新形勢(shì)下如何做好基層單位檔案管理工作

宋曉云

【摘要】當(dāng)前檔案管理工作存在不少問題和不足，特別是在新形勢(shì)下如何更好地做好檔案管理工作成了擺在每一個(gè)檔案管理工作人員面前的課題。本文就新形勢(shì)下如何做好基層單位檔案管理工作、處理好當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);基層單位;檔案管理

檔案事業(yè)作為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分，對(duì)于國(guó)家、單位和個(gè)人都具有重要作用和意義。習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中指出：“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代”。檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)新時(shí)代、新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，走進(jìn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的時(shí)代。近年來(lái)，在各級(jí)黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在各級(jí)檔案管理部門的具體指導(dǎo)下，基層部門的檔案管理工作取得了巨大的進(jìn)步。但也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前檔案管理工作還有不少問題和不足，特別是在新形勢(shì)下如何更好地做好檔案管理工作成了擺在每一個(gè)檔案管理工作人員面前的課題。本文就新形勢(shì)下如何做好基層單位檔案管理工作，談一下個(gè)人的體會(huì)。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）人員方面。1.個(gè)別單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。從單位領(lǐng)導(dǎo)到具體檔案管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，做不到系統(tǒng)地收集、管理、利用檔案。有的單位只保留財(cái)務(wù)、人事檔案，其他的檔案很少留存。有的單位安排“二線”人員從事檔案管理工作，在一定程度上反映了對(duì)檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。2.檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，做好這項(xiàng)工作需要具備一定的文字知識(shí)和相關(guān)知識(shí)技能，在基層單位，大多數(shù)單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員從事的工作較多，很多情況下，忙于其他工作，忽視了檔案管理工作，更很少有時(shí)間對(duì)檔案管理工作業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，在檔案理論和實(shí)際操作能力方面有待提高，有的單位和人員往往是年底突擊整理一下檔案了事。3.專業(yè)培訓(xùn)較少。造成檔案管理人員水平不高的另一個(gè)原因是檔案專業(yè)培訓(xùn)較少。在各單位中，相對(duì)黨務(wù)、財(cái)務(wù)、人事等工作，檔案工作很少組織專門的培訓(xùn)，檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案理論和知識(shí)的機(jī)會(huì)，造成了有的時(shí)候檔案管理人員不能跟上信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。

（二）制度方面。1.制度不健全。檔案管理制度涉及檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、教育和科學(xué)研究等方方面面。實(shí)際工作中，大多基層單位只是制定了保管、借閱、保密等基本制度，還有一些制度需要進(jìn)一步完善。2.制度制定相對(duì)滯后。當(dāng)前制定的制度，大多是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管、借閱等形式，對(duì)于信息化條件下的檔案管理制度建設(shè)研究不多。3.制度執(zhí)行不夠嚴(yán)格。在執(zhí)行檔案管理制度過程中，有的時(shí)候不能完全按照制度規(guī)定的時(shí)間、流程和規(guī)范等進(jìn)行工作。比如，規(guī)定了定期收集檔案，到了規(guī)定日期后，往往以工作忙等理由延后歸檔時(shí)間。

（三）硬件設(shè)施方面。1.沒有獨(dú)立的檔案室。受辦公用房、資金等多種因素影響，很多基層單位沒有建立專門的檔案室，特別是在一些企業(yè)當(dāng)中，將檔案存放在辦公室中，而辦公室人員眾多，給檔案的保管帶來(lái)了安全隱患，更不利于涉密檔案的管理。2.檔案室硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有的單位雖然建立了檔案室，但只是安裝了的防盜門窗，配備了檔案柜、滅火器等基本設(shè)施，沒有配備監(jiān)控、報(bào)警等設(shè)備，更達(dá)不到“三分開”“八防”等要求。3.檔案數(shù)字化程度不夠。大多單位以紙質(zhì)檔案為主，很少形成系統(tǒng)的電子檔案。與檔案數(shù)字化管理有一定的差距，在一定程度上影響了檔案的開發(fā)和利用效率。

