檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理和安全保密工作的措施

羅天香

摘 要：隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，我國的檔案管理工作也逐漸地朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。同時，由于檔案數(shù)字化管理在質(zhì)量和安全保密方面都有著較高的要求，因此，我國政府和相關(guān)部門也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案數(shù)字化的分析和研究，制定相關(guān)的檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理和安全保密工作的措施，為檔案管理工作的質(zhì)量和安全性保駕護(hù)航[1]。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量管理;安全保密工作;措施

1 引言

新時期下，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，我國的檔案管理工作也迎來了新的春天。檔案管理人員在日常的檔案管理工作中逐漸地開始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，大大提高了檔案管理工作的便捷程度。但是，就目前我國檔案數(shù)字化的實(shí)際現(xiàn)狀來看，其在具體的工作中還面臨著很多問題。為此，我國政府和相關(guān)部門應(yīng)該明確檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全保密工作的內(nèi)容，從而以現(xiàn)階段我國檔案數(shù)字化的問題為基點(diǎn)，研究相關(guān)的優(yōu)化措施，提高我國檔案管理工作的效益。

2 檔案數(shù)字化質(zhì)量管理與安全保密工作的內(nèi)容

1）檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的內(nèi)容。檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的目標(biāo)是保證檔案使用的效率，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的環(huán)境。在實(shí)際的檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作中，工作人員需要明確數(shù)字化建設(shè)工作的方案和原則，從而不斷完善檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作的流程。另外，工作人員還需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合適的數(shù)字化檔案管理軟件，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作的效益。

2）檔案安全保密工作的內(nèi)容。檔案安全保密工作指的是管理人員要建立并完善檔案安全保密工作制度，并結(jié)合檔案安全保密工作的目標(biāo)，細(xì)化檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。另外，管理人員還需要制定檔案安全保密管理的計(jì)劃，通過加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員的安全管理意識。除此之外，管理人員還需要在檔案安全保密機(jī)制中設(shè)置身份識別系統(tǒng)，最大限度地保證檔案的安全性。

3 我國在檔案數(shù)字化方面面臨的問題

1）軟硬件系統(tǒng)的難以滿足檔案數(shù)字化的要求。現(xiàn)階段，我國在檔案數(shù)字化管理方面存在的最主要的問題就是軟硬件系統(tǒng)難以滿足檔案數(shù)字化的要求。具體表現(xiàn)為：第一，檔案的數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)的管理方法而言對硬件和軟件設(shè)施的要求更高，但是，就目前的實(shí)際情況來看，我國的檔案管理工作在硬件設(shè)施上，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還存在卡頓問題，硬盤容量也有待增加;第二，我國檔案管理工作的通信系統(tǒng)等設(shè)備也不夠先進(jìn)，無法完成檔案數(shù)字化的相關(guān)操作;第三，我國部分企業(yè)的檔案管理工作的軟件沒有注意與時俱進(jìn)，使得軟件的版本較低，影響檔案數(shù)字化的發(fā)展。

2）數(shù)字檔案的保密程度還有待加強(qiáng)。檔案數(shù)字化雖然為檔案管理工作提供了很大的便利，但是，與此同時，也增加了檔案泄露的幾率，影響檔案的安全性和保密性。首先，在檔案數(shù)字化的環(huán)境下，不法分子很容易在檔案數(shù)字化系統(tǒng)中植入病毒，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)或者是毀損的現(xiàn)象;其次，部分檔案管理工作人員自身的安全意識不高，在日常的管理工作中沒有重視管理系統(tǒng)的安全排查，在一定程度上也給了不法分子可乘之機(jī);最后，我國部分企業(yè)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)還有待完善，在實(shí)際的管理工作中缺乏對系統(tǒng)的維護(hù)，使得檔案數(shù)字化管理存在安全隱患。

3）檔案管理人員的專業(yè)水平還有待提高。檔案數(shù)字化管理對管理人員也提出了新的要求，但是就目前我國檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀來看，部分管理人員的計(jì)算機(jī)知識還有待加強(qiáng)，使得在日常的檔案數(shù)字化管理工作中，操作時間較長且容易出現(xiàn)失誤，最終影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，一些年紀(jì)較大的檔案管理人員，受到傳統(tǒng)思維的影響，很難在短時間內(nèi)接受新的事物，導(dǎo)致檔案管理工作的數(shù)字化程度不高[2]。

