事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究

江響世

摘 要：事業(yè)單位各項(xiàng)工作在開展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源組成了事業(yè)單位的檔案，具有極為重要的憑證價(jià)值以及參考價(jià)值。數(shù)字信息化社會(huì)的到來，不僅改變了事業(yè)單位檔案管理的方式、內(nèi)容，而且改變了檔案管理的性質(zhì)。為此，可以將事業(yè)單位作為研究對象，從理論層面闡述事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的不足之處，并結(jié)合現(xiàn)代檔案管理學(xué)的相關(guān)理論知識和學(xué)說，探尋事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效對策，進(jìn)而更好地幫助事業(yè)單位檔案管理人員挖掘檔案資源深層次的價(jià)值，發(fā)揮檔案資源的重大作用。

關(guān)鍵詞：建設(shè);信息化;檔案;事業(yè)單位

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 對接辦公自動(dòng)化，提升檔案管理實(shí)效

近些年來，我國大部分事業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，即通過計(jì)算機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)對各種文件資源進(jìn)行處理。在這種背景下，事業(yè)單位所產(chǎn)生的各種形式的電子文件也隨之增加，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的要求和挑戰(zhàn)。因此，有必要推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，更好地對接辦公自動(dòng)化的基本要求，實(shí)現(xiàn)對電子文件高效率、高質(zhì)量的管理，發(fā)揮信息資源在決策咨詢、信息參考、履職憑證領(lǐng)域的作用。除此之外，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，將重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以有效統(tǒng)籌電子文件與紙質(zhì)文件的管理工作，減少檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

1.2 實(shí)現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)和利用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案資源的價(jià)值并沒有得到深層次的挖掘。這是因?yàn)闄n案管理人員在人力、物力、財(cái)力以及技術(shù)受限的情況下，很難高效率地對檔案資源進(jìn)行檢索、開發(fā)和利用。與此相比，檔案信息化建設(shè)則能夠有效解決這一問題，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)和利用。一方面，檔案管理人員通過相應(yīng)的數(shù)字化信息工具，可以實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)部各項(xiàng)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計(jì)、分析，滿足檔案需求主體的檔案需求。另一方面，檔案管理人員通過相信的數(shù)字化信息工具，可以更好地實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)部各項(xiàng)數(shù)據(jù)的檢索，減輕檢索壓力，提升檢索實(shí)效。

2 單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)滯后，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用程度不高

總體而言，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平與國內(nèi)大型檔案館以及域外專業(yè)機(jī)構(gòu)之間的差距仍然較大，沒有充分發(fā)揮出數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)有的優(yōu)勢和功能。第一，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，難以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的高效處理。一方面，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)尚未形成分塊化管理，將所有的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理，不利于后期檔案編研、檔案專題建設(shè)工作，影響了檔案管理人員挖掘檔案資源的價(jià)值。另一方面，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無法實(shí)現(xiàn)格式之間的自由轉(zhuǎn)化，仍然需要檔案管理人員手工轉(zhuǎn)化，不利于檔案效率的提升。第二，上下級單位之間以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間的檔案信息資源共享程度不高，尚未充分發(fā)揮出云儲(chǔ)存技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，不利于檔案成本的進(jìn)一步縮減。

2.2 “重開發(fā)利用，輕安全管理”的問題仍然存在

部分事業(yè)單位單純將數(shù)字化信息技術(shù)作為一項(xiàng)開發(fā)利用技術(shù)，忽視了互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中檔案資源所面臨的安全威脅，最終影響了檔案信息資源的真實(shí)性、完整性以及可靠性。尤其是人事檔案、涉密檔案、財(cái)會(huì)檔案資源一旦發(fā)生損毀、泄露以及遺失問題，則可能影響事業(yè)單位其他工作的正常開展。一方面，部分事業(yè)單位尚未充分將現(xiàn)代化數(shù)字安全技術(shù)融入到檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域，只是通過殺毒軟件以及防火墻來對檔案資源進(jìn)行安全管理。另一方面，部分事業(yè)單位數(shù)字檔案的備份工作沒有做好，一旦遭受木馬、黑客的攻擊，將會(huì)導(dǎo)致檔案資源的全部破壞、損毀以及非法加密。

