信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用解析

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用與各個(gè)領(lǐng)域中，并且都取得了良好的成效，為了提升高中檔案管理的工作效率與質(zhì)量，嘗試將信息化應(yīng)用于高中檔案管理中，有助于學(xué)校整體工作的有效發(fā)展，提升高中的工作質(zhì)量與辦學(xué)效率?；诖?，本文對(duì)高中信息檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用狀況進(jìn)行了分析，并提出了信息技術(shù)優(yōu)化高中檔案管理工作的相關(guān)策略，為高中檔案信息化管理者提供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高中學(xué)校;檔案管理

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于教學(xué)中。在高中教育教學(xué)管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今檔案管理的要求，因此，要將高中檔案管理要將信息技術(shù)引入其中，大幅度提升檔案工作的效率與質(zhì)量，以便更好的為高中檔案管理工作提供及時(shí)有效的信息，促進(jìn)高中教育教學(xué)管理工作的優(yōu)化與發(fā)展。

1 高中學(xué)校檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)今時(shí)代是信息化發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)充斥著我們的日常生活，為我們的生活與工作帶來(lái)了便利。將信息技術(shù)應(yīng)用在高中檔案管理工作中，已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，將管理工作與信息技術(shù)有機(jī)相融合，不但能夠提升管理工作的精準(zhǔn)度，還能提升管理工作的效率，進(jìn)而促進(jìn)高中學(xué)校工作的有效進(jìn)行與開(kāi)展。當(dāng)前高中院校依舊沿用紙質(zhì)檔案管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，由于檔案工作自身具有繁瑣性，并且工作任務(wù)量較大，導(dǎo)致檔案管理工作的效率并不高。高中檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容十分廣泛，并且每年學(xué)生與教師的檔案數(shù)據(jù)都會(huì)發(fā)生變化，這給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。在紙質(zhì)檔案管理模式下，容易發(fā)生檔案丟失與損壞的現(xiàn)象，稍不注意，就會(huì)對(duì)檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞，紙質(zhì)條件下，給查找檔案的工作也帶來(lái)了一定的難度，影響了查詢的效率，由此可見(jiàn)，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量具有一定難度。另外，傳統(tǒng)檔案管理工作存在比較突出的問(wèn)題就是，檔案的保密性不強(qiáng)，安全性較低，檔案信息錄入工作是由人工完成的，這在無(wú)形中也影響了檔案信息利用率[1]。

2 利用信息技術(shù)優(yōu)化高中檔案管理工作的相關(guān)策略

2.1 提升對(duì)檔案管理信息的認(rèn)知

高中學(xué)校管理者要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校教育教學(xué)工作的重要影響，了解信息技術(shù)對(duì)于高中學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范性與有效性的提升，并通過(guò)具體的措施讓信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮出其自身的作用，并且要加大宣傳力度，要讓學(xué)校中的檔案管理者及教職人員充分意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，并結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況建立并完善信息化檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理理念與實(shí)際應(yīng)用中進(jìn)行優(yōu)化與提升[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息資料格式化

將信息化技術(shù)融入到高中檔案管理過(guò)程中，要注意歸檔信息資料的格式化。為了實(shí)現(xiàn)高中檔案信息管理的精準(zhǔn)性與便捷性，要對(duì)檔案管理核心進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在信息技術(shù)的應(yīng)用下，提升檔案管理的質(zhì)量，避免傳統(tǒng)檔案管理模式下，出現(xiàn)的檔案丟失問(wèn)題及檔案錯(cuò)誤問(wèn)題，確保檔案信息的完整性與有效性。在信息技術(shù)應(yīng)用的環(huán)境下，高中院校要對(duì)檔案管理試行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的效率。

2.3 加大信息化檔案管理的投入力度

具備相應(yīng)的硬件條件是運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的前提條件，高中學(xué)校要加強(qiáng)信息技術(shù)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，要在提升對(duì)信息技術(shù)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，要與當(dāng)?shù)氐恼M(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，全面的了解學(xué)校的信息技術(shù)應(yīng)用情況，進(jìn)而提出信息技術(shù)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃，并加大資金的投入力度，為學(xué)校檔案管理工作構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，提高高中的服務(wù)能力，推進(jìn)高中學(xué)校檔案信息化工作的進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化提升[3]。

