如何做好公路工程建設項目檔案資料管理

孫玉芹

【摘要】新形勢下，應加強對公路工程建設項目檔案資料的管理，將公路建設項目原始記錄做好，不斷完善檔案資料管理制度并嚴格落實制度，加強公路工程建設項目檔案管理人員定期培訓工作，從而增強檔案管理人員責任意識和業(yè)務水平，最終不斷提升公路工程建設項目檔案資料管理工作的水平。本文就新形勢下如何做好公路工程建設項目檔案資料管理工作進行了分析。

【關鍵詞】新形勢下;公路工程;建設項目;檔案資料管理

在新形勢下，中國公路工程項目的建設正處于不斷發(fā)展的過程中，由于公路工程的諸多特點，如工程投資規(guī)模大、周期長、復雜等，因此諸多的工程檔案不斷涌現(xiàn)。然而，由于對公路工程檔案資料的重要性認識不夠，又受檔案整理工作不規(guī)范等問題的影響，增加了公路工程建設項目檔案資料管理工作的難度，導致公路工程建設項目檔案資料管理工作不能與建設項目進行同步驗收，公路工程檔案的價值得不到保證。所以，對檔案資料管理工作的重要性必須進行明確，結合公路工程建設項目的實際特征，對相應的檔案管理辦法進行探索，有效提高檔案資料管理水平，為公路工程建設提供必要的支持。

一、公路工程建設項目檔案的基本內涵

公路工程建設項目檔案主要包括項目各階段過程中形成的表格、文件及圖像。因為文件、表格和圖像是公路工程實施過程中形成的主要記錄，是再現(xiàn)工程建設實際情況的關鍵性文件，具有證明價值的關鍵屬性。與此同時，公路工程建設項目檔案的完善及形成也需要所有相關單位的配合，主要從各種材料中獲得資料、文本、圖表等詳細的工程實際過程。因為制作、管理及收集公路工程建設項目檔案的方式有很多，所有現(xiàn)階段諸多關鍵施工過程和隱蔽工程的全過程均能被記錄下來。

二、新形勢下做好檔案資料管理工作的重要性

（一）為公路行業(yè)提供科學的管理依據。任何業(yè)務活動都必須具有一定的連續(xù)性和穩(wěn)定性。我們必須服從和服務于長遠利益，所有的標準都能夠在檔案管理中找到相應的內容。公路建設項目檔案資料管理始終貫穿于項目建設的整個過程，其作用具有以下幾點：1.參考方面的作用。公路工程建設項目檔案是公路工程相關人員勞動成果與智慧的結晶，更是國家的重要財富，對組織工程竣工驗收、施工、設計和監(jiān)理工作的總結具有重要的參考作用。2.證據方面的作用。公路工程建設項目檔案系統(tǒng)完整地保留著參建人員的筆跡、聲音或圖像，以及有關單位或人員的印章、簽字，因此在對各方合法權益的維護上，這些原始的真實記錄具有證據的作用。3.提供歷史數據和科學依據的作用。公路工程建設項目檔案對日后公路運營管理、養(yǎng)護、改擴建決策提供寶貴的歷史數據和科學依據，避免了時間和資源的浪費。

（二）為工程矛盾的調解提供切實可行的依據。檔案管理人員可以對檔案信息進行整理、分析、比較，找出當前行業(yè)存在的問題，研究解決問題的對策。如果施工方和業(yè)主有問題，可以通過查閱當時的合同、原始施工記錄、監(jiān)理文件和檢查記錄，及時為各方提供有說服力的、真實的檔案依據，有利于調解各方矛盾，促進問題早日妥善解決，維護各方的合法權益。

三、新形勢下檔案資料管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）嚴重忽視公路工程項目檔案管理。由于公路工程建設項目涉及的單位比較多，項目檔案管理需要在多個方面進行協(xié)調，每個單位對項目檔案管理的關注是不夠的。此外，各種檔案數據管理系統(tǒng)的建設并不完善，也不足以管理并限制檔案的實際管理工作。特別是在公路工程建設項目招投標過程中，公路工程建設項目檔案管理不包含在單位管理系統(tǒng)中，施工單位甚至使用兼職人員進行檔案管理，導致管理公路工程建設項目檔案的效果相對較差，甚至出現(xiàn)缺乏專門的人員、專職崗位、專業(yè)工具的檔案管理現(xiàn)象。

