論述檔案管理工作的重要性

王晰

摘 要：我國綜合實(shí)力在不斷的提高，人民的工作與生活質(zhì)量也得了相應(yīng)的提升，與此同時(shí)，公民的社保工作也就顯得尤為重要，這對(duì)于社會(huì)保障局來說無疑是很大的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求與機(jī)遇。檔案服務(wù)質(zhì)量是推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)步的前提與保障，其中包含的工作內(nèi)容是繁瑣而又復(fù)雜，對(duì)工作人員也是很大的困難與磨練，管理層的決策也是至關(guān)重要的因素，檔案管理工作的發(fā)展離不開上下一心的努力與配合，在當(dāng)前的大環(huán)境下，檔案管理工作出現(xiàn)了諸多的問題值得重視，同時(shí)也體現(xiàn)出檔案管理工作在社會(huì)保障局的重要意義，本文作者就自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其進(jìn)行了詳細(xì)的論述與分析，希望能給廣大同業(yè)人士帶來幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;重要意義;提升服務(wù)質(zhì)量

眾所周知，檔案資料是記錄歷史事物的主要途徑與方式，為人們提供了精準(zhǔn)的研究依據(jù)，檔案管理工作與人們的工作與生活息息相關(guān)，信息化檔案建設(shè)也是當(dāng)前比較重要的任務(wù)之一，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的加強(qiáng)創(chuàng)新策略與力度，也只有這樣，檔案管理工作的價(jià)值才能得到更好的體現(xiàn)。對(duì)于任何單位來講，檔案管理工作都占據(jù)著非常重要的地位，另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入會(huì)使檔案管理工作更加快捷與方便，對(duì)于檔案資料的安全性也有一定的保障，作者建議，目前最主要的目標(biāo)就是創(chuàng)新檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

1 論檔案管理工作具備的重要意義

1.1 檔案管理工作方便資料的提取與篩選

檔案管理的內(nèi)容主要處理的是比較重要信息資料，在查閱之前需要設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限程序，在沒有得到許可的情況下，任何人都不可隨意查閱與提取，這樣才可以確保檔案信息的完整性與保密性。另一方面，檔案資料涉及到的內(nèi)容非常的細(xì)碎與詳細(xì)，任何企事業(yè)單位都設(shè)定有自己的檔案管理部門，在遇到必要的問題時(shí)，也只有檔案管理工作部門才可以給出詳細(xì)的答案進(jìn)行參考，這也足以說明檔案管理工作的重要性，而作為檔案工作者，更要樹立起自身的職業(yè)道德以及保密意識(shí)，對(duì)檔案資料要負(fù)起高度的責(zé)任心與使命感。

1.2 檔案資源需要設(shè)定妥善的保管模式

在任何單位，檔案部門都是一個(gè)非常重要的部門，涉及到單位職工的檔案與歷史，是一項(xiàng)非常寶貴的資源，因此，單位要高度重視檔案管理工作的模式與安全性，并安排具備高度責(zé)任心的工作人員進(jìn)行管理，當(dāng)前來看，很多單位己然采取了信息化的管理模式，不但方便查閱，并且也具備著高度的安全性，避免在查閱或提取過程中，出現(xiàn)疏漏或遺失的現(xiàn)象，后果將不堪設(shè)想。

1.3 檔案管理工作的流程需要進(jìn)一步的梳理

從事檔案管理工作的人員都知道，檔案管理自身就有一定的繁瑣性與系統(tǒng)性，其中的流程與步驟也是比較瑣碎，筆者通過工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出，如果想進(jìn)一步的提升檔案管理工作的效率，務(wù)必需要先梳理檔案管理工作的流程，建立起一套科學(xué)性完整性的管理體系，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，這樣才可以綜合性的提高工作效率，使服務(wù)質(zhì)量也得到一定的進(jìn)展。

1.4 檔案管理需要科學(xué)化與多元化

檔案管理工作是對(duì)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量的重要體現(xiàn)，畢竟檔案管理資料包含的內(nèi)容非常詳細(xì)，一些重要的優(yōu)秀成果與事物都在其中，更是為事業(yè)單位以后的發(fā)展提供著更多的參考價(jià)值，隨著近幾年來，我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)己經(jīng)多方面融入到了人們的生活與工作中，檔案管理信息化也是未來的發(fā)展方向與趨勢，縱觀當(dāng)前的社會(huì)保障局發(fā)展態(tài)勢，信息化建設(shè)己經(jīng)占據(jù)了很大的范圍，這對(duì)今后長遠(yuǎn)的發(fā)展也奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與前提條件，意義非凡。

2 有效開展檔案管理工作的舉措

當(dāng)前信息化的背景下，檔案管理工作的內(nèi)容包含的方面非常廣泛，自身具備著一定復(fù)雜性，而作為檔案管理部門以及基層工作人員來說，自身的責(zé)任心與綜合素質(zhì)也是開展工作的核心因素，提升自己的工作技能與綜合素質(zhì)，時(shí)刻也不能停下來，這樣才可以確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行與發(fā)展。筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了以下幾個(gè)創(chuàng)新策略，供大家參考：

2.1 保障檔案信息安全性

面對(duì)信息化的當(dāng)前時(shí)期背景，關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域，因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來全面防控檔案信息遺失。具體針對(duì)查閱檔案資料來講，應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過全方位的檔案加密處理，應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

2.2 全面提升人員的專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前來看，某些負(fù)責(zé)管理檔案資料的專業(yè)人員仍然欠缺應(yīng)有的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。在此情形下，上述人員通常很難切實(shí)遵照相應(yīng)流程來施行檔案管理，以至于表現(xiàn)為混亂的檔案管理狀態(tài)。為了全面加以改進(jìn)，有關(guān)部門在現(xiàn)階段就要致力于培育綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員，確保此類人員針對(duì)信息化手段能夠予以靈活適用。只有運(yùn)用日常培訓(xùn)的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優(yōu)良的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)。并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此.要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，及時(shí)做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問題會(huì)受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動(dòng)與創(chuàng)造性，因此要加大對(duì)管理者的聯(lián)合水平進(jìn)行培養(yǎng)。

2.3 優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來，為了顯著簡化現(xiàn)有的檔案管理流程，則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進(jìn)而提升了管理工作效率。

3 結(jié)束語

通過以上分析，充分說明了檔案管理工作在社會(huì)保障局的重要意義，對(duì)于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有著不可替代的價(jià)值，在工作中，我們要不斷的發(fā)現(xiàn)問題并做到及時(shí)的解決，使檔案管理工作與信息化建設(shè)兩者高度融合，同時(shí)還要不斷的探索與創(chuàng)新思路，勇于實(shí)踐，累積寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)，加大檔案管理工作的優(yōu)化速度。近幾年來，我國各方面都在不斷的進(jìn)步，檔案管理工作在這樣的大環(huán)境，更是面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與磨礪，我們不但要意識(shí)到這一工作的重要性，還要明白信息化建設(shè)的重要意義，檔案資料不但是歷史的寫照，更是單位考驗(yàn)人才與安置人才的重要憑證與依據(jù)，因此，我們要高度重視并妥善保管，才可使檔案管理工作更上一層樓，全面提升社會(huì)保障局的服務(wù)質(zhì)量。

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