中美檔案利用工作的比較

李艷利

摘 要：不同國(guó)家之間的檔案利用方式不一樣，拿中美兩國(guó)來(lái)說(shuō)，中美兩國(guó)的檔案工作在于其利用的范圍、方式、主體都存在著一定的不同，但又不是全然不同，通過比較中美兩國(guó)檔案利用的異同點(diǎn)，更好的發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案利用工作的不足，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)我國(guó)檔案利用工作的下一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中美檔案;利用工作;比較

1 中美檔案歷史起源比較

就中美兩國(guó)檔案工作的起源來(lái)看，中國(guó)的檔案工作歷史悠久，比美國(guó)的檔案工作歷史要長(zhǎng)，但就現(xiàn)代檔案工作來(lái)比較，美國(guó)比中國(guó)要提前進(jìn)入現(xiàn)代檔案工作。中國(guó)檔案工作源于古代，分為宮廷文件和政府公務(wù)文件，偏政府文明。而美國(guó)除了政府公務(wù)文件，還有各種民間組織的檔案?？傮w來(lái)說(shuō)中國(guó)的檔案工作源于封建社會(huì)，長(zhǎng)于長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的一種集中管理的工作體系，而美國(guó)則是在資本主義制度下，借鑒歐洲檔案工作形成的一種工作體系。而后來(lái)在發(fā)展過程中，由于兩國(guó)面臨的國(guó)情不一樣，中國(guó)的檔案管理數(shù)據(jù)龐大，形成了比文件管理大的多的檔案管理。而美國(guó)則形成了相對(duì)檔案而獨(dú)立的文件管理工作。中國(guó)對(duì)于檔案的界定要嚴(yán)于美國(guó)，檔案是檔案，文件是文件，檔案多偏向公務(wù)活動(dòng)，而美國(guó)就沒有那么嚴(yán)格了，檔案內(nèi)部既有公務(wù)活動(dòng)，也有私人事務(wù)，內(nèi)容范圍比較廣。

2 中美檔案利用主體比較

它利用主體是指在法律關(guān)系中，享有權(quán)力和負(fù)有義務(wù)的雙方當(dāng)事人，檔案利用主體分為權(quán)利主體和義務(wù)主體。

1）檔案利用權(quán)利主體。檔案利用權(quán)利主體是指，在檔案部門里，提供檔案利用的當(dāng)事人，或者是有權(quán)請(qǐng)求檔案部門提供檔案利用的申請(qǐng)人。在美國(guó)檔案工作中，只要年滿16周歲的美國(guó)公民，持有身份證，就可以享受利用已開放的檔案。外國(guó)人同樣享有此權(quán)利。而在中國(guó)，只要屬于中華人民共和國(guó)內(nèi)成員，不論是公民還是組織，須得持有合法證明，才可以利用已開放的檔案。外國(guó)人或外國(guó)組織，須得經(jīng)過相關(guān)部門介紹以其保存該檔案的檔案館審閱，方能利用此檔案。雖然雙方流程不一樣，但對(duì)于檔案利用者都沒有太多的限制。

2）檔案利用義務(wù)主體。美國(guó)檔案利用者，可以直接去檔案館查閱相關(guān)的檔案，政府各機(jī)構(gòu)依法設(shè)立了“信息自由法辦公室”，檔案利用者也可以去辦公室查閱相關(guān)文件。根據(jù)美國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，無(wú)論是哪一級(jí)別哪一種類的檔案館，都應(yīng)該向社會(huì)公眾開放檔案，以供群眾查閱文件。而中國(guó)檔案利用者，根據(jù)法律規(guī)定，可以選擇去中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館查閱文件，不過需得持有相關(guān)合法證明。在我國(guó)來(lái)說(shuō)，中央和地方各級(jí)檔案管理部門的主要職責(zé)除了收集接收有價(jià)值的相關(guān)檔案資料，并對(duì)所保存的檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和保管之外，還要通過各種形式來(lái)開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)提供服務(wù)。所以，中美兩國(guó)在檔案利用義務(wù)主體方面的規(guī)定有共通之處，均為國(guó)內(nèi)各級(jí)各類檔案館。

