基于OA技術(shù)的實(shí)驗(yàn)室試劑耗材采購管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

賈麗華

[摘 要] 通過分析梳理陜西省食品藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院實(shí)驗(yàn)用品及耗材采購的現(xiàn)狀和問題，根據(jù)《陜西省政府采購管理暫行辦法》《陜西省財(cái)政廳關(guān)于印發(fā)〈2018年陜西省省級單位政府集中采購目錄和采購限額標(biāo)準(zhǔn)〉的通知》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院近年來在實(shí)驗(yàn)用品采購工作中的實(shí)踐，以完善管理制度、健全內(nèi)控組織體系、設(shè)立采購論證環(huán)節(jié)、采購信息化管理和設(shè)置廉政監(jiān)督崗等方面為切入點(diǎn)，探討建立加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)用品采購管理程序規(guī)范化的措施，更好地防范實(shí)驗(yàn)用品采購工作的廉政風(fēng)險(xiǎn)，滿足我院日常監(jiān)督檢驗(yàn)工作及科研發(fā)展的需求。

[關(guān)鍵詞] 試劑耗材；采購管理；規(guī)范化；OA

中圖分類號：G311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

對于主要從事化學(xué)、生物、微生物等領(lǐng)域檢驗(yàn)、研究的專門機(jī)構(gòu)而言，試劑耗材是實(shí)驗(yàn)室正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要物質(zhì)支撐之一，是現(xiàn)代實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理中人、機(jī)、料、法、環(huán)中的關(guān)鍵項(xiàng)之一。通常意義上，試劑耗材是業(yè)內(nèi)一個(gè)籠統(tǒng)的稱謂，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中，除了化學(xué)試劑、生物制品制劑、各種實(shí)驗(yàn)耗材之外，還會包含對照品、標(biāo)準(zhǔn)品、培養(yǎng)基、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物及飼墊料、實(shí)驗(yàn)用氣、實(shí)驗(yàn)用水等消耗性物資。試劑耗材存在采購需求產(chǎn)生較零散、品類繁雜、采購時(shí)限短、單次采購量小、頻次高、大多數(shù)單價(jià)較低、監(jiān)管難度較大等特點(diǎn)，在傳統(tǒng)管理模式中是長期存在的管理難點(diǎn)。依靠目前成熟的OA技術(shù)，建立覆蓋全機(jī)構(gòu)的電子化試劑耗材采購管理系統(tǒng)，依據(jù)相關(guān)政策和機(jī)構(gòu)內(nèi)程序規(guī)定搭建流轉(zhuǎn)路徑，賦予不同管理者適宜的權(quán)限，收錄詳細(xì)的供應(yīng)商資料和產(chǎn)品參數(shù)價(jià)格信息，實(shí)現(xiàn)采購全過程的動(dòng)態(tài)化管理，多點(diǎn)監(jiān)控，違規(guī)預(yù)警報(bào)警，模糊查詢、分類統(tǒng)計(jì)、對采購申請、采購審批、采購方式選擇、驗(yàn)貨出庫、票據(jù)報(bào)銷等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)一體化管理，初步達(dá)到試劑耗材采購管理規(guī)范化、數(shù)字化、統(tǒng)計(jì)查詢自動(dòng)化的目的，向?qū)嶒?yàn)室規(guī)范化管理邁進(jìn)重要的一步，同時(shí)也為進(jìn)一步加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控提出了有效措施。

一、需求分析

（一）政策規(guī)定

陜西省食品藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院是國家法定對食品藥品進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)，為食品藥品監(jiān)管工作提供技術(shù)支撐的機(jī)構(gòu)[1]。實(shí)驗(yàn)用品及耗材是我院開展日常監(jiān)督檢驗(yàn)工作和進(jìn)行科學(xué)研究的技術(shù)保障和物質(zhì)基礎(chǔ)。但實(shí)驗(yàn)用品采購耗資大、管理成本高、流程復(fù)雜、環(huán)節(jié)眾多以及存在廉政風(fēng)險(xiǎn)問題，這些不利因素深刻影響著我院日常工作開展。因此規(guī)范和優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室試劑耗材采購管理程序是我院提高管理效率，降低運(yùn)營成本，保障日常檢驗(yàn)及科研工作正常開展的重要工作內(nèi)容。

