新時(shí)期海事航保檔案管理問題與對(duì)策

施麗瓊

【摘要】伴隨著近年來我國(guó)航運(yùn)事業(yè)的不斷發(fā)展，海事航保檔案管理工作要求也相應(yīng)提高。在這種情況下，海事航保檔案管理工作中各類問題突顯，亟待解決。例如：信息化進(jìn)程過于緩慢、缺乏專業(yè)的高素質(zhì)工作人才等，筆者基于這些問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，力求為我國(guó)的海事航保檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)一份綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】海事航保檔案;管理;問題與對(duì)策

近年來，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，航運(yùn)事業(yè)快速發(fā)展，海事航保事業(yè)也處于上升期，因此海事航保檔案的重要性逐漸得到顯現(xiàn)。當(dāng)前形勢(shì)下，如何發(fā)揮出海事航保檔案的全面性與真實(shí)性，成為了海事航保單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及主管檔案的工作人員首要思考的問題之一。

一、對(duì)海事航保檔案管理的要求

在從事海事航保檔案管理工作時(shí)，國(guó)家對(duì)相關(guān)工作人員提出了一定的要求，需要其自身具備優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)，以確保其在管理檔案時(shí)，可以保證檔案的真實(shí)性與全面性。在進(jìn)行管理工作時(shí)，工作人員還需要不斷對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行完善，挖掘出更好的檔案信息收集途徑等，力爭(zhēng)使檔案盡力發(fā)揮出應(yīng)有的的服務(wù)性與指導(dǎo)性。通常情況下，若想保證海事航保檔案的全面性，需要滿足以下兩點(diǎn)：1.在收集檔案時(shí)，要確保信息內(nèi)容盡量全面，不出現(xiàn)缺失的情況。2.要做到有序收集，保證檔案內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性，防止出現(xiàn)胡亂收集檔案的情況。在完成對(duì)檔案的收集工作之后，相關(guān)工作人員還需注意保證檔案的安全，相關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)范，對(duì)可能接觸到檔案的人員進(jìn)行權(quán)限控制，避免其有損檔案內(nèi)容的完整性。為了防止有不法分子惡意損壞檔案，也應(yīng)提前做好防護(hù)工作。以上幾點(diǎn)都是國(guó)家目前對(duì)于海事航保管理工作所提的基本要求，需要各級(jí)海事航保單位嚴(yán)格遵守。

二、海事航保檔案管理工作的現(xiàn)狀

近幾年，國(guó)內(nèi)各單位在檔案管理工作方面都取得了突破性的發(fā)展，海事航保檔案管理也處于不斷進(jìn)步與完善之中?，F(xiàn)如今，已經(jīng)從早前的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為信息化的電子檔案。不過礙于在某些地區(qū)仍舊存在缺乏資金、無法配備齊全的電子化設(shè)備等情況，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。不過好在國(guó)內(nèi)的大部分地區(qū)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的電子檔案管理模式。與傳統(tǒng)化的檔案管理模式相比，電子化的檔案管理，不僅節(jié)約了人力、物力，而且更加可靠與安全。除此以外，海事航保檔案管理的相關(guān)制度不斷完善，交通運(yùn)輸部針對(duì)性推出一些管理規(guī)定。但是，在海事航保管理工作中也逐漸顯現(xiàn)了一些問題，例如大部分地區(qū)的檔案管理人員不具備相應(yīng)的海事管理知識(shí)，所以在檔案分類與收集時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)：信息內(nèi)容收集不全、順序凌亂、檔案格式不統(tǒng)一等問題。由此也可以看出，當(dāng)前我國(guó)的海事航保檔案管理模式尚不成熟，需要提高相關(guān)管理人員的工作素養(yǎng)，以期提升海事航保檔案管理工作的質(zhì)量。

三、海事航保檔案管理未來發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)如今，科技技術(shù)處于不斷發(fā)展之中，未來會(huì)是一個(gè)充滿信息化的時(shí)代，所以檔案管理工作中也會(huì)不斷迎合信息化時(shí)代所提出的各種要求。信息化的管理模式將會(huì)為我們帶來一些優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)為：由于我國(guó)海事航保事業(yè)發(fā)展迅速，所以在工作中會(huì)出現(xiàn)大量需要管理的檔案信息。但是礙于各海事航保單位中的檔案管理人員數(shù)量較少，所以為管理人員帶來了巨大的工作量，如果引入信息化的管理模式，可以為這些管理人員減輕不少工作負(fù)擔(dān)，還可以提升其工作效率與工作質(zhì)量。在信息化管理模式之下，檔案內(nèi)容具備較高的安全性與可維護(hù)性。在管理工作之中，也具備了更為清晰的工作流程，員工之間的分工更為明確，確保責(zé)任到人。而且，在傳統(tǒng)的管理模式中，需要存放大量的紙質(zhì)檔案，檔案極易堆積混亂，若想進(jìn)行檔案查詢，則需耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行查找，如果引入信息化的管理模式則可以完美解決以上問題，不僅大大節(jié)約了占地空間，還可以提高查詢速率。

