高校異地多校區(qū)檔案管理一體化研究

文/山東大學(xué)（威海） 顧煒 趙林林

一、問題的提出

21世紀(jì)以來，隨著我國高等教育改革步伐的加快，很多高校為了解決在發(fā)展中遇到的土地、規(guī)模、空間等問題，加之地方政府有依托大學(xué)品牌優(yōu)勢盤活資產(chǎn)、提升經(jīng)濟的動能，異地辦學(xué)逐漸成為潮流。據(jù)筆者統(tǒng)計，截至2019年1月，原“985”高校中有31所高校在主校區(qū)所在城市之外建設(shè)（或合并）了另一個或多個校區(qū)（不包括獨立學(xué)院），承擔(dān)培養(yǎng)本科生或研究生的功能。高校異地辦學(xué)的一個基本特征就是異地校區(qū)距離主校區(qū)所在的城市較遠(yuǎn)。根據(jù)百度地圖的計算值，異地校區(qū)距離主校區(qū)所在城市的平均距離為1100余公里，距離較近的如浙江大學(xué)海寧校區(qū)，距離主校區(qū)80余公里；距離較遠(yuǎn)的如清華大學(xué)深圳研究院，距離主校區(qū)2200余公里。盡管這一舉措解決了高校發(fā)展中空間不足的問題，但是隨之而來的新問題也越來越突出，比如行政管理難、資源整合難、學(xué)科融合難、人心凝聚難、整體規(guī)劃難等。本文僅就檔案管理方面存在的突出問題梳理如下：

（一）亂。一般情況下，主校區(qū)由于存在時間較長，管理制度較為完善，檔案和檔案管理比較完善。但是在異地的校區(qū)，尤其是創(chuàng)建時間較早的異地校區(qū)，由于創(chuàng)建初期沒有將檔案管理延伸到日常的基本建設(shè)、招生、遷院、學(xué)生管理、招標(biāo)等工作中，導(dǎo)致歸檔不全、管理散亂等現(xiàn)象較為普遍。

（二）散。囿于異地多校區(qū)的基本現(xiàn)實，對多校區(qū)如何實現(xiàn)良性的檔案管理，很多高校缺乏較為成熟、可資借鑒的科學(xué)管理制度，往往局限于解決具體問題，導(dǎo)致檔案管理較為分散，很多應(yīng)該由學(xué)校統(tǒng)一管理的檔案，多散落在異地校區(qū)的學(xué)院或部門，管理不規(guī)范成為常態(tài)。

（三）低。由于多校區(qū)辦學(xué)，校區(qū)分散導(dǎo)致檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化等各項工作時間拉得較長。而檔案利用工作是建立在上述基礎(chǔ)工作之上的，基礎(chǔ)工作薄弱，導(dǎo)致檔案利用效率較為低下。比如，一位主校區(qū)的畢業(yè)生要在異地校區(qū)打印自己的成績畢業(yè)證明，特別是畢業(yè)時間較長的情況下，在當(dāng)前很多異地辦學(xué)高校就無法實現(xiàn)，只能耗費大量時間和精力到主校區(qū)辦理。雖然部分高校已經(jīng)開始提供部分檔案的遠(yuǎn)程利用服務(wù)，但是對于很多異地辦學(xué)高校來說，校區(qū)間的檔案資源共享、互認(rèn)等依然存在壁壘。

二、原因分析及解決思路

前文所述的三種突出問題很大程度上由于以下兩方面的原因造成：

（一）理念的落后。檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是一項長期性、基礎(chǔ)性的工作，但與學(xué)科建設(shè)、教學(xué)管理、科學(xué)研究等顯性工作相比較，也存在著沒有外來經(jīng)費、沒有評價權(quán)重、沒有突出業(yè)績的隱性特點，這也導(dǎo)致很多高校對于檔案工作的認(rèn)識并不到位。由于理念落后，很多高校對檔案工作的資金投入不足，檔案信息化建設(shè)不到位，從事檔案工作的具體人員專業(yè)素養(yǎng)不高，檔案工作整體地位邊緣，并逐漸形成不良循環(huán)。

