高校檔案館專業(yè)化建設(shè)探析

呂建輝 趙維超

【摘要】當(dāng)前檔案工作的價(jià)值在高校各項(xiàng)工作中不斷凸顯，根據(jù)對(duì)陜西省內(nèi)高校的檢查與調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各高校檔案館專業(yè)化建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)。特別是在保障條件、整體管理水平、檔案信息資源建設(shè)方面發(fā)展較快，但依然存在隊(duì)伍建設(shè)、專業(yè)設(shè)施及信息開發(fā)方面的短板。筆者認(rèn)為，應(yīng)以檔案館中長期發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，全方位加速高校檔案館專業(yè)化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高校檔案館;專業(yè)化

加速高校檔案館的專業(yè)化建設(shè)，不斷深化高校檔案工作的專業(yè)化程度，有利于促進(jìn)高校檔案工作高效地為教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)，為學(xué)校改革發(fā)展和建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)成為新時(shí)期主要任務(wù)和工作抓手。尤其是在教育部、國家檔案局第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號(hào)令”）已發(fā)布十年的背景下，推進(jìn)高校檔案事業(yè)理論、實(shí)踐、體制、機(jī)制創(chuàng)新、依法治檔，已經(jīng)成為高教系統(tǒng)和高校檔案管理部門的共識(shí)和發(fā)展方向。

筆者借參與全省80所各類高校（包括32所本科院校，11所三本獨(dú)立學(xué)院，28所高職院校，9所民辦高校）檔案工作情況檢查的機(jī)會(huì)，對(duì)若干省內(nèi)高校進(jìn)行實(shí)地走訪與調(diào)研，對(duì)各類高校檔案館專業(yè)化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行歸納，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、高校檔案館專業(yè)化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案工作保障條件日趨完善。具體體現(xiàn)為：第一，各高校重視程度提高，能從領(lǐng)導(dǎo)層面把檔案工作納入學(xué)校規(guī)劃，把迎檢工作納入議事日程。79所高校明確有一名校領(lǐng)導(dǎo)分管，占比99%;75所高校將檔案工作列入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制。第二，學(xué)校加大人力物力支持，檔案管理?xiàng)l件得到較大改善。90%以上的高校檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，部分高校除業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)充分保障外，每年投入數(shù)十萬元的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于校史館、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案裝具及相關(guān)設(shè)備設(shè)施等;80所高校均有適合本單位工作發(fā)展的檔案庫房、辦公室和閱覽室;68所高校有適應(yīng)本單位檔案工作的較充裕的檔案裝具和必要的設(shè)備;68所高校檔案的安全保護(hù)及庫房管理符合要求;65所高校庫房內(nèi)設(shè)置了溫濕度控制設(shè)備。第三，高校檔案管理機(jī)構(gòu)專門化程度提高，本次檢查的80所高校均設(shè)立了專門的檔案保管機(jī)構(gòu)，其中副處級(jí)以上27所，科級(jí)建制的40所;檔案館建制的26所，檔案室建制的54所。76所高校建立了集中統(tǒng)一管理模式，占比95%;77所高校建立健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。普遍形成校領(lǐng)導(dǎo)主管、檔案館（室）具體負(fù)責(zé)，依賴專、兼職檔案隊(duì)伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，基本實(shí)現(xiàn)學(xué)校各類檔案材料的集中統(tǒng)一管理。第四，檔案人員組成結(jié)構(gòu)明顯改善。65所高校有超過60%的大專以上學(xué)歷人員，70所高校有超過30%的中級(jí)職稱人員;78所高校的檔案工作人員在職稱、福利上享受與管理及專業(yè)人員同等待遇，有些學(xué)校還落實(shí)了防護(hù)津貼。

（二）檔案基礎(chǔ)管理水平顯著提高。第一，完善制度建設(shè)。各高校普遍建立、健全了滿足學(xué)校檔案工作需要的各類工作制度、規(guī)范，并能依據(jù)工作情況的變化，適時(shí)對(duì)原有制度進(jìn)行修訂，確保了檔案工作有章可循、有法可依。76所高校建立檔案人員崗位責(zé)任制;76所高校依法制定了本校文件材料歸檔辦法、范圍等;76所高校建立檔案的接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。第二，強(qiáng)化歸檔質(zhì)量控制。檢查發(fā)現(xiàn)，68所高校檔案館（室）實(shí)行預(yù)立卷制度;55所高校檔案館（室）歸檔控制措施及考評(píng)制度健全，占68%;68所高校按時(shí)完成11大門類的文件材料和載體的立卷歸檔工作;歸檔率達(dá)98%的高校有65所，占比81%;18所高校完成了重大科研課題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目及高、精、尖設(shè)備檔案的歸檔，歸檔率達(dá)95%。

