紀(jì)念館藏品檔案管理措施分析

李一平

【摘要】隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，當(dāng)下民眾在追求物質(zhì)基礎(chǔ)之上，還需要滿足自身的精神需求。紀(jì)念品作為歷史發(fā)展過程中的重要產(chǎn)物，具有十分明顯的歷史價值。本文立足于紀(jì)念館藏品檔案管理的意義，對紀(jì)念館藏品檔案管理的方法進(jìn)行研究。希望通過以下論述，進(jìn)一步提升紀(jì)念館藏品的影響力。

【關(guān)鍵詞】紀(jì)念館;檔案管理;藏品記錄

就藏品自身而言，它是紀(jì)念館的重要組成部分，也是紀(jì)念館存在的根本原因，不同類型的藏品具有不同的歷史價值，對藏品進(jìn)行合理分類與記錄有助于提升紀(jì)念館的自身價值。對紀(jì)念館藏品進(jìn)行合理的檔案管理，可以記錄藏品第一手資料，保護(hù)藏品在歷史發(fā)展過程中不失去收藏價值，促進(jìn)我國文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

一、紀(jì)念館藏品檔案管理工作的意義

紀(jì)念館之所以存在，是為了紀(jì)念國家發(fā)生的歷史大事件，讓后來人不要忘了前人的付出，讀懂了紀(jì)念館歷史就讀懂了一個國家的發(fā)展史。藏品是紀(jì)念館中的基本元素，是歷史衍變的見證者，具有十分重要的歷史價值。因為在紀(jì)念館中藏品的數(shù)量眾多，藏品類型也不盡相同，例如錢幣或者是衣物等，所以需要對這些藏品進(jìn)行記錄，而這些記錄就是檔案。在檔案中，將會體現(xiàn)藏品的名稱，在名稱之后將會有藏品的重量、大小以及質(zhì)地等物理信息，在這些信息下面則是藏品的歷史背景，專家的鑒定結(jié)果并配以藏品照片等，因此，藏品的檔案絕對不會僅僅是幾張紙。那么隨著藏品數(shù)量的增加，檔案數(shù)量也會增加，如果對這些藏品檔案沒有進(jìn)行合理的管理，發(fā)生檔案遺失，可能讓這個藏品失去收藏價值，所以紀(jì)念館藏品檔案管理工作十分重要。

二、紀(jì)念館藏品檔案管理的措施

（一）傳統(tǒng)的檔案管理措施。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)沿用了幾百年，其所具有的應(yīng)用價值不言而喻，甚至在很多中小型的紀(jì)念館仍然在沿用這種方法。這種方法在實際應(yīng)用過程中具有更加明顯的穩(wěn)定性，在一般情況下不易丟失，并且這種傳統(tǒng)的檔案管理方法對設(shè)備沒有依賴性，隨時隨地都可以攜帶和瀏覽。針對紀(jì)念館藏品檔案來說，傳統(tǒng)管理方法需要工作人員匯總各個藏品的具體信息，對于這類信息可以從三個方面進(jìn)行匯總：第一個方面是藏品的原始單據(jù)。其中包含了藏品的捐贈信息、接受信息以及捐贈證明等。第二個方面是藏品來源的原始記錄。這其中包含了藏品的照片、視頻、音頻等文件。第三個方面是藏品的基礎(chǔ)記錄。其中包含了鑒定文件、登記文件、藏品保護(hù)檔案等。將一類藏品檔案放在一起，按照字母開頭順序進(jìn)行排放。在對檔案進(jìn)行提取時，不能用其他文件進(jìn)行填補，應(yīng)該將位置空出來，以免因位置發(fā)生變化導(dǎo)致檔案丟失。針對不同地區(qū)的天氣對檔案進(jìn)行合理的管理，例如在江南地區(qū)，梅雨時節(jié)空氣較為濕潤，應(yīng)該保證檔案室的空氣流通性。定期需要對檔案進(jìn)行閱讀與審核，以確保檔案丟失可以第一時間發(fā)現(xiàn)，對字跡模糊的檔案重新抄寫。檔案管理人員需要對各個藏品的檔案存放熟記于心，以保證可以及時找到檔案記錄。對檔案的出入記錄需要進(jìn)一步規(guī)范，做好檔案的出借歸還記錄，并留下出借人員的具體身份信息與聯(lián)系電話。

（二）數(shù)字化檔案管理措施。在新時代背景下，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域當(dāng)中得到了良好的應(yīng)用。針對藏品的檔案管理工作來說，其實就是對信息的管理，所以也可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。在數(shù)字化背景下，檔案將會變成一個由視頻、聲音、文字等元素組合而成的系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)當(dāng)中，不僅僅存在檔案的基礎(chǔ)信息，藏品的動態(tài)信息也會包含在內(nèi)，在使用過程中表現(xiàn)出便捷、高效等優(yōu)點，并且還可以達(dá)到多個紀(jì)念館檔案信息共享。在融入數(shù)字化技術(shù)之后，需要將現(xiàn)有的藏品信息輸入到電腦當(dāng)中，在電腦中根據(jù)不同藏品類型設(shè)計檔案閱讀入口，便捷檔案閱讀。采用借閱卡的形式，在借閱卡中存入工作人員信息，這樣檔案的借閱就可以采用刷卡方式，減少了人員記錄的工作量。但是在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用中，需要注意檔案的安全問題，往往一個電腦病毒就可以讓檔案信息丟失，所以一方面需要做好電腦安全的保護(hù)工作;另一方面需要做好檔案備份工作。

（三）加強檔案管理機制建設(shè)。針對現(xiàn)階段的紀(jì)念館藏品檔案管理情況來說，既不能單獨使用傳統(tǒng)管理方法，也不能僅僅使用數(shù)字化管理方法。為了讓這兩種方法可以在實際應(yīng)用中發(fā)揮重要作用，需要建立一個完善的檔案管理機制，完善的檔案管理機制是紀(jì)念館藏品檔案管理工作的標(biāo)桿，需要從檔案管理人員以及借閱制度等多個角度進(jìn)行考慮。管理機制中需要體現(xiàn)各個工作人員的具體職責(zé)，將檔案分為多個小部分，一人管理一個，將責(zé)任落實到個人頭上，增強工作人員的責(zé)任感。還需要體現(xiàn)檔案管理的具體內(nèi)容，在哪一天進(jìn)行書本檔案的檢查，在哪一天進(jìn)行數(shù)字化檔案匯總，將二者結(jié)果進(jìn)行比對，以此確定在工作中是否存在漏洞。需要定期對檔案借閱人員進(jìn)行回訪，問清楚借閱人員長時間沒有歸還檔案的原因，并且應(yīng)該在管理機制中體現(xiàn)懲罰制度，如果借閱人員沒有將檔案保存好，需要從經(jīng)濟上進(jìn)行賠償。

三、結(jié)論

總而言之，紀(jì)念館藏品的檔案管理工作是紀(jì)念館管理工作的重點，需要提高管理人員的意識，以此保證檔案管理工作的效率。新時代背景下，紀(jì)念館的藏品檔案管理需要立足于傳統(tǒng)檔案管理方法，并且與數(shù)字化管理技術(shù)相結(jié)合，這樣才能更好提升紀(jì)念館藏品檔案管理效率與記錄的準(zhǔn)確性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉麗.事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（03）：48-49.

[2]徐燕，徐利琴."互聯(lián)網(wǎng)+"時代的醫(yī)院綜合檔案管理探析[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（02）：131-132+135.