數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化問題探討

吳競

摘 要：伴隨著信息化技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，檔案管理過程中信息化技術(shù)的應(yīng)用也在不斷的普及。借助信息技術(shù)更新服務(wù)理念的方式，對于檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)路徑、服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率等均有顯著推動作用，是提升供電企業(yè)檔案使用價值的有效措施。對此，為了更好的推動檔案管理工作持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，本文簡要分析數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化相關(guān)問題，希望可以為相關(guān)工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)與發(fā)展

0.引言

檔案管理屬于任何企業(yè)、部門的重要工作形式，是實現(xiàn)合理管理、科學(xué)經(jīng)營、做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多方面工作的資料記錄形式，檔案管理的工作模式對于國民經(jīng)濟(jì)的影響非常突出。以往檔案管理模式主要是以紙質(zhì)模式為主，伴隨著檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式的缺陷與不足也顯得更加突出，這也間接提高了信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值。對此，探討數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化具備顯著現(xiàn)實意義。

1.提高檔案管理意識

構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，及時根據(jù)檔案管理工作中所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善改進(jìn)，以統(tǒng)一化的形式完成檔案管理工作任務(wù)，為了更好的滿足數(shù)字時代的發(fā)展需求，及時做好檔案管理中網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，及時落實分工合作機(jī)制，滿足不同崗位人員在具體工作中的責(zé)任落實情況[1]。同時實行多層級、多元素的管理結(jié)構(gòu)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，檔案管理也會涉及到大量的信息化管理需求，此時便需要積極構(gòu)建以信息化為核心的管理體系，建設(shè)檔案管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將不同供電企業(yè)檔案室實行統(tǒng)一性的管理與考核，促使檔案管理和單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案管理實效性。另外，還需要有意識的提升檔案的使用率，充分應(yīng)用信息化技術(shù)構(gòu)建完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，并及時更新數(shù)據(jù)庫，在工作中需要有意識的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的查詢，保障數(shù)據(jù)庫的信息動態(tài)化應(yīng)用價值，從而保障檔案的使用效益。

2.做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作

首先需要做好數(shù)據(jù)庫技術(shù)創(chuàng)新。檔案管理在信息化技術(shù)的支持之下，發(fā)展方向中必然會涉及到數(shù)據(jù)庫資源這一技術(shù)，同時這一技術(shù)的合理應(yīng)用也是推動檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵[2]。在拓展信息服務(wù)途徑的同時，管理部門可以借助數(shù)據(jù)壓縮、掃描以及光儲存等多種信息化技術(shù)，將以往紙質(zhì)化供電企業(yè)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)字化供電企業(yè)檔案，構(gòu)建供電企業(yè)檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)庫，同時構(gòu)建新型的多媒體數(shù)據(jù)庫、個性化數(shù)據(jù)庫等，促使供電企業(yè)檔案資料的使用率得到顯著提升，同時也間接為用戶提供一個高質(zhì)量的個性化供電企業(yè)檔案服務(wù)。另外，檔案管理部門需要積極做好供電企業(yè)檔案資源信息價值的挖掘工作，以構(gòu)建知識數(shù)據(jù)庫為例，促使用戶可以借助知識數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對相關(guān)問題的高質(zhì)量、高效率解決，在拓展實施途徑的同時也間接提高供電企業(yè)檔案資料的實用價值。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門強(qiáng)化合作，借助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式實現(xiàn)信息的合理共享，同時適當(dāng)?shù)耐卣构╇娖髽I(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)服務(wù)效益，檔案管理部門也可以和圖書館、網(wǎng)站等構(gòu)建合作的關(guān)系，以無縫銜接的方式構(gòu)建聯(lián)合性數(shù)據(jù)庫。

其次，需要做好設(shè)施設(shè)備的技術(shù)創(chuàng)新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理需求，需要積極配合相關(guān)部門做好硬件設(shè)施的技術(shù)支持，尤其是計算機(jī)、供電企業(yè)檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保障檔案管理工作中信息化技術(shù)的合理應(yīng)用。另外，也需要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)安全保障機(jī)制，尤其是以信息化技術(shù)為主的安全防護(hù)機(jī)制，提高供電企業(yè)檔案信息的安全性。

3.構(gòu)建檔案實時反饋機(jī)制

想要持續(xù)性提升檔案管理工作的實效性以及服務(wù)質(zhì)量，就必須積極建設(shè)以用戶反饋和監(jiān)督舉報的管理機(jī)制，從而推動檔案管理可以高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作必須充分意識到用戶的參與作用，以監(jiān)督流程的公開透明、反饋機(jī)制的簡單為核心，為用戶提供一個高質(zhì)量反饋機(jī)制。對此，檔案管理部門需要積極構(gòu)建以信息化技術(shù)為核心的質(zhì)量評價體系，同時不斷的優(yōu)化各種評價的指標(biāo)，以細(xì)化、量化為原則，對檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、效率、滿意度、利用率等指標(biāo)，檔案管理部門則需要將不同的指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，以用戶的滿意度為例，可以評價為非常滿意、滿意以及不滿意，同時根據(jù)評價結(jié)果的不同提出針對性的改進(jìn)措施，從而提高信息化技術(shù)之下檔案管理工作的實效性。

4.結(jié)語

綜上所述，在信息化環(huán)境之下，供電企業(yè)檔案管理工作必然需要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，尤其是在管理工作中適當(dāng)加入信息化、科學(xué)化等元素，同時在滿足新形勢需求之下不斷創(chuàng)新和完善檔案管理的理念意識，持續(xù)創(chuàng)新探索，在原本的實體檔案管理模式中逐漸脫離和轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新全新檔案管理理念，從而推動供電企業(yè)部門檔案管理事業(yè)可以持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣幼林.數(shù)字時代背景之下供電企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的過程中應(yīng)當(dāng)注意到的問題[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017，31（08）：285-286.

[2]高愛民，范亞明.數(shù)字時代新來源觀與建設(shè)項目管理理論的契合研究[J].檔案管2018，14（23）：244-245.