（二）實(shí)驗(yàn)需求

基于安全生產(chǎn)和減輕管理負(fù)擔(dān)、避免浪費(fèi)的考慮，目前各檢驗(yàn)檢測研究機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)室基本保持低庫存或零庫存運(yùn)行，同時(shí)，順應(yīng)快速高效檢驗(yàn)的市場需求，各檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)均對檢測流程有嚴(yán)格的時(shí)限規(guī)定。以國家食品藥品監(jiān)督管理總局年度下達(dá)的國家級藥品抽驗(yàn)任務(wù)為例，要求檢品的實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)在21個(gè)工作日內(nèi)完成并出具檢驗(yàn)報(bào)告書。通常每個(gè)檢品的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的檢項(xiàng)在5-8種范圍內(nèi)，一般還包括液相、氣相、原子吸收、原子熒光等流程較長、前處理較復(fù)雜、操作精準(zhǔn)度要求較高的檢驗(yàn)項(xiàng)目，為求得到準(zhǔn)確結(jié)果，很多實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)需要反復(fù)操作，這就要求采購人員提供盡量詳細(xì)的市場和產(chǎn)品信息供實(shí)驗(yàn)人員選擇，采購之前再三和申購人員核實(shí)需求產(chǎn)品的品牌規(guī)格等各項(xiàng)要求，從而順利購買到符合實(shí)驗(yàn)需求的試劑耗材并盡量縮短采購時(shí)間。

（三）廉政風(fēng)險(xiǎn)

整個(gè)采購鏈條，從申購人、使用者，到采購員、審批者都存在廉政風(fēng)險(xiǎn)。比如采購需求的切合實(shí)際程度，采購品級數(shù)量和實(shí)際需求的相符程度，使用過程中的節(jié)約、維護(hù)和記錄，剩余試劑耗材的管理，借用調(diào)撥、啟用報(bào)廢的審批，供應(yīng)商和產(chǎn)品的選擇，價(jià)格、貨期、服務(wù)的綜合考量，采購方式的具體執(zhí)行等等。采購效率和廉政安全在某種程度上是一對矛盾，如何做到避免廉政風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)準(zhǔn)確高效地完成采購任務(wù)是需要在制度設(shè)計(jì)和具體操作環(huán)節(jié)充分考慮并嚴(yán)格執(zhí)行的命題。單純追求高時(shí)效采購就要盡量減少采購流程環(huán)節(jié)且不過多考慮價(jià)格，保證廉政安全就要層層審批，分權(quán)制衡，相互監(jiān)督，全程監(jiān)控，在實(shí)際工作中需要統(tǒng)籌兼顧，不能偏廢任何一端[2]。傳統(tǒng)采購工作運(yùn)行模式中，流轉(zhuǎn)過程需要相當(dāng)長度的時(shí)間，要求環(huán)節(jié)中各責(zé)任人在相對固定的場所辦公，一旦某個(gè)或某些環(huán)節(jié)責(zé)任人因出差開會等原因不在原辦公地點(diǎn)時(shí)，采購工作就會不得不暫緩等待，即便每個(gè)節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人都在其辦公地點(diǎn)也不能保證每個(gè)采購任務(wù)都能第一時(shí)間進(jìn)行審批和處理，環(huán)節(jié)越多，耗時(shí)越長。在這種情況下，整個(gè)流程的設(shè)計(jì)和執(zhí)行常年以來都是困擾機(jī)構(gòu)和相關(guān)人員的一個(gè)難題，OA技術(shù)，即辦公自動(dòng)化技術(shù)的普遍應(yīng)用在一定程度上能夠起到大大緩解矛盾的作用[3]。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）責(zé)權(quán)設(shè)定