但在實(shí)際的檔案利用工作中，中美兩方義務(wù)主體的行為效果具有一定的差別。就美國(guó)而言，美國(guó)的檔案利用者的利用意識(shí)和能力均高于我國(guó)，而義務(wù)主體的開放意識(shí)，服務(wù)意識(shí)也高于我國(guó)。所以就整體的檔案工作而言，美國(guó)的檔案利用工作顯然在基礎(chǔ)條件上要比我國(guó)更完善。

3 中美檔案利用手續(xù)比較

在美國(guó)，雖然檔案利用者的整體意識(shí)高于我國(guó)，但整體而言，也是分為積極與不積極群體的。政府，高校，社團(tuán)相對(duì)來(lái)說(shuō)利用檔案比較積極，但檔案開放的周期相對(duì)來(lái)說(shuō)也比較短。而商務(wù)公司、私人收藏檔案館都有一定的服務(wù)側(cè)重對(duì)象，所以對(duì)于檔案利用者的資格限制比較嚴(yán)。在美國(guó)，只要年滿16周歲的公民，持有效身份證明就可以辦理利用證，不過要有時(shí)間限制，為期4年。憑借身份證或者利用證，就可以去檔案館查閱文件，外國(guó)利用條件等同。

在我國(guó)利用方式就比較麻煩了。想要查閱檔案的公民或者組織，必須要持有介紹信或者身份證等相關(guān)合法證明，才能利用已開放的檔案。外國(guó)人或外國(guó)組織，必須經(jīng)過相關(guān)主管部門的介紹并取得保存檔案的檔案館的同意，才能夠查閱檔案。但在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，很多檔案館由于安全或者其他原因，不愿意提供檔案查閱功能，提高檔案利用的條件，尤其是針對(duì)外國(guó)人，檔案利用手續(xù)變得非常復(fù)雜。而且就檔案收費(fèi)問題，美國(guó)但收費(fèi)只存在一個(gè)很小的成本概念，對(duì)于國(guó)內(nèi)跟外國(guó)人的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是一樣的。而在我國(guó)國(guó)內(nèi)，收費(fèi)的項(xiàng)目繁多，查閱檔案的成本較高，尤其是對(duì)外國(guó)人，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)定的更高。很大程度上阻止了檔案利用的開展，拉低了檔案利用工作效率。

4 中美檔案利用范圍比較

美國(guó)并沒有很嚴(yán)格的檔案定義，在《信息自由法》里規(guī)定，凡某機(jī)構(gòu)正在運(yùn)行中，包含有信息的材料，均可稱之為文件，除了人事檔案之外，均得向公眾開放。對(duì)于不能查詢的檔案文件，也在法律規(guī)定中明確列了出來(lái)。一般屬于以下9種方面內(nèi)容。比如機(jī)密資料，商業(yè)機(jī)密，個(gè)人隱私，金融機(jī)構(gòu)資料，石油地礦信息，牽涉?zhèn)€人行動(dòng)規(guī)律的資料，機(jī)密資料，與其他法律相抵觸的資料，政府部門間或內(nèi)部聯(lián)系的資料，公布可能妨礙執(zhí)法效力的資料。除了這9種資料外，其他資料在查閱起來(lái)是非常方便的。但是對(duì)于滿20年的公務(wù)文件，一般都得向公眾開放，假若期滿20年仍然不予開放，那就等到期限滿30年時(shí)自動(dòng)解密，開放給公眾使用。

而在我國(guó)內(nèi)，由于我國(guó)檔案管理工作具有封閉期較長(zhǎng)，開放范圍比較窄，限制條件比較多等特點(diǎn)，不利于開展檔案利用工作。所以，在對(duì)比其他國(guó)家檔案利用工作時(shí)，我國(guó)檔案部門引進(jìn)一步擴(kuò)大檔案開放的范圍，簡(jiǎn)化檔案利用的手續(xù)，積極向社會(huì)公眾提供檔案利用。

