綜合檔案室的職能作用分析

吳軍紅

摘 要：對(duì)于中心血站的檔案管理而言，綜合檔案室是重要的檔案業(yè)務(wù)科室。在檔案的歸集整理保管過(guò)程當(dāng)中具有重要意義?；诰C合檔案室的重要性及其特殊地位，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)綜合檔案室的職能作用進(jìn)行界定和分析，既要明確綜合檔案室的管理職責(zé)，同時(shí)又要掌握綜合檔案室的管理特點(diǎn)，制定有效的管理策略，保證綜合檔案室在檔案管理過(guò)程當(dāng)中能夠取得實(shí)效，解決檔案管理中的突出問(wèn)題，提高綜合檔案室的管理效果，為中心血站的日常工作提供有力的支持。

關(guān)鍵詞：綜合檔案室;職能作用;管理內(nèi)容

1 前言

從目前中心血站的綜合檔案室的設(shè)置來(lái)看，主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理，既實(shí)現(xiàn)檔案資料的歸集，分類和整理，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的有效保護(hù)。使檔案資料能夠按照規(guī)定進(jìn)行保管和存放，同時(shí)還能提高檔案的利用率，使檔案資料在調(diào)用過(guò)程當(dāng)中能更加規(guī)范，避免檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。因此，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)綜合檔案室的職能有正確認(rèn)識(shí)，既要明確期管理職責(zé)，同時(shí)也要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行有效的界定，保證綜合檔案管理室在檔案管理中能夠取得實(shí)效。

2 綜合檔案室的職能劃分

2.1 綜合檔案歸檔

綜合檔案室在日常工作中，綜合檔案的歸檔是其重要的管理職責(zé)。綜合檔案包含了中心血站的所有檔案資料，既包括行政檔案，無(wú)償獻(xiàn)血者檔案也包括人員檔案，基建檔案，財(cái)務(wù)檔案等相關(guān)檔案資料。這些檔案都具有較強(qiáng)的保存價(jià)值，按照中心血站的規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸集和保管。對(duì)于綜合檔案室的日常管理而言，檔案的歸檔是其主要的工作內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)當(dāng)按照檔案的分類做好檔案的收集工作，確保中心血站的各類檔案能夠歸集到綜合檔案室中。

2.2 綜合檔案保管

檔案資料在收集整理之后，需要按照不同的類別進(jìn)行分類保管，例如人事檔案和財(cái)務(wù)檔案不能夠放在一起，需要按照檔案自身的類別放到專屬的檔案區(qū)域中進(jìn)行管理。同時(shí)，不同的檔案資料所采取的管理方式也是不一樣的。例如財(cái)務(wù)檔案對(duì)財(cái)務(wù)憑證的保管實(shí)效性有嚴(yán)格的要求，需要采取專門(mén)的場(chǎng)地和設(shè)施予以保管，并且要保證檔案資料等完整性和安全性。所以，對(duì)于檔案資料的保管是綜合檔案室的重要職能，也是綜合檔案室發(fā)揮其管理職能的重要方式。

2.3 綜合檔案調(diào)用

綜合檔案室除了要做好檔案資料的收集和保管之外，確保檔案資料的日常調(diào)用也是重要的工作職能。檔案資料除了要進(jìn)行合理的保管之外，還能夠?yàn)橹行难镜娜粘９ぷ魈峁┯行У男畔⒅С?。為了?shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，綜合答案室應(yīng)當(dāng)制定具體的檔案調(diào)用規(guī)則，做好檔案的調(diào)用登記，避免檔案在調(diào)用過(guò)程當(dāng)中發(fā)生損壞或丟失，最大程度的保證檔案資料的完整性。所以，做好檔案的調(diào)用是綜合檔案室日常管理的重要職能，也是重要的工作內(nèi)容。

3 綜合檔案室的工作內(nèi)容

3.1 檔案資料的日常管理

對(duì)于綜合檔案室而言，檔案資料的日常管理是其主要的工作內(nèi)容，在具體管理中，不但要將檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔，同時(shí)還要按照綜合檔案室的相關(guān)管理規(guī)定開(kāi)展日常管理工作，在管理中要保證綜合檔案室的溫度濕度滿足檔案的保管要求，同時(shí)還要對(duì)檔案資料進(jìn)行日常巡查，檢查檔案資料的完整性。在此基礎(chǔ)上，還要建立檔案資料的來(lái)源清查和登記，對(duì)于不同渠道的檔案資料進(jìn)行分別登記，提高檔案資料的準(zhǔn)確性，做到檔案資料能夠追根溯源。

