加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的有效策略探究

郭競(jìng)新

摘 要：新時(shí)期，電子檔案成為檔案的主要形式，并表現(xiàn)出更多的管理優(yōu)勢(shì)。但醫(yī)院進(jìn)行電子檔案建設(shè)和管理過(guò)程中還存在很多不足之處，本次就對(duì)此進(jìn)行分析，提出有效的管理策略，強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案管理;優(yōu)勢(shì);狀況;策略

1 引言

由于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，人民物質(zhì)生活條件不斷提高，對(duì)于自身的健康問(wèn)題也日漸重視，而世界一體化的趨勢(shì)也使得各種各樣的疾病更快速的傳播、變異，導(dǎo)致醫(yī)院的業(yè)務(wù)量大幅增加，出現(xiàn)海量的檔案信息，給醫(yī)院檔案管理提高了難度。而隨著信息時(shí)代的深入發(fā)展，推進(jìn)了社會(huì)資源大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，使得很多行業(yè)都出現(xiàn)了重大的變革。我國(guó)國(guó)家檔案局早在2003年9月1日就公布實(shí)施的《電子公文歸檔暫行辦法》，提出了電子檔案的概念和相應(yīng)的管理方法。到了2017年底，又發(fā)布《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，進(jìn)一步規(guī)范和界定了電子檔案的概念和相應(yīng)的接收、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計(jì)的系統(tǒng)管理。而醫(yī)院信息技術(shù)的運(yùn)用推進(jìn)了醫(yī)院檔案電子化進(jìn)程，帶來(lái)了很多便利，提高工作效率，但也給檔案的管理增加了難度，帶來(lái)真實(shí)性、完整性、可用性和安全性上的新問(wèn)題，本文對(duì)此進(jìn)行初步探究。

2 醫(yī)院電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

電子檔案簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)是借助電腦進(jìn)行處理的數(shù)字檔案，屬于一種虛擬檔案，將實(shí)體檔案的真實(shí)信息通過(guò)數(shù)碼形式輸入到電腦中，表現(xiàn)出文字、圖像、數(shù)字、圖表、符號(hào)等信息。電子檔案采取的介質(zhì)包括磁盤、磁帶、光盤等，在形式上有電子報(bào)表、圖像文件、電子郵件等類型。相對(duì)來(lái)說(shuō)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為：降低工作量，簡(jiǎn)化了檢索和查詢的流程，提高工作效率和速度;節(jié)約保管場(chǎng)地，為檔案的查漏補(bǔ)缺提供保障，借助電子信息管理的方式，按照“件”對(duì)檔案進(jìn)行整理，可以詳細(xì)進(jìn)行分類保存，方便調(diào)整順序，這樣就節(jié)省了時(shí)間和精力;提高工作質(zhì)量，保證了檔案的利用價(jià)值，將更多的工作人員釋放出來(lái)，可以將精力放到檔案編研和開發(fā)利用統(tǒng)計(jì)方面，提高檔案工作質(zhì)量。

3 分析醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理狀況

1）電子檔案收集整理保管難度大、問(wèn)題多。電子檔案的管理要求所歸檔保管的數(shù)據(jù)的要真實(shí)、完整、可用和安全，但醫(yī)院是個(gè)多部門單位，單位之間的聯(lián)系非常緊密，功能互相交叉，所以電子文檔產(chǎn)生后要經(jīng)過(guò)多各部門的聯(lián)合處理，最終在辦結(jié)部門移交檔案管理部門。在數(shù)據(jù)的處理過(guò)程中各個(gè)部門單位會(huì)因工作需要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行修改甚至刪減，會(huì)產(chǎn)生電子文件的制作部門不清晰，表達(dá)的內(nèi)容和原稿出入較大，電子文件及背景信息不完整等諸多問(wèn)題。

2）數(shù)據(jù)安全性較低。電子檔案一般是保存在電腦、光盤、磁盤等介質(zhì)中，在電子文檔使用過(guò)程中受到黑客攻擊、突然停電或破壞性事故時(shí)，檔案的信息容易出現(xiàn)丟失、泄露和損毀等問(wèn)題，因此存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。還有，隨著科技的進(jìn)步，存儲(chǔ)介質(zhì)品質(zhì)的提升，老舊的存儲(chǔ)介質(zhì)逐漸退出平時(shí)工作環(huán)境，未及時(shí)備份更新的電子數(shù)據(jù)也存在因無(wú)法讀取而滅失的風(fēng)險(xiǎn)。而科技進(jìn)步誕生了眾多的文件格式，有的互不兼容，如果所產(chǎn)生的文檔的格式被環(huán)境淘汰，又沒(méi)有其他可以讀取的方式，那歸檔的電子數(shù)據(jù)也存在因無(wú)法讀取而滅失的風(fēng)險(xiǎn)。

3）管理水平較低。電子檔案的發(fā)展剛剛起步，載體與紙質(zhì)檔案大不相同，所以不適用過(guò)去的管理體系，而新的管理體系尚不完善。因此電子檔案的管理水平較低，管理不夠規(guī)范，很多電子檔案都不完整。醫(yī)院不同部門和科室的檔案由各自自行管理，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，標(biāo)準(zhǔn)化不高，嚴(yán)重影響檔案的使用;計(jì)算機(jī)使用缺乏安全防護(hù)技術(shù)，工作人員對(duì)于電子信息保護(hù)的認(rèn)知程度不高，沒(méi)有進(jìn)行有效的安全防范，再加上存儲(chǔ)方式不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案可用性，安全性降低。