（三）加速檔案信息資源建設(shè)。第一，加速信息化建設(shè)。多所高校先后引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，其中52所高校使用“南大之星”“世紀(jì)科怡”等檔案管理專業(yè)軟件;50所高校建立了檔案數(shù)據(jù)庫;24所高校啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作;65所高校已把檔案工作信息化建設(shè)列入整體規(guī)劃。第二，拓展外延建設(shè)。75所高校已經(jīng)成為管理學(xué)校檔案資料的基地;55所高校已經(jīng)成為校史研究的基地;25所高校成為愛國主義教育和精神文明建設(shè)的基地;40所高校已經(jīng)成為學(xué)校檔案資料信息的中心;33所高校建成校史館、校展室;大多數(shù)高校編輯出版了校史、學(xué)校年鑒、學(xué)校大事記等大量文獻(xiàn)資料。

二、高校檔案館專業(yè)化建設(shè)存在的不足

（一）檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)不足。主要體現(xiàn)在：學(xué)歷層次不高，檢查發(fā)現(xiàn)各個(gè)高校的檔案管理隊(duì)伍學(xué)歷層次不斷提升，雖然大多數(shù)管理人員具有大專以上學(xué)歷，但專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷層次依然有待提高，尤其是要提高碩博士研究生學(xué)歷人員的數(shù)量;專業(yè)背景不深，具備檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)專業(yè)背景的人員依然較少，尤其是檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)出身的人員數(shù)量明顯不足;職稱級(jí)別不足，調(diào)研發(fā)現(xiàn)各高校檔案館在人員職稱結(jié)構(gòu)上依然以初級(jí)、中級(jí)職稱人員為主，高級(jí)職稱人員占比少。

（二）檔案管理專業(yè)硬件條件保障不足。主要體現(xiàn)在：缺少檔案專用庫房，館舍容量嚴(yán)重不足。檢查發(fā)現(xiàn)各高校檔案數(shù)量暴增和管庫容量有限的矛盾凸顯，甚至出現(xiàn)“用無可用”的情況。有的高校是館舍面積太小，有的高校則是館舍分散，各層次的高校均有館舍面積不足的短板，難以支持學(xué)校檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展;館舍內(nèi)設(shè)施陳舊，庫房的各類除濕除菌設(shè)備較為落后，現(xiàn)代、高效、無害的檔案保管專業(yè)設(shè)備普及程度低，不能實(shí)現(xiàn)檔案的無害化管理，同時(shí)對(duì)檔案工作人員造成職業(yè)傷害的風(fēng)險(xiǎn)依然存在?？傮w上檔案管理專業(yè)場所保障不足，館內(nèi)各類設(shè)施設(shè)備更新緩慢、配置較低，檔案專業(yè)化保管水平有待提高。

（三）檔案信息資源整合難度大。主要體現(xiàn)在：檔案信息化建設(shè)存在障礙，當(dāng)前高校的檔案信息化建設(shè)工作以引進(jìn)檔案專業(yè)管理軟件為起點(diǎn)，陸續(xù)進(jìn)行存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化工作。存量檔案的數(shù)字化加工，產(chǎn)生了數(shù)據(jù)量巨大的各類電子檔案，這些電子檔案的科學(xué)管理與開發(fā)成為檔案信息化建設(shè)過程中的難點(diǎn)。當(dāng)前對(duì)數(shù)字化后產(chǎn)生的電子檔案，在安全保管、高效利用、有機(jī)整合等方面存在不足;同時(shí)在歸檔環(huán)節(jié)，針對(duì)增量檔案的電子檔案的歸檔工作難度較大，檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)等公文管理系統(tǒng)的兼容度不足，電子文件歸檔、管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、制度尚不健全，在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展速度。檔案信息資源開發(fā)較為單一，在編研產(chǎn)品方面表現(xiàn)為對(duì)已有檔案資源的挖掘力度不夠，編研成果的深度不足，專題成果不豐富，在校史研究方面表現(xiàn)為，校史館、校展室建設(shè)水平不高，表現(xiàn)為展覽內(nèi)容單一，展示方式單一，展館設(shè)備落后，有關(guān)校史的出版物數(shù)量也較為有限，對(duì)學(xué)校歷史挖掘力度不足，沒有充分發(fā)揮出對(duì)學(xué)校文化傳播傳承的作用。

