淺析小微國(guó)企檔案管理工作的問題與對(duì)策

摘 要：檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和日后發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，部分小微國(guó)企企業(yè)由于規(guī)模小、人員少，在檔案管理工作方面存在著不重視的情況。本文結(jié)合工作實(shí)際，就小微國(guó)企在檔案管理工作中現(xiàn)存的各項(xiàng)問題進(jìn)行了列舉和簡(jiǎn)要分析，并有針對(duì)性的提出了對(duì)策，以期提高新時(shí)期下小微國(guó)企檔案管理工作的成效，并提供相應(yīng)借鑒。

關(guān)鍵詞：小微國(guó)企;檔案管理;存在問題;對(duì)策

1 引言

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理改革在國(guó)有企業(yè)的不斷深入，檔案管理工作成為評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)是否具備核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的重要參考，有鑒于此，國(guó)有大型企業(yè)在檔案管理方面都能夠按照《企業(yè)檔案管理辦法》《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》等行政法規(guī)的要求，遵照?qǐng)?zhí)行。然而，有相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)量的小微國(guó)企在檔案管理方面存在諸多問題，甚至將這項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的工作忽略不計(jì)，這種狹隘的企業(yè)經(jīng)營(yíng)觀念短期內(nèi)危害可能無法凸顯，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)上來說，這將長(zhǎng)期成為制約小微國(guó)企快速發(fā)展的瓶頸。因此，國(guó)有小微國(guó)企有必要加強(qiáng)檔案管理工作，并針對(duì)當(dāng)前存在的各項(xiàng)問題采取行之有效的應(yīng)對(duì)方案。

2 國(guó)有小微型企業(yè)檔案管理工作中的現(xiàn)存問題及原因分析

1）小微國(guó)企檔案管理意識(shí)薄弱。小微國(guó)企檔案工作滯后的原因，最主要的就是主觀認(rèn)識(shí)不足，一種是源自外部的認(rèn)識(shí)不足，主要指主抓檔案的各級(jí)行政主管部門，對(duì)小微國(guó)企檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作中沒有把小微國(guó)企的檔案工作納入到考核清單中，存在對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的核查走“形式主義”的現(xiàn)象，沒有真正發(fā)揮出行政管理部門的監(jiān)督及指導(dǎo)作用。另一種源自內(nèi)部的認(rèn)識(shí)不足，主要是指部分小微國(guó)企管理層及檔案管理工作人員缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)知，因?yàn)闄n案管理工作不是硬性的，其工作成效很難直接通過經(jīng)濟(jì)效益來反映，導(dǎo)致國(guó)企檔案管理工作人員的工作業(yè)績(jī)很難得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他員工的認(rèn)可，管理層在檔案管理工作的規(guī)劃上只重眼前，不思長(zhǎng)遠(yuǎn)，隨意刪減檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。

2）小微國(guó)企檔案管理工作體制不健全。檔案管理制度建設(shè)一般都不被小微國(guó)企列為重點(diǎn)工作，有些小微國(guó)企從創(chuàng)立之初就沒有建立過相關(guān)工作制度，有些小微國(guó)企則是抄襲照搬那些不符合自身的檔案管理制度，不是內(nèi)容不完善就是實(shí)際不執(zhí)行，即使存在分管工作的領(lǐng)導(dǎo)，也形同虛設(shè)。部分小微國(guó)企雖然建立了檔案室，但設(shè)施老舊，管理混亂，隨意借閱，不設(shè)專人，極容易造成檔案文件材料的丟失。

3）小微國(guó)企檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。小微國(guó)企的檔案管理人員往往是由辦公室文員兼任，在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)還要以辦公室其他日常工作為主，這樣的非正規(guī)軍既沒經(jīng)過專業(yè)培養(yǎng)，也沒受過崗前指導(dǎo)，不僅不能夠?qū)n案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新探索，甚至還不能按照要求完成簡(jiǎn)單的收集、整理、保管等規(guī)定動(dòng)作，部分檔案工作人員思想上懈怠，工作中隨意，不能分辨出什么文檔需要保存和收集，導(dǎo)致一些重要資料最后無檔可歸，無據(jù)可查。此外，人才供需矛盾相對(duì)突出，現(xiàn)在在崗的小微國(guó)企檔案管理人員，絕大多數(shù)以女性為主，且年齡普遍偏大，缺乏對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)的了解和掌控，隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊。