（二）管理的差距。高校異地多校區(qū)辦學(xué)管理體制、機制、人員、投入的差異，也直接或間接導(dǎo)致校區(qū)間檔案管理水平的差距。通常來說，主校區(qū)的檔案管理制度相對更加完善、管理更加規(guī)范，信息化水平和數(shù)字化程度更高。而異地校區(qū)起步晚、底子差、人員少、投入少，檔案工作水平往往相對落后。

歸結(jié)起來，無論是思想觀念還是管理方式很大程度上是由于時代的局限造成的。從國家發(fā)展的角度看，自新中國成立以來我國始終處在建設(shè)初期，對高校經(jīng)費的投入不足使得高校在所有工作的排序中，往往將檔案工作向后順延。隨著國家進(jìn)入中國特色社會主義，進(jìn)入了新時代，對教育特別是高等教育的重視和期待達(dá)到一個新的高潮，與之相伴的是對高等教育的投入不斷加大，尤其是對“雙一流”建設(shè)高校的支持力度更是空前，這為檔案工作水平提升提供了機遇。從時代趨勢的角度看，進(jìn)入21世紀(jì)，信息化的發(fā)展日新月異，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化是新一輪科技革命的突出特征，也是新一代信息技術(shù)的核心。數(shù)字化強調(diào)對數(shù)據(jù)的收集、聚合、分析與應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化為信息傳播提供物理載體，其發(fā)展趨勢是信息物理系統(tǒng)（CPS）的廣泛采用。把握這些根本特征，將之貫徹到檔案管理工作中，就能為高校異地多校區(qū)檔案管理提供金鑰匙。對于異地辦學(xué)高校的檔案管理工作，我們認(rèn)為應(yīng)該樹立一個理念，即不管是主校區(qū)或是異地校區(qū)，檔案工作的要求必須是一體化。所謂的一體化，就是檔案工作的各個環(huán)節(jié)必須遵循統(tǒng)一的制度、執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、實現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，這三個統(tǒng)一是破解前文所述的異地多校區(qū)檔案管理問題的關(guān)鍵。統(tǒng)一的檔案工作制度，可以讓各校區(qū)的檔案工作不再是一盤散沙，有法可依、有法可循，才能為后續(xù)的檔案開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。統(tǒng)一的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是指在實體檔案的管理比如收集、整理、鑒定、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，在遵照國家統(tǒng)一要求的前提下，在具體操作層面，各校區(qū)應(yīng)細(xì)化實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的工作目標(biāo)，是指檔案工作最終是為了更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生，服務(wù)社會，這既包括及時、準(zhǔn)確地保存信息，存史資政；也包括高效、便捷地利用檔案，讓檔案“活起來”。

三、可行的路徑

在檔案管理一體化的思路下，應(yīng)該探討實現(xiàn)這一理念的具體路徑，筆者認(rèn)為可以借助信息化的手段來實現(xiàn)，即通過建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)（Unified Archives Management System，簡稱UAMS）來實現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化的要求。