三、高校檔案館專業(yè)化建設(shè)的對(duì)策

（一）制定學(xué)校檔案工作發(fā)展的中長期規(guī)劃。筆者根據(jù)實(shí)地檢查和調(diào)研認(rèn)為，要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的可持續(xù)且專業(yè)化的發(fā)展，必須從學(xué)校發(fā)展的層面出發(fā)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）、中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》及國家檔案局《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》等相關(guān)法律法規(guī)，制定適合本校檔案工作的中長期發(fā)展規(guī)劃。該規(guī)劃需涵蓋從當(dāng)前往后五至十年的檔案工作條件要求與發(fā)展重點(diǎn)，明確發(fā)展所需的資金、館舍、人員、設(shè)施設(shè)備等條件，明確檔案“收管用”、檔案數(shù)字化建設(shè)以及檔案信息資源開發(fā)等各項(xiàng)檔案工作的框架和目標(biāo)。制定中長期規(guī)劃是高校檔案專業(yè)化建設(shè)的基礎(chǔ)，能夠?yàn)楸拘Ｎ磥砣舾赡甑臋n案管理工作指明方向，也是保障相關(guān)工作連續(xù)性的必然要求。

（二）引進(jìn)與培養(yǎng)并重，加快專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。檔案專業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案專業(yè)化建設(shè)的重要組成部分。第一，要結(jié)合檔案館（室）的人員配置，有重點(diǎn)、有計(jì)劃地引進(jìn)的檔案管理所需的專業(yè)人員，重視新進(jìn)人員的學(xué)歷層次與專業(yè)水平，著力引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、進(jìn)入角色快的人員，從而加速推進(jìn)檔案館（室）各項(xiàng)工作進(jìn)程。第二，重視在職人員的繼續(xù)教育，支持在職人員在職稱評(píng)定、專業(yè)研究等方面的可持續(xù)發(fā)展，尤其是職稱評(píng)定方面，要以制度為保障，以待遇為激勵(lì)，不斷增強(qiáng)檔案人員對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)同感和獲得感，并在檔案專業(yè)實(shí)踐與理論上有所研究，提升檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。第三，不斷改革創(chuàng)新理念，以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，緊跟時(shí)代出卷人，盡職做好答卷人，擁抱人民和歷史的閱卷人。檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)要以“功成不必在我”的胸懷和“功成必定有我”的擔(dān)當(dāng)，以更大力度、更實(shí)舉措，推動(dòng)新時(shí)代檔案工作邁上新臺(tái)階、交出新答卷。

（三）建立檔案專用館舍，提高館舍利用效率。一方面，建立檔案管理專用館舍是實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)檔案管理長久發(fā)展的必要保障。專用館舍能夠更全面地保障檔案實(shí)體與信息安全，同時(shí)能降低對(duì)檔案管理人員造成職業(yè)傷害的風(fēng)險(xiǎn)，檔案館（室）應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際與未來發(fā)展需求，力爭設(shè)立設(shè)施設(shè)備先進(jìn)齊全的檔案專用館舍;另一方面，合理合規(guī)的檔案銷毀能夠提高館舍的利用效率，有效緩解檔案“脹庫”的壓力。檔案銷毀一直是高校檔案管理實(shí)踐中的難點(diǎn)之一，盡管大多數(shù)高校都能夠在制度上明確檔案銷毀的流程，但由于檔案的未來價(jià)值難以預(yù)測，銷毀鑒定是檔案銷毀的核心與難點(diǎn)，故在實(shí)施過程中困難重重。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的研究，明確檔案銷毀鑒定的標(biāo)準(zhǔn)與方法，在技術(shù)上需要實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)性、有效性的長期保持，在制度上則需要對(duì)電子檔案憑證作用進(jìn)行認(rèn)可。從多個(gè)方面探索高校檔案銷毀的可行性。

（四）以檔案實(shí)體為基礎(chǔ)，開發(fā)檔案信息資源。一方面，對(duì)館（室）藏檔案實(shí)體進(jìn)行有序化整理與著錄是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，尤其是對(duì)于存在合并、拆分、遷址等歷史的高校，要對(duì)各類檔案及其目錄進(jìn)行完整的編目與整理，從而為檔案管理軟件的高效使用與檔案數(shù)據(jù)庫的有序管理提供基礎(chǔ)條件;另一方面，以現(xiàn)有檔案為依據(jù)，加大對(duì)反映校史文化檔案的收集力度，拓展實(shí)物檔案、聲像檔案的征集渠道，挖掘館（室）藏檔案的史料價(jià)值，豐富編研產(chǎn)品的內(nèi)容;與學(xué)校宣傳、人事等部門形成合力，把握學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、校友返校、教工入職、校慶等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，運(yùn)用VR等多媒體新技術(shù)進(jìn)行展示，增強(qiáng)展覽的吸引力，擴(kuò)大檔案宣傳與教育的影響力。

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