4）管理意識(shí)薄弱。部分醫(yī)院沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，也不認(rèn)可或不習(xí)慣進(jìn)行檔案現(xiàn)代化建設(shè)，依然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，所以可能存在問(wèn)題，比如電子檔案保存不完整、歸檔不及時(shí)、內(nèi)容不真實(shí)等問(wèn)題。還有就是醫(yī)院沒(méi)有同步推出針對(duì)電子檔案的管理制度，導(dǎo)致很多先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的管理方法不能有效應(yīng)用，使得醫(yī)院的電子檔案管理工作難以滿足醫(yī)院的工作需求。

5）管理人員水平不高。電子檔案的存在對(duì)于技術(shù)要求較高，需要工作人員既有豐富的檔案管理知識(shí)和技能，還要有較高的計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力等，能夠熟練應(yīng)用電子軟件。但目前來(lái)說(shuō)相關(guān)人員一般有較高的檔案管理能力，但缺少信息技術(shù)應(yīng)用能力，不利于電子檔案的管理。

4 加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的有效策略

1）完善電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。醫(yī)院電子檔案管理，一般存在涉及范圍廣、涉及種類豐富、信息更新速度快等特點(diǎn)，因此醫(yī)院需要建立完善的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理效率;要在常規(guī)檔案管理的工作基礎(chǔ)上，結(jié)合電子檔案的特殊性和電子信息管理措施，制定符合醫(yī)院工作要求的電子檔案管理制度，規(guī)范管理行為的發(fā)生，規(guī)范電子檔案的收集、歸檔、保存和利用標(biāo)準(zhǔn);要構(gòu)建由醫(yī)院、檔案室、各個(gè)職能科室共同組成的管理機(jī)構(gòu)，明確各個(gè)部門的崗位工作人員和相應(yīng)的責(zé)任;要從電子檔案的可用性和安全性出發(fā)，建立分級(jí)別的借閱利用制度，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督。

2）完善電子檔案管理制度。醫(yī)院電子檔案的管理不同于其他實(shí)物檔案的管理，需要建立完善適合本醫(yī)院的電子檔案的保管、歸檔、借閱利用和銷毀等管理制度，從電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性著手，保證檔案實(shí)際價(jià)值的利用。同時(shí)應(yīng)將管理工作與醫(yī)院的績(jī)效考核機(jī)制相掛鉤，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理，以此提升電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3）提升管理人員綜合素質(zhì)。對(duì)醫(yī)院電子檔案進(jìn)行管理創(chuàng)新，需要高水平的專業(yè)技術(shù)人才的支撐。醫(yī)院要明確電子信息技術(shù)的應(yīng)用背景下對(duì)于人才培養(yǎng)的具體要求，明確培養(yǎng)電子信息人才的重要性。醫(yī)院需要結(jié)合自身運(yùn)營(yíng)情況，完善人才培訓(xùn)制度;招聘專業(yè)的管理人才，負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理;定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升對(duì)電子信息技術(shù)的了解和應(yīng)用掌握;加大資金投入力度，邀請(qǐng)專家和學(xué)者前往醫(yī)院座談交流，提高管理人員的綜合能力，使其意識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性;還可以制定優(yōu)渥的人才引進(jìn)制度，利用豐厚的薪資待遇，吸引更多的電子檔案管理人才加入到醫(yī)院檔案管理工作中。

4）強(qiáng)化檔案信息安全管理。電子檔案的建設(shè)和應(yīng)用是建立在海量的電子數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分析過(guò)程中，如果存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)損壞淘汰、讀寫程序出現(xiàn)問(wèn)題或者受到黑客攻擊等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露、損毀、無(wú)法讀取或滅失，就會(huì)對(duì)醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)不利影響，進(jìn)而危及到醫(yī)療日常工作，因此醫(yī)院還要重視電子檔案的安全管理。醫(yī)院需要定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件進(jìn)行更新，對(duì)漏洞進(jìn)行補(bǔ)丁，定期備份，并做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，運(yùn)行防火墻等安全防護(hù)程序，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行定期檢修等，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和問(wèn)題，及時(shí)解決，保證數(shù)據(jù)的可靠性和安全性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)、備份和存儲(chǔ)等方面的問(wèn)題。

5）完善軟硬件設(shè)施建設(shè)。電子檔案的管理需要建立在計(jì)算機(jī)設(shè)備基礎(chǔ)上，首先需要建立完善的軟硬件設(shè)施系統(tǒng)，提高軟件和硬件設(shè)備水平;對(duì)醫(yī)院工作現(xiàn)狀的分析，促進(jìn)信息化平臺(tái)的整合和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，保證有充足的產(chǎn)品設(shè)備和配套技術(shù);合理分析軟硬件設(shè)施建設(shè)所需的成本，在核算成本的前提下，引進(jìn)合適的基礎(chǔ)設(shè)施，在能夠滿足電子檔案管理的基礎(chǔ)上，盡可能降低成本。通過(guò)這些措施，提高電子檔案管理工作效率和質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

目前來(lái)說(shuō)，醫(yī)院電子檔案管理處于初期發(fā)展階段，因此在具體管理和應(yīng)用時(shí)還需要不斷探索改進(jìn)。醫(yī)院需要根據(jù)自身狀況，從實(shí)際出發(fā)，明確電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，提出有效的改進(jìn)措施，推進(jìn)電子檔案的有效管理，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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