（一）主要內(nèi)容。UAMS包括檔案管理（Archives Administration，即AA）和檔案利用（Archives Utilization，即AU）兩個子系統(tǒng)。1.AA子系統(tǒng)主要是針對檔案資料的整理和歸檔。通過將原有的檔案資料進(jìn)行電子化的技術(shù)處理，比如掃描、翻錄、影像等，使其轉(zhuǎn)為由計算機存儲的信息，達(dá)到存量數(shù)字化的要求。這對于建校時間較長的高校特別是這些高校的主校區(qū)尤為重要。通過建設(shè)AA系統(tǒng)，高?？梢愿鶕?jù)檔案的重要程度、損毀程度、利用頻率等設(shè)定統(tǒng)一的要求，逐步推進(jìn)館室藏檔案的數(shù)字化。隨著近些年高校信息化建設(shè)的加快，各種辦公自動化系統(tǒng)得到了充分運用，比如人事、財務(wù)、科研、教學(xué)、公文處理等各項重要工作都建設(shè)了自己的管理系統(tǒng)，文件、數(shù)據(jù)、材料等都實現(xiàn)了電子化存儲，這一部分的新增檔案只要做好與AA系統(tǒng)的對接就可以方便實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。2.AU子系統(tǒng)主要是針對檔案資料的利用。AA系統(tǒng)的建設(shè)成效直接關(guān)系檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的實施效果。作為創(chuàng)新源頭的高校應(yīng)該緊緊抓住信息化的大趨勢，堅決推進(jìn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，盡量避免翻閱故紙堆的檔案利用方式。高校檔案利用的主體是師生和校友，在設(shè)計AU系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)基于用戶身份和需求設(shè)計不同的查詢、利用通道。如教師主要對科研檔案、教學(xué)檔案、文書檔案等利用率較高，而學(xué)生（含校友）則對學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案等利用率較高，那么AU系統(tǒng)就應(yīng)當(dāng)在入口設(shè)置身份確認(rèn)環(huán)節(jié)，并自動對應(yīng)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，提供快速查詢、打印等服務(wù)，從而提升檔案利用效率和服務(wù)效果。同時，隨著信息化時代的發(fā)展，智能終端設(shè)備比如手機已滲入到整個社會生活的方方面面。為了應(yīng)對這一趨勢，檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用不能忽視移動終端設(shè)備的應(yīng)用。利用學(xué)校APP平臺提供接入AU端口（或者自建檔案查詢、利用的APP）是檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的一個新趨勢。

（二）需注意的問題。1.統(tǒng)一的接入門戶是前提。既然是一體化管理，那么不管是主校區(qū)或是異地校區(qū)，不管是在接入AA還是AU系統(tǒng)時，無論是檔案管理者還是檔案利用人，都應(yīng)呈現(xiàn)統(tǒng)一的入口。當(dāng)然，各自的入口針對的具體項目設(shè)計是不一樣的，AA端的入口可設(shè)有檔案上傳、審核、入庫等具體項目；AU端的入口可設(shè)有檔案查詢、出具證明、館藏展示等。通過統(tǒng)一門戶建設(shè)，既是落實統(tǒng)一的管理制度要求，也使得各校區(qū)檔案工作貫徹統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?；究梢杂孟聢D。2.高校的信息化建設(shè)支撐。UAMS的建設(shè)應(yīng)當(dāng)在高校信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃中實施。當(dāng)下，各高校都很重視信息化建設(shè)，并投入大量的精力與經(jīng)費，教務(wù)、資產(chǎn)、人事、科研、圖書、辦公自動化等業(yè)務(wù)管理基本都有信息系統(tǒng)。但不可否認(rèn)的是，各個信息系統(tǒng)之間缺乏互動，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象十分嚴(yán)重。歸根結(jié)底是由于高校對于信息化建設(shè)缺乏完整的規(guī)劃和科學(xué)的頂層設(shè)計。在建設(shè)UAMS系統(tǒng)時，要將之放到學(xué)校的信息化建設(shè)的大背景下，在保證信息真實性、完整性、安全性等前提下，實現(xiàn)與學(xué)校各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接、兼容、一鍵歸檔。3.檔案的安全管理是保障。隨著信息化步伐的加快，檔案的安全管理特別是電子檔案的安全成為一個重要問題。建設(shè)UAMS要充分考慮海量數(shù)據(jù)的安全問題。數(shù)據(jù)安全大致可以分為存儲、傳送、管理安全三個方面。各高校對檔案的安全管理方面都比較重視，在物理措施、訪問限制、數(shù)據(jù)加密、電腦防毒方面都有比較具體的規(guī)定，各校區(qū)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹落實并加強日常檢查。值得一提的是，在存儲安全方面，高?？梢猿浞职l(fā)揮多校區(qū)辦學(xué)的優(yōu)勢，在一個或多個校區(qū)建設(shè)數(shù)據(jù)分中心，實行異地備份，甚至多地備份，防止遇到突發(fā)事故造成系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失損毀等后果。