高校學(xué)生檔案管理策略探析

余子丹

摘 要：隨著高校的擴(kuò)招，在給學(xué)生創(chuàng)造更多學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的同時(shí)，管理的學(xué)生檔案體量也在逐年增加。高校學(xué)生檔案的管理缺乏規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。本文在闡述了目前高校學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)的問題后，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)提出了幾點(diǎn)工作思路。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;檔案管理

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，加強(qiáng)新形勢下從嚴(yán)管理干部人事檔案工作。隨著各地干部檔案管理專項(xiàng)整治工作的推進(jìn)與深入，檔案中缺檔、學(xué)歷造假、登記信息前后不一致等問題凸顯，少數(shù)檔案甚至沒有在正規(guī)機(jī)構(gòu)保管，流落個(gè)人手中，成為“棄檔”、“死檔”，失去檔案效力。類似問題折射出學(xué)生檔案管理的漏洞，學(xué)生檔案后期作為用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，高校有責(zé)任和義務(wù)規(guī)范學(xué)生檔案管理工作，確保學(xué)生檔案安全、有效。

1 高校學(xué)生檔案

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。學(xué)生檔案材料的形成可分為高中階段、大學(xué)階段、研究生階段。

1）高中階段：高中畢業(yè)生登記表、學(xué)生學(xué)籍管理表、會(huì)考成績登記表、體檢表、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)登記表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料，普通高等學(xué)校招生考生報(bào)名登記表、普通高等學(xué)校招生考生錄取志愿表、普通高等學(xué)校招生考生體格檢查表、普通高等學(xué)校招生全國統(tǒng)一考試成績等。

2）大學(xué)階段：本科生登記表、畢業(yè)本科生登記表、成績單、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、體檢表、各類資格證書評定材料、學(xué)籍異動(dòng)材料、本科授予學(xué)位材料、報(bào)到證等。

3）研究生階段：報(bào)考攻讀碩士（博士）學(xué)位研究生登記表或全國免推碩士（博士）學(xué)位研究生登記表、專家推薦信、研究生登記表、畢業(yè)研究生登記表、成績單、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、體檢表、各類資格證書評定材料、學(xué)籍異動(dòng)材料、學(xué)位論文評審材料、報(bào)到證等。

2 高校學(xué)生檔案管理中的問題

高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，高校管理方式、管理水平參差不齊。筆者結(jié)合自身高校管理現(xiàn)狀以及走訪高校的交流情況，總結(jié)以下幾點(diǎn)共性問題。

1）管理機(jī)構(gòu)分散。據(jù)了解，目前高校學(xué)生檔案有些是在高校學(xué)工處管理，有些是招生就業(yè)部門管理，有的甚至是在學(xué)院分散管理。之所以出現(xiàn)類似情況，一是由于沒有相關(guān)政策明確學(xué)生檔案的管理權(quán)責(zé)劃歸檔案部門;另一方面考慮到學(xué)生檔案流動(dòng)性特點(diǎn)，及材料產(chǎn)生于各院系和個(gè)別職能部門，學(xué)校為了便于材料歸檔及畢業(yè)生寄檔，將學(xué)生檔案管理權(quán)下放至院系或其他行政部門。這樣使得學(xué)生檔案工作處于被管理單位的非主流業(yè)務(wù)，工作得不到重視，出現(xiàn)人員配備不足，材料接收不全、寄檔信息錯(cuò)誤、檔案遺失等問題。

2）材料接收不齊全。學(xué)生檔案材料可分為新生材料、在校過程材料、畢業(yè)生材料。由于對新生檔案把關(guān)不嚴(yán)，有些高校學(xué)生檔案中缺少高中材料。部分省份高考報(bào)考材料為電子檔案，致使入校后缺少紙質(zhì)版高考材料。高中將檔案交給學(xué)生本人帶至錄取院校，有些檔案出現(xiàn)遺失、被拆封等情況。畢業(yè)時(shí)，對于更改就業(yè)意向或者后期簽訂就業(yè)意向的學(xué)生，報(bào)到證產(chǎn)生時(shí)間晚于檔案寄送時(shí)間，而來不及歸檔。畢業(yè)時(shí)入黨轉(zhuǎn)正的學(xué)生，黨員材料也容易與其學(xué)生檔案相分離。還有些高校不把學(xué)士學(xué)位授予材料作為歸檔內(nèi)容。對于博士而言，缺少報(bào)考博士研究生專家推薦信的情況也很常見。

3）材料歸檔不規(guī)范。由于院系是材料的產(chǎn)生部門，大部分高校將新生材料和畢業(yè)生材料的接收工作交由院系處理，在此過程中缺乏管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督以及核對環(huán)節(jié)，沒有材料歸檔清單，容易出現(xiàn)漏裝、錯(cuò)裝的問題。學(xué)生畢業(yè)后發(fā)現(xiàn)人事檔案中材料缺失便無從查起。筆者在檔案整理中還發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案袋套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開封的檔案袋和一些零散材料，在新生檔案接收時(shí)尤其常見。有些檔案材料缺少關(guān)鍵要素，例如成績單上沒有蓋院系教務(wù)公章，畢業(yè)生登記表缺少院系意見及公章等。

