重點(diǎn)工程檔案與工程建設(shè)的同步管理

王娜

摘 要：本篇文章首先對加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的意義進(jìn)行闡述，從繁瑣性、多樣性、持續(xù)性三個(gè)方面，對重點(diǎn)工程檔案管理基本特點(diǎn)進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出重點(diǎn)工程檔案與工程建設(shè)的同步管理對策。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案;工程建設(shè);同步管理

工程檔案管理作為企業(yè)工程建設(shè)管理中不可或缺的一部分，因?yàn)槠髽I(yè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目比較多，自身具有參與企業(yè)數(shù)量多、建設(shè)周期比較長、組織管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)、管理主體多樣化、施工現(xiàn)場繁瑣等特性，所以，加強(qiáng)工程檔案管理將直接影響工程檔案質(zhì)量和效果，對保證工程檔案的完整性和真實(shí)性有著重要意義。

1 加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的意義

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)完成以后，將會(huì)形成兩個(gè)實(shí)物，一個(gè)是建筑工程實(shí)體，另一個(gè)是工程檔案。通常情況下，建筑企業(yè)、施工企業(yè)和其他參與建設(shè)的企業(yè)都會(huì)把工作重心放置在工程質(zhì)量上，沒有注重工程建設(shè)中形成的檔案信息[1]。建筑工程檔案作為建筑工程建設(shè)中主要部分之一，其記錄了工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工整個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)際情況，是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄所在，更是對工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量驗(yàn)收和后期應(yīng)用評估的依據(jù)。所以，做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作是非常重要的。

2 重點(diǎn)工程檔案管理基本特點(diǎn)

1）繁瑣性。重點(diǎn)建筑工程檔案的特點(diǎn)往往受到重點(diǎn)工程項(xiàng)目自身特點(diǎn)影響。所以，針對一個(gè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目來說，根據(jù)基本建設(shè)活動(dòng)，可以形成一個(gè)相對配合的重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案，一同展現(xiàn)該工程所有情況及面貌。針對重點(diǎn)工程項(xiàng)目來說，并非由一個(gè)企業(yè)來建設(shè)施工，需要的大各個(gè)部門的支持和配合，這就導(dǎo)致在進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，將會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)范疇廣泛，分布較為分散。重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案并非為一般紙質(zhì)檔案，而是利用照片、膠片等方式進(jìn)行記錄的實(shí)體檔案，這給檔案收集和管理提出嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。

2）多樣性。一個(gè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到工程建設(shè)結(jié)束，包含了工程決策、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程建設(shè)質(zhì)量驗(yàn)收等諸多內(nèi)容和部門，并且部分工程也涉及了一些海外企業(yè)和政府部門。例如境內(nèi)的部分中外合作工程據(jù)包含了海外企業(yè)及政府部門，將會(huì)形成諸多文件信息，這給信息采集、管理工作開展增添了難度[2]。重點(diǎn)工程項(xiàng)目需要參考其他國家成功經(jīng)驗(yàn)，部分情況下還要進(jìn)行國外考察，或者引進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)設(shè)備和材料，甚至要求其他國家專業(yè)人士進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，在此過程中，將會(huì)產(chǎn)生諸多重要信息，需要檔案管理人員掌握更多的專業(yè)技能。

3）持續(xù)性。重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)形成具有階段性特性，大致劃分成前期準(zhǔn)備階段、工程設(shè)計(jì)階段、工程建設(shè)階段、工程驗(yàn)收階段及工程應(yīng)用階段等。結(jié)合各個(gè)階段特點(diǎn)和要求，對重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案集中整合和管理。針對重點(diǎn)工程項(xiàng)目來說，投資規(guī)模比較大，建設(shè)周期長，需要經(jīng)過多年的努力才能竣工，其中文件形成將會(huì)隨著工程發(fā)展而變化，并且延續(xù)到工程竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中。正是受到該因素影響，導(dǎo)致重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案在管理上具有延續(xù)性特點(diǎn)。

3 重點(diǎn)工程檔案與工程建設(shè)的同步管理對策

1）建設(shè)檔案管理體系。在完成重點(diǎn)工程項(xiàng)目立身審批工作投入到建設(shè)過程中，應(yīng)該結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際要求，組建專業(yè)的指揮引導(dǎo)部門，便于協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間關(guān)系，疏通管理通道，保證工程項(xiàng)目建設(shè)工作有序進(jìn)行。并且，指揮部門需要在內(nèi)部設(shè)定專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并且配備專業(yè)的檔案管理工作人員。檔案人員不但需要做好工程建設(shè)形成檔案信息采集、整合及管理工作，同時(shí)還要加強(qiáng)對各個(gè)參與工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、管理等部門的監(jiān)管。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，通過收集各項(xiàng)檔案信息，給后續(xù)業(yè)務(wù)指導(dǎo)提供支持[3]。與此同時(shí)，各個(gè)參與工程建設(shè)的企業(yè)，需要配備專業(yè)的檔案管理人員，并定期開展組織培訓(xùn)工作，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和處理，保管好重要信息。在工程建設(shè)完成以后，需要根據(jù)合同要求及時(shí)向建設(shè)企業(yè)移交。各個(gè)部門檔案人員需要和指揮部門檔案室及時(shí)交流、合作，形成統(tǒng)一的檔案管理體系，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的交流和配合。