（四）檔案開發(fā)利用方面。1.檔案開發(fā)利用意識(shí)不強(qiáng)。重保管輕利用，大多數(shù)單位檔案管理工作停留在“存”的層面，沒有在提高利用效率、方便查閱上下功夫，只有急需用到某個(gè)文件、材料時(shí)才會(huì)去查檔案，沒有很好地對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行研究，充分發(fā)揮出檔案管理工作的效用。2.檔案信息開發(fā)不夠。一是檢索手段落后。大多數(shù)檔案靠手工檢索，除非一些重要的文件、檔案，否則不愿意在眾多材料中尋找檔案。二是檔案編研不夠統(tǒng)一。有的單位沒有編寫大事記等檔案的傳統(tǒng)和習(xí)慣，對(duì)單位歷年來(lái)的重大活動(dòng)、重要事項(xiàng)往往要通過相關(guān)文件通知等查找，增加了查詢難度和準(zhǔn)確性。

二、做好當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題

做好新形勢(shì)下的檔案工作，要從提高思想認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)硬件配備、加強(qiáng)制度建設(shè)等方面入手，在工作中注意以下幾方面的問題。

（一）加強(qiáng)宣傳教育，進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作的重視程度。檔案管理工作從大處講關(guān)乎國(guó)家發(fā)展、國(guó)家政策制定、調(diào)整;從小處講影響到一個(gè)單位各項(xiàng)工作的順利開展和延續(xù);對(duì)個(gè)人來(lái)講，人事、工資等信息資料影響著每一名員工，關(guān)乎每個(gè)人的切身利益。因此，從單位主要負(fù)責(zé)人到分管領(lǐng)導(dǎo)到從事檔案管理工作的人員，都要牢固樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義，切實(shí)擔(dān)負(fù)起在檔案管理工作中的職責(zé)和責(zé)任。一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。作為單位領(lǐng)導(dǎo)干部，要積極學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，特別是強(qiáng)化習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的學(xué)習(xí)，提高政治站位，用習(xí)近平中國(guó)特色社會(huì)主義思想指導(dǎo)開展檔案工作。作為具體檔案管理人員，要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，還要學(xué)習(xí)具體的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，使自己熟悉檔案管理工作。二是要處理好幾個(gè)關(guān)系。對(duì)于兼職從事檔案管理工作的人員，要統(tǒng)籌安排好負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作，不能顧此失彼。要處理好學(xué)習(xí)、工作、人際等幾個(gè)關(guān)系。全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使自己成為一名兼職“專家型”的檔案管理人員。統(tǒng)籌處理好負(fù)責(zé)的其他工作和檔案管理工作的關(guān)系，將各項(xiàng)工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)推進(jìn)。加強(qiáng)與同事的溝通和交流，取得他們對(duì)檔案管理工作的理解和支持。三要樹立保密和服務(wù)意識(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?！币熘黜?xiàng)保密規(guī)定和保密工作流程，嚴(yán)格按照程序辦理各項(xiàng)工作。要牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)硬件配備，進(jìn)一步為檔案管理工作提供保障。工欲善其事，必先利其器，良好的硬件設(shè)施是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。作為單位主要負(fù)責(zé)人要積極支持檔案硬件建設(shè)，配齊必要的設(shè)備和設(shè)施。作為檔案管理人員，要熟悉和了解檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)制定檔案室建設(shè)計(jì)劃，最大程度按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案室進(jìn)行改造和提升，使基礎(chǔ)硬件設(shè)施達(dá)到和滿足檔案管理工作的需求。要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，配備專用電腦、高速掃描儀等設(shè)備，條件允許的話，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高檔案管理和利用效率。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理工作規(guī)范化水平。管理制度是對(duì)一定的管理機(jī)制、管理原則、管理方法以及管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)范。合理的管理制度可以簡(jiǎn)化管理過程，提高管理效率。檔案管理工作是一項(xiàng)制度性很強(qiáng)的工作，從檔案收集到保管利用都需要一套嚴(yán)格的制度來(lái)規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)，從而達(dá)到全面收集、妥善保管、充分利用檔案的目的。要對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行梳理，缺少的制度要及時(shí)健全，不合理的制度要及時(shí)修訂。制度制定要細(xì)化，要具有針對(duì)性和可操作性。要重視制度的落實(shí)，制度是以執(zhí)行力為保障的。一要加強(qiáng)制度的宣傳，使全體人員了解各項(xiàng)制度，自覺遵守各項(xiàng)制度。二要加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。將制度執(zhí)行情況與各項(xiàng)考核、評(píng)優(yōu)進(jìn)行掛鉤，進(jìn)一步執(zhí)行制度的積極性和自覺性。

三、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，基層單位檔案管理工作面臨新的問題，同時(shí)也是新的機(jī)遇，只要大家從思想上重視起來(lái)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成合力，就一定可以把檔案管理工作做得更好。