5 中美利用方式比較

美國(guó)檔案利用的工作現(xiàn)代化發(fā)展的時(shí)間比較久，所以檔案利用工作的服務(wù)方式有多種多樣。以更好的創(chuàng)造本案利用的環(huán)境為目的，美國(guó)為檔案利用工作做了不少的改進(jìn)。比我在檔案館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的查閱室;將檔案利用工作與信息化建設(shè)結(jié)合起來(lái)，利用各種高科技手段，方便用戶查閱文件;再比如在管理外舉辦檔案展覽會(huì)或者報(bào)告會(huì)，增強(qiáng)人們查閱檔案的社會(huì)意識(shí)。除了以上不變的行為之外，為了更好的幫助公民利用檔案，美國(guó)在每一個(gè)國(guó)家檔案管理都設(shè)置了研究顧問的崗位，使公民在利用檔案的過程中始終得到有效的服務(wù)。

在我國(guó)，最傳統(tǒng)的檔案利用工作是提供檔案原件供查閱，同時(shí)輔以分發(fā)檔案復(fù)制件，舉辦檔案展覽等服務(wù)方式，比較簡(jiǎn)單也比較直接，但對(duì)于很多檔案利用者來(lái)說(shuō)，因?yàn)榻煌?、時(shí)間等方面的因素，檔案利用者無(wú)法花費(fèi)太多的精力在查閱檔案方面，但檔案利用起來(lái)花費(fèi)時(shí)間、精力又太多，也是一個(gè)不小的難題。為了解決這個(gè)難題，在改革開放之后，我國(guó)加強(qiáng)了檔案編研工作，同時(shí)輔以信息化手段，逐漸形成了具有國(guó)家規(guī)模的檔案編研網(wǎng)絡(luò)，方便檔案利用者查閱。但相比美國(guó)來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案利用方式還是太死板了。因此我們要向美國(guó)學(xué)習(xí)他們的優(yōu)點(diǎn)，加強(qiáng)檔案利用工作，舉辦相關(guān)的檔案展覽和專題講座，提高檔案利用服務(wù)意識(shí)，積極探索檔案利用服務(wù)規(guī)律，為廣大人民群眾做貢獻(xiàn)。

6 中美兩國(guó)開展檔案利用現(xiàn)代化的進(jìn)程比較

美國(guó)由于經(jīng)濟(jì)優(yōu)于我國(guó)，所以在建立檔案利用現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代化水平也相應(yīng)比較高。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備已運(yùn)用的爐火純青，在大范圍的檔案利用工作中都得到了廣泛應(yīng)用。基本上所有的檔案機(jī)構(gòu)都運(yùn)用了信息化手段，對(duì)檢索工具的編制和存儲(chǔ)都已基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。因?yàn)槊绹?guó)檔案利用工作現(xiàn)代化進(jìn)程加快，所以在檔案利用工作上，也能為公眾提供更多更方便的查閱方式。早在本世紀(jì)40年代之后，為了更好的保存原件，美國(guó)就開始運(yùn)用縮微技術(shù)向檔案利用者提供服務(wù)?，F(xiàn)代化進(jìn)程可見一斑。

而在我國(guó)，因?yàn)閲?guó)情不同，發(fā)展的實(shí)際情況也不同，我國(guó)檔案利用工作現(xiàn)代化起步較晚，但實(shí)際發(fā)展起來(lái)還是較快的。近年來(lái)，各地檔案館具有了不同程度的發(fā)展，擁有計(jì)算機(jī)數(shù)量也在逐年增加，檔案利用工作效率也隨之提高。但因?yàn)槭芊N種原因的影響，我國(guó)的檔案利用的現(xiàn)代化工作還處在初級(jí)階段，仍然有很長(zhǎng)的一段路要走。

7 小結(jié)

對(duì)于美國(guó)的檔案利用工作，我國(guó)的檔案利用工作還處在發(fā)展初期階段，具有很多的不足，還需要不斷的發(fā)展。所以我國(guó)應(yīng)努力吸取美國(guó)檔案工作利用的優(yōu)點(diǎn)，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，增加檔案利用方式，做好檔案宣傳教育工作，吸引更多的檔案用戶，讓檔案從國(guó)家化真正變?yōu)樯鐣?huì)化，更好的為人民服務(wù)。

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