2）加強(qiáng)檔案信息管理。在進(jìn)行重點(diǎn)工程項(xiàng)目施工建設(shè)時(shí)，將會(huì)嚴(yán)格按照施工圖紙要求進(jìn)行。加強(qiáng)施工圖紙及數(shù)據(jù)管理是非常必要的，一旦施工圖紙數(shù)據(jù)管理不到位，臺(tái)賬記錄不具體，將會(huì)給工程施工建設(shè)進(jìn)度帶來直接影響，更阻礙檔案管理工作的落實(shí)。所以，加強(qiáng)日常臺(tái)賬記錄管理，可以有效保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和全面性，給后續(xù)工程建設(shè)工作順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。臺(tái)賬登記一般包含收發(fā)登記、數(shù)據(jù)核實(shí)登記、歸檔文件登記等。臺(tái)賬內(nèi)容通常涉及收發(fā)企業(yè)名稱、收發(fā)時(shí)間、收發(fā)數(shù)量、收發(fā)資料名稱以及經(jīng)辦人等。檔案人員在整合各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息過程中，需要預(yù)留存檔，之后下發(fā)給各個(gè)部門，做好臺(tái)賬記錄工作。除此之外，指揮部門在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各項(xiàng)信息，如會(huì)議記錄、和設(shè)計(jì)部門交流的設(shè)計(jì)變更呢信息等，都要一一記錄。針對不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)，如復(fù)印件現(xiàn)象、簽字蓋章不全等數(shù)據(jù)，應(yīng)該及時(shí)安排相關(guān)部門處理和完善。

3）嚴(yán)把工程資料質(zhì)量關(guān)。工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理部門需要安排專業(yè)的技術(shù)人員在工程現(xiàn)場指揮部指揮辦公，其工作重點(diǎn)在于做好工程建設(shè)環(huán)節(jié)中對各個(gè)參與建設(shè)企業(yè)檔案管理引導(dǎo)工作。一般情況下，重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)參與企業(yè)數(shù)量諸多，并且來自于不同區(qū)域，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求上會(huì)存在一定差異，業(yè)務(wù)水平各不相同。要想保證工程建設(shè)數(shù)據(jù)的完整性，檔案管理人員不但需要定期進(jìn)行各部門情況核查和指導(dǎo)，同時(shí)還要及時(shí)找出數(shù)據(jù)檔案形成過程中面臨的各種問題，定期對相關(guān)部門檔案、施工技術(shù)以及管理人員組織培訓(xùn)，對檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和解答，讓其掌握規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，了解更多工程檔案在接收、整合過程中質(zhì)量要求和管理方法，根據(jù)新的竣工圖章式樣統(tǒng)一格式。除此之外，在采集工程建設(shè)信息時(shí)，應(yīng)該把重心放置在完善工程項(xiàng)目簽字手續(xù)上。針對大規(guī)模重點(diǎn)工程項(xiàng)目，外地企業(yè)數(shù)量較多，在工程建設(shè)完成以后，將會(huì)立即撤離工程現(xiàn)場，并參與到其他工程建設(shè)中。如果檔案人員沒有及時(shí)對工程檔案信息采集和審核，根據(jù)存在的問題提出對應(yīng)改進(jìn)建議，一旦企業(yè)撤離工程現(xiàn)場，要想讓施工企業(yè)中技術(shù)人員、施工人員負(fù)責(zé)整改或者簽字，難度比較大[4]。這樣不但會(huì)消耗更多的資金用于手續(xù)補(bǔ)辦，同時(shí)也會(huì)給工程資料保留帶來直接影響，影響檔案信息的完整性和真實(shí)性?；诖?，要想保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目信息齊全、真實(shí)，要求工程檔案和工程建設(shè)工作進(jìn)行同步管理，從根源入手，把檔案管理工作貫徹在整個(gè)工程建設(shè)環(huán)節(jié)中，保證檔案數(shù)據(jù)的全面性，提升工程檔案質(zhì)量。

4）做好檔案信息整理工作。聲像檔案作為工程項(xiàng)目檔案中重要組成部分，其包含了視覺、聽覺為一體的特殊檔案，真實(shí)、精準(zhǔn)的記錄著整個(gè)工程建設(shè)過程。要想讓工程檔案更具全面性和完整性，施工企業(yè)需要把聲像檔案方式運(yùn)用其中，通過采集和整合聲像檔案信息，跟隨施工進(jìn)度盡心拍攝，對每個(gè)施工流程、環(huán)節(jié)采用的施工工藝、技術(shù)等進(jìn)行記錄，特別是重點(diǎn)工程，如地下工程、隱蔽工程等，應(yīng)該保證拍攝的詳細(xì)性，隨后整合和剪輯一個(gè)完整的聲像檔案。

4 結(jié)束語

總而言之，因?yàn)樵谥攸c(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，根據(jù)工程檔案和工程建設(shè)同步管理方式進(jìn)行檔案管理，可以保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，給后續(xù)相同項(xiàng)目建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持。通過實(shí)現(xiàn)工程檔案和工程建設(shè)同步管理，可以給其他工程項(xiàng)目管理和應(yīng)用提供保障，給其他重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理積累經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

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