事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

張偉純

【摘要】在事業(yè)單位工作建設(shè)中，人事檔案及其管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，它將各類人才的基礎(chǔ)信息提供給單位決策者，確保單位在選拔任用干部、職工福利、勞保工資以及專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定等方面有據(jù)可循。因此，應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作予以重視，保持先進(jìn)的人事檔案管理理念，把人事檔案管好用好，有利于更好地開發(fā)事業(yè)單位人才資源。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效策略進(jìn)行了探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;信息化

人事檔案記錄了單位中每一個(gè)人的重要信息，為事業(yè)單位用人提供了重要參考依據(jù)。人事檔案的管理，可以有效指導(dǎo)我國事業(yè)單位引進(jìn)人才、利用人才。我國的事業(yè)單位現(xiàn)階段存在種種問題：部門繁多、工作人員信息復(fù)雜、人員流動(dòng)速度快等等，這些問題加大了人事管理的難度。因此，我國要加強(qiáng)人事檔案管理的力度，促進(jìn)人事檔案管理制度不斷完善，促使人事檔案管理工作與我國事業(yè)單位的發(fā)展和變化相適應(yīng)。

一、不斷提高對(duì)人事檔案的重視程度

人事制度的變遷對(duì)人事檔案的地位變化造成了極大的影響，在人事制度變遷的初始階段，人事檔案在我國的地位很高，證明了人們存在于社會(huì)環(huán)境之中。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案的地位和權(quán)威造成了嚴(yán)重沖擊，但也不能混為一談，不加區(qū)別，所以新形勢(shì)下政府對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出了明確要求，要高度重視人事檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持發(fā)展的思路看待人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益。新形勢(shì)下，各單位之間的競爭實(shí)際上是人才的競爭，而人事檔案管理可以幫助事業(yè)單位留住人才、發(fā)掘人才、利用人才，并促進(jìn)事業(yè)單位的管理創(chuàng)新和經(jīng)營改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵(lì)人事檔案管理部門和檔案人員展開密切合作，對(duì)原來和新時(shí)代背景不適應(yīng)的管理思維和管理措施進(jìn)行積極改革與完善。

二、進(jìn)一步完善人事檔案管理制度

事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，完善的管理制度是順利開展工作的重要保障。所以，事業(yè)單位可以立足于本單位人事檔案的管理現(xiàn)狀，立足于《檔案法》中的具體要求將完善的單位人事檔案管理制度構(gòu)建起來，特別是管理工作責(zé)任追究制度和考核制度。雖然檔案工作主要涉及搜集、整理、分類、裝訂、查閱和調(diào)用等程序，而用制度的形式來對(duì)這些程序進(jìn)行規(guī)范，可以更加明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求;同時(shí)要嚴(yán)格實(shí)施管理制度，只有專職工作人員將其嚴(yán)格落到實(shí)處，才可以充分發(fā)揮出管理規(guī)章制度的效用。另外，需要對(duì)人事檔案管理制度予以完善，并積極宣傳檔案工作，借助單位內(nèi)部進(jìn)行人事檔案管理教育，逐步將人事檔案管理工作的考核納入單位議事日程，從側(cè)面給予檔案人員激勵(lì)，進(jìn)一步強(qiáng)化知識(shí)修養(yǎng)，促進(jìn)其認(rèn)知水平的提高，長此以往，使單位所有工作人員把“依法治檔”的意識(shí)樹立起來，從而為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理信息化程度

當(dāng)前，傳統(tǒng)的手工操作管理模式已經(jīng)難以使事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的需求得到滿足，要想促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量和效率的提高，應(yīng)對(duì)人事檔案管理手段予以改善?，F(xiàn)階段，我們已步入信息化管理時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)一些先進(jìn)的信息技術(shù)手段，加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度。也就是說，事業(yè)單位應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化信息設(shè)備管理檔案，在電腦中輸入個(gè)人檔案，形成電子檔案，這樣可以和事業(yè)單位人才流動(dòng)的需求相適應(yīng)，也為信息的查詢提供了方便，可以將檔案管理人員的工作量顯著減輕，也可以防止損壞和磨損紙質(zhì)檔案。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)把人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將社會(huì)共享順利實(shí)現(xiàn)，只要立足于所有人的情況對(duì)密碼和身份確認(rèn)等安全保密措施進(jìn)行設(shè)置，便能查詢到相關(guān)的人事檔案信息。

四、人事檔案信息化管理要提高安全程度

由于檔案管理工作要確保檔案內(nèi)容的保密和安全，因此，必須將管理的安全程度有效增強(qiáng)，積極把人事檔案信息化管理機(jī)制和法規(guī)以及安全標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建起來，使信息更加安全。此外，還應(yīng)對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制予以完善和建立，嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱制度，保證信息保存和使用更為安全。同時(shí)，還應(yīng)在固定的時(shí)間對(duì)人事檔案信息化管理人員展開培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為安全技術(shù)和安全教育，不斷增強(qiáng)他們的保密安全意識(shí)，完善安全使用技能，使信息存儲(chǔ)的安全性得到保證。最好分開保存和使用數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案。

五、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性。在社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展變化下，人事制度改革得到了深入推進(jìn)，人事檔案管理工作也應(yīng)做到和時(shí)代發(fā)展保持同步，不僅要確保管理的規(guī)范性，同時(shí)也要敢于創(chuàng)新，對(duì)新形勢(shì)下的人事檔案管理模式進(jìn)行積極探索和研究。事業(yè)單位中的人事檔案管理部門需要高度重視人事檔案管理，加大學(xué)習(xí)力度，積極改革創(chuàng)新，強(qiáng)化對(duì)人事檔案的管理，第一時(shí)間研究解決人事檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題，只有這樣，才可以和檔案事業(yè)的發(fā)展保持同步，從而順利開展人事檔案管理工作。

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