關(guān)于提升檔案信息化管理水平的思考

張莉莉

[摘 要] 隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，先進(jìn)的計算機信息手段層出不窮，大大提高了日常工作的效率。組織的文件管理工作還應(yīng)與時俱進(jìn)，加快文件管理信息化進(jìn)程，及時更新軟硬件設(shè)施，提高文件管理水平。檔案管理是任何一項工作有效開展的根基，無論是企事業(yè)單位，或者是國家的政府機關(guān)，未來工作規(guī)劃與戰(zhàn)略目標(biāo)編制的前提就是檔案管理工作，而公路檔案管理工作也是如此。目前，公路檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢，其能夠有效提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案信息的共享，從而為我國公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展夯實根基。文章在分析公路檔案管理信息化重要性的前提下，對提升檔案信息化管理水平進(jìn)行了重點研究。

[關(guān)鍵詞] 檔案 信息化管理 提升策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

基于新時代環(huán)境下，隨著我國信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子文件憑借著便捷性、共享性等優(yōu)勢深受認(rèn)可，如今已經(jīng)漸漸取代了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件，呈現(xiàn)一種信息化發(fā)展趨勢，不但能夠進(jìn)行復(fù)制拷貝，還能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳輸，帶來技術(shù)層面的保障，所以必須高度重視檔案管理信息化建設(shè)。然而縱觀公路檔案信息化管理現(xiàn)狀，許多方面都暴露出了問題，尤其是檔案管理效率與質(zhì)量?；诖耍绾翁岣邫n案信息化管理水平成為了研究的重點。

一、公路檔案管理信息化的重要性

從本質(zhì)上分析，檔案管理是公路管理機構(gòu)的一項核心工作內(nèi)容。近些年來，隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等的推廣與普及，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足新時代下檔案管理工作需要。面對龐大的公路工程檔案信息資料，為了能夠立卷歸檔就必須要投入許多人力、物力以及財力，同時也要建立比較大的庫房[1]。但是此種情況下，繁重的檔案工作壓力大，很可能會發(fā)生錯誤，而且檔案資料的檢索與使用也極其的不方便，無法長期保存。

2016年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出，2020年，我國檔案管理工作初步完成信息化建設(shè)，并且逐步形成“五位一體”的檔案事業(yè)全新發(fā)展機制。全方面推行檔案管理信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)?；诖?，為了能夠順應(yīng)時代發(fā)展潮流，必須要積極促進(jìn)信息技術(shù)與公路檔案管理工作之間的有效融合[2]。

公路檔案管理工作的信息化，能夠在一定程度上控制檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率，而且也有利于檔案信息資料的檢索與使用。

二、提升公路檔案管理工作信息化水平的對策

（一）優(yōu)化檔案管理工作機制，構(gòu)建數(shù)字檔案館

新時代環(huán)境下，公路檔案管理工作的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種新趨勢。而檔案管理信息化必須要嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)規(guī)定與制度執(zhí)行，這樣才能夠保障檔案管理信息化的全面落實。關(guān)于檔案管理工作體系之中的規(guī)定與制度一定要嚴(yán)格遵守，所以應(yīng)該優(yōu)化檔案管理工作機制，不斷更新與完善檔案管理制度[3]。目前，隨著公路檔案信息資料的持續(xù)增多，在檔案管理時應(yīng)構(gòu)建與檔案規(guī)定要求相符合的數(shù)字檔案館，從不同角度、不同層面實現(xiàn)檔案信息資料的數(shù)字化管理，保證檔案信息資料的公開性、共享性，切實提升公路檔案管理工作效率與成果。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

事實上，檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)直接決定著公路檔案管理成果。所以公路主管機構(gòu)必須定期組織工作人員參與培訓(xùn)與教育活動，幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)新的知識、新的理念，不斷提升自身素養(yǎng)，掌握扎實的業(yè)務(wù)知識與能力，從而成為合格、優(yōu)秀的檔案管理工作人員[4]。而檔案管理工作信息化的推進(jìn)，許多電子文件已經(jīng)漸漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，這就要求檔案管理工作人員進(jìn)一步認(rèn)知電子檔案，緊追時代發(fā)展步伐，學(xué)習(xí)信息化管理理念、方法等，從各個方面提高檔案信息化管理綜合能力[5]。除此之外，必須要高度重視文件歸檔管理。針對電子文件的鑒定，基本分為介質(zhì)文件保密等級、內(nèi)容的完善性與真實性等方面，其中電子文件真實性鑒定指的是文件內(nèi)容、背景信息是否與原始狀態(tài)進(jìn)行對比檢查，而電子文件完善性鑒定指的是對文件內(nèi)容、背景信息的完善性展開嚴(yán)格檢查[6]。

（三）高度重視檔案信息化管理從檔案信息化管理角度分析，作為檔案管理工作人員必須要及時更新理念，從思想上對檔案信息化管理予以重視，認(rèn)真履行工作職責(zé)，側(cè)重于檔案信息化管理建設(shè)[7]?；诖耍窓n案管理機構(gòu)與工作人員需要積極宣傳，將檔案信息化管理作為重點工作內(nèi)容。與此同時，檔案管理工作人員也要不斷學(xué)習(xí)與汲取信息化知識，對傳統(tǒng)思想、觀點等進(jìn)行更新，綜合性研究檔案信息化管理提出的要求，不斷的學(xué)習(xí)與掌握各項信息技術(shù)，從而為檔案信息化管理創(chuàng)造技術(shù)支持。此外，公路檔案管理機構(gòu)需要優(yōu)化管理機制，讓檔案管理工作人員進(jìn)一步了解檔案信息化管理情況，然后在各個方面重視檔案信息化管理工作[8]。

（四）實現(xiàn)檔案信息資料的共享

數(shù)字化作為檔案信息化管理的根本性前提，需要促進(jìn)紙質(zhì)文件朝向電子文件發(fā)展，構(gòu)建檔案信息資料庫，由此能夠有效處理紙質(zhì)文件嚴(yán)重占據(jù)空間以及檔案管理工作效率低下等有關(guān)問題，而且還可以滿足檔案管理機構(gòu)關(guān)于信息資料的實際需要[9]。在構(gòu)建檔案信息庫之后，必須要不斷地補充檔案資料，及時更新與優(yōu)化檔案信息庫，從而才可以提高檔案管理的完善性、有效性以及全面性。與此同時，作為公路檔案管理機構(gòu)還需要有效發(fā)揮信息技術(shù)等優(yōu)勢，進(jìn)一步加強檔案信息資料的可靠性與安全性，也要打造一個科學(xué)的檔案信息資料共享平臺，全面實現(xiàn)信息資料的共享，此種情況下就能夠拓寬檔案信息資料的檢索與使用路徑，通過共享平臺全方面了解與把握公路檔案信息，不僅為檔案管理人員的工作提供有利條件，也為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供新的動力[10]。

三、結(jié)語

隨著我國公路事業(yè)的發(fā)展，關(guān)于公路檔案管理工作提出了新要求、新目標(biāo)，尤其是檔案信息化管理?；诖?，作為公路檔案管理機構(gòu)與檔案管理工作人員，必須要在思想層面高度重視檔案信息化管理，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案信息化管理機制，構(gòu)建數(shù)字檔案館，打造檔案信息資料共享平臺，同時要求檔案管理工作人員不斷的學(xué)習(xí)信息化知識與技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)，從而在各個方面提升公路檔案信息化管理水平。

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