工程教育認(rèn)證背景下的資料室信息化管理建設(shè)初探

梁可湘 蔡述庭

摘要：學(xué)院教學(xué)檔案是工程教育過程中各個環(huán)節(jié)的積累與體現(xiàn)，是工程認(rèn)證最強(qiáng)有力的評審依據(jù)。我們應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息化手段，高度重視教學(xué)檔案的規(guī)范管理，為工程認(rèn)證以及工程教育的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工程教育認(rèn)證;教學(xué)檔案;信息化

中圖分類號：G647? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）44-0011-03

工程教育認(rèn)證是國際通行的工程教育質(zhì)量保證制度，是實現(xiàn)工程教育國際互認(rèn)的基本憑據(jù)，也是加速本科工程教育專業(yè)發(fā)展的重要契機(jī)。我國的工程教育認(rèn)證正式起步于2006年，迄今已有13年的發(fā)展歷程，其已在工程教育界產(chǎn)生越來越深遠(yuǎn)的影響，得到了社會各界的普遍重視。在這一背景下，高校二級學(xué)院傳統(tǒng)的資料室管理模式遇到了新的挑戰(zhàn)。面對數(shù)量繁多、種類廣泛且來源零散的教學(xué)檔案，信息化管理勢在必行。

一、工程教育認(rèn)證對教學(xué)檔案管理提出更高要求

1.工程認(rèn)證要求加強(qiáng)教學(xué)全過程監(jiān)管。工程教育認(rèn)證是對專業(yè)的教學(xué)全過程進(jìn)行評估，這就要求學(xué)院在日常工作中加強(qiáng)對各個教學(xué)環(huán)節(jié)檔案的保存和整理?！疤貏e是要提倡痕跡工程，每位領(lǐng)導(dǎo)、教師和管理人員應(yīng)盡可能讓自己做的每一項工作留下痕跡，如果過程做足了，佐證材料便很容易收集整理。”資料室要積極發(fā)揮教學(xué)過程監(jiān)管的作用。為迎合工程教育認(rèn)證的需要，廣東工業(yè)大學(xué)自動化學(xué)院（以下簡稱“廣工自動化學(xué)院”）加強(qiáng)了對教學(xué)過程各個環(huán)節(jié)的教學(xué)檔案的保存和管理。以畢業(yè)設(shè)計為例，廣工自動化學(xué)院制定措施，加強(qiáng)了畢業(yè)設(shè)計全過程的資料歸集和監(jiān)管。

（1）制訂了畢業(yè)設(shè)計過程管理方案。①成立畢業(yè)設(shè)計審題委員會。②制定擬題審查制度，要求擬題表、任務(wù)書、開題報告在開學(xué)第5周提交，督促教師、學(xué)生按時完成相關(guān)工作;中期報告、中期檢查表在第9周提交供檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題;每周填寫一份指導(dǎo)情況記錄，督促學(xué)生了解進(jìn)度，記錄教師指導(dǎo)的情況。③制定論文資料提交程序。畢業(yè)設(shè)計結(jié)束，學(xué)生完成所有工作，提交論文及前期全部資料給指導(dǎo)教師，由教師檢查無誤后簽送資料室核查，對于資料不規(guī)范的，需由教師督促學(xué)生修改。加強(qiáng)了畢業(yè)設(shè)計的過程監(jiān)管，效果良好。

（2）設(shè)計畢業(yè)設(shè)計指導(dǎo)情況記錄表。記錄表每周填寫一次：就指導(dǎo)形式、學(xué)生工作進(jìn)度情況、教師指導(dǎo)情況、教師輔導(dǎo)論文進(jìn)度、工作態(tài)度的評價等進(jìn)行填寫，學(xué)生、指導(dǎo)教師簽名確認(rèn)。指導(dǎo)形式可以是郵件、QQ等多種形式。每周上交資料室，畢業(yè)設(shè)計結(jié)束加封面后匯總為一本冊子。以此真實、詳細(xì)地記錄學(xué)生畢業(yè)設(shè)計過程、教師指導(dǎo)的情況，為后續(xù)對學(xué)生完成畢業(yè)設(shè)計情況、教師指導(dǎo)情況的評價提供依據(jù)。

（3）留存每份畢業(yè)設(shè)計的成果展示視頻。為了能夠生動形象、簡潔高效地展示畢業(yè)設(shè)計成果，廣工自動化學(xué)院要求學(xué)生將畢業(yè)設(shè)計成果進(jìn)行簡短視頻演示，方便答辯教師評判以及專家調(diào)閱，并作為畢業(yè)設(shè)計成果的電子文檔進(jìn)行保存。