4 提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量的措施

1）建立并完善檔案管理制度。檔案管理制度是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用，首先應(yīng)該是建立并完善檔案管理制度，為檔案數(shù)字化管理工作提供科學(xué)的制度支持。第一，企業(yè)要嚴(yán)格按照《中華人民共和國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，完善檔案數(shù)字化管理的操作流程;第二，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督，保證檔案管理制度的落實(shí);第三，企業(yè)要加強(qiáng)制度宣傳，讓相關(guān)的檔案管理人員加深對檔案管理制度的了解，從而明確自身的責(zé)任和義務(wù)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2）加強(qiáng)對檔案質(zhì)量管理人員的培訓(xùn)。檔案數(shù)字化管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過程中也和傳統(tǒng)的管理模式有著很大的不同。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案質(zhì)量管理人員的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，保證檔案管理工作的質(zhì)量。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的選拔，合理安排檔案管理職位，提高人才的利用率;其次，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案質(zhì)量管理人員的責(zé)任心培訓(xùn)，使其在管理工作中保持負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高工作質(zhì)量;最后，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案質(zhì)量管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案質(zhì)量管理人員的綜合素養(yǎng)，最終提高企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

3）不斷完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)。企業(yè)要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理的軟件系統(tǒng)的引進(jìn)，利用新時期下的軟件系統(tǒng)完成檔案信息的收集、儲存和檢索，進(jìn)而保證檔案數(shù)字化管理工作的有效性;第二，企業(yè)的檔案管理人員在應(yīng)用軟件系統(tǒng)時需要注意檔案數(shù)據(jù)信息中的數(shù)據(jù)格式等相關(guān)細(xì)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理中的錯誤，從而完善檔案管理工作的流程;第三，企業(yè)的檔案管理人員要加強(qiáng)對軟件系統(tǒng)的維護(hù)，并注意數(shù)字化軟件系統(tǒng)的更新，保證軟件應(yīng)用的先進(jìn)性，避免出現(xiàn)軟件兼容問題，影響檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

5 提高檔案安全保密工作效益的措施

1）加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育。上文也提到了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展雖然給檔案管理工作帶來了新的契機(jī)。但是，與此同時，也增加了檔案管理工作的安全隱患。因此，企業(yè)要想提高檔案數(shù)字化管理工作的安全性和保密性，首先應(yīng)該做到加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，避免檔案管理人員在日常的檔案數(shù)字化管理工作中存在不安全的行為。企業(yè)可以通過開展安全教育講座、發(fā)放檔案安全管理的教育刊物等方式提高檔案管理人員的安全意識，提高檔案數(shù)字化管理的安全性和保密性。

2）強(qiáng)化人員管理工作的效益。人員管理工作是檔案數(shù)字化管理的前提保障，其工作效益直接代表著檔案數(shù)字化管理工作的效益。因此，企業(yè)應(yīng)該不斷強(qiáng)化人員管理工作的效益。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對人員的審核，保證企業(yè)員工的綜合素質(zhì);其次，企業(yè)要細(xì)化員工的工作職責(zé)，避免出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象;最后，企業(yè)要加強(qiáng)對員工的思想動態(tài)的監(jiān)控，加強(qiáng)和員工的思想交流。

3）加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)。企業(yè)要完善檔案數(shù)字化的安全保密制度，并加強(qiáng)監(jiān)督，保證制度的順利落實(shí)。為此，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案安全管理重要性的認(rèn)識，對于一些由于管理人員失誤而造成的檔案安全問題要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行處罰[3]。

6 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國檔案工作的數(shù)字化發(fā)展，檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理和安全保密工作也逐漸成為了企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)。為此，企業(yè)應(yīng)該加大對檔案數(shù)字化管理工作的投入，完善相關(guān)設(shè)施，加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量和安全程度，促進(jìn)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉景洋.基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：106.

[2]吳藝輝.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密研究[J].現(xiàn)代國企研究，2018（12）：113+115.

[3]王崇.談檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].才智，2017（30）：226.