以服務(wù)利用為目的核電站電子文件管理探索和實(shí)踐

文/江蘇核電有限公司 周鵬

近幾年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)了多項(xiàng)關(guān)于發(fā)展電子文件的規(guī)劃和綱要，專家、學(xué)者及各企事業(yè)單位積極實(shí)踐探索電子文件的四性研究，使電子文件的發(fā)展在政策層面和技術(shù)層面獲得了有力的支持，相信在不久的將來(lái)電子文件廣泛應(yīng)用將會(huì)水到渠成。但是，我們要認(rèn)識(shí)到電子文件與紙質(zhì)文件不同，不能照搬紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。另外電子文件的管理和利用借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，由于投入成本、開(kāi)發(fā)思路和開(kāi)發(fā)程度等各方面的原因，使得各領(lǐng)域或各單位使用的信息系統(tǒng)各不相同，所以電子文件管理和利用的具體實(shí)踐，即在保障電子文件四性的基礎(chǔ)上，如何管理電子文件使用戶能夠快速、高效地獲取和利用，從而達(dá)到提高工作效率、降本增效，實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保工作和生活的目標(biāo)，就是各個(gè)領(lǐng)域或企事業(yè)單位必須面對(duì)、自行解決的研究課題。

一、探索和實(shí)踐中存在的不足

從2003年開(kāi)始，田灣核電站陸續(xù)上線多個(gè)信息管理系統(tǒng)，由于當(dāng)時(shí)信息化發(fā)展的階段性、認(rèn)識(shí)誤區(qū)、需求不到位或標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等原因，導(dǎo)致電子文件管理存在一些不足和缺憾，影響文件和檔案的服務(wù)利用。

（一）未統(tǒng)一規(guī)劃系統(tǒng)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致信息孤島。田灣核電站建立了文檔管理系統(tǒng)、企業(yè)資源管理平臺(tái)和電站實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)等多達(dá)幾十套應(yīng)用系統(tǒng)。這些系統(tǒng)積累了大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，產(chǎn)生的文件和記錄存在于各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，無(wú)法提供互通共享。

（二）缺少文檔過(guò)程降低了電子文件使用便利性。田灣一期工程項(xiàng)目將項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)和案卷目錄直接導(dǎo)入系統(tǒng)，整卷文件合并成一個(gè)PDF電子文件上傳系統(tǒng)，掛接在檔案條目上。用戶不能直接查詢目錄中的具體文件。

（三）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致電子文件丟失元數(shù)據(jù)信息。設(shè)備文件功能位置碼拆分成系統(tǒng)碼和位置碼兩部分著錄在原文檔管理系統(tǒng)。2012年企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)上線，功能位置碼需作為一個(gè)完整的元數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，導(dǎo)致一期工程設(shè)備文檔從原系統(tǒng)遷移到新系統(tǒng)后，缺失完整的功能位置碼信息。

二、核電站電子文件服務(wù)利用管理的實(shí)施要點(diǎn)

經(jīng)過(guò)近二十年探索、實(shí)踐和改進(jìn)，田灣核電站對(duì)電子文件的全生命周期形成了一系列的精細(xì)化管理，其管理流程見(jiàn)“圖1”：

圖1 田灣核電站電子文件管理流程

（一）信息系統(tǒng)整合管理。為了解決信息孤島問(wèn)題，2012年，田灣核電站上線企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱ECM系統(tǒng)），ECM系統(tǒng)具備多種文件采集著錄功能，能夠錄入接收的文件和檔案，整合各文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和流程，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化的管理；能夠批量導(dǎo)入文件，解決所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史文件的利用問(wèn)題；能夠提供系統(tǒng)接口、按照設(shè)定規(guī)則，從第三方系統(tǒng)導(dǎo)入原生電子文件，向第三方系統(tǒng)傳輸電子文件，已陸續(xù)將現(xiàn)有系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)聯(lián)共享，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流、文檔流、信息流的融合貫通。同時(shí)規(guī)定后續(xù)開(kāi)發(fā)、上線的系統(tǒng)需與ECM系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，使ECM系統(tǒng)成為文件利用和共享中心。

（二）信函附件管理。田灣核電站承包商通過(guò)信函的方式提交文件，信函附件管理是指對(duì)隨信函提交的文件進(jìn)行辨識(shí)，確定將其直接作為信函附屬文件上傳到ECM系統(tǒng)，還是將其從信函剝離、作為一份正式文件著錄到ECM系統(tǒng)。信函附件確定是否剝離是文件接收后處置的首要環(huán)節(jié)。信函附件不剝離，附件的元數(shù)據(jù)未著錄ECM系統(tǒng)，無(wú)法直接查找。附件剝離與否需要根據(jù)文件生效狀態(tài)、來(lái)源等因素進(jìn)行確定。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐證明，各類文件未生效送審版、質(zhì)量計(jì)劃、任務(wù)單等空白記錄文件不剝離，作為附件上傳系統(tǒng)，其他生效技術(shù)文件宜剝離，單獨(dú)著錄。

（三）文件著錄管理。文件著錄是指從接收的紙質(zhì)文件或電子文件中，提取相應(yīng)的文件元數(shù)據(jù)信息，著錄在ECM系統(tǒng)，同時(shí)上傳PDF電子版文件的過(guò)程，供用戶查詢利用。考慮到方便利用，著錄時(shí)可以采取一些必要的手段幫忙用戶查詢利用。如設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)，田灣核電站從橫向和縱向兩個(gè)維度進(jìn)行設(shè)定：橫向，不同設(shè)備使用不同的功能位置碼標(biāo)識(shí)文件；縱向，將不同名稱用于指導(dǎo)使用和維修的文件統(tǒng)一命名為設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)。從橫向和縱向兩個(gè)維度的限定，保障了用戶快捷、準(zhǔn)確地查詢利用。