3.2 檔案室的日常維護(hù)

中心血站的綜合檔案室配備了先進(jìn)的硬件設(shè)備和必要的檔案保管設(shè)施，在日常工作中，需要對(duì)檔案管理設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行必要的維護(hù)。既保證設(shè)備設(shè)施能夠正常工作，同時(shí)也要消除檔案室存在的安全隱患，特別要預(yù)防火災(zāi)和房屋漏水給綜合檔案室?guī)?lái)的不利影響。通過(guò)有效的日常維護(hù)能夠提高綜合檔案室的安全管理水平，確保綜合檔案適中的檔案資料不因?yàn)橐馔馐鹿拾l(fā)生損壞和滅失，提高綜合檔案室的管理效果，滿足檔案資料的管理需要。

3.3 檔案資料的整理和分類

中心血站的綜合檔案室中檔案資料的類別較多，來(lái)自中心血站的各個(gè)業(yè)務(wù)科室。為了保證檔案資料在管理中能夠準(zhǔn)確有效，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和分類，在整理和分類過(guò)程當(dāng)中，要按照檔案資料的源頭進(jìn)行分類，同時(shí)還要按照檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行分類，確保檔案資料分類準(zhǔn)確，減少檔案資料的混淆，便于檔案資料在后期調(diào)用過(guò)程當(dāng)中能夠降低查找時(shí)間，提高檔案調(diào)用的效率。所以，做好檔案資料的整理和分類是中心血站綜合檔案室內(nèi)的重要工作內(nèi)容。

4 綜合檔案室的工作側(cè)重點(diǎn)

4.1 完善檔案管理制度

基于綜合檔案室的重要性及特殊地位，綜合檔案室在日常工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，保證檔案管理工作能夠得到有序的開(kāi)展，并形成有制度可依的局面，提高綜合檔案室檔案管理的針對(duì)性，使綜合檔案室的日常管理工作能夠圍繞著檔案管理制度來(lái)開(kāi)展，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂。所以，完善檔案管理制度是綜合檔案室工作的側(cè)重點(diǎn)之一，也是解決綜合檔案室檔案管理中存在問(wèn)題的重要手段。

4.2 強(qiáng)化檔案管理手段

綜合檔案室在檔案管理中，不但要采取傳統(tǒng)的檔案管理手段，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料等有效管理。在檔案資料的登記分類，存放等環(huán)節(jié)都可以采用現(xiàn)代化手段予以解決。與此同時(shí)，還要保證檔案管理手段的有效性，使檔案管理能夠在實(shí)際開(kāi)展中降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案管理效率，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并在檔案資料等調(diào)用中能夠快速的找到對(duì)應(yīng)的檔案資料。

4.3 做好檔案資料的登記和調(diào)用

檔案資料除了要進(jìn)行有效的保管之外，檔案資料的調(diào)用也是發(fā)揮檔案資料作用的重要方式。為了保證檔案資料的調(diào)用能夠取得積極效果，在檔案資料的調(diào)用過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)做好調(diào)用登記，并對(duì)檔案資料的存放位置進(jìn)行記錄，保證檔案資料在使用完畢之后能夠按照原位置予以存放，減少檔案資料存放混亂現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案資料的調(diào)用能夠更加快速有效，通過(guò)對(duì)檔案資料調(diào)用的登記能夠確保檔案資料在調(diào)用過(guò)程中不發(fā)生損壞和丟失。一旦檔案資料沒(méi)有按照規(guī)定期限返還，則立刻根據(jù)登記的信息進(jìn)行查找，形成對(duì)檔案資料的有效跟蹤。

5 結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，綜合檔案室在日常工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的職責(zé)和工作內(nèi)容有全面正確的認(rèn)識(shí)，既要保證檔案管理工作的有效開(kāi)展，同時(shí)還要保證檔案資料的安全性和完整性，使中心血站等檔案管理工作能夠滿足實(shí)際要求更上一層樓，解決學(xué)習(xí)管理中心綜合檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，提高檔案管理的實(shí)效性，為中心血站的日常工作提供更多的支持。

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