信息化技術(shù)在政府檔案管理工作中的落實(shí)研究

郭清鑾

摘 要：當(dāng)前，我國社會經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化建設(shè)不斷推進(jìn)，政府檔案管理工作也在信息技術(shù)的推動下逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，提升了政府的服務(wù)水平。本文主要分析了信息化技術(shù)在政府檔案管理工作中應(yīng)用的不足，提出了信息化技術(shù)的落實(shí)對策，期望能夠進(jìn)一步發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);政府檔案管理;對策

信息化技術(shù)的發(fā)展給社會各個(gè)領(lǐng)域帶來了天翻地覆的變化，為各個(gè)行業(yè)注入了源源不斷的活力。政府檔案管理也逐漸與信息技術(shù)相結(jié)合，檔案管理效率逐步提升，檔案價(jià)值逐漸受到重視和利用。但在政府檔案管理與信息技術(shù)的融合過程中還有很多有待改進(jìn)之處，不利于信息化技術(shù)在檔案管理中的落實(shí)。因此，應(yīng)采取對策使信息化技術(shù)真正落實(shí)到政府檔案管理中，為政府行政管理提供依據(jù)，推動社會經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

一、信息化技術(shù)在政府檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.有利于政府檔案管理與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，包括政府在內(nèi)的各個(gè)社會經(jīng)濟(jì)的主體也逐步推進(jìn)信息化建設(shè)。政府也開始建設(shè)自身的數(shù)字檔案管和數(shù)據(jù)庫，采集和管理信息。另外，隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，群眾對政府信息的需求也日益增多，在政府檔案管理中使用信息化技術(shù)使政府信息公開更加便捷和透明，適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，有利于推動社會的進(jìn)步。

2.有利于提升檔案管理效率

在傳統(tǒng)的政府檔案管理中，多使用卷宗的方式進(jìn)行管理，管理效率低，而且查閱很不方便，紙質(zhì)檔案也不容易保存和更新。特別是在檔案數(shù)量劇增的情況下，檔案管理難度也隨之提高。利用信息化技術(shù)開展檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理，通過掃描儀、鍵盤等將檔案輸入信息庫，而且通過政府檔案網(wǎng)站的建設(shè)能夠讓公眾更加便捷地使用政府檔案，充分發(fā)揮政府檔案對當(dāng)?shù)卣巍⒔?jīng)濟(jì)、文化等方面的作用，有利于推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3.有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享

信息化技術(shù)的應(yīng)用，使先進(jìn)的檔案管理設(shè)備進(jìn)入了政府檔案管理工作中，減少了檔案管理過程中的人力、物力等資源的消耗，優(yōu)化了檔案過程，提高了檔案管理效率，另外還能夠豐富檔案信息，為政府各項(xiàng)工作的開展提供指引。信息化技術(shù)和政府檔案管理的融合實(shí)現(xiàn)了檔案信息的信息化檢索，提高了檔案的利用效率，使檔案資源實(shí)現(xiàn)了有效共享，進(jìn)一步提升了信息資源的價(jià)值。

二、信息化技術(shù)在政府檔案管理應(yīng)用中的問題

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域開始使用信息技術(shù)提升傳統(tǒng)工作水平。政府作為社會經(jīng)濟(jì)事務(wù)的參與者和管理者，有責(zé)任和義務(wù)提高檔案管理質(zhì)量，更好地開展行政服務(wù)，推動工作效率的提升。

1.管理方式和設(shè)備落后

當(dāng)前，我國政府傳統(tǒng)的檔案管理中所使用的設(shè)備和方式較為落后，所使用的打印設(shè)備、輸出設(shè)備等與現(xiàn)代化信息技術(shù)之間還不兼容，而且設(shè)備的管理對人工十分依賴，工作質(zhì)量和效率受到了嚴(yán)重影響。管理方式以人工分類、編輯和檢索為主，資料信息的整理分類十分繁瑣，稍不注意就會造成信息資料的遺漏，甚至可能造成嚴(yán)重的管理事故。

2.管理人員綜合素質(zhì)較低

當(dāng)前，政府檔案管理工作人員的檔案資料管理水平與實(shí)際需求還有明顯的差距，對基本的檔案管理的理論掌握還不夠扎實(shí)，對新型檔案管理設(shè)備還不夠熟悉，無法有效推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。在日常的管理過程中，經(jīng)常發(fā)生檢索程序?qū)嵤┗靵y、資料編輯和分類模糊德國問題，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量，不利于檔案資料作用的發(fā)揮。