在信息技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生了數(shù)字化技術(shù)，該技術(shù)有效提高了信息在處理和轉(zhuǎn)換時(shí)的工作速率。隨著海事航保檔案管理模式的不斷完善，信息化的檔案管理模式也會(huì)逐漸向數(shù)字化方向靠攏。因此，可以將種類繁雜的各種檔案存儲(chǔ)于數(shù)字檔案館，并且會(huì)呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理、多種存儲(chǔ)方式、使用網(wǎng)絡(luò)傳輸所需信息等特點(diǎn)。

四、海事航保檔案管理中面臨的各項(xiàng)問題

（一）缺乏合理有效的規(guī)劃。雖然在當(dāng)前情況下，我國(guó)的海事航保檔案管理逐漸得到了相關(guān)部門的重視，并且提供了諸如政策扶持、提供設(shè)備等幫助，可以說當(dāng)前所取得的管理成果表現(xiàn)較為良好。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，的確取得了不小的進(jìn)步。但是在實(shí)際工作之中，部分海事單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是未能盡到相關(guān)職責(zé)，在管理意識(shí)方面具有較強(qiáng)的主觀性，習(xí)慣將過往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到信息化管理模式之中，并未參考現(xiàn)代化的管理理念，對(duì)于未來的管理規(guī)劃目標(biāo)更是毫無計(jì)劃性，抱有“走一步，看一步”的想法。因此在這一方面，相關(guān)工作人員的意識(shí)亟待加強(qiáng)。

（二）信息化進(jìn)程過于緩慢。近年來，我國(guó)在海事航保事業(yè)方面所取得的成就有目共睹，加之航運(yùn)事業(yè)不斷發(fā)展，以至于海事航保單位的檔案數(shù)量呈現(xiàn)逐年上升趨勢(shì)。在管理眾多檔案時(shí)，如果依舊采取傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行管理，則會(huì)帶來諸如工作效率低下、工作成果不佳等問題。為了避免出現(xiàn)以上問題，我們應(yīng)當(dāng)加快信息化檔案管理模式的進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的主要阻礙在于，當(dāng)前國(guó)內(nèi)的一些海事航保單位由于專業(yè)人員緊缺，信息化設(shè)備老化，這將直接影響信息化檔案管理模式的建立，也存在檔案管理人員不懂如何使用信息化設(shè)備的問題。

（三）欠缺先進(jìn)的信息化檔案管理意識(shí)以及統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)各海事航保單位多年來一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，習(xí)慣用紙質(zhì)檔案去記錄所需信息，因此深受習(xí)慣影響，并未將信息化的檔案管理模式納入單位未來規(guī)劃之中，間接制約了信息化檔案管理的發(fā)展。并且，我國(guó)也并未出臺(tái)海事航保檔案的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，致使各單位在進(jìn)行管理時(shí)均存在較大的隨意性，不同單位對(duì)于檔案的分類編號(hào)并無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可能在同一類別的檔案之中出現(xiàn)了完全不相同的編號(hào)，內(nèi)容也不盡一致，在這種情況下，導(dǎo)致了檔案的利用性差，使檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

（四）缺乏專業(yè)的高素質(zhì)工作人才。近年來，由于海事航保單位在招聘相關(guān)工作人員時(shí)，門檻逐漸提高，但是人員的數(shù)量卻逐漸下降，致使許多海事航保單位內(nèi)從事檔案管理工作的人員都身兼數(shù)職。這些人員當(dāng)中相當(dāng)一部分并沒有受過專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，他們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)的一些行為，多是憑借過往工作中積累下來的經(jīng)驗(yàn)。但恰恰因?yàn)樗麄儾痪邆鋵I(yè)的管理知識(shí)，以至于文件內(nèi)容雜亂無章、擺放也不盡規(guī)整，甚至在工作中可能會(huì)出現(xiàn)漏收檔案、遺失檔案的情況。個(gè)別的海事航保單位，甚至?xí)⑦@個(gè)崗位工作交由臨近退休的人員完成，將其視為退休前的過渡崗位。即便某些單位設(shè)立了專人管理，但是這些人的年齡普遍偏大，以至于存在知識(shí)老套等問題，導(dǎo)致他們可能不懂得如何使用先進(jìn)的信息化設(shè)備，以上原因都制約了海事航保單位檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

