院校合并后檔案管理工作初探

李敬

【摘要】我國教育領(lǐng)域改革工作持續(xù)深化，各大院校之間掀起一股合并“浪潮”，但院校合并為檔案管理工作帶來了許多新問題。本文將以檔案管理作為主要研究對象，從院校合并對檔案管理的影響入手，在明確院校合并后檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者多年工作實際，針對如何有效落實院校合并后的檔案管理工作進行分析研究。

【關(guān)鍵詞】院校合并;檔案管理

檔案管理工作作為我國院校管理中的一項基礎(chǔ)性工作，對推動我國學(xué)院事業(yè)發(fā)展具有重要的影響作用。院校合并對檔案管理工作造成了一定沖擊。因此學(xué)校有必要針對院校合并實際情況，盡快探尋行之有效的檔案管理工作路徑，不斷提高檔案管理工作成效，從而在積極完善院校合并檔案管理工作的同時，推動我國教育教學(xué)改革進一步深化。

一、院校合并對檔案管理的影響分析

兩個或多個學(xué)科與層次不盡相同的院校在完成合并之后，檔案全宗將從原本各校的一個全宗變化為院校合并后的多個全宗。同時，由于合并的各院校在建校時間、辦學(xué)理念、基本職能等諸多方面存在一定差異性，受此影響，使得院校合并后的檔案管理工作，在管理體制、管理方法等各個方面存在明顯差異。譬如有院校在合并之前采用檔案集中管理方式，也有院校在合并前采用分散管理方式，受此影響，在院校合并之后，各學(xué)校在檔案管理方式上容易出現(xiàn)沖突。另外，在院校合并之后將會形成新院校，原本各學(xué)校中設(shè)立的眾多立檔單位將統(tǒng)一成同一立檔單位，由此也會對檔案管理的人員配置、設(shè)置檔號模式、劃分檔案全宗等產(chǎn)生直接影響，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂、管理方法與管理理念之間互不相容等問題。

二、院校合并后檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）缺乏完善的檔案管理機制。具體來說，目前在院校合并后的檔案管理工作中，面臨的一大現(xiàn)實問題即為缺乏統(tǒng)一完善的檔案管理機制。據(jù)觀察，在院校合并之后，學(xué)校普遍會將學(xué)?；ㄅc教學(xué)管理工作作為工作重點，對檔案管理工作的重視力度相對較小，加之部分院校管理人員未能充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，因此導(dǎo)致院校合并后檔案管理工作始終滯后于其他常規(guī)工作。此外，在院校合并之后，學(xué)校在采用分校區(qū)辦公模式下，使得檔案資源逐漸分散，各校區(qū)檔案管理人員之間難以第一時間進行溝通聯(lián)系，因此也在一定程度上制約了檔案管理工作成效的提升。由于缺乏規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理機制，導(dǎo)致各檔案部門及工作人員在職責(zé)、工作范圍等方面較為模糊。特別是院校合并之后，可能直接取消部分原有檔案管理機構(gòu)，原檔案管理人員也將面臨重組與崗位變動等現(xiàn)實問題，其對院校合并后檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了一定阻礙作用。

（二）難以實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理。部分地方院校在合并過程中因條件有限，難以統(tǒng)一集中所有辦公地點，而原組成院校所在位置并不相同，院校間存在一定距離，針對這一情況，即便在合并之后學(xué)校也多會選擇使用分校區(qū)管理的模式，為便于各校區(qū)與辦公單位繼續(xù)使用檔案，院校合并后檔案通常仍存放于原校區(qū)，因此大大影響了檔案集中統(tǒng)一管理。另外，在合并之前各組成院校的檔案質(zhì)量不盡相同，合并后不利于實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一集中管理。例如部分院校因只簡單設(shè)置檔案室，且檔案管理工作多交由學(xué)校行政部門工作人員兼職完成，因此受到此類人員自身專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)等因素的限制，導(dǎo)致檔案材料容易出現(xiàn)短缺、立卷規(guī)范性不足等問題。而在合并之后，檔案管理人員流動或崗位出現(xiàn)變動，也使檔案收集整理產(chǎn)生一定影響。

（三）人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊。各院校在尚未合并時，學(xué)校類型、管理風(fēng)格等并不完全相同，因此導(dǎo)致檔案管理在管理理念與管理方法等方面出現(xiàn)明顯差異，導(dǎo)致院校在合并之后，各組成院校的檔案管理工作將容易出現(xiàn)各種矛盾沖突，影響集中統(tǒng)一的檔案管理模式的深入落實。另外考慮到各院校在未合并時，其選用的檔案管理人員在職業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)方面也存在差異性，而在院校合并之后，各部門對人事關(guān)系進行相應(yīng)調(diào)整，使得檔案管理人員出現(xiàn)較大流動，部分缺乏較高檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識技能與綜合素養(yǎng)的工作人員可能混入檔案管理工作團隊中。尤其是院校合并后為積極順應(yīng)時代發(fā)展潮流大力開展檔案管理信息化建設(shè)，也使得合并前學(xué)校中年齡稍長、缺乏較高信息技術(shù)操作能力和信息素養(yǎng)的檔案管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作，進而導(dǎo)致院校合并后的檔案管理工作難以實現(xiàn)真正的深入融合。

