淺淡現(xiàn)代檔案信息化管理

滕玉波

摘 要：信息化管理的方式已經(jīng)逐漸推廣到檔案管理中，改變了以往紙質(zhì)檔案和相應(yīng)的管理、保管的方式，傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，因此檔案工作信息化的開展已經(jīng)是迫在眉睫。，檔案管理電子化、館藏?cái)?shù)字化、信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作的新任務(wù)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;檔案;信息化;管理

檔案是指對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題，但長期以來，我們的檔案資料固守傳統(tǒng)的模式，一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索起來非常費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)檔案空間又大，維護(hù)起來也不方便，對(duì)檔案的備份也需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不利，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的信息化已成為必然的趨勢。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1）可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2）形勢發(fā)展的需求。檔案信息資源只有實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，很好地為廣大人民所利用，才能充分發(fā)揮其效用。此外，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個(gè)亟待解決的課題，即電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段問題，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是實(shí)現(xiàn)檔案室的數(shù)字化。

3）有助于為單位提供信息支持決策，提升檔案服務(wù)能力。檔案電子化建設(shè)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用，從而將促進(jìn)檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息社會(huì)中的服務(wù)能力。決策的及時(shí)正確、管控措施是否得當(dāng)，要靠信息的完整、準(zhǔn)確和快速的綜合分析能力來保證，檔案信息化建設(shè)恰好在一定程度上可以滿足這些要求，特別是單位檔案信息化建設(shè)與單位辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對(duì)于支持決策有著天然的優(yōu)勢。

2 檔案如何進(jìn)行數(shù)字化管理

目前各檔案部門一是要有針對(duì)性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀，優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，改善管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，最關(guān)鍵的動(dòng)作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，而要實(shí)現(xiàn)這個(gè)動(dòng)作，一是需要有關(guān)硬件，有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等;二是需要電腦軟件，電腦軟件即專門針對(duì)檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理軟件;三是檔案實(shí)體和信息化成果和設(shè)備的安全;四是加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。首先，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。其次，加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。最后，強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時(shí)突出時(shí)代應(yīng)用知識(shí)教育，對(duì)檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識(shí)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

3 對(duì)檔案管理數(shù)字化軟件要求

檔案管理數(shù)字化軟件必須是以公文處理一條龍、各類檔案的規(guī)范化管理為一體的檔案管理軟件，該軟件可采用Access、Sql sever數(shù)據(jù)庫，分為單機(jī)版、C/S網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)版本，可穩(wěn)定運(yùn)行于主流操作系統(tǒng)，軟件應(yīng)嚴(yán)格參照國家檔案管理局《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，軟件界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助等模塊，涵蓋日常工作的方方面面，并且應(yīng)有檔案自動(dòng)采集、登記簿連續(xù)打印等功能。

4 檔案實(shí)體的安全管理

1）檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

2）檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

3）檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

4）檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

5）檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6）正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

7）數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對(duì)于離庫時(shí)間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

5 檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

1）檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收;凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

2）檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

3）檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

4）檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

5）數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

6 結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展的條件下，信息技術(shù)的應(yīng)用全面而廣泛，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，能夠有效打破傳統(tǒng)的信息資源利用封閉狀況。在快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下為社會(huì)和公眾更加及時(shí)有效地提供信息資源，才能更好地體現(xiàn)檔案工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這就需要在信息化建設(shè)中從檔案管理的內(nèi)部出發(fā)，從根本環(huán)節(jié)進(jìn)行提升和改變。

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