2.4 提升高中檔案信息化管理的安全性

高中學(xué)校檔案管理工作涉及的內(nèi)容十分廣泛，高中學(xué)校的學(xué)生信息與教師信息頻繁變化，使得高中檔案信息容量十分龐大，內(nèi)容也十分瑣碎。確保檔案信息安全是檔案管理工作的重要任務(wù)，也是首要前提。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理能夠充分體現(xiàn)其高效性與便捷性，但是出于種種原因，也會(huì)出現(xiàn)一些管理的疏漏。因此，保護(hù)檔案系統(tǒng)安全性是十分重要的，要想加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，要充分做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)，確保檔案信息的安全性與完整性。

2.5 重視對(duì)檔案信息的錄入與整理工作

要做好檔案信息管理工作，就要保證檔案管理的可持續(xù)性，使得檔案具有完整性與可以利用性。檔案管理者在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管與網(wǎng)絡(luò)擬定審查的過(guò)程中，要保證檔案信息的完整性，同時(shí)，在對(duì)檔案信息錄入的過(guò)程中，要認(rèn)真仔細(xì)明確保檔案信息的完整性。通過(guò)對(duì)基礎(chǔ)工作的有效實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作水平的有效提升，為學(xué)校及檔案使用者提供高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)，促使學(xué)校教育工作的順利進(jìn)行。

2.6 提高高中檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)技能

高中學(xué)校檔案管理工作需要具有高素質(zhì)的檔案信息管理人才進(jìn)行管理，因此，高校要重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)水平的提升，提升其綜合素養(yǎng)。檔案管理工作人員要具備縝密的思維能力，并具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，做好對(duì)檔案信息的保密工作，不僅要提升業(yè)務(wù)技能，還要提升其道德水平。提高檔案管理人員對(duì)自身工作的專業(yè)性與熟練性，使得信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中能夠提升檔案管理工作的整體質(zhì)量與水平。只有提升對(duì)專業(yè)人才的重視，與實(shí)際訓(xùn)練相結(jié)合，才能真正提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作效率的提升。將信息管理系統(tǒng)運(yùn)用到高中檔案管理中，能夠從文件生成、文件傳送到歸宿的文檔一體化流程中。大量的減低而來(lái)文件打印、裝訂、粘貼等工作環(huán)節(jié)，不但節(jié)省了人力，還降低了辦公用品的耗材，為學(xué)校節(jié)省的印刷及筆墨等耗材。在信息技術(shù)應(yīng)用背景下，方便隨時(shí)對(duì)文件進(jìn)行插入及檢索等操作，能夠大幅度的提升工作的質(zhì)量與效率。檔案管理者要不斷更近自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自身計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，提升自身只用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的操作能力。采用電子加密技術(shù)對(duì)文本檔案進(jìn)行加密處理，更好的為用戶提供服務(wù)體驗(yàn)，滿足檔案管理者的使用需求。充分體現(xiàn)出信息技術(shù)管理檔案信息的優(yōu)勢(shì)，并加大了檔案信息的規(guī)范性，提升對(duì)檔案信息的管理能力[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高中學(xué)校檔案管理工作過(guò)程中，使用信息技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作的水平與效率。在采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，要考慮多方面的原因，并施以科學(xué)的管理辦法。不僅要提高對(duì)信息化檔案管理應(yīng)用技術(shù)的重視程度，還要在實(shí)踐過(guò)程中加大對(duì)檔案管理操作人員專業(yè)能力的提升，從而促進(jìn)高中檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]丁榮茹.信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：26-27.

[2]孔海霞.淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].文存閱刊，2017.

[3]谷艷梅.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息記錄材料，2018，v.19（09）：179-180.

[4]王穎.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2018（01）：17.

作者簡(jiǎn)介

劉開(kāi)宇（1989-），男，漢族，山東省桓臺(tái)縣，學(xué)士學(xué)位，助理館員，研究方向：高中檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。