（四）管理技術(shù)手段相對落后。由于各院校在合并之前，檔案管理方面的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法等存在差異，因此使得院校合并后，檔案信息在合并與集中管理中缺乏相應(yīng)的規(guī)范性。例如有的院校在合并前的檔案管理中多采用計算機檢索方式;部分規(guī)模較小、條件有限的院校在合并前的檔案管理工作中只簡單使用手工檢索的方式。同時院校因缺乏對檔案管理的高度重視，使得許多院校很少將大量資金投入到檔案管理信息化建設(shè)中，并積極通過組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)等方式，以整體提高學(xué)校檔案管理的信息化程度。因此面對院校合并后出現(xiàn)的多樣化檔案管理需求，傳統(tǒng)落后的檔案管理技術(shù)手段顯然無法幫助工作人員深入落實檔案管理工作。

三、院校合并后落實檔案管理工作的對策

（一）構(gòu)建完善檔案管理機制。1.主動創(chuàng)新檔案管理意識。院校合并后在開展檔案管理工作時，首先需樹立正確的檔案管理意識。學(xué)校可以利用校園網(wǎng)、QQ工作群等各種媒介途徑，在所有校區(qū)中加大對檔案管理工作的宣傳力度，使得學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)以及全體工作人員均可以對檔案管理形成正確認(rèn)知，并主動配合相關(guān)人員完成檔案管理工作。學(xué)校也需要由校長牽頭，責(zé)成主管副校長與檔案管理部門工作人員、學(xué)校信息技術(shù)人員共同成立校檔案信息化管理工作小組，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求完成全校檔案管理工作。2.健全細(xì)化檔案管理制度。由于院校在合并之前各院校勢必會出現(xiàn)檔案管理方法、規(guī)定內(nèi)容等不盡相同的情況，因此為避免在合并后原組成院校在檔案管理方面出現(xiàn)管理理念、管理機制等相互沖突的情況，需要積極建立統(tǒng)一完善的校檔案管理制度。在此過程中，學(xué)校首先需要嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》《檔案法實施辦法》等國家針對檔案管理制定的規(guī)范條例，在與學(xué)校自身實際以及檔案管理工作要求進行充分結(jié)合下，制定出符合院校合并條件的統(tǒng)一完善的檔案管理規(guī)章制度，尤其需要對檔案工作的具體流程、檔案管理人員應(yīng)負(fù)職責(zé)等進行統(tǒng)一明確，從而為各院校檔案管理工作的有機融合奠定堅實基礎(chǔ)，保障院校合并后檔案管理工作順利進行。例如在各校區(qū)間的檔案交接中，應(yīng)當(dāng)規(guī)定交接方嚴(yán)格參照移交目錄對需要交接的檔案進行嚴(yán)格清點核對，規(guī)范填寫交接文據(jù)，確定移交檔案的具體數(shù)量、檔案起止年代等相關(guān)信息。管理人員需要對目錄與案卷進行認(rèn)真審核，規(guī)范執(zhí)行交接手續(xù)，要求雙方共同在交接文據(jù)上簽字蓋章后，才算完成檔案交接工作。

（二）實施檔案相對集中管理。筆者認(rèn)為，院校合并后的檔案管理工作可以根據(jù)學(xué)校實際情況積極采用相對集中管理的管理理念。針對鄰近各學(xué)校相互合并組建形成的新學(xué)校，應(yīng)主動為檔案集中管理創(chuàng)造有利條件。例如某新建本科院校是由鄰近的醫(yī)學(xué)院、師范院校和職業(yè)技校合并組建，在合并后將原本的3個院校按照其具體方位設(shè)立成東校區(qū)、南校區(qū)、北校區(qū)。學(xué)校高度重視檔案管理工作，選擇位于東校區(qū)和北校區(qū)之間的南校區(qū)建立檔案館，新建館舍超過2000m2，將三個校區(qū)共計超過12萬卷（袋）檔案實體進行有機整合，并將原本各院校的檔案管理人員與檔案設(shè)備等統(tǒng)一集中在該新建檔案館中。在相對集中管理理念下，該學(xué)校檔案館不再簡單地將各原校區(qū)檔案館相加，而是通過集中檔案管理機構(gòu)并對原本分散的各項檔案管理資源進行優(yōu)化整合與科學(xué)配置，實現(xiàn)院校合并后的檔案集中統(tǒng)一管理。如果合并的院校之間距離遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過日常辦公時間所能抵達的程度，則為了防止檔案管理資源呈分散化，影響檔案管理成效，需要積極運用相對集中管理的方式，在各校區(qū)設(shè)置學(xué)校檔案館分部與分區(qū)，并根據(jù)各校區(qū)自身條件、檔案管理水平等由校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門主管人員統(tǒng)一調(diào)配檔案管理人員、檔案管理設(shè)備等相關(guān)資源，進而從管理層面實現(xiàn)遠(yuǎn)距離院校合并的檔案集中統(tǒng)一管理。

