關(guān)于辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策分析

黃慧萍

[摘 要]隨著我國社會(huì)形勢的不斷轉(zhuǎn)變，行政辦公模式也在更新，辦公室工作內(nèi)容具有很強(qiáng)的復(fù)合型，貫穿了整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)流程，本文將結(jié)合辦公室精細(xì)化管理必要性，針對(duì)重難點(diǎn)問題，制定量化整體目標(biāo)、制定規(guī)章制度、提高人員認(rèn)知、建立科學(xué)考評(píng)體系、強(qiáng)化細(xì)節(jié)控制等對(duì)策，為優(yōu)化辦公室工作質(zhì)量提供參考。

[關(guān)鍵詞]辦公室;精細(xì)化;工作管理

[中圖分類號(hào)]C931.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

從辦公室職能性質(zhì)來說，其在整個(gè)企業(yè)中起到了連接各個(gè)部門單位的重要作用，提高各部門之間的溝通效率，幫助企業(yè)管理人員制定科學(xué)的發(fā)展決策，提高督辦督查的可信度。目前我國辦公室管理工作仍存在一定問題有待調(diào)整，精細(xì)化管理能夠加強(qiáng)辦公效率，避免在問題發(fā)生后各人員相互推諉責(zé)任。

1 辦公室精細(xì)化管理必要性

精細(xì)化管理是源于對(duì)社會(huì)分工的規(guī)范化，其不僅僅是一種現(xiàn)代化管理理念，同時(shí)還是一種企業(yè)文化。1911年被稱為科學(xué)管理之父的泰勒發(fā)布了《科學(xué)管理原理》相關(guān)內(nèi)容，正式奠定了管理方式向著精細(xì)化方向轉(zhuǎn)型。隨著工業(yè)革命的結(jié)束，世界經(jīng)濟(jì)市場開始向著多元化方向轉(zhuǎn)型，企業(yè)不僅僅從規(guī)模上開始拓寬，同時(shí)生產(chǎn)方式、活動(dòng)類型也變得更加復(fù)雜，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部的精準(zhǔn)調(diào)控，就必然要以更加科學(xué)的手段采取管理，例如：經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、決策理論研究、系統(tǒng)工程等學(xué)科都被融合到其中，從定性到定量地去更新系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。目前全球范圍內(nèi)，日本是踐行精細(xì)化管理最全面的國家，其精益思想與精細(xì)化管理理念不謀而合，我國雖然起步較晚，但是已經(jīng)打開創(chuàng)新管理的局面。

對(duì)于企業(yè)來說，辦公室是不可或缺的部門單位，其工作質(zhì)量能夠直接影響到高層領(lǐng)導(dǎo)人員策略下達(dá)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，也影響了決策制度在企業(yè)內(nèi)的運(yùn)行效果。通過精細(xì)化處理，辦公室工作能夠更好地協(xié)調(diào)各部門單位，使其打破傳統(tǒng)“信息孤島”的制約，將公司內(nèi)部環(huán)境轉(zhuǎn)變得更加和諧，從而提高核心競爭力，在當(dāng)前緊張的市場環(huán)境中占據(jù)和搶占份額，提高綜合實(shí)力。與此同時(shí)，辦公室管理精細(xì)化發(fā)展還能夠提高部門員工的責(zé)任感，使其更加清楚地認(rèn)識(shí)到崗位工作的重要性，正確規(guī)避重復(fù)工作、工作疏忽的可能性，減少內(nèi)部矛盾與沖突，幫助企業(yè)構(gòu)建積極向上的辦公室環(huán)境。

2 精細(xì)化管理難點(diǎn)解決方案

2.1 量化整體目標(biāo)

