Excel在大學(xué)管理中的應(yīng)用研究*
——基于能級進階理論的視角

王余勤

（西華師范大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處，四川 南充 637009）

一、引言：管理者的需求

近年來，越來越多的大學(xué)教師利用Excel 開展管理工作，改變了以前主要依靠純手工統(tǒng)計與分析數(shù)據(jù)的落后狀況，提高了管理效率。一方面國家要加大對高校管理干部的教育信息化培訓(xùn)，提高教育信息化的能力和水平，2019 年教育部辦公廳印發(fā)了《2019 年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點》，提出要：“持續(xù)做好教師和管理干部教育信息化培訓(xùn)，深入實施《教師教育振興行動計劃（2018-2022 年）》，啟動互聯(lián)網(wǎng)+教師教育創(chuàng)新行動，舉辦全國教師大數(shù)據(jù)高級研修班?！盵1]另一方面，信息技術(shù)飛速發(fā)展，各種管理軟件如雨后春筍，讓管理者應(yīng)接不暇。從管理的角度分析，也是智慧校園建設(shè)的需要，主要通過利用云計算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)來改變教師、學(xué)生與校園各類資源進行交互的方式，提高精確性、靈活性以及響應(yīng)速度，從而實現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理。[2]

高校一線管理教師是怎樣進行管理的？他們現(xiàn)有的管理水平如何？他們善于及時更新自己的管理水平和知識結(jié)構(gòu)嗎?作為管理者，經(jīng)常需要處理和分析各種管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的海量數(shù)據(jù)，但又總由于缺乏相應(yīng)的技能而倍感壓力。文章從能級進階的視角分析如何對高校的管理人員進行教育信息化培訓(xùn)，尤其是對Excel的培訓(xùn)。

二、視角：研究的緣起

以“Excel 管理”為關(guān)鍵詞進行檢索，目前國內(nèi)關(guān)于Excel 現(xiàn)狀的研究大致可分宏觀和微觀兩個方面。宏觀的研究如Excel 在高校管理中的應(yīng)用探索，[3]微觀的研究主要集中在如教務(wù)管理[4]、財務(wù)管理[5]或者某個具體問題的解決[6]。

現(xiàn)有研究大都是針對Excel 在高校管理工作中的某個具體實操技能。然而，高校管理工作中對數(shù)據(jù)的處理僅僅是信息化管理的一部分?！澳芰?yīng)是由能夠廣泛遷移和應(yīng)用的知識、技能兩種不可混同的要素構(gòu)成的，能力的知識說是一種能力實質(zhì)的簡單化觀點?！盵7]Excel的應(yīng)用研究也應(yīng)由理論知識和應(yīng)用技能兩方面組成。

能級進階理論是美國加州大學(xué)護理學(xué)系教授Benner 依據(jù)臨床護理人員實際工作者經(jīng)驗，提出的臨床護士從“新手到專家”成長的Benner 理論模式，即新手、初級進階者、勝任者、精進者和專家。[8]能級進階理論對技能的培養(yǎng)和培訓(xùn)具有重要的參考價值，主旨是通過核心能力而不是按資歷、職稱和學(xué)歷等定級、定責(zé)和定薪，這種模式也符合現(xiàn)代大學(xué)管理的內(nèi)在要求。筆者按大學(xué)管理人員對Excel 的應(yīng)用水平和需求，構(gòu)建了Excel 能級框架：數(shù)據(jù)輸入與批量修改能力、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)分析和呈現(xiàn)（包括圖表）能力以及VBA 應(yīng)用能力四個維度27 項指標(biāo)?？梢园凑誆xcel 能級框架對高校管理人員進行分層培訓(xùn)，該Excel 能級框架已經(jīng)用于西華師范大學(xué)的教師培訓(xùn)，取得了不錯的培訓(xùn)效果，具有一定的推廣價值和參考意義。

