食品產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檔案管理與利用

陳弘毅

【摘要】對各級食品進(jìn)行質(zhì)量的鑒定檢測、檢驗(yàn)和仲裁是市食品檢測中心承擔(dān)的主要檢測內(nèi)容。承擔(dān)相關(guān)食品檢測機(jī)構(gòu)、上級監(jiān)管部門及市政府交辦的任務(wù)工作，結(jié)合檢驗(yàn)出具有法律效力的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書，為食品監(jiān)管起到技術(shù)支撐作用。

【關(guān)鍵詞】食品;檢驗(yàn)中心;檔案管理

食品產(chǎn)品質(zhì)檢的結(jié)果情況，通過食品質(zhì)檢報(bào)告的信息檔案可以明確體現(xiàn)出來，成為食品監(jiān)督部門監(jiān)督執(zhí)法的有效參考依據(jù)，因此加強(qiáng)食品產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檔案管理是非常重要的。食品質(zhì)檢報(bào)告的管理保存是否規(guī)范科學(xué)，是質(zhì)檢部門整體水平能力的重要體現(xiàn)。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，人們有了對食品產(chǎn)品更高的重視和要求，因此加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告的管理工作也顯得尤為重要。在管理產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告檔案時，相關(guān)工作者要積極應(yīng)用創(chuàng)新理念，使食品質(zhì)檢報(bào)告的檔案管理能力符合時代要求。

一、檢驗(yàn)報(bào)告歸檔具體的內(nèi)容

一是記錄檢測項(xiàng)目中對送檢、確認(rèn)、交接樣品的過程。二是檢測項(xiàng)目和原始實(shí)驗(yàn)檢測資料記錄。三是對外由檢測部門出示的報(bào)告單和報(bào)告的存檔。包括從采集樣品到報(bào)告給出的全過程。因此檢驗(yàn)報(bào)告的歸檔內(nèi)容涵蓋樣品提交到檢驗(yàn)報(bào)告核發(fā)的全流程信息資料記錄，電子及紙質(zhì)文件都包括。

二、檢驗(yàn)報(bào)告歸檔意義和重要性

（一）民眾的健康離不開食品檢驗(yàn)檔案管理的工作。食品安全直接影響著人民群眾的生命安全，藥以安為生，民以食為天，充分體現(xiàn)了食品對人們健康生活的重要性。用藥用餐必須由食品檢驗(yàn)檔案的合法管理來進(jìn)行保障，換言之，食品檢測機(jī)構(gòu)身上背負(fù)著對于民眾安危的重要責(zé)任。結(jié)合真實(shí)案例來看，曾經(jīng)發(fā)生過許多對人民造成嚴(yán)重生命危害的事件，如毒豆角、毒奶粉、假藥、毒豆芽、蘇丹紅、地溝油等，這些都在食藥檢測時被揭示。通過對違法的不良食藥的檢測和揭露，能夠?yàn)槿藗兤鸬骄押头婪兑庾R，以減少有毒食品藥品對人們的傷害。食品檢驗(yàn)檔案管理為群眾食藥提供安全的保障。其檢測是按國家要求規(guī)范為依據(jù)執(zhí)行，具有保障民眾生命安全的關(guān)鍵作用。經(jīng)過抽查，將食品中假冒偽劣產(chǎn)品進(jìn)行處理與揭露，清掃食品市場環(huán)境，使人民生命得到安全的保障。

（二）加強(qiáng)食品產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檔案管理的重要性。食品產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檔案是食品產(chǎn)品質(zhì)檢的重要反映，也是各個監(jiān)督部門進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的食品產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檔案管理能夠有效地體現(xiàn)出部門的綜合管理水平，同時加強(qiáng)對產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告檔案的管理也是現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，為此在進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告檔案管理的時候，工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對創(chuàng)新理念的應(yīng)用，提高報(bào)告檔案的管理水平。

三、食品檢驗(yàn)報(bào)告書歸檔存在的問題不足

（一）不完善的檢驗(yàn)報(bào)告書管理。食品檢測機(jī)構(gòu)是必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性，如果在檔案硬件、軟件的配置，人員配置等方面缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，勢必形成無法有效落實(shí)管理檢驗(yàn)報(bào)告書歸檔;通常綜合科管理文書檔案，沒有建立管理檢驗(yàn)報(bào)告書檔案。如若沒有進(jìn)行集中管理，一旦出現(xiàn)管理者缺乏檔案管理專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，則無法很好地管控檢驗(yàn)報(bào)告書檔案;

（二）不健全的歸檔制度。由于檔案管理工作缺乏相關(guān)專業(yè)知識，形成不夠統(tǒng)一和規(guī)范化的歸檔制度，隨意性的歸檔原則，使檔案資料價值削弱;