2.3 檔案信息化建設(shè)人才匱乏

第一，檔案管理人員雖然具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)素養(yǎng)以及檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但對信息化建設(shè)缺乏具體的了解，不知道如何推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新。部分事業(yè)單位的培訓(xùn)機(jī)制欠缺科學(xué)性，培訓(xùn)工作難以取得應(yīng)有的成效，不利于單位檔案信息化建設(shè)的升級。第二，部分事業(yè)單位培訓(xùn)工作缺乏可行性以及目標(biāo)性，忽視從信息化建設(shè)的角度來檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，無法全方位提升檔案管理人員的實(shí)踐應(yīng)用能力。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效對策

3.1 深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，綜合利用多項(xiàng)數(shù)字化信息技術(shù)

第一，事業(yè)單位要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，向檔案系統(tǒng)服務(wù)商提出相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)要求，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)對不同類型檔案的分類化管理以及層次化管理，便于后期的檔案編纂、檔案專題編研、檔案專題建設(shè)以及檔案年紀(jì)編寫工作，進(jìn)一步挖掘檔案資源的價(jià)值。第二，事業(yè)單位要深入推進(jìn)檔案共享工作，加快與上級單位之間在公文收錄、文書資料、政策文件、法律法規(guī)等領(lǐng)域的資源共享，減少檔案傳遞成本，提升檔案利用效率和質(zhì)量。除此之外，事業(yè)單位要結(jié)合本單位的職能以及業(yè)務(wù)性質(zhì)，繼續(xù)深化與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間的檔案資源共享工作，實(shí)現(xiàn)互利共贏。

3.2 抓好檔案安全建設(shè)，保證檔案價(jià)值

檔案資源具有極高的價(jià)值，需要事業(yè)單位加以保護(hù)。為此，事業(yè)單位必須要充分利用數(shù)字安全保密技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行安全管理，確保檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。第一，事業(yè)單位要充分發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字訪問權(quán)限技術(shù)、數(shù)字安全認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，進(jìn)一步搭建全方位的檔案資源安全管理體系，確保檔案資源的價(jià)值。第二，事業(yè)單位要做好后期的檔案資源備份工作，關(guān)聯(lián)本單位檔案管理系統(tǒng)與云儲(chǔ)存終端，加快與云儲(chǔ)存服務(wù)商的合作，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)上傳、實(shí)時(shí)備份的基本目標(biāo)，避免檔案資源被破壞。除此之外，事業(yè)單位要建立檔案應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)應(yīng)對潛在的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案管理工作的正常開展。

3.3 抓好檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)工作

第一，事業(yè)單位要完善培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)培訓(xùn)內(nèi)容的科學(xué)性、可行性以及針對性，切實(shí)提升檔案管理人員在信息化建設(shè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化檔案管理人知識結(jié)構(gòu)。一方面，事業(yè)單位要做好事前調(diào)研工作，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際狀況制定相應(yīng)的培訓(xùn)課程。另一方面，事業(yè)單位的各項(xiàng)培訓(xùn)要圍繞“檔案信息化建設(shè)”這一主題，切實(shí)發(fā)揮培訓(xùn)工作的優(yōu)勢，建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍。第二，事業(yè)單位要進(jìn)一步創(chuàng)新培訓(xùn)模式，充分應(yīng)用案例教學(xué)、實(shí)踐模擬、操作應(yīng)用、理論講解等工具，增強(qiáng)檔案管理人員對于各種數(shù)字化信息技術(shù)的熟悉程度以及掌握程度，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了科學(xué)技術(shù)與檔案應(yīng)用的有機(jī)統(tǒng)一，體現(xiàn)了檔案資源服務(wù)性、社會(huì)性、綜合性、專業(yè)性以及應(yīng)用性的特點(diǎn)。鑒于當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)滯后的問題，本文重點(diǎn)就事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的路徑予以探究。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，不同的數(shù)字化信息技術(shù)具有不同的優(yōu)勢和特點(diǎn)，其可以與檔案管理的不同流程以及不同環(huán)節(jié)相融合。因此，檔案管理人員仍然應(yīng)當(dāng)充分借鑒國內(nèi)其他單位以及域外在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的模式，著手檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新，提升檔案資源的開發(fā)與利用水平。相信在檔案管理人員的切實(shí)努力下，事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值逐漸顯現(xiàn)，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作也會(huì)邁向嶄新的臺(tái)階。

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