關于辦公室工作精細化管理難點和對策分析

黃慧萍

[摘 要]隨著我國社會形勢的不斷轉(zhuǎn)變，行政辦公模式也在更新，辦公室工作內(nèi)容具有很強的復合型，貫穿了整個企業(yè)運行的各個流程，本文將結合辦公室精細化管理必要性，針對重難點問題，制定量化整體目標、制定規(guī)章制度、提高人員認知、建立科學考評體系、強化細節(jié)控制等對策，為優(yōu)化辦公室工作質(zhì)量提供參考。

[關鍵詞]辦公室;精細化;工作管理

[中圖分類號]C931.4 [文獻標識碼]A

從辦公室職能性質(zhì)來說，其在整個企業(yè)中起到了連接各個部門單位的重要作用，提高各部門之間的溝通效率，幫助企業(yè)管理人員制定科學的發(fā)展決策，提高督辦督查的可信度。目前我國辦公室管理工作仍存在一定問題有待調(diào)整，精細化管理能夠加強辦公效率，避免在問題發(fā)生后各人員相互推諉責任。

1 辦公室精細化管理必要性

精細化管理是源于對社會分工的規(guī)范化，其不僅僅是一種現(xiàn)代化管理理念，同時還是一種企業(yè)文化。1911年被稱為科學管理之父的泰勒發(fā)布了《科學管理原理》相關內(nèi)容，正式奠定了管理方式向著精細化方向轉(zhuǎn)型。隨著工業(yè)革命的結束，世界經(jīng)濟市場開始向著多元化方向轉(zhuǎn)型，企業(yè)不僅僅從規(guī)模上開始拓寬，同時生產(chǎn)方式、活動類型也變得更加復雜，想要實現(xiàn)對內(nèi)部的精準調(diào)控，就必然要以更加科學的手段采取管理，例如：經(jīng)濟學、心理學、決策理論研究、系統(tǒng)工程等學科都被融合到其中，從定性到定量地去更新系統(tǒng)結構。目前全球范圍內(nèi)，日本是踐行精細化管理最全面的國家，其精益思想與精細化管理理念不謀而合，我國雖然起步較晚，但是已經(jīng)打開創(chuàng)新管理的局面。

對于企業(yè)來說，辦公室是不可或缺的部門單位，其工作質(zhì)量能夠直接影響到高層領導人員策略下達的準確性與時效性，也影響了決策制度在企業(yè)內(nèi)的運行效果。通過精細化處理，辦公室工作能夠更好地協(xié)調(diào)各部門單位，使其打破傳統(tǒng)“信息孤島”的制約，將公司內(nèi)部環(huán)境轉(zhuǎn)變得更加和諧，從而提高核心競爭力，在當前緊張的市場環(huán)境中占據(jù)和搶占份額，提高綜合實力。與此同時，辦公室管理精細化發(fā)展還能夠提高部門員工的責任感，使其更加清楚地認識到崗位工作的重要性，正確規(guī)避重復工作、工作疏忽的可能性，減少內(nèi)部矛盾與沖突，幫助企業(yè)構建積極向上的辦公室環(huán)境。

2 精細化管理難點解決方案

2.1 量化整體目標

辦公室是行政工作的重要單位，所以必須要以明確的前期管理目標為辦公基礎，目標的確定關系到后期制度的建立。目前很多單位、企業(yè)在前期都沒有樹立起完整的辦公目標，無法體現(xiàn)出現(xiàn)代化理念。當前我國發(fā)展形勢為社會經(jīng)濟主導，所以目標的設計需要結合實際市場動向，保證其具備良好的前瞻性與可發(fā)展性，例如：當前很多管理人員在平時工作時，過于依賴經(jīng)驗，缺少計劃與目標，造成各部門之間的業(yè)務交接不流暢，辦公環(huán)節(jié)丟失等問題，而且如果缺少完整的前期目標，工作人員的積極性也會在重復工作中消耗殆盡，降低內(nèi)部員工的凝聚力，給單位的整體運作帶來不良影響，甚至是不必要的糾紛與麻煩。思想是行動的指揮官，所以在量化整體目標之前，首先需要做好前期的理論指導，通過理論引導實踐行動，強化各部門人員對精細化管理的認知，讓全體辦公室人員都能夠理解精細化理念，將管理落到實處?！熬毣芾怼辈粌H僅是一句口號，而是實際工作內(nèi)容，在建立前期目標時，需要融合“以人為本”理念，積極在企業(yè)內(nèi)部建立完整的文化氛圍。

2.2 制定規(guī)章制度

辦公室工作內(nèi)容較為多樣，如果缺少制度的管控，就很容易造成內(nèi)部結構混亂，從而導致崗位責任不清等問題，嚴重時甚至會制約發(fā)展。很多辦公工作都具有突發(fā)性，所以需要以強而有力的秩序進行合理控制，但是目前我國很多企業(yè)單位都缺少制度規(guī)范，辦公室工作經(jīng)常毫無頭緒地進行，雖然部分人員每天都很忙碌，但是工作質(zhì)量不高，一旦遇到突發(fā)狀況，就很容易措手不及。精細化管理的深入需要制度做基礎，良好的制度能夠提高辦公執(zhí)行能力，從而確保辦公流程順利。首先在制定規(guī)章條例時，需要結合企業(yè)實際發(fā)展情況，將各單位工作進度匯總成數(shù)據(jù)報告，精細定義每個崗位的工作量與工作責任，在企業(yè)單位內(nèi)部營造出“按規(guī)矩辦事”的氛圍，提高工作人員的應急能力，確保其面對突發(fā)問題時能夠有良好的適應水平。以科學化、規(guī)范化的制度填充辦公室工作死角，將工作計劃與前期目標有效聯(lián)系起來。制度與考評體系之間存在必然聯(lián)系，呈現(xiàn)出一種相輔相成的狀態(tài)，制度是保障工作有效性的最后一道堤壩，也是企業(yè)發(fā)展的剛需。另外制度還能有效幫助凈化部門工作風氣，通過條例的設計，杜絕徇私舞弊、私收賄賂、責任推諉等不良情況的出現(xiàn)。