（三）建設(shè)高水平檔案管理團隊。1.培育專業(yè)檔案管理人才。在院校合并后的檔案管理工作中，需要學(xué)校在加強對檔案管理工作重視力度的基礎(chǔ)上，積極構(gòu)建具有較高業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)的檔案管理人才團隊。為此，學(xué)?？梢酝ㄟ^積極組織現(xiàn)有檔案管理工作人員，利用觀看網(wǎng)絡(luò)視頻課程、參加專業(yè)培訓(xùn)教育活動等方式幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多先進的管理理念以及檔案管理技術(shù)手段，尤其是注重加強各種現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)手段以及相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使本職崗位工作要求與工作情況充分結(jié)合，有效提升檔案管理工作效率。與此同時，學(xué)?？梢越M織檔案管理人員前往其他優(yōu)秀院校參觀培訓(xùn)，與同行業(yè)中的專業(yè)人士、優(yōu)秀工作者積極進行溝通交流，相互分享在檔案管理工作中的經(jīng)驗與工作方法等，用以進一步擴展檔案管理人員的工作視野，及時改善其在檔案管理中存在的問題與不足。2.加強人員績效考核激勵。為了能夠有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，同時盡可能避免因院校合并而導(dǎo)致檔案管理人員流動過于頻繁、大量崗位出現(xiàn)變動等情況，為學(xué)校深化落實檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。學(xué)校還需要針對檔案管理人員建立績效考核機制和激勵制度。如將檔案管理人員的信息素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力水平、主動管理意識等納入績效考核范疇中，將考核結(jié)果和檔案管理人員的獎金以及其他福利待遇掛鉤。對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，能夠自覺按照相關(guān)規(guī)定要求，靈活使用多樣檔案管理技術(shù)手段，精準(zhǔn)、高效完成檔案管理工作的工作人員，學(xué)校要視情給予一定獎金獎勵，并將其樹為模范，號召其他檔案管理人員向其學(xué)習(xí)，為院校落實檔案管理工作提供良好的人才支持。

（四）強化檔案管理信息化建設(shè)。1.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在信息化時代，仍然使用傳統(tǒng)的人工管理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)院校合并后的多樣化檔案管理工作需要。不利于各校區(qū)檔案資源之間的相互流通、傳輸，容易對學(xué)校全面優(yōu)化檔案管理工作成效造成一定阻礙。筆者認(rèn)為，院校合并后，學(xué)校需要對各原校區(qū)的現(xiàn)有優(yōu)勢資源進行優(yōu)化整合，根據(jù)實際情況，構(gòu)建全新、統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。如通過利用集成化技術(shù)將各校區(qū)的局域網(wǎng)進行相互連接，納入同一個網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，同時在該檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，要求各校區(qū)使用統(tǒng)一的專業(yè)信息化檔案管理軟件，并將OA系統(tǒng)引入其中，進而使得各檔案館以及檔案管理工作人員隨時隨地與學(xué)校科研人員、教職管理人員等進行溝通，在線完成檔案信息資源的搜集整理與檔案歸檔工作，打破以往院校合并后各校區(qū)檔案管理工作中的“信息孤島”情況，切實保障檔案管理的及時性、檔案信息的完整性與真實性。2.電子檔案的建設(shè)與管理。針對以往學(xué)校紙質(zhì)檔案或其他物理載體形式的檔案信息，需要在院校合并后由學(xué)校檔案管理人員統(tǒng)一使用計算機、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)手段將其進行數(shù)字化處理，使得此類檔案信息可以分門別類地存放在對應(yīng)的計算機存儲器中，便于其他人員對檔案信息的調(diào)取使用。此外，學(xué)校還需要主動加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，配置相應(yīng)的智能檔案管理設(shè)備，如通過在檔案管理信息系統(tǒng)中加裝智能信息采集裝置，自動完成各項檔案信息的采集整理工作。成立學(xué)校網(wǎng)絡(luò)檔案館，并運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和智能檢索技術(shù)等，使得用戶可以通過直接在檢索欄中鍵入關(guān)鍵詞，便可以迅速獲取其需要的檔案信息。但值得注意的是，學(xué)校也需要在檔案管理信息化建設(shè)中，通過為相關(guān)人員賦予相應(yīng)權(quán)限并將防火墻、病毒查殺軟件等運用在檔案管理信息平臺中，以此有效增強檔案管理的安全可靠性。

四、結(jié)束語

面對院校合并后檔案管理工作中存在的檔案管理機制尚不完善、難以有效實現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理、檔案管理人員的職業(yè)能力與綜合素養(yǎng)參差不齊、管理技術(shù)手段先進性不足等問題。需要相關(guān)工作人員切實結(jié)合院校合并的背景，及其對檔案管理的實際需要，在嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法規(guī)的同時，主動健全檔案管理機制。運用相對集中管理理念實現(xiàn)檔案集中管理的同時，積極構(gòu)建專業(yè)的檔案管理人才團隊，并不斷強化檔案管理信息化建設(shè)，從而在院校合并后檔案管理工作可以繼續(xù)得到深入落實。

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