辦公室是行政工作的重要單位，所以必須要以明確的前期管理目標(biāo)為辦公基礎(chǔ)，目標(biāo)的確定關(guān)系到后期制度的建立。目前很多單位、企業(yè)在前期都沒有樹立起完整的辦公目標(biāo)，無法體現(xiàn)出現(xiàn)代化理念。當(dāng)前我國發(fā)展形勢為社會(huì)經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)，所以目標(biāo)的設(shè)計(jì)需要結(jié)合實(shí)際市場動(dòng)向，保證其具備良好的前瞻性與可發(fā)展性，例如：當(dāng)前很多管理人員在平時(shí)工作時(shí)，過于依賴經(jīng)驗(yàn)，缺少計(jì)劃與目標(biāo)，造成各部門之間的業(yè)務(wù)交接不流暢，辦公環(huán)節(jié)丟失等問題，而且如果缺少完整的前期目標(biāo)，工作人員的積極性也會(huì)在重復(fù)工作中消耗殆盡，降低內(nèi)部員工的凝聚力，給單位的整體運(yùn)作帶來不良影響，甚至是不必要的糾紛與麻煩。思想是行動(dòng)的指揮官，所以在量化整體目標(biāo)之前，首先需要做好前期的理論指導(dǎo)，通過理論引導(dǎo)實(shí)踐行動(dòng)，強(qiáng)化各部門人員對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)知，讓全體辦公室人員都能夠理解精細(xì)化理念，將管理落到實(shí)處。“精細(xì)化管理”不僅僅是一句口號(hào)，而是實(shí)際工作內(nèi)容，在建立前期目標(biāo)時(shí)，需要融合“以人為本”理念，積極在企業(yè)內(nèi)部建立完整的文化氛圍。

2.2 制定規(guī)章制度

辦公室工作內(nèi)容較為多樣，如果缺少制度的管控，就很容易造成內(nèi)部結(jié)構(gòu)混亂，從而導(dǎo)致崗位責(zé)任不清等問題，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)萍s發(fā)展。很多辦公工作都具有突發(fā)性，所以需要以強(qiáng)而有力的秩序進(jìn)行合理控制，但是目前我國很多企業(yè)單位都缺少制度規(guī)范，辦公室工作經(jīng)常毫無頭緒地進(jìn)行，雖然部分人員每天都很忙碌，但是工作質(zhì)量不高，一旦遇到突發(fā)狀況，就很容易措手不及。精細(xì)化管理的深入需要制度做基礎(chǔ)，良好的制度能夠提高辦公執(zhí)行能力，從而確保辦公流程順利。首先在制定規(guī)章條例時(shí)，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，將各單位工作進(jìn)度匯總成數(shù)據(jù)報(bào)告，精細(xì)定義每個(gè)崗位的工作量與工作責(zé)任，在企業(yè)單位內(nèi)部營造出“按規(guī)矩辦事”的氛圍，提高工作人員的應(yīng)急能力，確保其面對(duì)突發(fā)問題時(shí)能夠有良好的適應(yīng)水平。以科學(xué)化、規(guī)范化的制度填充辦公室工作死角，將工作計(jì)劃與前期目標(biāo)有效聯(lián)系起來。制度與考評(píng)體系之間存在必然聯(lián)系，呈現(xiàn)出一種相輔相成的狀態(tài)，制度是保障工作有效性的最后一道堤壩，也是企業(yè)發(fā)展的剛需。另外制度還能有效幫助凈化部門工作風(fēng)氣，通過條例的設(shè)計(jì)，杜絕徇私舞弊、私收賄賂、責(zé)任推諉等不良情況的出現(xiàn)。

2.3 提高人員認(rèn)知

上文中提到，當(dāng)前我國辦公室工作內(nèi)容具有很強(qiáng)的復(fù)合型，所以在崗工作人員不僅僅需要具備良好的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要保證自身的責(zé)任感、積極性、事業(yè)心、業(yè)務(wù)處理能力以及語言表達(dá)溝通能力。從而在實(shí)際工作中能夠正確與其他部門人員做好業(yè)務(wù)對(duì)接與決策傳達(dá)，提高企業(yè)工作效率。但是目前我國很多企業(yè)對(duì)于辦公室人員的選擇都存在一定疏忽，例如：很多新上崗的人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接開展工作，老員工知識(shí)儲(chǔ)備較少，不具備及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)的意識(shí)，在平時(shí)工作中出現(xiàn)懈怠、散漫、無責(zé)任心的表現(xiàn)，極大程度上影響了公司形象，制約辦公活動(dòng)的順利進(jìn)行，甚至?xí)绊懙狡渌块T的執(zhí)行效率。為改善這一問題，就需要盡快提升辦公室人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，例如：適當(dāng)提高入職門檻，篩選技術(shù)過硬、專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、為人熱情的人員進(jìn)入到工作當(dāng)中，對(duì)于老員工需要定期開展培訓(xùn)工作，樹立起自我學(xué)習(xí)意識(shí)，將認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度貫徹到整體工作當(dāng)中，注重細(xì)節(jié)把控，通過課程化、專業(yè)化的訓(xùn)練提高其服務(wù)質(zhì)量，明確自身肩負(fù)的責(zé)任，幫助領(lǐng)導(dǎo)人員與基層群眾做好溝通協(xié)調(diào)，提高辦公室處理效率。

