檔案資料信息化管理策略探究

宋雪寧

摘 要：在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的時代背景下，信息技術逐步滲透到各個領域的管理中，讓檔案資料管理也面臨著較大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案資料管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會在不斷發(fā)展中對檔案資料管理的要求。本文通過具體論述檔案資料信息化管理的意義，并根據(jù)實際情況提出檔案資料信息化管理的策略，旨在為強化檔案資料的信息化管理水平提供可參考的資料。

關鍵詞：檔案資料;信息化管理;管理策略

隨著時代的不斷發(fā)展，因檔案資料不斷增加，導致傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已無法滿足檔案管理的需求，所以為了促進檔案資料管理工作有序開展，便需要創(chuàng)新檔案資料管理方式?；谛畔⒓夹g高度發(fā)達的時代背景，管理者可積極應用信息化的技術手段來管理檔案資源，有效提升檔案資料的信息化管理水平，促進檔案資源的開發(fā)、利用及共享，最大限度提升檔案資料的利用效率[1]。

1 檔案資料信息化管理的意義

1.1 提高工作效率，節(jié)約資源

通過將信息技術引進檔案資源的管理過程中，不僅能減少人工操作環(huán)節(jié)，而且能縮短資料查閱的時間，有效避免傳統(tǒng)檔案資料借閱模式的弊端，從而確保檔案資料信息化管理效率提升[2]。

1.2 提高檔案利用率

檔案管理的信息化是將傳統(tǒng)的檔案管理及利用方式轉(zhuǎn)化為信息化的采集、管理及服務，保證檔案資料歸檔的合理性，最大限度提升檔案信息的利用效率。對檔案管理部門而言，檔案信息利用效率的提升也便能為其生產(chǎn)經(jīng)營過程提供增加優(yōu)質(zhì)的服務，繼而達到助力社會發(fā)展的目的。

檔案的信息化建設，不僅能讓資源共享過程變得極為方便、快捷，且也無需擔心檔案資料副本不足的情況發(fā)生。不僅如此，就傳統(tǒng)的檔案資料管理工作而言，其共享及利用工作均是依靠人工來進行逐本翻找查閱，而面對龐大的檔案資料量，這種工作方式勢必顯得極為繁瑣且效率低，而信息化的檔案資料管理則可基于索引軟件來精準定位需要的數(shù)據(jù)信息，最大限度提升檔案資料的利用效率[3]。

2 檔案資料信息化管理存在的問題

2.1 檔案資料保密性與安全性不強

檔案資料的安全問題是檔案資料信息化建設的核心部分。然而，在當前檔案資料信息化管理過程中，部分檔案資料的保密性與安全性不強，其主要原因包括：一是人為因素。部分檔案管理人員隨意在檔案網(wǎng)頁上發(fā)布信息，尚未對發(fā)布的信息進行嚴格的審查與管理;二是技術問題。在檔案資料的信息化建設過程中，常常會受到黑客的惡意攻擊，嚴重威脅檔案資料管理的安全性。

2.2 檔案信息化管理體系不健全

在當前檔案信息化管理的過程中，始終存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，尚未構(gòu)建完善的法律法規(guī)來規(guī)范檔案信息化活動，檔案資料的電子文件的法律地位尚未確立，嚴重影響了檔案資料電子文件的原始性和真實性，不利于檔案信息化管理水平的提升。

2.3 檔案信息化管理技術不全面

在檔案資料的信息化建設過程中，依然有大量的紙質(zhì)檔案資料是采用掃描儀等設備將其轉(zhuǎn)化成為電子檔案，而使用平板掃描儀的價格雖然便宜，但速度較慢，所以難以將原始的檔案資料在較短的時間內(nèi)轉(zhuǎn)化成為電子文件。同時，電子檔案文件資料其不僅是保管條件，還是保管的期限均存在一定的局限性，所以如果不及時更新檔案信息化管理技術，便會嚴重影響檔案資料的管理效率。

3 檔案資料信息化管理策略

3.1 增強信息化管理意識，樹立良好的信息化管理理念

基于檔案資料的管理，不僅涉及龐大的檔案信息量，而且這些信息還涉及到各個不同的領域。為實現(xiàn)對檔案資料信息的規(guī)范化管理，則工作人員應該嚴格按照相關的管理規(guī)定，將不同類型的檔案信息進行系統(tǒng)化的整理。因此，作為檔案管理人員，便需要具備較強的信息化管理意識，加強對檔案管理工作的認知，樹立良好的效率意識，更好地將服務思想融入到實際工作中，從而為檔案資料的信息化管理水平提供奠定堅實的思想基礎。

