電子檔案的歸檔、鏈接轉(zhuǎn)換等，這樣操作就是為了讓檔案管理人員不再需要對(duì)那些領(lǐng)導(dǎo)批示以及簽名的文件進(jìn)行掃描。

2.2 不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

在加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，務(wù)必應(yīng)該高度重視“人”的地位與作用，積極構(gòu)建培養(yǎng)和引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)操作專業(yè)人才的科學(xué)機(jī)制，在學(xué)校內(nèi)部大力營(yíng)造出尊重檔案管理人才、關(guān)注信息化管理系統(tǒng)操作人才的濃厚氛圍，達(dá)到用環(huán)境凝聚人才和用機(jī)制激勵(lì)人才的目的，將信息化檔案管理系統(tǒng)操作專業(yè)人才的工作積極性和工作熱情充分調(diào)動(dòng)出來。這主要是因?yàn)閷W(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合能力能夠在很大程度上直接決定檔案資源開發(fā)以及信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度水平?，F(xiàn)如今，和大數(shù)據(jù)存在密切關(guān)聯(lián)的各方面技術(shù)正在以非?？斓厮俣劝l(fā)展，這些技術(shù)主要有智能信息推動(dòng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、信息鏈接技術(shù)等，因此加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于學(xué)校檔案管理人員的綜合能力以及業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了越來越高的要求。但是當(dāng)前很多中學(xué)的檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力以及檔案業(yè)務(wù)水平普遍不是很高，特別是既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)操作的復(fù)合型人才較為缺乏。所以說，中學(xué)應(yīng)該不斷加大對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，持續(xù)培養(yǎng)一大批檔案業(yè)務(wù)知識(shí)扎實(shí)、計(jì)算機(jī)專業(yè)信息技術(shù)過硬、思維創(chuàng)新能力較強(qiáng)的高水平檔案管理人才隊(duì)伍，尤其是要重點(diǎn)培養(yǎng)一批不僅精通檔案信息開發(fā)服務(wù)管理，而且能夠精通掌握現(xiàn)代科技最新發(fā)展動(dòng)態(tài)的復(fù)合型人才。

2.3 強(qiáng)化信息安全保護(hù)

保證檔案信息安全是中學(xué)檔案管理人員的第一職責(zé)和任務(wù)，因此所有檔案管理人員都應(yīng)該全面樹立檔案安全意識(shí)和管理安全思想。由于現(xiàn)代信息技術(shù)地迅猛發(fā)展以及全面普及應(yīng)用，中學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)里面的很多紙質(zhì)化檔案信息都借助外包或者是掃描的手段轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，另外還對(duì)進(jìn)入檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息實(shí)施了數(shù)字化的管理，信息化檔案管理系統(tǒng)正在有條不紊地加快建設(shè)中，系統(tǒng)里面的檔案信息一般都具有利用率高、容量大、價(jià)值大等特征，因此學(xué)校在把全部數(shù)字化的檔案信息向信息化檔案管理系統(tǒng)上傳的過程中，務(wù)必應(yīng)該全面致力于檔案信息的安全保障體系建設(shè)。安全保障體系建設(shè)可以說是一個(gè)龐大并且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施、組織管理、安全技術(shù)、法治標(biāo)準(zhǔn)等很多層面。因此，中學(xué)在加快建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要積極構(gòu)建多層安全防護(hù)體系，不僅要開展物防、人防，而且還要開展信息加密、數(shù)字簽名、防火墻等技防，保證學(xué)校檔案管理系統(tǒng)在軟件升級(jí)、硬件升級(jí)以及數(shù)據(jù)遷移過程中的絕對(duì)安全。同時(shí)，還應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限、操作權(quán)限等管理，定期或者不定期地評(píng)估檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，一旦發(fā)現(xiàn)隱患或者是漏洞要在第一時(shí)間里面采取相應(yīng)的彌補(bǔ)和應(yīng)對(duì)措施。積極強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，購(gòu)買使用正版的殺毒軟件與超級(jí)防火墻，全面、有效地開展網(wǎng)絡(luò)保護(hù)。

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