談企業(yè)檔案管理工作存在的問題及創(chuàng)新思路

孟健健

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)性的工作。在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)過程中會產(chǎn)生諸多檔案信息，檔案管理人員應(yīng)對各類檔案信息實施有效管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等提供有效參考依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作水平得以提升，但是仍然還面臨著一些問題?；诖耍瑧?yīng)對新時期企業(yè)檔案管理工作面臨的形勢和任務(wù)進行綜合分析，同時制定有效措施，以推進新時期企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;存在問題;創(chuàng)新思路

1 引言

在檔案管理過程中，由于受到多方面因素的影響，或多或少還存在一些問題，包括檔案專業(yè)人才缺乏，檔案人員整體素質(zhì)有待提高;檔案管理制度不健全;收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作不規(guī)范等。這些問題不僅會影響到檔案管理效果，還會影響企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)水平。這就需要檔案工作者對新時期企業(yè)檔案管理工作實施有效分析，并從檔案的收集、整理、組卷等基礎(chǔ)性工作出發(fā)，積極優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理水平，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)等提供可靠依據(jù)。

2 企業(yè)檔案工作面臨的問題

2.1 專業(yè)人才缺乏，人員素質(zhì)有待提高

俗話說“鐵打的營盤流水的兵”，這句話如今經(jīng)常被用在了檔案工作上，來形容人員的流動性。檔案部門被稱為“清水衙門”，檔案人員的職級待遇普遍較低，從而導(dǎo)致人才的流失。從檔案人員來源分布上看，有體弱多病型、有養(yǎng)老型、還有打擦邊球型。有的做一天和尚撞一天鐘，業(yè)務(wù)生疏，不熟悉館藏，抵觸學(xué)習(xí)和了解新事物，缺乏責(zé)任感和使命感，充當(dāng)著“倉庫保管員”的角色，企業(yè)管理的整體水平就會滯后。因此，檔案管理人員素質(zhì)的高低，對于企業(yè)檔案管理工作整體效能的發(fā)揮起著舉足輕重的作用。

2.2 管理制度不健全

俗話說，無規(guī)矩不成方圓。沒有制度的約束，企業(yè)就如同一盤散沙。文件的歸檔范圍、時間、分類、整理規(guī)則;庫房的管理、溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn);企業(yè)檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案;檔案崗位工作程序、職責(zé)及獎懲;檔案的鑒定與銷毀;電子文件及特殊載體檔案管理等，這些檔案管理的基礎(chǔ)性工作，都需要制度的剛性約束。

2.3 業(yè)務(wù)基礎(chǔ)性工作不規(guī)范

筆者在對有些企業(yè)進行業(yè)務(wù)檢查時，發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)對檔案工作不重視，檔案基礎(chǔ)性的工作沒有進行規(guī)范化的操作。如文件材料收集不齊全，造成這種現(xiàn)象的根本原因是檔案人員業(yè)務(wù)不精通，對于哪些文件需要歸檔，哪些文件只是做資料保存，一頭霧水。檔案人員對收集來的文件，沒有進行細(xì)致地檢查就存檔，有用圓珠筆書寫的文件材料、有用熱敏紙的傳真件、還有的文件材料金屬物都沒有拆除;卷內(nèi)文件的排列順序混亂，收發(fā)文處理單裝訂順序不正確等。同時還存在著檔案管理經(jīng)費少，設(shè)施落后，信息化水平低的現(xiàn)象。如果在檔案管理工作這些最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題，將會導(dǎo)致企業(yè)檔案資源無法實現(xiàn)其價值。

3 推動企業(yè)檔案創(chuàng)新發(fā)展的對策和措施

3.1 提升檔案管理人員素質(zhì)，激發(fā)創(chuàng)新潛質(zhì)

首先企業(yè)要將那些政治素養(yǎng)高，愛崗敬業(yè)，有奉獻(xiàn)精神的人員充實到檔案隊伍中。要關(guān)心愛護檔案人員，調(diào)動起檔案人員的工作積極性。要為他們的成才搭建學(xué)習(xí)和提升的平臺，多層次、全方位加強對檔案管理人員的檔案理論知識與信息化技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠?qū)W到本行業(yè)的新技術(shù)，不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能。同時，要建立合理的人才考核激勵機制，激發(fā)檔案人員的創(chuàng)新精神，發(fā)揮工匠精神，使其各盡其能、各展其長。檔案人員要動腦筋、想辦法，改變舊的“重藏輕用”的觀念，用主動超前的服務(wù)，為企業(yè)專業(yè)人員、為社會公眾服務(wù)，如利用館藏檔案編研企業(yè)史志、舉辦照片展、企業(yè)文化展等，營造全員走進檔案、關(guān)注檔案、理解檔案、支持檔案的良好氛圍，同時，可以增強企業(yè)員工愛企如家的意識。

3.2 建立健全完善的制度體系，實現(xiàn)管理制度創(chuàng)新

建立健全檔案管理制度是提高檔案管理水平的重要保障。檔案部門要結(jié)合本企業(yè)發(fā)展的特點，制定科學(xué)、合理的規(guī)章制度。要將檔案工作納入企業(yè)的年度工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制，要實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督。檔案人員要按照標(biāo)準(zhǔn)化的制度要求及時、準(zhǔn)確、完整的進行歸檔工作，遵循“門類齊全、材料完整、手續(xù)完備、應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則，使檔案管理工作真正做到有章可循、有據(jù)可查。同時，應(yīng)對傳統(tǒng)的管理方式進行創(chuàng)新性變革，將管理方法與管理流程進行對應(yīng)，使各個環(huán)節(jié)相互牽制，相互呼應(yīng)，提升檔案管理的嚴(yán)肅性和可操作性，真正實現(xiàn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.3 建立高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，推動檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和成熟應(yīng)用，電子文件大量出現(xiàn)，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，是時代發(fā)展的迫切需要。企業(yè)檔案管理工作要跟上時代發(fā)展的步伐，將檔案信息管理的事后模式，提升為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)活動中應(yīng)有的支柱性作用。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，加大資金的投入，選擇檔案數(shù)字化最優(yōu)方案，包括最優(yōu)化的工作流程，最合理的數(shù)字化信息存儲格式，以及先進、高效、經(jīng)濟的數(shù)字化加工設(shè)備，通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，構(gòu)建綜合完整的檔案數(shù)據(jù)庫。同時，還應(yīng)完善網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使檔案提供利用更加安全、高效，可以減少利用者對檔案原件的直接接觸，尤其是對于那些歷史久遠(yuǎn)而珍貴的檔案資料可以降低檔案被損壞的風(fēng)險。同時，通過目錄查詢、關(guān)鍵字檢索、全文檢索等多種方式快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案，極大限度地節(jié)約人力、物力、財力，提高工作的質(zhì)量、效率和查檔人員的滿意度，更好地發(fā)揮和提升檔案工作在信息化時代背景下的作用和地位，從而推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。

4 結(jié)語

綜上所述，新時期，企業(yè)檔案管理部門要尋找創(chuàng)新檔案工作的思路和方法，完善檔案管理制度體系，積極提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力，增強檔案人員的責(zé)任感和使命感。充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的整體優(yōu)勢，并積極探索和體現(xiàn)觀念、制度、管理的創(chuàng)新，開創(chuàng)新時期企業(yè)檔案管理工作新局面，促進企業(yè)發(fā)展進入快車道，從而不斷提升企業(yè)的綜合競爭力和影響力。

參考文獻(xiàn)

[1]王淑芬.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2016，3（22）：134-136.