（三）管理人員欠缺專業(yè)性。因?yàn)榫幹萍叭藛T的制約因素，很有單位并未設(shè)置專業(yè)的檔案管理崗位。很多重要崗位有可能是兼職，形成檔案管理意識薄弱，沒有專業(yè)知識經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致報(bào)告書管理歸檔的質(zhì)量影響。

（四）信息管理滯后。社會的進(jìn)步，科技的發(fā)展，給食品檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，新時代的新趨勢新要求，也是食品檢驗(yàn)檔案管理工作必須適應(yīng)的。新檔案內(nèi)存軟件的開發(fā)，加強(qiáng)檔案管理的信息化，需要將紙制和電子檔案都合理保管。另外，還需要將食品檢驗(yàn)檔案原有的信息檔案進(jìn)行電子掃描，給食品企業(yè)及民眾查證時提供科學(xué)方便的檢索。

（五）服務(wù)不夠到位。人民群眾、科研人員、相關(guān)企業(yè)都可以對食品檢驗(yàn)檔案進(jìn)行隨時檢索查證，特別針對一些年代久遠(yuǎn)的檔案查證，需細(xì)致耐心地服務(wù)。但目前許多食品檢驗(yàn)檔案與其他業(yè)務(wù)檔案混為一談，互相摻雜，不能準(zhǔn)確判別清楚，另外不合理的管理制度，給查證檢索造成困難，引起社會及民眾對此工作的不滿意。

四、加強(qiáng)食品檢驗(yàn)檔案管理的有效途徑

（一）檢驗(yàn)報(bào)告檔案的規(guī)范化管理。1.按照檢驗(yàn)檔案的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善的保管儲存。我國食藥檢測機(jī)構(gòu)準(zhǔn)則規(guī)定，要妥善留存歸檔好檢測的原始記錄和報(bào)告，使檢驗(yàn)檔案有可據(jù)可查。另外保證6年以上的對原始記錄和報(bào)告的保存期限。因此要提供安全的保管場所及環(huán)境給檔案管理，由專人負(fù)責(zé)，確保超過保存期限的也可獲得追溯的完整性。2.對電子文件的檢測報(bào)告采取相應(yīng)措施，防止改動或丟失原始數(shù)據(jù)?，F(xiàn)代電子信息科技的發(fā)展，挑戰(zhàn)著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，提出了對檢測單位電子文件較高的技術(shù)要求。電子文件想得到的安全保障，以下工作內(nèi)容必須做到：（1）完善電子文件管理制度，包括電子文件登錄、流轉(zhuǎn)和跟蹤方面的管理。（2）管理電子文件時利用口令管理、電子簽章、指紋識別等新手段，使身份認(rèn)定精度增強(qiáng)，嚴(yán)格操作權(quán)限管理。（3）按照人員職責(zé)、設(shè)備管理、信息安全等情況，合理劃分操作權(quán)限的系統(tǒng)管理，嚴(yán)謹(jǐn)設(shè)計(jì)軟件功能和操作模式。3.客戶保密工作要做好。報(bào)告檔案結(jié)果影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，有可能還會形成嚴(yán)重的社會影響，所以保密工作不容忽視。根據(jù)本機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的制度進(jìn)行對歸檔資料的借閱，其他外單位人員不得隨意拷貝和查閱復(fù)印。

（二）檔案管理增強(qiáng)規(guī)范意識。現(xiàn)階段我國很多食品監(jiān)測工作者員對質(zhì)檢工作未有強(qiáng)烈的重視感，對質(zhì)檢報(bào)告存檔工作沒有正確的認(rèn)識，所以，規(guī)范性的質(zhì)檢報(bào)告管理工作，需要從增加質(zhì)檢工作者的管理規(guī)范意識做起。首先食品檢測檔案管理人員必須認(rèn)識到此項(xiàng)工作的必要性和關(guān)系人民生命的重要性，可以在日常的工作考核中將質(zhì)檢報(bào)告的管理融入其中，促使其形成對食品質(zhì)檢檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)與負(fù)責(zé)態(tài)度。

（三）檔案管理能力的提升。檔案管理人員對其工作有了充分的重視意識后。良好的職業(yè)素養(yǎng)也是必須具備的，保證要以認(rèn)真謹(jǐn)慎的態(tài)度去對待每一份食品質(zhì)檢報(bào)告書，將其資料信息歸檔保存好。另外緊跟時代的步伐與變化，對食品相關(guān)專業(yè)知識加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟隨有經(jīng)驗(yàn)的工作人士不斷學(xué)習(xí)和積累，熟練掌握檔案管理內(nèi)容，對自身綜合能力加強(qiáng)鍛煉。對一些學(xué)習(xí)單位及國家的檔案管理文件，積極參與學(xué)習(xí)。另外，積極進(jìn)行一些專業(yè)檔案知識管理的培訓(xùn)。有些非專業(yè)工作者從事檔案管理工作，因此檔案管理知識基礎(chǔ)性的培訓(xùn)是其工作的首要步驟。只有經(jīng)過正規(guī)相關(guān)教育與培訓(xùn)后，才能對具體的管理工作上能有大綱式的了解，才能對食品質(zhì)檢信息檔案有科學(xué)規(guī)范性的歸檔能力。

