加快科技檔案管理信息化建設

李晨榮

【摘要】隨著科學技術的不斷發(fā)展，對檔案管理信息化建設提出了更高的要求，以往較為傳統(tǒng)的檔案管理難以再適應新時代的發(fā)展和要求。除了要對相關的管理體系進行健全和完善之外，還要對相關的人才進行重點培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展源源不斷輸送人才，注入新鮮的血液。本文對當前科技檔案管理信息化建設過程中的問題進行了探究，并且提出了建設性的意見，希望有助于提升整體建設質(zhì)量。

【關鍵詞】科技;檔案管理;措施;探究

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，企業(yè)之間的競爭力度也在不斷加大，為了更好地在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，這就要求企業(yè)要不斷對自身的發(fā)展模式進行更新升級。在新的時代背景之下，企業(yè)的檔案管理信息化建設更加突出，一定要做好相關的管理工作，對相關的信息進行綜合的分析整理，最終以數(shù)字化的方式存儲于計算機中，為以后的建設發(fā)展奠定好基礎。所以，企業(yè)要在思想上加強檔案管理信息化建設，要為此創(chuàng)造出更加有保障的條件，而且也要重點保存好核心價值檔案，尤其是對化工企業(yè)來說更是如此，能夠為以后企業(yè)的發(fā)展打好基礎。

一、信息化建設過程中暴露的問題

（一）不具備充足的專業(yè)管理工作者。很多基層科技檔案管理工作是行政或者相關的辦公人員進行兼職，有很多單位將檔案管理以文件入庫方式處置，有很多科技檔案管理工作者的素質(zhì)和水平都不達標，缺乏現(xiàn)代化的技術和知識，尤其是缺少了復合型的人才，這些問題的存在都進一步導致檔案管理停滯不前。除此之外，還有一些檔案管理人員道德和專業(yè)素養(yǎng)缺失，不具備很強的專業(yè)性，而且認為檔案管理工作十分簡單，在實際的工作中態(tài)度不夠端正。

（二）不具備堅實可靠的硬件和軟件。有很多科技管理部門在進行科技檔案管理的過程中，不能夠及時更新設備，依然使用以往較為老套和傳統(tǒng)的設備，而且他們的管理思維也較為局限，設備整體不具有全面性和系統(tǒng)性?？萍紮n案信息系統(tǒng)質(zhì)量也參差不齊，而且整體不夠科學合理，不能夠真正實現(xiàn)完全性的開放。

（三）更新的速度不快，且整體的使用效率較為低下。當前階段，很多科技檔案管理的主要工作內(nèi)容是在收檔、分析、綜合、存管，而且頻率是每年一次。與此同時，信息化的過程中也沒有新型技術的加入，相關的工作者很難及時進行信息更新。檔案的利用價值不高，而且也很難發(fā)揮到實處。更有甚者，檔案如果錄入到了信息化的系統(tǒng)之中，就會存在不被過問和應用的情況。

二、如何高效進行科技檔案管理信息化建設

（一）合理進行構架，保證人員知識結構的科學。落實好檔案信息的管理并不是一蹴而就的，需要長久的堅持，而且任務繁重。開展好該項工作的基礎前提就是要構建更加科學的組織機構。應用科技來對各個部門和管理層人員進行管制。與此同時，也要與其他項目管理部門進行有效的協(xié)調(diào)配合。專項進行科技檔案信息的管控，配備專業(yè)化的人才。具體的檔案管理工作者自身要具有很強的政治思想水平，而且也要敬業(yè)，具有很強的工匠精神，在當前的發(fā)展過程中，首要的前提和任務是對相關人員進行更加專業(yè)化的培訓。另外，要對工作人員的言行舉止等進行規(guī)范約束，招聘的過程中也要選擇那些專業(yè)化程度高的人才。構建出一支科學化、信息化、專業(yè)化、水平高的管理檔案團體。

