規(guī)范縣級事業(yè)單位會計檔案管理工作的思考

呂艷霞

【摘要】自2016年《會計檔案管理辦法》實施以來，縣級事業(yè)單位按照要求規(guī)范會計檔案管理，切實發(fā)揮了檔案的憑證和參考作用。但是在實際工作中，一些事業(yè)單位在會計檔案管理方面仍然存在不少不容忽視的問題和隱患，需要進一步加強和規(guī)范。本文結(jié)合工作實際，提出規(guī)范縣級事業(yè)單位會計檔案管理的思考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 ?會計 ?檔案管理

一、規(guī)范縣級事業(yè)單位會計檔案管理的重要性

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”會計檔案和文書檔案、科技檔案等一樣，都是單位檔案的一部分。會計檔案作為經(jīng)濟檔案、專業(yè)檔案，在加強單位財務(wù)管理方面發(fā)揮著重要作用。

會計檔案是加強單位財務(wù)管理的重要手段。會計檔案是事業(yè)單位等會計主體在會計活動過程中自然形成的，包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告等材料，是單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的客觀記錄和描述，能夠反映單位利用財政資金開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)、進行會計核算、執(zhí)行會計制度等情況，是事業(yè)單位加強財務(wù)管理的重要手段。

會計檔案是加強國有資產(chǎn)管理的參考工具。會計檔案能夠提供比較詳細、完整的財務(wù)資料，對單位開展業(yè)務(wù)工作、進行財務(wù)決策有著參考意義。通過查看會計檔案中資產(chǎn)清查、劃轉(zhuǎn)、接收等業(yè)務(wù)，能夠清楚地看出單位是否存在弄虛作假等行為，為開展績效評價、實施經(jīng)濟責任審計提供依據(jù)，確保國有資產(chǎn)不流失。

二、目前縣級事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

（1）會計檔案重要性認識不足。一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)思想上對會計檔案工作沒有引起足夠重視，缺乏檔案管理意識，不了解現(xiàn)行會計檔案管理政策。有的事業(yè)單位財務(wù)一直掛靠在行政機關(guān)，沒有進行獨立的會計核算，更別提會計檔案的整理了。一些事業(yè)單位對檔案管理工作投入不夠，沒有專項預(yù)算，缺少專門檔案室在一些會計人員眼中，會計檔案管理只是簡單地將會計憑證和會計報表等基礎(chǔ)資料保留，只要日常財務(wù)工作到位并注意了資料的收集、 整理、保存即可，沒有必要按照《辦法》的相關(guān)要求進行立卷歸檔。

（2）會計檔案人才專業(yè)性不足。目前事業(yè)單位諸多會計在崗人員不是科班出身，不能熟練地掌握專業(yè)技能和知識，沒有足夠的安全管理和保密意識，無法滿足崗位實際需求。有些單位檔案管理人員對會計檔案整理工作一塌糊涂，不清楚該怎么整理會計檔案，不知道哪些應(yīng)該歸檔、哪些不屬于歸檔范圍。有些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，檔案資料由各業(yè)務(wù)部門或科室自行保管，致使會計檔案一直由單位會計直接負責保管，沒有進行移交。

（3）會計檔案制度規(guī)范性不足。按照內(nèi)部控制管理要求，事業(yè)單位都應(yīng)建立相應(yīng)的會計檔案管理制度，但是有些單位根本沒有建立會計檔案管理制度，有的單位雖然制定了管理制度，或是直接套用上級辦法，或是直接不符合工作實際。各事業(yè)單位比較偏重于資金的規(guī)范管理，對會計檔案的歸檔范圍、要求、保管移交時限等沒有做到規(guī)范化，導(dǎo)致一些重要的會計資料憑證存在遺失隱患。有的單位存在出納人員兼職檔案保管職責，不按照要求不及時歸檔，會計檔案長期滯留在財務(wù)人員手中。大多數(shù)單位不注重電子會計檔案的整理歸檔。

三、規(guī)范縣級事業(yè)單位會計檔案管理的對策思考

（1）強化會計檔案管理意識?？h級各事業(yè)單位要提高思想認識，充分認識到規(guī)范會計檔案管理的重要意義，增強會計檔案管理意識，樹立“抓檔案也是政績”思想，克服“重業(yè)務(wù)、輕檔案”觀念，把會計檔案管理提上工作日程，納入單位年初工作目標和干部目標考核管理，從財力、人力、物力等方面予以保障，配強檔案管理人員，建立專門檔案場所，配齊所需設(shè)備，確保會計檔案工作有人抓、有人管。

（2）提升會計檔案人員素質(zhì)。會計檔案管理工作是一項專業(yè)性和服務(wù)性強的業(yè)務(wù)工作，也是一項繁瑣、細致的工作。會計檔案人員不僅要掌握歸檔的專業(yè)基本知識和操作規(guī)程，還要熟練掌握財務(wù)管理及計算機等相關(guān)知識。各事業(yè)單位要加強對會計檔案人員的全面培訓(xùn)，加大會計檔案人員會計、檔案方面的繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)提升，增強會計檔案管理知識和操作技能，提升整體綜合素養(yǎng)，從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作，適應(yīng)會計檔案管理的需要。

（3）完善會計檔案管理制度。按照《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位自身實際，健全和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。要明確電子會計檔案管理要求，及時規(guī)范整理會計檔案。要規(guī)范會計檔案的保管，在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。要嚴格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，嚴格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

（4）加強電子會計檔案管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，會計信息化步伐不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質(zhì)會計資料，在會計核算和財務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用。要加強和規(guī)范電子會計檔案管理，建立電子會計檔案備份制度，加強電子檔案的前期基礎(chǔ)工作，從檔案管理角度規(guī)范電子文件的收集、處理、保存等工作。積極推進電子文件管理與電子會計檔案管理一體化，有條件的事業(yè)單位可以建立財務(wù)檔案庫房，對能掃描的原件建立電子文檔庫，方便查閱、減少原件的借閱。

參考文獻：

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