（四）文件關(guān)聯(lián)管理。文件關(guān)聯(lián)是指將接收到的文件在信息系統(tǒng)中進(jìn)行邏輯上的連接，表明文件之間的相關(guān)關(guān)系。文件之間相關(guān)關(guān)系包括所屬關(guān)系、內(nèi)容承接關(guān)系和文件升版關(guān)系。通過(guò)對(duì)文件的關(guān)聯(lián)管理，提高用戶查詢利用的效率。完成文件著錄后，實(shí)施文件的關(guān)聯(lián)管理。如信函與所傳遞文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，表明所屬關(guān)系；來(lái)函和復(fù)函進(jìn)行關(guān)聯(lián)，表明內(nèi)容承接關(guān)系；同一文件不同版本進(jìn)行關(guān)聯(lián)，表明文件升版關(guān)系。

（五）文件分發(fā)管理。文件分發(fā)是指將文件按照指令傳遞給使用單位、部門(mén)或個(gè)人的過(guò)程。所有的文件都需要分發(fā)。對(duì)本單位內(nèi)部的分發(fā)指令由文件歸口部門(mén)制定，對(duì)外部承包商的分發(fā)指令由承包商歸口管理部門(mén)制定。特別注意的是，必須對(duì)工作的執(zhí)行和驗(yàn)證所需要的文件的發(fā)放進(jìn)行控制，使參與活動(dòng)的人員能夠了解并使用完成該項(xiàng)活動(dòng)所需的正確合適的文件，即受控分發(fā)給執(zhí)行者。帶有工作任務(wù)的文件任務(wù)分發(fā)給責(zé)任人。密級(jí)文件按密級(jí)分發(fā)給知悉人員。其他文件可以普發(fā)給所有人。

（六）專題編研管理。根據(jù)公司熱點(diǎn)工作和重點(diǎn)工作，借助信息系統(tǒng)功能的多樣性和電子文件管理的靈活性，以及憑借熟知電子文件分類和存儲(chǔ)的便利性，收集、整理和匯總熱點(diǎn)工作和重點(diǎn)工作相關(guān)的文檔，積極開(kāi)展電子文檔的專題編研工作，為公司所有用戶提供文檔服務(wù)。為了保障核電站設(shè)備安全、穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，公司響應(yīng)上級(jí)主管部門(mén)提出的設(shè)備可靠性管理工作，文檔人員可以發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展關(guān)鍵敏感設(shè)備文檔的編研工作。并且逐年更新，以保持專題內(nèi)容的完整性和及時(shí)性。

（七）用戶需求響應(yīng)。田灣核電站文檔部門(mén)每年走訪公司所有部門(mén)或開(kāi)展用戶需求調(diào)研，收集公司各部門(mén)文檔利用需求，評(píng)估需求的必要性和緊迫性，編制實(shí)施計(jì)劃，集中人力，保質(zhì)保量完成需求任務(wù)，以滿足業(yè)務(wù)部門(mén)用戶的利用需求。為了解決電站一期工程儀控圖紙管理顆粒度太粗，使用不方便的問(wèn)題，組織人力，按照每個(gè)設(shè)備將原本不足百個(gè)功能區(qū)或功能組的文件、拆分成近70000份的圖紙導(dǎo)入ECM系統(tǒng)，供用戶查詢利用和其他信息系統(tǒng)鏈接引用。

三、電子文件服務(wù)利用的實(shí)施體會(huì)

（一）關(guān)注電子文件收集的齊全性。文件收集齊全是服務(wù)利用的基礎(chǔ)，在關(guān)注電子文件服務(wù)利用的快捷性和便利性的同時(shí)，也需要考慮電子文件收集的齊全性，采取必要的措施，查驗(yàn)和控制收集到的電子文件齊全性，這樣才能保障在信息系統(tǒng)中搜索到所需的文件?？梢酝ㄟ^(guò)核對(duì)總清單和編碼連續(xù)性核實(shí)文件收集的齊全性。

（二）區(qū)分電子文件整理的顆粒度。保障電子文件能夠供用戶充分利用，并不是要求一視同仁地按照相同的標(biāo)準(zhǔn)處理所有文件，應(yīng)根據(jù)設(shè)備或文件的重要程度，按照不同的顆粒度劃分電子文件，特別是對(duì)核電站設(shè)備隨箱文件，按照設(shè)備重要性和文件類別區(qū)分不同的顆粒度進(jìn)行整理非常有必要。

（三）標(biāo)識(shí)電子文件使用的有效性。在為用戶提供電子文件服務(wù)利用時(shí)，要注意標(biāo)識(shí)電子文件的有效性。核電站商運(yùn)階段，隨著設(shè)備的損耗、更新?lián)Q代和工藝技術(shù)的發(fā)展，核電站每年開(kāi)展工程改造和設(shè)備替代項(xiàng)目，使現(xiàn)場(chǎng)與工程竣工圖產(chǎn)生不符，應(yīng)及時(shí)在檔案?jìng)渥⒅凶⒚髯兏闆r，以免用戶誤用舊版文件。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子文件的管理利用是當(dāng)前各企事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)課題和熱點(diǎn)課題，各單位應(yīng)在其管理體制和管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上，參考外部單位的良好實(shí)踐，結(jié)合自身信息資源系統(tǒng)的功能，積極探索、實(shí)踐，總結(jié)出適合自身的電子文件管理利用模式，使用戶能夠深刻感受到電子文件使用的便利性和快捷性，才能更好地推進(jìn)文件電子化管理之路。