對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔工作的思考

【摘要】醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院管理中不可缺少的一個(gè)重要組成部分，筆者針對(duì)所在醫(yī)院儀器設(shè)備檔案歸檔工作中存在的問題、缺陷進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的措施。

【關(guān)鍵詞】右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院;醫(yī)療設(shè)備檔案;歸檔工作

醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療儀器設(shè)備出廠時(shí)隨機(jī)攜帶的原始文件資料和在采購(gòu)、安裝調(diào)式、驗(yàn)收、運(yùn)行、維俢、安全檢測(cè)以及報(bào)廢過程中直接形成的具有參考及保存使用價(jià)值的文字、圖紙、聲像載體的材料，也是設(shè)備使用、管理、維修的主要參考依據(jù)。我院是桂西及周邊地區(qū)規(guī)模最大、設(shè)備先進(jìn)、技術(shù)雄厚、服務(wù)優(yōu)質(zhì)，集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健于一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，這幾年來，醫(yī)院取得到了前所未有的發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)大量高、精、尖的醫(yī)療設(shè)備，在醫(yī)療、教學(xué)、科研中發(fā)揮了重要的作用，但是，在我院高度重視醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制的同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案工作卻相對(duì)滯后，存在諸多問題，這種情況迫切得到有效的改善。

一、存在的主要問題

（一）立卷歸檔不及時(shí)。每臺(tái)醫(yī)療設(shè)備檔案全面記錄著從論證、申請(qǐng)、合同、安裝、使用、維護(hù)、報(bào)廢的動(dòng)態(tài)過程，并伴著設(shè)備的變化不斷跟蹤和補(bǔ)充相應(yīng)的信息資料，檔案涉及內(nèi)容廣泛，涉及申請(qǐng)、設(shè)備采購(gòu)、安裝、使用、維護(hù)等多個(gè)部門，因此檔案資料分散在不同的部門，加上各部門聯(lián)動(dòng)不足，收集起來有一定的困難，導(dǎo)致檔案立卷歸檔不及時(shí)，從而影響檔案歸檔的及時(shí)率。

（二）醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)增加，人員卻相對(duì)減少。我院從建院之初的幾間平房，歷盡艱辛，從昔日的泥坯房到今日的21層的外科綜合大樓、17層醫(yī)技大樓;從昔日的一支體溫針、一個(gè)聽診器到今日的高精尖CD、DR、MR等醫(yī)療設(shè)備，隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)了大批高、精、尖的先進(jìn)設(shè)備，對(duì)疾病的診斷和治療起了決定性的作用，但由于受醫(yī)療事業(yè)體制改革、編制等因素的影響，設(shè)備檔案管理人員未得到相應(yīng)增加，并且設(shè)備檔案管理人員還要兼職其它事務(wù)，導(dǎo)致人員沒有增加而檔案資料卻不斷增加，從而影響了檔案立卷歸檔的進(jìn)度。

（三）制定檔案管理制度，但未能嚴(yán)格執(zhí)行。我院從1998年建立醫(yī)院綜合檔案室以來，為使我院能夠高效、有序地正常運(yùn)轉(zhuǎn)，制定了一套適應(yīng)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理所需要的檔案管理規(guī)章制度，明確各部門歸檔范圍，歸檔要求，并發(fā)放到各相關(guān)部門。對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案要求5萬元以上的醫(yī)療設(shè)備資料移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)備檔案隨時(shí)歸檔;5萬元以下的醫(yī)療設(shè)備資料則由設(shè)備科自行保管，但在實(shí)際工作中，未能按有關(guān)的檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，總是出現(xiàn)檔案資料遲遲未歸現(xiàn)象，甚至拖延幾年未移交到綜合檔案室，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，需要維修時(shí)找不到相關(guān)的資料，影響了醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行，導(dǎo)致病人對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量不滿意，經(jīng)濟(jì)效益也受到影響。

（四）檔案管理意識(shí)淡薄。主要表現(xiàn)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作在醫(yī)院并未上升到應(yīng)用的層面，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員重醫(yī)療輕檔案，醫(yī)療設(shè)備管理人員管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理未引起足夠重視，歸檔范圍及內(nèi)容不明確，個(gè)別檔案管理崗位人員責(zé)任心不強(qiáng)，管理能力與水平參差不齊。

二、管理對(duì)策

（一）有效提高醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔及時(shí)率。收集是檔案管理的起點(diǎn)，作為三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，只有做好醫(yī)院檔案的收集、整理工作，才能保證檔案材料收集齊全與完整，按質(zhì)按時(shí)完成檔案立卷、歸檔工作，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為此醫(yī)院特制定設(shè)備檔案預(yù)立卷制度，明確責(zé)任與分工，規(guī)定儀器設(shè)備檔案由設(shè)備科負(fù)責(zé)人在儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，將購(gòu)進(jìn)計(jì)劃書、訂貨合同、隨機(jī)圖紙、產(chǎn)品說明書、使用操作規(guī)程等材料收集建卡、立卷交綜合檔案室歸檔，加強(qiáng)相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)性，以保證檔案順利完整移交。

（二）重視檔案管理人員的引進(jìn)與培養(yǎng)。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，他們水平的高低決定了檔案管理水平的高低，要想穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，首先加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，使之認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案在醫(yī)院管理工作的重要性，改變重醫(yī)療、輕檔案的思想，工作上支持、關(guān)心檔案管理，加大檔案管理人才的引進(jìn)，充實(shí)檔案人員的隊(duì)伍。其次隨著社會(huì)的發(fā)展，管理模式的變化，對(duì)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)要求更高，因此要求檔案主管部門定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，提供更多外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷充實(shí)知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)主管部門要協(xié)調(diào)好檔案工作和其他事務(wù)的關(guān)系，保證檔案管理人員有充足的時(shí)間投入到檔案管理工作中。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓，一個(gè)單位，如果無法可依，無章可循，各項(xiàng)工作勢(shì)必處于極其被動(dòng)的地位。首先不斷完善檔案管理制度，以明確職責(zé)，保證各司其職，使檔案管理工作有章可循，行之有效，同時(shí)將檔案管理工作納入職能科室工作質(zhì)量進(jìn)行考核，具體考核事宜由綜合檔案室負(fù)責(zé)，并將考核結(jié)果報(bào)送質(zhì)控科，檔案管理考核得分，作為兼職檔案人員及科室負(fù)責(zé)人的工作實(shí)績(jī)內(nèi)容之一，這樣才能提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作水平更上新的高度，保證檔案材料的齊全、完整，使檔案工作更好地為醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。醫(yī)院的工作重點(diǎn)在于醫(yī)療、教學(xué)和科研等，人們的意識(shí)里檔案管理工作雖然重要，但與其他工作相比只能算是服務(wù)角色，領(lǐng)導(dǎo)重視是醫(yī)療設(shè)備檔案工作得以順利發(fā)展的關(guān)鍵：首先醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，把檔案管理工作列入議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、部門主任、專（兼）職檔案管理員崗位責(zé)任制，實(shí)行嚴(yán)格考核并配套獎(jiǎng)懲措施，同時(shí)加大檔案管理知識(shí)宣傳力度，使之了解醫(yī)療設(shè)備檔案的收集范圍和歸檔內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理的重要性，加強(qiáng)責(zé)任心，積極主動(dòng)配合檔案管理工作。

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中占有重要的地位，是新時(shí)期醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要工作，只有加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，重視檔案歸檔及時(shí)性，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，才能充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的作用和價(jià)值。

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