（四）檢驗(yàn)報(bào)告檔案管理的現(xiàn)代化。1.檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用。大量的信息體現(xiàn)在質(zhì)檢檔案中，使得檔案管理所包括的內(nèi)容和程序十分復(fù)雜繁瑣。要想減少質(zhì)檢工作人員的工作強(qiáng)度，減少一些重復(fù)性的工作，因此需要結(jié)合現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)系統(tǒng)，進(jìn)行質(zhì)檢信息文件的起草、錄入、檢索、匯集和統(tǒng)計(jì)打印工作快捷規(guī)范的操作與保存。檢驗(yàn)檔案在電子計(jì)算機(jī)現(xiàn)性化的系統(tǒng)操作下，大大降低了人工操作的勞動強(qiáng)度，發(fā)揮了信息技術(shù)的優(yōu)勢和效果，顯著提升了食品檢測信息管理工作效率。2.遠(yuǎn)程互動和局域網(wǎng)平臺加強(qiáng)建設(shè)，達(dá)到共享資源。檢測報(bào)告信息采用電子信息技術(shù)管理，有效代替了紙質(zhì)內(nèi)容，同時也能達(dá)到有關(guān)上級單位和其他機(jī)構(gòu)提出的不同新標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，將委托機(jī)構(gòu)或單位的需求與檔案信息的查詢技巧能夠與現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)快速運(yùn)算能力與超強(qiáng)的信息存儲量進(jìn)行資源共享。在規(guī)范性的實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理前提下，利用電子信息管理技術(shù)，對遠(yuǎn)程互動和局域網(wǎng)加強(qiáng)平臺建設(shè)，將食品檢測檔案信息加快搜索與傳播的速度，達(dá)到可以資源共享的效果。利用信息管理系統(tǒng)，掌控檢驗(yàn)報(bào)告的資料及流程詳情，使其獲得自動化的傳遞實(shí)驗(yàn)室信息，使得質(zhì)檢信息的可控性、溯源性、完整性得到充分及時準(zhǔn)確的保證。在電子技術(shù)操作下通過查詢模塊使食品各類信息資源獲得共享，通過檢索關(guān)鍵字、或是時間范圍的檢索，對食品樣品的狀態(tài)、數(shù)量、工作量、來源、交接、進(jìn)度、流程等綜合管控，還可以實(shí)現(xiàn)存儲、分析、共享與整體的分類與統(tǒng)計(jì)。通過一次信息的登記錄入，實(shí)現(xiàn)多機(jī)構(gòu)的利用和搜索查證，減少需重復(fù)的輸入登記，降低了勞動量，使信息成本的管理工作得到了有效的提高，另外管理成本也合理節(jié)約了。

（五）做好質(zhì)檢報(bào)告產(chǎn)生誤差的防范實(shí)驗(yàn)工作。1.選擇合適的檢驗(yàn)方法。根據(jù)實(shí)驗(yàn)的性質(zhì)，實(shí)驗(yàn)室的條件以及需進(jìn)行實(shí)驗(yàn)檢測的樣品成分，合理選擇進(jìn)行操作的實(shí)驗(yàn)方法。同樣的食品在檢驗(yàn)其不同的成分時，質(zhì)量檢測方式也存在不盡相同的差異性。要根據(jù)國家對食品產(chǎn)品不同的檢測執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來選取檢測形式。檢測的方式存在化學(xué)分析法和儀器分析法兩種，有時檢測要求不同，我們可以選取不同的檢測方法。另外對同一個檢測項(xiàng)目，不同食品樣品的檢測工作中，對于不同的樣品我們也要采取合理的檢測方法。例如檢測食品中的甜蜜素，一般采用氣相色譜法進(jìn)行檢測，但如果檢測樣品是黃酒時，我們就要按照黃酒的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，采用高效液相色譜法。同樣是測甜蜜素，但是不同樣品的檢測方法，在國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定中也不盡相同。我們在選擇檢測方法的時候，應(yīng)該首先嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，然后在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的方法中，選擇最優(yōu)最適合該樣品的檢測方法。方可得出準(zhǔn)確高效的檢測結(jié)果。2.防范實(shí)驗(yàn)誤差。產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)的誤差，通常分為偶然誤差和系統(tǒng)誤差兩種原因。偶然誤差是因?yàn)橥蛔兊膶?shí)驗(yàn)室環(huán)境，一些客觀原因造成實(shí)驗(yàn)結(jié)果的誤差;而系統(tǒng)誤差則是因?yàn)檫x用的測量儀器測量方法造成的實(shí)驗(yàn)質(zhì)量結(jié)果的誤差。檢測食品過程中，質(zhì)檢人員要最大化減少因?yàn)槿藶橐蛩匾龑?dǎo)使檢測結(jié)果產(chǎn)生誤差，因此在日常的食品檢測開展中，應(yīng)防范產(chǎn)生誤差的可能性，積極學(xué)習(xí)有借鑒性的經(jīng)驗(yàn)，特別對于細(xì)微易出錯的檢測工作引起充分的重視。要保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，保障每一次檢驗(yàn)工作的準(zhǔn)確性。在一些不可控因素的影響下，如實(shí)驗(yàn)室出現(xiàn)了波動的環(huán)境，想要獲得準(zhǔn)確性的檢測報(bào)告信息，必須采用檢測多次的方法，平衡檢測結(jié)果，降低誤差的可能性。另外，隨時對檢測樣品抽查，促使食品檢測人員提高其工作質(zhì)量。