2.3 提高人員認知

上文中提到，當前我國辦公室工作內(nèi)容具有很強的復合型，所以在崗工作人員不僅僅需要具備良好的專業(yè)知識，同時還要保證自身的責任感、積極性、事業(yè)心、業(yè)務處理能力以及語言表達溝通能力。從而在實際工作中能夠正確與其他部門人員做好業(yè)務對接與決策傳達，提高企業(yè)工作效率。但是目前我國很多企業(yè)對于辦公室人員的選擇都存在一定疏忽，例如：很多新上崗的人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就直接開展工作，老員工知識儲備較少，不具備及時更新知識結構的意識，在平時工作中出現(xiàn)懈怠、散漫、無責任心的表現(xiàn)，極大程度上影響了公司形象，制約辦公活動的順利進行，甚至會影響到其他部門的執(zhí)行效率。為改善這一問題，就需要盡快提升辦公室人員隊伍的綜合素質(zhì)，例如：適當提高入職門檻，篩選技術過硬、專業(yè)知識強、為人熱情的人員進入到工作當中，對于老員工需要定期開展培訓工作，樹立起自我學習意識，將認真負責的態(tài)度貫徹到整體工作當中，注重細節(jié)把控，通過課程化、專業(yè)化的訓練提高其服務質(zhì)量，明確自身肩負的責任，幫助領導人員與基層群眾做好溝通協(xié)調(diào)，提高辦公室處理效率。

2.4 科學考評體系

雖然現(xiàn)在辦公室部門內(nèi)工位設置的種類較多，但是從實際執(zhí)行效果上來看，各工位之間的責任劃分比較混亂，例如：崗位工作內(nèi)容重復、工位掛空等，如果放任發(fā)展會對整體辦公室工作帶來不良影響，造成崗位職能的缺失，精準化管理效果不能得到全面發(fā)揮，很大程度上制約了辦公效率的提升。對此就需要制定出更加科學的考評制度，從精細化管理結構上來看，考評體系對于辦公部門十分重要，利用規(guī)范化、標準化的考核制度能夠做到對員工個人行為、工作成績、執(zhí)行效率采取綜合考量。為了確?？荚u的準確性，首先需要制定一套嚴格的考評標準與考核流程，秉承公平、公開、公正的原則，提高員工對考核結果的信任。企業(yè)領導人員可以引進激勵機制，改變以往“一刀切”的考核方式，給每個員工相同的起始分數(shù)，按照工作質(zhì)量加分，每到月底一同核算，如果員工分數(shù)較高可以加大績效獎勵，如果部分員工考核分數(shù)較低甚至低于基本分數(shù)線，就只能給予其基本工資，甚至對于一些工作態(tài)度較差，平時在崗行為散漫，有不良記錄的員工可以請離。通過科學的考評體系，員工的積極性能夠被最大程度上發(fā)揮出來，潛移默化中培養(yǎng)其主觀能動性，以更加飽滿、積極、專業(yè)的態(tài)度投入到工作當中，確保企業(yè)運行質(zhì)量的提升。

2.5 強化細節(jié)控制

辦公室日常的很多工作都具有復雜性，甚至會呈現(xiàn)一定的被動化，需要相關人員重視細節(jié)的處理，避免問題疏漏衍生的風險，杜絕不必要后果的出現(xiàn)，例如：規(guī)章制度的設計要從實際開展，不能盲目套用其他企業(yè)單位的模板內(nèi)容，沒有兩個企業(yè)是完全相同的經(jīng)營模式，所以需要辦公室人員加大前期調(diào)查力度，確保制度的設計貼合實際發(fā)展形式，另外在平時進行精細化管理時需要注重“以人為本”原則，明確人才對于企業(yè)發(fā)展的重要性。積極構建企業(yè)文化，將柔性管理與剛性管理有效融合在一起，把辦公室內(nèi)容落到實處?！昂媳е荆诤聊?九層之臺，起于累土”“千里堤壩潰于蟻穴”，這些理論都證明了“細節(jié)”對于“整體”的重要性，只有盡快將辦公室工作目標進行量化、細化，才能保證業(yè)務進行的規(guī)范性與科學性。

3 結論

隨著我國社會經(jīng)濟水平的不斷提高，企業(yè)單位辦公內(nèi)容也開始向著多元化方向轉(zhuǎn)變，辦公室工作內(nèi)容具有很強的復合性與結構性，為順應新時期背景下發(fā)展需求，就需要融合精細化管理觀念，將管理延伸到各類工作的細節(jié)當中，通過規(guī)范的考評制度明確個人責任，做到及時問責，整體上提高辦公效率。

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