2.4 科學(xué)考評(píng)體系

雖然現(xiàn)在辦公室部門內(nèi)工位設(shè)置的種類較多，但是從實(shí)際執(zhí)行效果上來看，各工位之間的責(zé)任劃分比較混亂，例如：崗位工作內(nèi)容重復(fù)、工位掛空等，如果放任發(fā)展會(huì)對(duì)整體辦公室工作帶來不良影響，造成崗位職能的缺失，精準(zhǔn)化管理效果不能得到全面發(fā)揮，很大程度上制約了辦公效率的提升。對(duì)此就需要制定出更加科學(xué)的考評(píng)制度，從精細(xì)化管理結(jié)構(gòu)上來看，考評(píng)體系對(duì)于辦公部門十分重要，利用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的考核制度能夠做到對(duì)員工個(gè)人行為、工作成績、執(zhí)行效率采取綜合考量。為了確?？荚u(píng)的準(zhǔn)確性，首先需要制定一套嚴(yán)格的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)與考核流程，秉承公平、公開、公正的原則，提高員工對(duì)考核結(jié)果的信任。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員可以引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，改變以往“一刀切”的考核方式，給每個(gè)員工相同的起始分?jǐn)?shù)，按照工作質(zhì)量加分，每到月底一同核算，如果員工分?jǐn)?shù)較高可以加大績效獎(jiǎng)勵(lì)，如果部分員工考核分?jǐn)?shù)較低甚至低于基本分?jǐn)?shù)線，就只能給予其基本工資，甚至對(duì)于一些工作態(tài)度較差，平時(shí)在崗行為散漫，有不良記錄的員工可以請(qǐng)離。通過科學(xué)的考評(píng)體系，員工的積極性能夠被最大程度上發(fā)揮出來，潛移默化中培養(yǎng)其主觀能動(dòng)性，以更加飽滿、積極、專業(yè)的態(tài)度投入到工作當(dāng)中，確保企業(yè)運(yùn)行質(zhì)量的提升。

2.5 強(qiáng)化細(xì)節(jié)控制

辦公室日常的很多工作都具有復(fù)雜性，甚至?xí)尸F(xiàn)一定的被動(dòng)化，需要相關(guān)人員重視細(xì)節(jié)的處理，避免問題疏漏衍生的風(fēng)險(xiǎn)，杜絕不必要后果的出現(xiàn)，例如：規(guī)章制度的設(shè)計(jì)要從實(shí)際開展，不能盲目套用其他企業(yè)單位的模板內(nèi)容，沒有兩個(gè)企業(yè)是完全相同的經(jīng)營模式，所以需要辦公室人員加大前期調(diào)查力度，確保制度的設(shè)計(jì)貼合實(shí)際發(fā)展形式，另外在平時(shí)進(jìn)行精細(xì)化管理時(shí)需要注重“以人為本”原則，明確人才對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。積極構(gòu)建企業(yè)文化，將柔性管理與剛性管理有效融合在一起，把辦公室內(nèi)容落到實(shí)處?！昂媳е荆诤聊?九層之臺(tái)，起于累土”“千里堤壩潰于蟻穴”，這些理論都證明了“細(xì)節(jié)”對(duì)于“整體”的重要性，只有盡快將辦公室工作目標(biāo)進(jìn)行量化、細(xì)化，才能保證業(yè)務(wù)進(jìn)行的規(guī)范性與科學(xué)性。

3 結(jié)論

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，企業(yè)單位辦公內(nèi)容也開始向著多元化方向轉(zhuǎn)變，辦公室工作內(nèi)容具有很強(qiáng)的復(fù)合性與結(jié)構(gòu)性，為順應(yīng)新時(shí)期背景下發(fā)展需求，就需要融合精細(xì)化管理觀念，將管理延伸到各類工作的細(xì)節(jié)當(dāng)中，通過規(guī)范的考評(píng)制度明確個(gè)人責(zé)任，做到及時(shí)問責(zé)，整體上提高辦公效率。

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