4）小微國(guó)企檔案管理工作考核成效不足。小微國(guó)企檔案管理工作考核有“規(guī)難依、考核難嚴(yán)”的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，一些檔案管理工作檢查人員或多或少的存在畏難情緒，工作中礙于情面，將自身列為“相對(duì)弱勢(shì)”的職能部門，面對(duì)違法違規(guī)問題基本上采取的溝通協(xié)調(diào)、說服教育等成效不明顯的糾正方式，遇到一些情況復(fù)雜、事實(shí)不清、責(zé)任不明的違法違規(guī)問題，整改情況往往是推諉拖拉，從某處程度上說，這種“放縱式”的查處在很大程度上給檔案管理工作中的“不作為、不規(guī)范”開了綠燈，影響了從嚴(yán)治“檔”工作的嚴(yán)肅性。

3 國(guó)有小微型企業(yè)檔案管理工作中現(xiàn)存問題的有效對(duì)策

如何行之有效的解決上述小微國(guó)企中檔案管理工作所現(xiàn)存的各項(xiàng)問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、科學(xué)高效化，我們要做到以下幾點(diǎn)：

1）充分認(rèn)識(shí)小微國(guó)企檔案管理工作重要性。首先，國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，是國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分，其包含了大量重要敏感信息，不但具有重要的信息價(jià)值和有極高證據(jù)價(jià)值，而且涉及企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、職工群眾的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定。其次，企業(yè)檔案作為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的載體和證據(jù)，在企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售以及提高效率、開拓市場(chǎng)、降低成本等方面，企業(yè)檔案起到的作用是無可替代的。

2）完善小微國(guó)企檔案管理工作機(jī)制。首先，小微國(guó)企要根據(jù)自身實(shí)際情況將檔案機(jī)構(gòu)履行職責(zé)和開展業(yè)務(wù)所需經(jīng)費(fèi)，列入企業(yè)相關(guān)預(yù)算，并參照《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，配齊檔案管理工作人員。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不僅僅局限于以紙質(zhì)載體，同時(shí)也要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物納入其中。最后，要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)的使用，構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。但是同時(shí)也要明白檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。

3）提升小微國(guó)企檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。檔案工作人員是架在檔案與使用者之間的橋梁和紐帶，檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響所在工作單位檔案利用成效高低與否的關(guān)鍵。首先，小微國(guó)企應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，對(duì)熱愛檔案工作，學(xué)歷高、素養(yǎng)好且具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感的工作人員吸納到檔案管理隊(duì)伍中來，向單一向復(fù)合轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)“一人多崗、一專多能”，從源頭上確保檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，有效緩解專職人員缺少，從業(yè)人員業(yè)務(wù)不高等問題。同時(shí)檔案人員也應(yīng)不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，了解所涉及工作的最新狀態(tài)，不斷運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。其次，注重保持專業(yè)隊(duì)伍的穩(wěn)定，從頂層設(shè)計(jì)，排除干擾，對(duì)檔案管理工作人員的調(diào)入調(diào)出進(jìn)行嚴(yán)格控制。再次，小微國(guó)企還應(yīng)積極創(chuàng)造條件，建立和完善檔案工作人員的再教育、再吸納，不斷加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)，做到后繼有人，隨時(shí)能上。最后，小微國(guó)企既要留住檔案人才，又要吸引檔案人才，不斷提升、拓寬其良好的發(fā)展空間和晉升通道，在政策和薪資待遇上給予相應(yīng)的保障，使其為小微國(guó)企發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4）健全小微國(guó)企檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)檢查。各級(jí)檔案行政管理部門要健全小微國(guó)企檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，把抓好小微國(guó)有企業(yè)檔案工作列入重要議事日程，并將其年度檔案工作的考評(píng)結(jié)果，與行政管理部門及小微國(guó)企負(fù)責(zé)人的績(jī)效相互勾連，通過“雙隨機(jī)一公開”檢查、規(guī)范化評(píng)價(jià)，嚴(yán)格將檔案業(yè)務(wù)考核評(píng)價(jià)工作落到實(shí)處，定期召開域內(nèi)工作協(xié)調(diào)會(huì)，部署相關(guān)工作，加強(qiáng)典型通報(bào)，不斷推動(dòng)小微國(guó)企檔案工作步入良性發(fā)展，對(duì)于可能存在的安全管理不到位或是違反規(guī)定造成檔案處置不當(dāng)?shù)?，?yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

4 結(jié)語

新時(shí)期下，小微國(guó)企在檔案管理工作方面存在著諸多亟待解決的問題，唯有正視問題并積極探索應(yīng)對(duì)之道，才是小微國(guó)企檔案管理工作不斷取得創(chuàng)新和進(jìn)步的源泉。

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作者簡(jiǎn)介

劉昕（1989-），男，山西太原人，碩士研究生，山西美倫美韻文化有限公司。