3.2 建立檔案信息化管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理

在信息技術不斷發(fā)展的今天，諸多技術問題已經(jīng)被攻克，所以為了最大限度提升檔案信息化管理水平，促進檔案管理工作更好的發(fā)展，便需要建立完善的檔案信息化管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理。通過緊密結(jié)合相關的檔案管理法律法規(guī)，創(chuàng)新檔案管理模式，嚴格把控檔案信息化管理流程，建立科學合理的檔案信息化管理獎懲機制，從源頭上防止檔案信息被丟失或者是泄漏，最大限度提升檔案信息化管理的水平。

3.3 注重培養(yǎng)信息化檔案管理人才，打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍

為切實培養(yǎng)出更多的專業(yè)人才來保證檔案資料管理工作順利開展，檔案管理部門需結(jié)合當下的時代背景來對檔案管理人員展開相應的專業(yè)技能培訓，切實提升檔案管理人員的技術水平及個人能力，促使工作人員更好地服務于檔案管理工作，確保檔案資源的價值能充分、有效的發(fā)揮出來[4]。隨著信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術逐漸被運用到了檔案資料的管理工作中，包括3D打印、AI、云計算等。這些新技術的加入將對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出新的要求。對此，要想切實提升檔案資料管理工作效率，便需要強化檔案資料管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促使檔案管理人員熟練的掌握檔案管理新技術，最大限度提升檔案資料管理的信息化水平，促使檔案資料管理工作能夠更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

3.4 加強檔案信息化管理平臺建設，有效實現(xiàn)檔案資料信息共享

基于如今這種信息化時代，檔案管理工作要想逐步往信息化的方向發(fā)展，便必然要仰賴于信息化管理平臺的建立，為檔案管理工作的有效發(fā)展創(chuàng)造出更為廣闊的空間，繼而在實現(xiàn)檔案管理與科學技術的完美融合同時提升檔案管理平臺的服務水平以及實際價值。當然，就檔案平臺的建設而言，應保證各個資源之間的有效共享，真正打破傳統(tǒng)管理在時間及空間方面的限制，繼而實現(xiàn)對檔案管理資源的進一步優(yōu)化，從而確保檔案信息資源作用能可得以最大限度的發(fā)揮。

3.5 提高技術應用，保證檔案信息安全

網(wǎng)絡的發(fā)達雖是為檔案資源管理工作提供了主要助益，但不可否認的是，網(wǎng)絡本身已有諸多不容忽視的問題，其中又以安全問題最為普板。因此，積極建立網(wǎng)絡化的檔案信息平臺，雖有助于促進檔案信息的月舞流轉(zhuǎn)，但其中也伴隨著一定的風險問題。對此，針對檔案資源的信息化建設，需務必對安全管理工作給予高度重視。對此，檔案管理部門需務必在維護網(wǎng)絡安全方面做好如下措施。首先，需添加網(wǎng)絡安全設備，如安裝最新版的殺毒軟件并定期進行殺毒工作，以降低安全風險系數(shù);其次是要約束工作人員的日常工作行為，切忌私接、亂接的現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，對于管理檔案資料的計算機，想對計算機操作標準予以明確，更要禁止瀏覽不安全的網(wǎng)站和郵件。最后則是要建立在線監(jiān)控體系并及時做好數(shù)據(jù)備份，以最大限度確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。

總之，基于信息技術迅猛發(fā)展的時代，檔案資料管理的信息化建設亦是該工作發(fā)展的必然趨勢。對此，檔案管理部門應當對自身檔案管理的信息化建設給予高度重視，繼而加大對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以此方能在滿足檔案資料管理工作需求，同時最大限度發(fā)揮檔案資料的積極作用，繼而切實維護檔案資料信息化的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]隋秀芬.高校儀器設備檔案資料信息化管理及有償使用措施[J].赤子（上中旬），2016（18）：182-183.

[2]李鳴宇.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].才智，2015（5）：56-57.

[3]陳波.檔案信息化建設和管理中計算機的應用與實踐[J].信息技術與信息化，2018，No.219（06）：97-99.

[4]詹淯.人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革[J].人力資源管理，2018（05）：78-79.