4）信息化管理程度低。目前國內(nèi)大部分高校學(xué)生檔案信息化進(jìn)程緩慢，甚至停滯，這與當(dāng)下快速、便捷獲取信息的社會(huì)需求相矛盾。很多高校將學(xué)生檔案作為臨時(shí)檔案來管理，沿用傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行管理。部分高校也沒有使用綜合性的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，尤其院系或職能部門管理學(xué)生檔案時(shí)，數(shù)據(jù)存在excel表格中，新生入校一張表，畢業(yè)一張表，信息無關(guān)聯(lián)，查詢不方便。絕大多數(shù)高校都沒有對學(xué)生檔案做數(shù)字化加工，學(xué)生畢業(yè)后沒有留下任何個(gè)人資料痕跡。

3 對高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）管理權(quán)限劃歸至檔案機(jī)構(gòu)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中明確了高等學(xué)校要建立檔案機(jī)構(gòu)，符合建立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則建立綜合檔案室。辦法中雖然沒有明確規(guī)定人事類檔案是否該劃歸學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，但筆者認(rèn)為，為了專業(yè)、高效、安全的做好學(xué)生檔案工作，高校應(yīng)該將學(xué)生檔案管理權(quán)劃歸檔案機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。檔案機(jī)構(gòu)要將學(xué)生檔案納入本部門重點(diǎn)工作，做好庫房分配、人員搭配、規(guī)章制度建立、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)該設(shè)定院系或職能部門學(xué)生檔案管理專員，酌情將學(xué)生檔案工作納入年終考核范圍。

2）加強(qiáng)與職能部門的溝通。學(xué)生檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)管理后，易出現(xiàn)管理銜接不上，政令執(zhí)行不通的問題。檔案機(jī)構(gòu)并不是直接管理學(xué)生的部門，也不是材料的產(chǎn)生部門，在接收材料，檔案寄送方面，需要院系、教務(wù)、學(xué)工等部門的配合，因此在學(xué)生檔案管理權(quán)劃歸檔案館后，要加強(qiáng)與職能部門的溝通。每年新生進(jìn)校建檔、畢業(yè)生離校寄檔時(shí)，需要提前與院系或職能部門溝通好工作，做好檔案材料接收、核對、寄檔等一系列的準(zhǔn)備工作。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期對學(xué)生檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)在材料填報(bào)、鑒定、歸檔方面的問題，做到責(zé)任到人。

3）推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。開展信息化工作，首先應(yīng)配備一套完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，管理學(xué)生檔案歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞等過程，形成從學(xué)生進(jìn)校到離校的檔案鏈?zhǔn)焦芾?。該系統(tǒng)最好能與學(xué)校的學(xué)籍注冊部門以及就業(yè)部門管理系統(tǒng)對接，一方面保證學(xué)生基本信息和學(xué)籍情況及時(shí)更新，另一方面能夠采集畢業(yè)生寄檔信息。學(xué)生畢業(yè)后，除了館藏教學(xué)檔案外，學(xué)校就再無任何學(xué)生個(gè)人信息情況的記錄，不利于校友工作的開展。因此高校還應(yīng)考慮對學(xué)生檔案做數(shù)字化處理，數(shù)字化的電子文件可掛接在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中永久保存，該過程同時(shí)也能很好的對學(xué)生檔案進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)材料歸檔時(shí)的問題。

4）運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新管理。有條件的高校還應(yīng)該充分運(yùn)用市場上的先進(jìn)技術(shù)，提高學(xué)生檔案管理效率。例如目前國內(nèi)圖書館已經(jīng)運(yùn)用的RFID技術(shù)。RFID即無線射頻識(shí)別技術(shù)，可通過無線信號(hào)識(shí)別特定的目標(biāo)讀取消息[1]，在數(shù)據(jù)跟蹤以及數(shù)據(jù)采集等方面具備較大的優(yōu)勢。將貼有RFID標(biāo)簽的檔案在識(shí)別器上經(jīng)過后，可以精準(zhǔn)的在電腦上查找檔案在庫房中的定位。利用RFID將大大提高檔案庫房盤點(diǎn)效率，節(jié)約人力，并能有效防止檔案被有意帶出庫房。學(xué)生檔案寄送以后，RFID標(biāo)簽還能留下重復(fù)利用。RFID技術(shù)對學(xué)生檔案管理有著變革性的意義，檔案工作者應(yīng)該多多關(guān)注，開展創(chuàng)新性管理。

4 結(jié)束語

學(xué)生檔案是“學(xué)生成長的記錄袋”，是人事檔案的起點(diǎn)，是國家選拔人才的依據(jù)，對學(xué)生個(gè)人及社會(huì)都有著重大意義。高校應(yīng)該充分重視學(xué)生檔案管理工作，為學(xué)生求職打好基礎(chǔ)，為學(xué)校存史留下依據(jù)，為社會(huì)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]鄧睿.基于RFID技術(shù)的研究及應(yīng)用現(xiàn)狀[J].技術(shù)與教育，2016（04）：25-28.