加強(qiáng)檔案管理 服務(wù)學(xué)校工作

李文茜

摘 要：改革開放以來，學(xué)校檔案工作在校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各部門的配合下發(fā)展非常迅速，管理日趨規(guī)范。學(xué)校檔案，是學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理等實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄;是學(xué)校的信息處理儲(chǔ)備;是學(xué)校的寶貴財(cái)富，具有重要保存價(jià)值。做好檔案利用服務(wù)工作，歷來是整個(gè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本點(diǎn)。現(xiàn)今，檔案利用服務(wù)工作更加受到重視。檔案工作是學(xué)校整體工作必不可少的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。探索學(xué)校檔案的服務(wù)功能，挖掘并利用好學(xué)校檔案資源，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;利用服務(wù);學(xué)校檔案

1 目前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

近年來學(xué)校檔案突出地抓了檔案資料的收集工作，使學(xué)校檔案館藏不斷豐富，藏量成倍增長，為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)，奠定了良好的基礎(chǔ)。就收集內(nèi)容來看，學(xué)校檔案以上級(jí)有關(guān)部門文件和學(xué)校自身形成的文件資料，如大事記、會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、教學(xué)管理、科研成果、基本建設(shè)、賬務(wù)賬冊(cè)、設(shè)備、照片、錄音錄像資料為主，收集范圍明確，檔案種類多樣，除文書檔案外，還有會(huì)計(jì)檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、招生及畢業(yè)生就業(yè)檔案、電子檔案等等。

就使用對(duì)象來看，學(xué)校檔案的使用對(duì)象比較單一，一般為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人或特定的工作人員、學(xué)生。使用一般檔案時(shí)，直接登記，按時(shí)歸還即可。

2 認(rèn)清新的形勢(shì)，轉(zhuǎn)變管理理念

新形勢(shì)給學(xué)校檔案工作的發(fā)展帶來生機(jī)和活力。一是社會(huì)改革發(fā)展為學(xué)校檔案工作和創(chuàng)造良好的外部環(huán)境?？萍及l(fā)展為學(xué)校檔案工作提供了更多的新技新設(shè)備、新材料，如多媒體、光盤等技術(shù)短短幾年就被學(xué)校所利用。三是信息業(yè)發(fā)展為學(xué)校檔案工作發(fā)展注入了活力。隨著學(xué)校辦公自動(dòng)化的發(fā)展，學(xué)校檔案工作就像被帶上了高速列車開始快速發(fā)展，這是歷史的發(fā)展潮流。

3 強(qiáng)化檔案管理，提高人員素質(zhì)

強(qiáng)調(diào)檔案開發(fā)利用工作的核心地位，并非否定檔案管理工作的重要性。恰恰相反，如果忽視檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編目、保管等管理工作，那么檔案的利用也就無從談起，或會(huì)給檔案利用工作帶來很多麻煩，影響利用的效果、效率。比如說，檔案收集工作，看來好像無關(guān)緊要，檔案資料有就收，沒有就不收;多久多收，少就少收。但其實(shí)它是整個(gè)檔案工作基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，為此我們必須按照制度辦事，按程序處理文件，并在實(shí)踐中向?qū)W校證明這種做法的重要性。應(yīng)該說校長，乃至一把手校長能否帶頭是這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。因?yàn)橐皇谴罅康奈募窍鹊叫ｉL室，二是校長帶好頭，其他人員、部門就會(huì)跟著按制度辦事。只要文件一到學(xué)校，先履行登記手續(xù)，以后收集的工作難度就會(huì)小很多。同時(shí)我們檔案員加強(qiáng)責(zé)任心，增強(qiáng)責(zé)任感，也是做好收集工作的一個(gè)重要因素。除了檔案收集工作之外，檔案的鑒定、編目等管理工作，對(duì)檔案資源開發(fā)利用也有極其重要的作用。

全面提高自身素質(zhì)，培養(yǎng)跨世紀(jì)的檔案管理人才。檔案工作是一項(xiàng)政治性、業(yè)務(wù)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，要做好這份工作，必須提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的緊迫性，力爭盡快使自己成為一個(gè)既熟悉檔案專業(yè)，又熟悉現(xiàn)代化設(shè)備操作，一專多能的復(fù)合型優(yōu)秀檔案管理人才，將更全面更準(zhǔn)確的檔案信息提供給學(xué)校;同時(shí)還要立足本職工作，有吃苦敬業(yè)，奉獻(xiàn)檔案事業(yè)的精神。、

4 加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)利用意識(shí)

加強(qiáng)宣傳，促進(jìn)檔案的信息資源開始。開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，必須喚起大家的檔案意識(shí)。開發(fā)檔案資源，更好地為學(xué)校管理服務(wù)，作為我們檔案人員，還應(yīng)大力加強(qiáng)檔案宣傳、教育工作。表面看來，檔案的宣傳與教育工作和開發(fā)利用檔案關(guān)系不大，對(duì)檔案工作不能產(chǎn)生明顯的直接的作用。但放眼檔案工作的未來，它確有著深遠(yuǎn)的意義。這項(xiàng)工作開展得好不好不僅對(duì)檔案工作大有益處，對(duì)于檔案利用工作也是益處多多。近年來我校接受了大量上級(jí)部門的檢查、督導(dǎo)檢查驗(yàn)收工作，大家已逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從校領(lǐng)導(dǎo)到教職工的檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)，檔案工作也越來越得到大家的認(rèn)可和重視。尤其是各部門負(fù)責(zé)的檔案的收集人員，有了檔案管理的意識(shí)，平時(shí)注重檔案管理的收集工作的質(zhì)量提高收集檔案的層次。