3.信息化檔案管理制度還不完善

政務(wù)信息化是當(dāng)前政府政務(wù)管理水平提升的重要途徑。但信息化的政府檔案管理之所以沒有得到廣泛的普及，從根本上說是因?yàn)殛P(guān)于檔案管理的制度還沒有建立和普及，使的檔案管理的信息化缺少理論和制度支持。在檔案管理的過程，信息體系的連接經(jīng)常發(fā)生錯(cuò)位，使文本信息向數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化質(zhì)量不高，造成檔案管理部門的信息化優(yōu)勢無法得到有效發(fā)揮。

三、信息化技術(shù)在政府檔案管理中的落實(shí)對策

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

信息化技術(shù)在我國社會經(jīng)濟(jì)生活的方方面面發(fā)揮了巨大的作用，人們在日常工作和學(xué)習(xí)中利用信息化技術(shù)獲取信息的速度更快、精確度更高，極大地推動了社會經(jīng)濟(jì)體制的變革。作為社會的管理主體，政府部門也應(yīng)積極推廣使用信息化技術(shù)，充分重視信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性，充分認(rèn)識信息化技術(shù)在提升檔案管理工作效率和質(zhì)量方面的意義，充分展望信息化技術(shù)對政府行政管理工作的作用，加快制定檔案管理信息化的有關(guān)制度，為檔案管理工作提供指導(dǎo)和依據(jù)，推動政府檔案管理工作水平的提升。例如，應(yīng)將信息化技術(shù)在檔案管理工作所發(fā)揮的作用納入員工考核體系，對管理人員的信息化操作進(jìn)行全面評估，對熟練使用信息化技術(shù)開展檔案管理的管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其在檔案管理工作中加強(qiáng)創(chuàng)新。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)宣傳，展示信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，營造良好的檔案管理氛圍，推動信息化技術(shù)在檔案管理中的落實(shí)。

2.加大資金、設(shè)備和技術(shù)支持

信息化技術(shù)的應(yīng)用需要有關(guān)設(shè)備和技術(shù)的支持，否則就是無本之木，同時(shí)，有關(guān)技術(shù)也需要及時(shí)更新，避免不兼容問題的發(fā)生。因此政府有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)政策和要求加大對檔案管理的資金支持，確保?？顚Ｓ?。在設(shè)備支持方面應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件，并根據(jù)工作需求和技術(shù)發(fā)展定期升級更新，確保計(jì)算機(jī)的容量充足。在技術(shù)支持方面，應(yīng)積極和第三方技術(shù)團(tuán)隊(duì)合作，提升檔案管理的技術(shù)水平。

3.加快檔案數(shù)字化腳步

信息化技術(shù)在檔案管理中的重要應(yīng)用就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以更好地保存檔案，保護(hù)檔案的完整性。推進(jìn)檔案的數(shù)字化首先應(yīng)加快收集、整理政府檔案，全面提升檔案的完整性。其次，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、WORD等設(shè)備和軟件將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為WORD文檔、圖片、視頻等。然后使用檔案管理軟件對檔案資料進(jìn)行分類保管，如有需要可以進(jìn)行加密處理，提升檔案的安全性。

4.加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)

檔案管理工作人員是影響檔案管理水平的重要因素。特別是在信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用到政府檔案管理的過程中，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，使其熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理軟件等，使其在檔案管理的過程中能夠得心應(yīng)手，更好地開展檔案管理。同時(shí)還應(yīng)提升檔案管理人員的安全意識，使其認(rèn)識到保護(hù)政府檔案安全對社會穩(wěn)定和國家安全的重要意義，督促其在檔案管理過程中自覺遵守安全規(guī)定，維護(hù)檔案安全。

5.利用信息技術(shù)提升政府服務(wù)質(zhì)量

政府服務(wù)質(zhì)量的提升來源于多方面的支持，其中信息技術(shù)的應(yīng)用能夠簡化工作程序、提高工作效率。在政府檔案管理中，信息技術(shù)的使用通常包括加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用能夠有效保護(hù)檔案信息的安全，能夠使檔案信息被長久地保存下來，而且信息技術(shù)的使用也能夠從海量的檔案中提取有價(jià)值的檔案，為有關(guān)部門的使用提供了更加便捷、高效的支持。此外，在檔案管理中使用信息化技術(shù)還應(yīng)對工作人員進(jìn)行分類，盡量使每一名管理人員都能夠承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)管理，逐步發(fā)揮檔案的效能。

結(jié)語

在新時(shí)代，政府檔案管理部門應(yīng)充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢加強(qiáng)檔案管理，牢記“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”的宗旨，積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化、加強(qiáng)管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)，使檔案在信息技術(shù)的支持下進(jìn)一步發(fā)揮應(yīng)用的作用，為政府管理提供依據(jù)，推動社會各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

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