五、解決海事航保檔案管理問題的對(duì)策

（一）制定合理有效的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。當(dāng)前，各單位應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定好未來的檔案管理規(guī)劃。面對(duì)現(xiàn)如今的新形勢(shì)，檔案將會(huì)在收集途徑以及后續(xù)的利用中，迎來新的改革。制定新的檔案管理規(guī)劃，明確日后一段時(shí)期內(nèi)的檔案管理工作目標(biāo)、流程等，促進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展，如今已經(jīng)成為了一項(xiàng)任務(wù)。在制定新的檔案管理規(guī)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守下述原則：1.依據(jù)實(shí)際，合理規(guī)劃。檔案管理規(guī)劃要時(shí)刻包含于單位總體發(fā)展規(guī)劃之中，并且要立足當(dāng)前單位所擁有的人力以及物力進(jìn)行考量。2.注重當(dāng)下，放眼未來。既要把目前的檔案管理工作做好，又要細(xì)致考慮未來工作的發(fā)展方向，需要將當(dāng)前問題與日后發(fā)展結(jié)合在一起進(jìn)行規(guī)劃。3.具備可行性。應(yīng)當(dāng)依據(jù)各單位自身的實(shí)際情況，做出適合本單位的管理規(guī)劃。做到因單位制宜，因人制宜。

（二）加速信息化進(jìn)程。必要的信息化設(shè)備，是各海事航保單位實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式的基礎(chǔ)，所以各海事航保單位應(yīng)當(dāng)在財(cái)政支出資金上給予支持，用于購(gòu)買這些設(shè)備。首先，對(duì)于從事檔案管理的工作人員，應(yīng)定期為他們舉辦相關(guān)器材的使用培訓(xùn)，做到物盡其用。其次，將各類與海事航保管理有關(guān)的系統(tǒng)軟件對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，從而可以將工作中產(chǎn)生的各檔案進(jìn)行電子化歸檔，保證了檔案的規(guī)范性以及安全性。除此以外，為了提高海事航保檔案管理中的模塊化管理水平，在日常辦公后，應(yīng)將需要?dú)w檔的文件分類存放至公文庫中。

（三）提高管理意識(shí)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。從海事航保單位的領(lǐng)導(dǎo)做起，就應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息化的管理模式，對(duì)于單位的未來發(fā)展存在較大好處。在信息化的檔案管理模式中，不僅減少了查詢檔案用時(shí)，而且保證了檔案的全面性，為海事航保單位日后工作的發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。各海事航保單位也可以定期舉辦宣講活動(dòng)，意在使工作人員提高檔案管理意識(shí)，敦促每位工作人員為加快信息化檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。由于目前各海事航保單位所實(shí)行的管理標(biāo)準(zhǔn)各不相同，所以導(dǎo)致檔案出現(xiàn)利用性低下的情況，針對(duì)此現(xiàn)象，各單位應(yīng)聯(lián)合出臺(tái)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來不僅方便本單位內(nèi)部對(duì)檔案的查閱與利用，還可以實(shí)現(xiàn)不同單位之間的信息共享。

（四）提升檔案管理人員的工作素質(zhì)。各海事航保單位可以通過擴(kuò)招或略微降低錄取標(biāo)準(zhǔn)，從而招聘一些年齡較小且具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的人才。在其入職后，應(yīng)對(duì)他們進(jìn)行一個(gè)較為系統(tǒng)的海事航保知識(shí)培訓(xùn)，使其了解到海事航保檔案中所應(yīng)覆蓋的相關(guān)內(nèi)容。海事航保單位還可以定期組織相關(guān)工作人員前往同行單位參觀學(xué)習(xí)，以增強(qiáng)自身在檔案管理方面的工作水平。在日常工作中，要鼓勵(lì)他們積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理模式的相關(guān)知識(shí)，提高信息化技術(shù)水平。除此之外，對(duì)于在日常工作中表現(xiàn)突出的人員，可以給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，從而調(diào)動(dòng)大家的工作積極性。只有不斷推動(dòng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，才可以為信息化的檔案管理模式提供強(qiáng)有力的人員保證。

六、結(jié)語

綜上所述，海事航保檔案管理工作應(yīng)當(dāng)立足當(dāng)前，放眼未來，盡力滿足海事航保事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。這同時(shí)要求各海事航保單位積極解決在檔案管理中出現(xiàn)的各類問題，采取針對(duì)性的解決措施，全面推動(dòng)信息化檔案管理模式的發(fā)展進(jìn)程，力爭(zhēng)從根本上解決阻礙海事檔案航保管理事業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)問題，從而促進(jìn)海事航保檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮惠玲.檔案管理學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999.

[2]胡云霞.海事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中外企業(yè)家，2014（17）：199.