圖紙類紙質(zhì)檔案與電子檔案共存管理分析

梁靜

摘 要：一直以來(lái)圖紙類檔案都是人們關(guān)注的重點(diǎn)，但在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)全面普及應(yīng)用的新形勢(shì)下，電子檔案的出現(xiàn)，其以一種全新的存儲(chǔ)管理方式對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)了較大的沖擊。對(duì)于圖紙類檔案而言，其紙質(zhì)化和電子化各具優(yōu)劣性，在今后較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，圖紙類紙質(zhì)檔案與電子檔案會(huì)處于共存的狀態(tài)，因此要重視對(duì)兩者的共存管理，實(shí)現(xiàn)圖紙類檔案的高效利用。

關(guān)鍵詞：圖紙類檔案;紙質(zhì)檔案;電子檔案;優(yōu)點(diǎn);缺點(diǎn);共存管理

由于圖紙類檔案具有極為重要的價(jià)值，因此做好圖紙類檔案管理工作十分必要。自電子檔案產(chǎn)生之后，圖紙類檔案就存在兩種載體共存的現(xiàn)象。而電子檔案的出現(xiàn)，也使圖紙類紙質(zhì)檔案的管理更加簡(jiǎn)單化和科學(xué)化，對(duì)于圖紙類檔案管理水平的提升起到了積極的促進(jìn)作用。基于圖紙類檔案紙質(zhì)載體和電子載體自身的特點(diǎn)，形成了兩種介質(zhì)檔案共存的情況，因此針對(duì)于圖紙類檔案也應(yīng)采取兩套制的方案進(jìn)行管理。

1 圖紙類紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

1.1 圖紙類紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)

圖紙類紙質(zhì)檔案主要是以紙張書籍為載體將檔案完整的保留下來(lái)，一直以來(lái)我國(guó)諸多的文獻(xiàn)古籍和資料都是通過(guò)紙張保留下來(lái)，因此這種紙質(zhì)載體的檔案具有極為深遠(yuǎn)的意義。而且在紙質(zhì)檔案管理工作中，其管理方法十分完善，而且積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，這也促使紙質(zhì)檔案得到了有效的保存。作為圖紙類紙質(zhì)檔案，其自身具有較強(qiáng)的真實(shí)性，所保存的信息不易被刪改，相較于電子檔案，檔案信息的完整性和真實(shí)性能夠得到保證，這也使圖紙類紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的法律效力。

1.2 圖紙類紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)

由于圖紙類紙質(zhì)檔案以紙張作為載體，紙質(zhì)載體易出現(xiàn)損壞和缺失的問(wèn)題，而且耐火性、防潮、防腐和防蛀等方面都較差，這就需要在實(shí)際保存過(guò)程中要花費(fèi)大量的時(shí)間和資金。同時(shí)紙質(zhì)檔案多為孤本，復(fù)制要求較高，一旦圖紙類檔案上記載的信息遺失則無(wú)法找回。另外，紙質(zhì)檔案種類繁多，類別十分復(fù)雜，在查找時(shí)需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，存儲(chǔ)需要的空間也較大，并只能夠在一個(gè)地方保存，無(wú)法資源檔案信息資源的共享，這對(duì)于圖紙質(zhì)檔案信息的利用帶來(lái)了較大的制約。

2 圖紙類電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 圖紙類電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，其作為檔案管理的一種新興模式，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理和識(shí)別，并采用編碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅圖紙類檔案儲(chǔ)存管理更為便利，而且為檔案信息的高效利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案儲(chǔ)存方式更具多樣性，而且查詢方式也種類繁多，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即能夠隨時(shí)查詢到自己需要的檔案信息，檔案信息查詢更具便利性。圖紙類電子檔案可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，即在同一時(shí)間可以在多個(gè)地方同時(shí)查閱同一份檔案信息，檔案信息的使用不受時(shí)間和空間制約，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。而且在實(shí)際保存過(guò)程中，圖紙類電子檔案易于復(fù)制和保存，并能夠?qū)崿F(xiàn)多處儲(chǔ)存，有效的降低信息保存和使用過(guò)程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，相較于紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，電子檔案的存儲(chǔ)方式更具環(huán)保性，不需要消費(fèi)紙張，而且檔案信息查詢和歸類也更具便捷性，人力物力資源消耗較少。

2.2 圖紙類電子檔案的缺點(diǎn)