三、研究方法

本研究主要通過自編問卷進行了調(diào)查，問卷主要針對高校管理人員對Excel 知識的掌握程度及態(tài)度情感兩個方面進行設(shè)計。問卷對四川省11 所省屬高校和2所部屬院校中主要從事管理工作的教師群體進行了調(diào)查，共發(fā)放327 份問卷，收到有效問卷306 份，有效回收率為94%。這13 所高校中有9 所是四川省省屬高校，綜合性的大學(xué)2 所，其中師范類大學(xué)7 所、醫(yī)學(xué)類大學(xué)1所、理工類大學(xué)2 所、農(nóng)業(yè)類大學(xué)1 所。

在被調(diào)查的教師中，在管理部門擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的21人、科級人員53 人、普通工作人員232 人。有15 人具有正高職稱、79 人具有副高職稱、講師87 人、助教125 人。具有博士學(xué)位的有15 人、碩士學(xué)位252 人、本科生39 人。

1.Excel 是大學(xué)管理工作中很重要的統(tǒng)計與分析工具

為了更加全面地掌握Excel 在高校管理工作中的使用頻度和范圍，也更加確切地了解Excel 在高校管理部門中的作用和地位，問卷引導(dǎo)語為：“在平時的日常數(shù)據(jù)管理工作中，通常情況下您是如何使用下列工具和方法的？”問卷選項按5 級設(shè)置，分別為“總是”“常?！薄芭紶枴薄昂苌佟焙汀皬牟弧保种捣謩e是5、4、3、2、1。表1 所示為高校管理教師在日常管理工作者中使用Excel的頻度范圍。

表1 高校管理教師在日常管理中使用Excel 的頻度范圍

在管理工作常用的統(tǒng)計與分析工具中，從表1 可以看出，Excel 是當(dāng)前高校管理部門中最常用的管理工具。在問卷中還問到“如果沒有Excel 是否可以做好日常管理工作時”，在被調(diào)查的306 名教師中，只有8%的年齡較大的教師可以做好管理工作；83%表示沒有Excel 簡直不可想象，無所適從；7%表示可以用其他數(shù)據(jù)庫軟件替換，但是非常麻煩，要學(xué)很多的程序代碼。由此可見，Excel 在高校管理部門中的應(yīng)用范圍廣泛，使用頻率高，其在高校管理中的重要地位和作用是顯而易見的。

2.78%的教師對Excel 的應(yīng)用處于中低級水平，VBA應(yīng)用水平更低

本研究調(diào)查表明，問卷中問及“是否對Excel 使用熟練，需要培訓(xùn)?了解VBA 嗎?”時，回答統(tǒng)計數(shù)據(jù)見表2。

表2 高校管理教師使用Excel 的熟練程度

從表2 中可以看出，教師對Excel 的掌握和應(yīng)用得分率較低，只有0.55，這表明教師對Excel 的應(yīng)用還處于中低級水平，對VBA 的應(yīng)用更低，得分率只有0.43。因此必須加大對Excel 的培訓(xùn)力度。

3.重點大學(xué)管理教師更了解Excel，運用得更熟練

重點高校與省屬高校教師在管理時使用Excel 是否存在差別？問卷中問及“是否對Excel 的功能和作用熟練，是否受到過辦公自動化等系統(tǒng)的培訓(xùn)?”時，重點高校96%的教師回答表示熟練，受到了系統(tǒng)的培訓(xùn)，省屬高校中只有57%表示熟悉其功能，沒有得到系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)?？梢妼τ贓xcel 在管理中的了解和掌握程度在重點高校與省屬高校之間存在顯著差異。具體表現(xiàn)為，省屬高校教師對Excel 在管理中的了解和掌握程度明顯不如重點高校教師，其原因可能是非重點大學(xué)管理部門的教師學(xué)歷、管理的要求以及培訓(xùn)等方面的原因。因此對高校管理教師專業(yè)的管理培訓(xùn)是建設(shè)高水平大學(xué)的內(nèi)在需要。