2.工程認(rèn)證需要大量的教學(xué)資料做支撐?！敖虒W(xué)檔案是高校二級學(xué)院教師和學(xué)生在教學(xué)實踐中的真實記錄，是衡量教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是搞好專業(yè)認(rèn)證的基礎(chǔ)。”因此，工程教育認(rèn)證需要大量的、全面的、更加規(guī)范的教學(xué)檔案做支撐。據(jù)調(diào)研，僅為自動化專業(yè)工程認(rèn)證做準(zhǔn)備，廣工自動化學(xué)院資料室就收集、整理各類實體資料上萬份。面對數(shù)量如此龐大，且種類復(fù)雜繁多的教學(xué)檔案，資料室傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)科發(fā)展的需求，必須采用現(xiàn)代的信息化管理手段，才能更好地為專業(yè)發(fā)展、為工程教育認(rèn)證服務(wù)。

二、資料室信息化管理的現(xiàn)狀

“所謂高校檔案信息化建設(shè)，是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的一項重要檔案建設(shè)?！蹦壳案咝６壴合蒂Y料室的管理模式仍然處于由傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的過渡期。一方面隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，學(xué)校已經(jīng)逐步采取措施，加強(qiáng)信息化建設(shè);另一方面我國的高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，還處于初級水平，主要存在以下幾個問題。

1.系統(tǒng)功能簡單、服務(wù)對象單一。為了能夠更加系統(tǒng)規(guī)范地管理教學(xué)檔案，部分學(xué)院資料室已經(jīng)使用各種管理系統(tǒng)軟件來取代簡單的Word、Excel電子表格，大大提高了檔案管理的效率。但其功能較為簡單，一般只是裝載在資料室管理員電腦上，為其服務(wù)。廣工自動化學(xué)院于2016年構(gòu)建了“檔案信息資料管理系統(tǒng)”，逐步建立資料管理的電子化。目前已經(jīng)錄入試卷資料，并打印標(biāo)簽。

但其界面設(shè)計簡單，如上圖，僅局限于資料室管理員登錄系統(tǒng)對資料進(jìn)行錄入、檢索和追蹤等，無法滿足學(xué)院師生查閱資料、資源共享的需求。

2.系統(tǒng)管理獨立于校園網(wǎng)，信息傳遞不暢。系統(tǒng)獨立于校園網(wǎng)，既沒有統(tǒng)一于學(xué)校教學(xué)服務(wù)系統(tǒng)，也沒有實現(xiàn)各學(xué)院資料室的協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，軟件系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，往往造成數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)，浪費人力物力。廣工自動化學(xué)院資料室每學(xué)期在收集期末考試試卷時，要先從學(xué)校教學(xué)服務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出課程考試數(shù)據(jù)，再手工錄入系統(tǒng)，才能完成試卷的收集、歸檔工作。

3.重視紙質(zhì)檔案的管理，忽視電子檔案的管理。當(dāng)前資料室構(gòu)建的“信息管理系統(tǒng)”，其功能主要是服務(wù)于紙質(zhì)檔案的管理，缺乏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化。而對于電子檔案僅限于目錄的登記，缺乏統(tǒng)一的格式和系統(tǒng)的管理。對于教師提交的試卷以及畢業(yè)設(shè)計等紙質(zhì)檔案，廣工自動化學(xué)院資料室管理系統(tǒng)只能對其目錄信息進(jìn)行登記錄入，并打印標(biāo)簽將紙質(zhì)檔案存放在相對應(yīng)的位置。對于畢業(yè)設(shè)計成果視頻等電子檔案，也只能是先刻錄成光盤，變成實物，再按照紙質(zhì)檔案的管理流程操作。專家調(diào)閱資料時，需先在系統(tǒng)中查詢實物檔案的存放位置，再找到檔案進(jìn)行查閱。

4.管理人員缺乏足夠的信息化管理意識和能力。高校二級學(xué)院資料室在教學(xué)檔案管理員的配備上比較隨意，大部分是由教務(wù)員兼職。高校教務(wù)工作十分繁重，很大程度上限制了教務(wù)員有足夠的精力和時間對教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范的管理。教學(xué)檔案管理往往被當(dāng)作是教務(wù)管理的附屬內(nèi)容，并沒有體現(xiàn)其核心價值。也有部分學(xué)院聘請了專職的檔案管理員，但由于缺乏檔案管理的系統(tǒng)理論知識和業(yè)務(wù)操作的培訓(xùn)，管理員并沒有充分發(fā)掘出信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理過程中的高效能價值。這在某種程度上也制約了資料室信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、資料室教學(xué)檔案信息化管理對策

1.加強(qiáng)資料室信息化管理制度建設(shè)。資料室應(yīng)進(jìn)一步完善、細(xì)化傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理制度，并融入信息化管理制度。要明確學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、管理員在教學(xué)檔案管理中具體的職責(zé)，制定具體的工作流程。（1）對教學(xué)檔案的收集、數(shù)據(jù)的填報要責(zé)任到系部，實行領(lǐng)導(dǎo)問責(zé)制。系部領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)量是否齊全、數(shù)據(jù)來源是否真實、上交時間是否延時、填報是否準(zhǔn)確等負(fù)有直接責(zé)任。（2）制定具體、規(guī)范的工作流程和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)供教師使用，明確教師在檔案管理工作中的職責(zé)，使教師在提交資料時有章可循、有法可依。（3）明確資料室管理人員工作職責(zé)，將教學(xué)檔案管理工作納入資料室管理人員業(yè)務(wù)考核范疇。

