論我國檔案檢索工作中存在的問題與改進對策

林波

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟科技的高速發(fā)展，檔案管理工作體系逐漸規(guī)范完善，檔案檢索正是檔案信息數(shù)字化和資源化的體現(xiàn)。本文立足于我國檔案檢索工作的基本情況，通過分析影響檔案利用過程中存在的問題，提出相應的改進策略，為我國檔案檢索工作制度的建立提供一定參考資料。

關鍵詞：檔案檢索;信息利用;存在問題;改進對策

1 引言

眾所周知，檔案檢索作為一種操作簡便的工具，可以對檔案信息進行系統(tǒng)的管理，方便利用者對檔案信息進行存儲和查找。檔案檢索工具的質(zhì)量高低與檔案服務的效果息息相關。通過分析檔案檢索工作中檔案存儲和檔案查找存在的問題，提出改進對策，進而有效加快檔案管理工作的發(fā)展。

2 檔案檢索存在的問題

2.1 存儲階段

在檔案檢索工作中，檔案工作人員按照著錄標準對檔案進行管理，但是經(jīng)常出現(xiàn)標引錯誤、漏掉標記等情況，不能完全發(fā)揮和利用檔案的價值，限制了利用者對檔案的利用。例如，當檔案利用者在對檔案進行查找時，通常從查找檔案的關鍵詞出發(fā)，如果沒有被標引所搜關鍵詞的檔案將難以被查出，進而無法被利用。由此可見，檔案的全面著錄標引是檔案被利用的關鍵。

目前，各部門在檔案管理工作中各司其職，工作之間缺乏聯(lián)系，導致檔案信息重復分散、存儲方式各異，這種方式使檔案信息冗雜繁多，缺少整理融合，進而降低了檔案的利用效率。

2.2 查找階段

當利用者在查找檔案過程中，首先應該確定檢索的關鍵內(nèi)容，在將關鍵內(nèi)容與檔案檢索中概念進行匹配時，多數(shù)情況下都會存在一定的差別;同樣，檔案管理工作人員在將檔案內(nèi)容總結(jié)為檢索關鍵內(nèi)容時，也會產(chǎn)生一定的誤差。因此，當檔案檢索關鍵詞與檔案內(nèi)容無法與利用者的需求吻合時，檔案的利用價值和利用效率就會大打折扣。檔案工作人員在檢索關鍵詞匯的設置上需要具備專業(yè)性和規(guī)范性，這個層面體現(xiàn)了信息檢索的專業(yè)特點，使其面對的社會群體在利用信息時受限，同時與使用較口語化檢索詞匯的人群相比，會對專業(yè)檢索詞匯的普及產(chǎn)生一定阻礙作用，使檔案檢索的利用率低下。

從當前我國檔案檢索工作來看，檔案管理工作的體系尚不完善，檔案檢索的更新和反饋機制沒有與時俱進。檔案檢索的著錄和標引、檢索工具和系統(tǒng)都尚待更新，同時檔案利用者對檔案利用的反饋信息較少，這些都是當前檔案檢索存在的最直觀的問題，都是阻礙檔案檢索和管理工作成效的絆腳石。

3 檔案檢索改進對策

3.1 規(guī)范著錄與標引檔案

很多情況下，檔案檢索工作中的著錄和標引是在檔案文件歸檔后完成的，并不是在歸檔前完成的，這樣可能會造成部分內(nèi)容缺失，著錄和標引不能更全面、更完整的顯示檔案內(nèi)容。在規(guī)范和標準的要求下，歸檔前檔案的編輯者形成一個初步的著錄和標引，讓檔案工作人員進行全面著錄和標引檔案內(nèi)容，使檔案的價值發(fā)揮最大化。同時檔案工作者在著錄過程中應采取更全面、更具體的多級式著錄與多樣式標引，使檢索語言更加通俗易懂，提升檔案的價值和利用效率。

3.2 優(yōu)化檔案檢索語言

簡單明了、通俗易懂的檔案檢索語言可以擴大檔案檢索的受眾群體，增加檔案的利用度。檔案工作人員應該對檔案專業(yè)名詞進行解釋優(yōu)化，提高檔案檢索的效率。在檔案檢索過程中，檔案利用者可以通過檢索標引對檔案進行檢索利用，通過統(tǒng)計標引檢索的語言習慣與專業(yè)檢索語言習慣之間的差別，來優(yōu)化和改進檔案檢索語言，同時檔案工作人員針對不同的檔案利用者的需求，開發(fā)和建立更多層次、多種類的檢索途徑和檢索工具，使社會公眾人群檢索更加方便快捷。

3.3 加強檔案信息的聯(lián)系

在檔案管理工作中，各部門的一部分檔案信息并不是單獨的、沒有聯(lián)系的，可以采取多部門共同協(xié)作的方式，對相同檔案進行相同的著錄與標引，使查找檔案更方便，避免檔案的重復。同時對相同檔案的統(tǒng)一、聯(lián)合著錄標引，可以加強部門之間的聯(lián)系，提高各部門的工作效率，對提升檔案的價值和利用效率有積極作用。

3.4 完善檔案檢索機制

隨著社會檔案意識的增強，加上網(wǎng)絡技術(shù)在檔案檢索中的不斷應用，檔案檢索工作應該建立更新和反饋機制，滿足社會公眾、群體的檔案信息需求。在檔案檢索工作中，需要檔案工作人員不斷更新完善檢索語言、著錄標引、工具和系統(tǒng)，在檢索語言方面，隨著社會潮流發(fā)展，將出現(xiàn)的新詞匯添加到檢索語言中，淘汰或優(yōu)化不適用的詞匯，并對詞匯的主次關系進行結(jié)構(gòu)調(diào)整。在著錄標引方面，增加檔案著錄的多層級、標引的多樣化，及時更新和優(yōu)化不準確的內(nèi)容。在檢索工具和檢索系統(tǒng)方面，從科技技術(shù)應用層面，設計最先進、最簡潔、最方便的檔案檢索方式，以滿足不同社會公眾、群體對檔案檢索信息的不同需求。與此同時，要建立檔案檢索利用信息反饋機制，檔案利用者對檔案檢索過程中出現(xiàn)的問題、檢索語言的規(guī)范化、信息利用效果等反饋的意見或建議，激發(fā)社會公眾人員對檔案管理工作的參與度。

4 結(jié)束語

隨著我國各項改革的發(fā)展，檔案信息化不斷推進，檔案工作者正在為數(shù)字檔案信息資源的建設努力。在我國檔案檢索工作中，加強對檔案檢索問題的分析，面對問題找尋解決問題的有效策略，這樣才能使我國檔案檢索工作不斷向前發(fā)展。

參考文獻

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