圖紙類電子檔案相比于紙質(zhì)檔案而言，其在真實(shí)性方面具有較多的缺陷。電子檔案在實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程中，容易被篡改而且不留痕跡。當(dāng)檔案信息被修改后，則其會(huì)失去真實(shí)性，檔案信息也就失去了自身的價(jià)值。雖然電子檔案在使用過(guò)程中為查詢帶來(lái)了諸多便利，但基于互聯(lián)網(wǎng)開放性的特點(diǎn)，在電子檔案查閱過(guò)程中存在較高的泄密風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于機(jī)密檔案的保存不適用于電子檔案的模式。另外，電子檔案產(chǎn)生時(shí)間不長(zhǎng)，在管理方法和規(guī)章制度方面還不完善，與電子檔案相配套的系統(tǒng)也處于不斷完善的過(guò)程中，這也導(dǎo)致電子檔案在存儲(chǔ)、維護(hù)和使用方面存在較多的漏洞，檔案信息法律效力缺乏，這就需要進(jìn)一步明確電子檔案使用過(guò)程中的高效性和安全性。

3 圖紙類紙質(zhì)檔案和電子檔案共存管理的意義

在當(dāng)前圖紙檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是今后較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)的常態(tài)。由于這兩種管理模式載體不同，兩者存在較強(qiáng)的獨(dú)立性，但在某些方面也具有統(tǒng)一性。因此在圖紙類檔案管理工作中，無(wú)法簡(jiǎn)單利用電子檔案替代紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案的發(fā)展也要給予充分的重視。即要求在實(shí)際工作中要重視紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，使兩者在共存管理過(guò)程中優(yōu)劣互補(bǔ)，從而促進(jìn)圖紙質(zhì)檔案管理水平的提升。

目前互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，這也使信息電子化處理已十分普遍。在圖紙檔案管理工作中，也需要與時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相符，積極構(gòu)建電子檔案的管理理念和方法，全面提高電子檔案管理水平。對(duì)于圖紙類檔案而言，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都作為檔案的重要方式，其只是載體不同，作為信息傳播和儲(chǔ)存的工具，是對(duì)事物的真實(shí)記錄，因此無(wú)論是圖紙類紙質(zhì)檔案還是電子檔案都同樣具有較高的價(jià)值。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，電子檔案的重要地位不斷凸顯出來(lái)，存在取代紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。但紙質(zhì)檔案基于其重要的歷史地位及自身特殊的性質(zhì)，電子檔案還無(wú)法撼動(dòng)其地位。在實(shí)際圖紙類檔案管理工作中，電子檔案形式還需要不斷完善的發(fā)展，這也決定了在今后較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)圖紙類紙質(zhì)檔案和電子檔案需要共存管理。這樣紙質(zhì)檔案可以有效的彌補(bǔ)電子檔案在法律效力及真實(shí)性方面的不足，電子檔案也能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案保存和共享方面的弊端。二者共存管理過(guò)程中能夠相輔相成，互相促進(jìn)，充分的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使圖紙類檔案的作用和價(jià)值更好的發(fā)揮出來(lái)。

4 圖紙類紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存管理前景分析

由于圖紙類紙質(zhì)檔案與電子檔案各具優(yōu)劣性，實(shí)施對(duì)二者的共存管理可以優(yōu)劣互補(bǔ)，更好的發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步促進(jìn)圖紙類檔案管理工作的優(yōu)化。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，電子檔案具有明顯的優(yōu)勢(shì)，因此需要加快制定健全的電子檔案管理制度，全面提高對(duì)電子檔案信息的安全管控，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的高效利用。紙質(zhì)檔案具有電子檔案不具有的優(yōu)勢(shì)，因此在實(shí)際工作中紙質(zhì)檔案管理工作也不容忽視。在當(dāng)前圖紙類檔案管理工作中，二者共存是今后較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)的主要模式，因此在針對(duì)二者共存模式有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并積極建立健全電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制度，這樣可以有效的保證檔案信息的安全，而且將二者進(jìn)行共存管理，可以發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)，這也是檔案事業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。

5 結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子檔案必然會(huì)取得快速發(fā)展，因此在針對(duì)圖紙類檔案管理工作中，在重視紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，還要積極發(fā)展電子檔案，實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分的發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)圖紙類檔案信息的高效開發(fā)利用。

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