淺談公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理

秦好奎 高洪偉

【摘要】公共就業(yè)和人才服務(wù)是人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，檔案的規(guī)范化管理是做好公共就業(yè)和人才服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。臨朐縣人社局和縣人力資源管理服務(wù)中心對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作非常重視，1996年實(shí)現(xiàn)了各種檔案集中統(tǒng)一管理，并晉升為省二級(jí)先進(jìn)。2009年，晉升為檔案管理省一級(jí)先進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】公共就業(yè);人才服務(wù);規(guī)范化

目前，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心存有文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、人事代理、電子、特殊載體六大類(lèi)。其中，文書(shū)檔案534卷（份）、會(huì)計(jì)檔案2614卷（冊(cè)）、科技檔案11卷、人事代理檔案78514卷、特殊載體檔案37件（張）、電子文件16件。如何做好公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理？筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)抓好以下幾點(diǎn)。

一、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格目標(biāo)考核獎(jiǎng)懲

將檔案管理工作列入工作議事日程，經(jīng)常研究檔案工作。建立組織領(lǐng)導(dǎo)體系，由一名領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人具體抓，每個(gè)科室配備1名兼職檔案員，形成齊抓共管的管理網(wǎng)絡(luò)。臨朐縣人力資源服務(wù)中心配備了3名專(zhuān)職檔案員，他們?cè)趩挝还ぷ鲿r(shí)間比較長(zhǎng)，都具有較高的政治素質(zhì)，熟悉單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有一定的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn);建立檔案管理人員崗位目標(biāo)考核辦法，做到檔案工作有布置、有檢查、有考核，推進(jìn)檔案工作不斷上檔升級(jí)，服務(wù)好單位中心工作。

二、配齊檔案管理設(shè)施，健全完善規(guī)章制度

一是根據(jù)《檔案法》和上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，制定《各類(lèi)文件材料歸檔制度》《保管期限表》《借閱制度》等規(guī)章制度。根據(jù)《人事檔案整理規(guī)范》，著力建立人事代理檔案管理制度。二是設(shè)立檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室，購(gòu)置檔案密集架、空調(diào)、防磁柜、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、滅火器、溫濕度計(jì)等設(shè)備，安裝了防盜門(mén)和雙層遮光窗簾，室內(nèi)放置殺蟲(chóng)藥、滅鼠藥等，達(dá)到“九防”措施齊全;配備錄像機(jī)、錄音機(jī)、照相機(jī)、微機(jī)、復(fù)印機(jī)等檔案現(xiàn)代化設(shè)備。臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心建設(shè)了150平方米綜合檔案管理場(chǎng)所，投資十幾萬(wàn)元用于檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，安裝濰坊市勞動(dòng)事務(wù)代理管理系統(tǒng)軟件，利用數(shù)字技術(shù)動(dòng)態(tài)管理人事檔案信息，提高查詢(xún)效率，最大限度地保護(hù)好原始檔案。2018年，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心錄入代理人員檔案年齡8150份。

三、注重檔案日常管理，發(fā)揮檔案利用價(jià)值

按照《檔案法》和單位檔案管理制度的要求，及時(shí)組織做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案齊全完整。根據(jù)單位的歷史沿革和檔案工作的歷史演變，依據(jù)有關(guān)材料，按照檔案行政管理部門(mén)的要求，建立全宗卷。安排專(zhuān)人做好庫(kù)房管理，天天檢查，天天控制庫(kù)房溫濕度。依據(jù)需要和方便查閱的原則，編制多種檢索工具，并充分利用數(shù)字技術(shù)，努力實(shí)現(xiàn)全息輸入、關(guān)鍵字檢索。注重檔案的開(kāi)發(fā)利用，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為單位工作中心服務(wù)，編纂《全宗指南》《大事記》《機(jī)構(gòu)沿革》《檔案利用典型事例》《人力資源管理政策匯編》《人事代理指引》等多種專(zhuān)用材料，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。2018年，臨朐縣人力資源管理服務(wù)中心辦理失業(yè)、二次就業(yè)、退休、補(bǔ)交保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，借出檔案8763份，為各類(lèi)代理人員查閱檔案3446人次，為達(dá)到退休年齡的代理人員查閱檔案年齡，為代理人員少跑腿、確保“一次辦好”，提供了極大方便，得到了領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界的廣泛稱(chēng)贊。

四、認(rèn)真開(kāi)展監(jiān)督指導(dǎo)，提升檔案管理水平

根據(jù)《檔案法》、上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定和本單位的規(guī)章制度，積極邀請(qǐng)檔案行政管理部門(mén)的專(zhuān)家，為專(zhuān)兼職檔案人員上課輔導(dǎo)，組織人員到較好的單位學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，科室立卷時(shí)，派出專(zhuān)人，手把手指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)解決疑難;時(shí)常對(duì)各科室文件材料的收集、保管進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改。采取多種形式對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。