（二）公路工程建設項目檔案資料管理工作不規(guī)范。公路工程建設項目主要的施工特點是在野外施工，在施工一線的注意力均集中在工程建設方面，對項目質量、進度、安全和其他工作緊鑼密鼓地進行，而高素質的檔案資料管理人員嚴重缺乏，檔案從業(yè)人員的專業(yè)知識和技能嚴重不足，所以，在公路工程項目建設過程中，檔案資料管理工作普遍不規(guī)范。

四、解決檔案資料管理工作問題的措施

（一）加強公路工程建設項目檔案資料管理工作的責任意識。在工程建設過程中，全體施工人員和檔案工作人員必須提高對檔案管理工作重要性的認識，強化檔案管理工作的責任意識。這不僅僅有利于各階段施工檔案的完整和齊全，而且也將為指導各個階段的有序施工提供關鍵的信息來源。此外，隨著工程建設檔案法制化、標準化的進程，完善的工程建設檔案是竣工驗收的基礎，倘若無法提交完善、優(yōu)質的工程建設檔案，是不能通過驗收的，是不合格的公路工程建設項目。

（二）規(guī)范公路建設項目檔案資料管理工作的制度。為確保公路建設項目檔案資料的及時歸檔和完整收集，理順和協(xié)調公路建設部門與設計單位的關系，與項目監(jiān)理單位的關系，以及與工程咨詢單位的關系，必須通過一個有效的制度對各單位的責任及義務進行規(guī)范。首先，對文件存檔備案制度進行明確，并以合同協(xié)議的形式明確各階段的設計、建設和咨詢，文件必須在單位檔案部門備案并及時歸檔。其次，在施工單位的各個部門對歸檔制度進行建立，并規(guī)定歸檔的內容、時間、方法、責任人和責任。再次，對檔案審查獎懲制度進行建立，確認檔案管理員。并對各部門員工和相關人員的職責和義務進行明確，獎勵和懲罰要分明，調動各部門的積極性，提高全體工作人員對檔案工作重要性的認識，提高檔案管理質量。最后，完善公路檔案管理設備，比如設立專門的檔案室，定制便于檔案長久安全保存的檔案櫥柜、檔案盒等，也非常關鍵。

（三）加強公路工程建設項目檔案管理人員素質培養(yǎng)。加強公路工程檔案工作人員的業(yè)務素質是做好公路工程建設項目檔案管理工作的前提。人員是安全生產的主要積極因素，更是單位的寶貴財富。大多數檔案資料管理人員缺乏責任意識，或者剛畢業(yè)的學生缺乏工作經驗、兼職人員多等，這些專業(yè)素質差的人將對公路工程建設項目檔案資料管理工作的有效運行造成嚴重的影響。因此，定期對檔案管理人員進行公路工程檔案整檔、歸檔工作方法進行業(yè)務培訓，不斷提升每一位檔案管理人員的責任意識和業(yè)務水平，是滿足公路工程建設項目檔案資料管理工作需要的有效途徑，使得工程項目各參建單位統(tǒng)一工程檔案整理標準，在項目開工初始就能規(guī)范化地收集整理各類原始資料。要有高標準、嚴要求的責任意識，以實際行動為導向，營造重視公路工程建設項目檔案資料管理工作的良好氛圍。

五、結束語

綜上所述，在新形勢下，針對公路工程建設項目檔案資料管理工作，我國相關制度正在積極引導其向規(guī)范化和法制化方向發(fā)展，然而，在新形勢下如何有效提升公路工程建設項目檔案資料管理工作質量，提升其工作水平，需要我們每一位相關工作者從新的角度管理公路工程建設項目檔案資料，努力研究，用實際行動進行改進和探索。

【參考文獻】

[1]陳惠玉.對公路工程建設項目檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2013（03）.

[2]白曉明.建筑工程檔案實效管理的若干問題[J].中華建設，2008（09）.

[3]姚麗.如何做好公路工程檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務， 2012（05）.