五、食品質(zhì)檢資料檔案的用處

（一）是食品鑒別質(zhì)量與仲裁的有效依據(jù)。食品進(jìn)行質(zhì)檢檔案的加強(qiáng)管理，是由于質(zhì)檢檔案的管理能力體現(xiàn)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的綜合水平，也因?yàn)槭称焚|(zhì)檢檔案顯示出重要的意義和多方面的應(yīng)用價值。工作人員通過質(zhì)檢報(bào)告對食品質(zhì)量進(jìn)行仲裁和鑒別。一旦食品存在質(zhì)量質(zhì)疑，按照相關(guān)質(zhì)量法規(guī)內(nèi)容，需要對其食品在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)展開嚴(yán)格的檢驗(yàn)，結(jié)合檢測結(jié)果對其質(zhì)量給予成分質(zhì)量方面的仲裁和鑒別。

（二）是質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法的依據(jù)。質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)以食品質(zhì)量檢驗(yàn)檔案為依據(jù)，作為執(zhí)法依據(jù)之一，抽查食品質(zhì)量，是我國質(zhì)量法對食品監(jiān)督機(jī)構(gòu)的規(guī)定，尤其是一些存在質(zhì)量爭議的產(chǎn)品，必須開展抽查工作，在第三方檢測機(jī)構(gòu)將質(zhì)檢單位送至的抽查的樣品展開全面的檢驗(yàn)，結(jié)合質(zhì)檢結(jié)果信息進(jìn)行質(zhì)量方面的仲裁，遵循我國法律，嚴(yán)格處罰質(zhì)檢不合格的單位。

（三）是食品監(jiān)督部門評估食品風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)。食品安全監(jiān)督機(jī)構(gòu)通過對食品檢驗(yàn)報(bào)告的資料評估食品是否存在風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)，評估某食品是否存在風(fēng)險(xiǎn)時，利用不同檢驗(yàn)單位的質(zhì)量信息綜合評定和反饋該產(chǎn)品安全情況。

（四）是食品質(zhì)量好壞的證明依據(jù)。食品自身質(zhì)量優(yōu)劣，取決于食品的質(zhì)檢報(bào)告，它是主要證明手段。通常判斷食品質(zhì)量的好壞，是通過第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)判斷，經(jīng)由他們遵循相關(guān)法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)測試產(chǎn)品，以檢驗(yàn)報(bào)告的方式呈現(xiàn)檢驗(yàn)結(jié)果，用來作為該產(chǎn)品質(zhì)量好壞的憑證依據(jù)。

六、結(jié)束語

開展對各類食品的嚴(yán)格檢驗(yàn)工作，是食品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)主要的工作內(nèi)容，通過記錄工作過程中的各類信息資料，整理歸檔成為食品文字資料的檢驗(yàn)報(bào)告書，在食品監(jiān)督管理中，食品的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書檔案，發(fā)揮著十分重要的作用，食品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格做好對于各類食品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書的歸檔整理保存，利于以后各類重要事務(wù)開展的搜索查詢，是其日常管理工作的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段我國食品質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)想要更好更完善地做好這項(xiàng)關(guān)乎民生安全問題的重要工作，還需要相關(guān)檔案管理工作者不斷在實(shí)踐工作中努力探索與優(yōu)化，以進(jìn)一步保障人們的食品安全。

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