5 積極開發(fā)利用，提高利用效率

加強(qiáng)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案宣傳、教育工作，歸根到底都是為了更好地開發(fā)檔案資源，提高學(xué)校管理水平。經(jīng)過多年的努力，我們已經(jīng)取得了一定的成績。

1）建立科學(xué)完善的檢索系統(tǒng)。檢索系統(tǒng)的建立是做好檔案工作必備的條件，是利用檔案的向?qū)?。我們相繼建立了案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案目錄、教室業(yè)務(wù)檔案目錄、歷年獲獎(jiǎng)目錄、任職任免目錄、論文發(fā)表匯編目錄。這些檢索目錄無論在平時(shí)教師評(píng)職稱、晉級(jí)，還是在學(xué)校爭創(chuàng)文明學(xué)校、上級(jí)檢查活動(dòng)中都發(fā)揮了重要作用。提高了檔案工作的利用效率，方便了廣大教職工利用檔案。

2）加強(qiáng)檔案編研、開發(fā)信息資源。我校把檔案編研工作劃分為兩個(gè)層次，一是參與編寫各種參考資料，如校史介紹、組織沿革、大事記、各種專題匯編、教師論文匯編等;二是利用檔案開展研究，編寫校史等。做好這幾項(xiàng)編寫工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、深化內(nèi)改、服務(wù)教學(xué)、強(qiáng)化管理都有著不可低估的作用?？傊?，我們將竭盡全力做好這些工作，努力把檔案編研工作推向新的境界。做好檔案利用信息的反饋和分析，是加大檔案信息資源開發(fā)的力度，提高開發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過反饋信息的收集、匯總、分析和加工，可以及時(shí)了解和掌握社會(huì)需求，調(diào)整檔案工作的方針政策和工作計(jì)劃，更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。

6 要管好用好歸檔電子文件

一是要管好用好歸檔電子文件，必須抓好歸檔電子文件，必須抓住幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)。一是抓制度，通過建章立制，明確職責(zé)，加強(qiáng)考核，為有序管好歸檔電子文件提供保障。要根據(jù)我校電子文件產(chǎn)生、應(yīng)用的實(shí)際情況，確立機(jī)制，劃定具體歸檔范圍，落實(shí)責(zé)任部門和責(zé)任人，明確歸檔電子文件的整理要求、歸檔方式、歸檔時(shí)間、移交程序、保管的要求、利用的辦法等等，使各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，進(jìn)而做到照章辦事。

二是抓收集。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用涉及到本單位的各個(gè)部門，要根據(jù)歸檔的范圍，在電子文件產(chǎn)生或辦理完畢時(shí)注明標(biāo)識(shí)，以便及時(shí)做好收藏歸檔工作。文字、表格等字處理文件，重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件;圖像、圖片文件，不要遺漏壓縮計(jì)算方法及相關(guān)軟件;對(duì)尚不具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和嚴(yán)密安全的管理措施的單位，要強(qiáng)調(diào)電子文件的物理歸檔，即將歸檔的電子文件預(yù)載到磁盤、光盤等載體上，實(shí)行脫機(jī)保存。此外，需要長久保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件一并歸檔。

三是抓整理。歸檔電子文件的整理工作是日后提供利用的基礎(chǔ)，電子文件在歸檔移交前，應(yīng)由承辦部門檢查其真實(shí)性和完整性，物理歸檔的電子文件要做檢查、殺毒處理，按照本單位規(guī)定電子檔案分類方案，重新排列文件位置，組合盤片，進(jìn)行必要的著錄，編制載體編者按好。

四是抓保管。由于電子文件記錄形式和載體的特殊性，必須加強(qiáng)歸檔電子文件的保管工作，以最大限度維護(hù)電子檔案的真實(shí)和安全。歸檔電子文件載體應(yīng)直立排放，并有一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，溫度宜控制度。我校采用防磁柜，有較好的效果。

7 提高科學(xué)管理技術(shù)手段，延長檔案壽命

確保檔案安全，最大限度地延長其壽命，是檔案人員的“天職”。因此，檔案室作為集中管理檔案和提供檔案信息的服務(wù)部門，必須采取一切有效的技術(shù)保護(hù)手段，延長檔案的壽命。一是要搞好基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)，加大技術(shù)、經(jīng)費(fèi)投入，搞好庫房的基礎(chǔ)設(shè)施。二是要根據(jù)不同載體檔案對(duì)保管條件的特殊要求，有針對(duì)性地做好日常防護(hù)工作，特別是“八防”工作，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的出入庫手續(xù)、消毒制度、衛(wèi)生清潔制度，堅(jiān)持庫內(nèi)外溫濕度的觀測(cè)和記錄。三是要定期普查 檔案的受損情況，并及時(shí)采取措施加以有效控制。如通過對(duì)破損檔案的裱糊處理、字跡褪變檔案的復(fù)制、加固處理等。四是要通過對(duì)檔案的掃描、光盤的刻錄等技術(shù)手段來改變檔案載體形式，重新記錄檔案信息，降低檔案原件的使用頻率，延長檔案的壽命。同時(shí)，定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，確保完整和安全。