（二）保證硬件設施的健全，加速軟件開發(fā)。要大力投入資金，保證資源得到有效的配置和優(yōu)化。確保檔案室設備設施的健全和完善。而且也要配對相關的應用軟件，保持和外界的有效溝通聯(lián)系，內(nèi)部對于電子文件的形成、記錄、歸檔等要進行適合自己的開發(fā)。當前并沒有一款非常標準和規(guī)范化的檔案信息化建設的軟件指標，要積極和上一個級別的主管部門或者是相關的檔案管理部門來有效溝通協(xié)調(diào)，擬定出更加適合內(nèi)部管理的相關指標，保證計算機管理檔案信息和整體網(wǎng)絡運轉的正常以及安全。

（三）強化領導感知，構建更加有效的考察體系。借助多種方式，進一步加強領導對檔案管理信息化的重視，要讓他們清晰感知到進一步完善檔案管理體系是大勢所趨，對領導進行有效的培訓，不斷開拓他們的眼界和知識面，保證信息完善落實。構建科學的績效評測體系，對相關的檔案管理人員進行獎勵，激發(fā)員工工作的積極性和主動性。

（四）進一步強化檔案信息管理的思想意識，保證檔案管理的保密性。檔案是一種保密性十分強的文檔，因此，非常有必要嚴格要求檔案管理的保密性，并提升檔案保密性。采取科學的措施和方式，可以更好地提升檔案保密工作的質(zhì)量，在實際的檔案管理過程中，構建文件保密一體化的信息系統(tǒng)，可以更好地提升檔案信息管理的安全性。在整個過程中，也要構建與之配對的安全保密防護系統(tǒng)，可以采用加密、身份驗證、權限約束等技術，保證電子文件整個處理過程處于嚴密的監(jiān)控之下，進而更好地提升檔案信息的可靠性，為提升企業(yè)核心競爭力添磚加瓦。

（五）做好人才方面的培養(yǎng)教學。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，電子檔案迎來了新的發(fā)展空間，與此同時，這對當前的檔案管理工作提出了更高的要求，對于相關的檔案管理工作者來說，不僅要掌握較為具體的檔案管理方式，還需要具備科學的計算機網(wǎng)絡方面的安全知識。企業(yè)也要做好檔案管理人員的整體素質(zhì)和能力的培養(yǎng)，要為科技檔案管理信息化的建設提供更加高水平的人才支持。第一點，企業(yè)要積極引入素質(zhì)更高、能力更強的檔案管理工作者。第二點，要按時開展對相關檔案管理人員的培訓教學工作，保證他們可以獲取更加多樣化和現(xiàn)代化的知識，要掌握先進設備的一些基礎操作。而且也要積極鼓勵檔案管理工作者之間進行有效的信息溝通交流，將自己的經(jīng)驗心得大膽分享給大家。第三點，檔案管理工作要堅持與時俱進的原則，要多學習，不斷提升自我綜合素質(zhì)和業(yè)務水平，而且也要坦然應對實際工作中的問題，利用現(xiàn)代化的技術手段，更好地提升檔案信息化管理的質(zhì)量。

三、總結

綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，在新的科技時代背景之下，社會的很多行業(yè)都慢慢實現(xiàn)了無紙化的辦公，這也對目前的科技檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)在實際的發(fā)展過程中，要在思想上高度重視該項問題，并且要給予非常雄厚的資金進行支持，保證可以將信息化管理的特點發(fā)揮到實處，更好地處理和解決當前檔案管理中的缺陷。與此同時，企業(yè)還要做好基礎的人才培養(yǎng)建設，要不斷提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，為科技檔案信息管理工作的正常進行提供人才支持。人才是企業(yè)在激烈的市場競爭中的核心，而檔案也是企業(yè)以后發(fā)展的重要參考，兩者對于企業(yè)的發(fā)展而言都有著至關重要的影響。

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