立足相關(guān)法律法規(guī)政策要求，結(jié)合本單位實(shí)驗(yàn)工作實(shí)際情況，我院修訂了供應(yīng)品采購管理制度，明確了各部門各層級相應(yīng)的主導(dǎo)和審批管理權(quán)限，從提出申購需求到采購實(shí)施到驗(yàn)收支付，每個(gè)環(huán)節(jié)均由主導(dǎo)人、審批人（或小組或機(jī)構(gòu)）、監(jiān)督人（或機(jī)構(gòu)）組成，其中審批人均為該環(huán)節(jié)承擔(dān)科室的分管院領(lǐng)導(dǎo)或院級辦公會議。制度明確了以金額劃分的試劑耗材采購分級審批管理機(jī)制。單筆或批量采購金額在0.5萬元以下者由分管該實(shí)驗(yàn)科室的院領(lǐng)導(dǎo)和分管后勤中心的院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批；單筆或批量采購金額在0.5-1萬元（含1萬元）之間時(shí)，由分管該實(shí)驗(yàn)科室的院領(lǐng)導(dǎo)和分管后勤中心的院領(lǐng)導(dǎo)審核，院主要領(lǐng)導(dǎo)審批；單筆或批量采購金額在1-5萬元（含5萬元）之間時(shí)，由分管該實(shí)驗(yàn)科室的院領(lǐng)導(dǎo)和分管后勤中心的院領(lǐng)導(dǎo)審核，院長辦公會研究決定；單筆或批量采購超過5萬元，由分管該實(shí)驗(yàn)科室的院領(lǐng)導(dǎo)和分管后勤中心的院領(lǐng)導(dǎo)審核，提請?jiān)簞?wù)會研究決定。按照金額劃分，具體的采購方式規(guī)定為：單價(jià)或批量采購在10萬元以下（含10萬元），以詢價(jià)的方式實(shí)施采購；10萬元—30萬元（不含30萬元），以競爭性磋商或競爭性談判的方式實(shí)施采購；30萬元以上（含30萬元），委托招標(biāo)代理公司組織實(shí)施采購。10萬元以上的采購項(xiàng)目須在院門戶網(wǎng)站公告滿3個(gè)工作日，公告內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目名稱，經(jīng)費(fèi)預(yù)算，資格要求，采購方式（競爭性談判、競爭性磋商、詢價(jià)）等，如采用單一來源采購須聲明原因，擬定的唯一供應(yīng)商名稱、地址。參與響應(yīng)的合格供應(yīng)商不得少于3家，采購小組（或競爭性談判、磋商小組）成員應(yīng)包括后勤中心、紀(jì)檢、使用部門人員，成交公告在上述網(wǎng)站公示1個(gè)工作日以上。

（二）預(yù)算管理

科學(xué)、準(zhǔn)確的采購預(yù)算是提高試劑耗材采購管理成效的基礎(chǔ)性工作。為增強(qiáng)采購工作整體的計(jì)劃性，兼顧實(shí)際需求的時(shí)效性、不確定性，我院后勤保障服務(wù)中心在年初時(shí)對上一年度所有采購支出分類分科室分供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合年度任務(wù)具體內(nèi)容生成分析報(bào)告，再對照上上年度的匯總結(jié)果，找出上年度采購額、采購量的變動(dòng)原因，分析判斷其合理性，針對不合理的采購或使用、管理行為提出建議和改進(jìn)措施。在編報(bào)年度試劑耗材采購預(yù)算時(shí)，要結(jié)合下年度工作任務(wù)計(jì)劃情況，在上年度和本年度開支基礎(chǔ)上有根據(jù)地進(jìn)行推算，參照《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)〈政府采購品目分類目錄〉的通知》《陜西省省級政府集中采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)》，對上報(bào)的需求數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、分類、統(tǒng)計(jì)各品目試劑耗材的年度需求量，同品目試劑耗材的年度采購量達(dá)到限額或公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的，則依法依規(guī)按照政府采購的相關(guān)規(guī)定組織采購。

（三）OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.審批流程

2.流程說明

三、結(jié)語

實(shí)驗(yàn)用品及耗材的采購需要綜合考慮多種因素，是一種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及程序化的不斷探索和優(yōu)化的過程，向管理要效益，從管理出規(guī)范，形成良性運(yùn)轉(zhuǎn)模式會對我院檢驗(yàn)技術(shù)及科研水平產(chǎn)生極大促進(jìn)作用，為食品藥品檢驗(yàn)工作順利開展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀燕，楊滔，彭詩富.食品微生物實(shí)驗(yàn)室試劑耗材的質(zhì)量控制[J].食品與機(jī)械，2016（8）：67-70.

[2]譚斌，黃建安.研究型實(shí)驗(yàn)室耗材采購與管理的思考[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2008，27（3）：154-156.

[3]陳潤生.對常用耗材供應(yīng)商資質(zhì)管理的思考[J]. 中國醫(yī)學(xué)裝備，2012（1）：54-56.