2.充分利用校園網(wǎng)，加強(qiáng)系統(tǒng)整合，建立分權(quán)、分級的系統(tǒng)管理模式。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，構(gòu)建以Web為基礎(chǔ)的多級檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)校教學(xué)服務(wù)系統(tǒng)與各學(xué)院資料室檔案管理系統(tǒng)加以整合，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、資源共享、信息傳遞流暢，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)。根據(jù)保密程度的不同要求，設(shè)置不同級別、不同權(quán)限，使廣大師生不受地域限制，就可以通過Web檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行檢索查詢，例如，教師可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)通過檔案管理系統(tǒng)查詢各學(xué)科的精品課程、各教研室開展的教學(xué)研究活動資料，發(fā)表科研和教研論文情況、教材選用情況等。這樣既可以保證教學(xué)檔案的安全，又可以擴(kuò)大系統(tǒng)的服務(wù)對象，使各個管理部門以及廣大師生都能受益于資料室的信息化管理。

3.加強(qiáng)電子檔案管理，重視紙質(zhì)檔案電子化。

（1）加強(qiáng)電子檔案管理。首先要建立完善的檔案整理規(guī)則，對電子檔案的格式、大小、內(nèi)容有明確的說明，對其進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)，使電子檔案從源頭上做到統(tǒng)一、規(guī)范。比如設(shè)計統(tǒng)一的、合理的電子表格或模板，發(fā)至各系各專業(yè)，供教師、學(xué)生使用。其次在系統(tǒng)的功能設(shè)計上，要考慮電子檔案的存放和監(jiān)管。比如，系統(tǒng)設(shè)計學(xué)生上傳電子論文、電子作業(yè)的功能，并在上傳界面上對電子文件的格式、大小、必填內(nèi)容等進(jìn)行限定等，這大大加強(qiáng)了對電子檔案的監(jiān)督管理。（2）加大紙質(zhì)檔案電子化配套硬件設(shè)備的投入。除了從源頭上采集電子檔案數(shù)據(jù)以外，資料管理員還需要對一些紙質(zhì)檔案，如試卷、答卷，進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，之后將其存放在系統(tǒng)相應(yīng)位置。這需要配套的硬件設(shè)備做支持。學(xué)院應(yīng)高度重視，加大資金投入，購買配置較好的數(shù)字化設(shè)備，如計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀等。

4.優(yōu)化資料管理團(tuán)隊結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)管理員信息化管理能力。（1）優(yōu)化資料管理團(tuán)隊結(jié)構(gòu)。將資料管理團(tuán)隊深入到各系各專業(yè)，在全院建立起一個多級監(jiān)管、層層對接的管理結(jié)構(gòu)。各專業(yè)設(shè)置專職資料員，負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)院資料室的通知;宣傳學(xué)院資料室制定的規(guī)章制度;收集、整理和監(jiān)管本專業(yè)教學(xué)檔案;在權(quán)限范圍內(nèi)，對資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入;將本專業(yè)教學(xué)檔案移交學(xué)院資料室;等等。學(xué)院資料室管理員負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)校相關(guān)通知;根據(jù)本院實際制定相關(guān)規(guī)則、制度;對各專業(yè)提交的檔案資料進(jìn)行核對、查漏、監(jiān)管;對系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行控制;對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換;等等。（2）加強(qiáng)管理員信息化管理能力。首先，要對學(xué)院以及各專業(yè)資料管理員進(jìn)行信息化管理知識培訓(xùn)，提高其信息化管理意識，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)操作能力;其次，要實行崗前考核制度，通過考核才能上崗;最后，要注重加強(qiáng)院際、校際間的交流，在借鑒中不斷提高信息化管理水平。

四、結(jié)語

“不積跬步，無以至千里;不積小流，無以成江海。”學(xué)院教學(xué)檔案涉及各專業(yè)學(xué)生、師資隊伍、培養(yǎng)目標(biāo)、畢業(yè)要求、課程體系、持續(xù)改進(jìn)、支持條件等各個方面，是工程教育過程中各個環(huán)節(jié)的積累與體現(xiàn)。本文以廣東工業(yè)大學(xué)自動化學(xué)院為例，從工程教育認(rèn)證與教學(xué)檔案的關(guān)系、資料室信息化管理現(xiàn)狀、資料室信息化管理對策三個方面分析了工程認(rèn)證背景下，大多數(shù)高校二級學(xué)院資料室信息化建設(shè)的困境，并提出了相應(yīng)的具體措施，解決了實際困難。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎.工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下教學(xué)管理工作的研究與改進(jìn)[J].教學(xué)研究，2016，（2）.

[2]管麗華，杜美利.高校專業(yè)認(rèn)證過程中二級學(xué)院教學(xué)檔案管理[J].新課程研究，2015，（6）.

[3]呂滋建.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實踐[J].中國管理信息化，2011，（3）.

[4]薛偉.高校信息化管理規(guī)范及制度建設(shè)探索[M].上海：同濟(jì)大學(xué)出版社，2012.