四、Excel 能級框架

加強管理隊伍培訓(xùn)、促進各支隊伍均衡發(fā)展已成為促進學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展的重要保障。從以上的調(diào)查分析可以看出，我國高校管理人員專業(yè)化水平還處于一個較低的層次，[9]信息化培訓(xùn)是管理隊伍專業(yè)化的必然要求。如何提高高校教師Excel 的水平？按高校管理人員對Excel的應(yīng)用水平和需求，在征求了有關(guān)專家的意見基礎(chǔ)上，筆者構(gòu)建了Excel 能級框架，并請專家打分評選。專家評分在4 分（重要）、5 分（非常重要）或60%以上專家選擇了的，該指標(biāo)列入能級框架。最終得到的Excel 能級框架如表3 所示，分四個維度、27 個指標(biāo)。

高校教師在管理工作中涉及的Excel 能級有4 級，這4 級之間有一定的遞進關(guān)系，能級1 表示是最簡單和最基礎(chǔ)的能力要求，等級越高說明需要前面的能級作為進一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。N1 能級主要是培訓(xùn)教師的數(shù)據(jù)輸入能力，有8 個指標(biāo)，如編制考生的考號、學(xué)號等方法和技巧，填充柄的雙擊等訓(xùn)練。N2 能級主要是培訓(xùn)管理教師的數(shù)據(jù)處理能力和分析能力，有5 個指標(biāo)，如何確保輸入的身份證號是18 位，從批量數(shù)據(jù)中篩選所需要的數(shù)據(jù)等。N3 能級主要是培訓(xùn)教師批量處理數(shù)據(jù)的能力，提高辦公自動化的水平，共有7 個指標(biāo)，如根據(jù)數(shù)據(jù)特點進行分列，生成所需數(shù)據(jù)，在每個工作表中查找所需數(shù)據(jù)等。N4 能級主要是培訓(xùn)教師對海量數(shù)據(jù)進行綜合處理的能力，批量Excel 文件的處理能力，涉及較多的是VBA 技術(shù)，共有7 個指標(biāo)。

表3 Excel 能級框架

五、結(jié)論

從以上分析可以看出：①高校從事管理的教師對Excel 的基礎(chǔ)理論基本都有所了解，理論框架基本形成，但了解程度不深，還需要加大培訓(xùn)。信息時代，高校涉及龐大的數(shù)據(jù)量、復(fù)雜冗長的文件等，如果僅僅通過人工來進行管理操作，造成大量的人力物力的消耗。[10]②許多高校有教務(wù)管理系統(tǒng)、國資管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等諸多信息化管理系統(tǒng)，在管理過程中會生成許多Excel 文件，這些文件都是基于對某個關(guān)鍵字的匯總，在多數(shù)情況下需要分部門對Excel 文件進行分類，或者部門分別按上級管理部門的要求填報了許多文件，需要合并、匯總和統(tǒng)計，因此就需要對Excel 文件進行合并或者拆分，但目前很多管理人員是通過重復(fù)的勞動來進行拆分或者通過最原始的復(fù)制粘貼進行合并，費時、費力、工作量大、工作效率低下而且容易出錯。因此，今后重點應(yīng)加大對管理教師的VBA 培訓(xùn)，把管理者從重復(fù)性勞動中解放出來，提高工作效率。

Excel 的能力培訓(xùn)是一個從量變到質(zhì)變的過程，Excel 能級框架為高校管理隊伍的培訓(xùn)做了內(nèi)容上的設(shè)計，文章構(gòu)建的能級體系指標(biāo)實為一個系統(tǒng)，完全可能會有少數(shù)低層級管理教師的能力已經(jīng)達到高層級的能力標(biāo)準(zhǔn)和要求，呈現(xiàn)出能級交叉現(xiàn)象。因此，各層級管理教師的培訓(xùn)內(nèi)容也必然會有一定的交叉，所以培訓(xùn)過程中在完成所屬級別的培訓(xùn)外可以選擇跨級別培訓(xùn)。也有可能某種能力是不同層級教師都需要的能力，因此在培訓(xùn)課程的內(nèi)容設(shè)計時要掌握好培訓(xùn)內(nèi)容選擇，做好培訓(xùn)前的調(diào)研工作，做到“因級施培”。Excel 能級框架隨著信息技術(shù)的發(fā)展，也將會不斷改進和完善。