提升基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新思路

何亞靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)邁入大數(shù)據(jù)時代，為了滿足時代要求，我國檔案信息化建設(shè)正全面提速，數(shù)字檔案館室建設(shè)如火如荼，檔案數(shù)字化進程不斷加快，電子檔案管理工作穩(wěn)步推進。尤其在新形勢下，基層檔案管理信息化建設(shè)具有重要的意義，盡管取得了良好的工作業(yè)績，但是仍然存在一定的問題。本文在論述基層組織檔案管理的過程中，對存在的問題進行了分析，并從幾個方面提出了解決問題的對策。

關(guān)鍵詞：基層組織；檔案管理；工作質(zhì)量；創(chuàng)新思路

1加強對基層單位檔案的管理具有重要作用

在基層單位的發(fā)展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，而檔案中的信息數(shù)據(jù)是基層單位發(fā)展的重要保障與寶貴的財富。由于基層檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容多、范圍廣，比如文書檔案、科技檔案、人事檔案、安全檔案等，都屬于基層檔案管理的重要工作內(nèi)容，但是每項工作內(nèi)容都不同，存在著管理性質(zhì)上的區(qū)別，對應(yīng)的管理理念與管理模式自然也不同。另外，對于基層單位的檔案管理，還有在不同時期、不同階段基層單位中所發(fā)生的重要事件進行的詳細(xì)地記錄。假如在基層單位的發(fā)展中，出現(xiàn)了安全事故，那么就可以查閱相關(guān)檔案信息，能夠在檔案信息內(nèi)詳細(xì)地了解到事故的發(fā)生原因、過程、解決措施、結(jié)構(gòu)影響等，為基層單位的穩(wěn)定發(fā)展提供了科學(xué)依據(jù)，同時使基層檔案管理工作更加地規(guī)范與全面。并且在一些事故發(fā)生后，能夠?qū)χ贫ǖ臎Q策提供良好的指導(dǎo)作用。

2檔案管理工作的創(chuàng)新思路

2.1觀念創(chuàng)新

基層單位應(yīng)當(dāng)在包括績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細(xì)節(jié)，制定出足夠細(xì)致、準(zhǔn)確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認(rèn)識到每個作業(yè)動作都會影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴(yán)格遵守檔案管理的各項指標(biāo)要求。最重要的是，應(yīng)當(dāng)確保落實管理責(zé)任制，即每個崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎懲的處置。只有當(dāng)客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責(zé)的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。

2.2管理系統(tǒng)創(chuàng)新

創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內(nèi)部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案信息收集、整理、存貯系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點在于，既要實現(xiàn)檔案管理平臺化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。

3基層檔案管理中信息化建設(shè)存在的問題

3.1對檔案信息化建設(shè)的重視不夠

一是對檔案管理信息化管理模式認(rèn)識不到位，基層檔案的管理方式特別陳舊，仍然沿用傳統(tǒng)的管理策略，沒有充分利用信息化管理手段。二是沒有樹立正確的檔案管理觀念，沒有意識到檔案信息化管理與建設(shè)的重要作用。在日常工作中，相關(guān)部門只是簡單收集一些文件材料并保存，并沒有真正將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來。三是在基層檔案管理上缺少創(chuàng)新意識，不能滿足新形勢下檔案管理的新需求。

3.2投入的力度明顯不夠

一些基層單位在檔案信息化的建設(shè)方面沒有進行足夠的投入，這給檔案信息化工作帶來了較大的阻礙。例如，在很多單位沒有成立檔案室等相關(guān)部門，即使有的單位成立了相關(guān)部門，但也沒有配備基本的文件保管設(shè)備，不了解檔案管理的具體工作，甚至無法滿足標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的基本需求。

3.3檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

由于基層檔案管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)比較低，無法滿足現(xiàn)代基層檔案管理工作的發(fā)展需求，在管理的過程中對工作性質(zhì)、基礎(chǔ)知識等了解的不夠全面，在對信息數(shù)據(jù)進行分析時，也不夠透徹、明確，導(dǎo)致檔案的歸類工作受到了嚴(yán)重的影響。除此之外，基層檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識存在問題，自認(rèn)為對檔案的管理，只是為了存儲信息數(shù)據(jù)，把檔案管理工作理解為信息儲存的工具，把檔案隨意地堆放，阻礙了檔案信息重要價值的發(fā)掘。還有一些基層檔案管理工作人員，缺乏責(zé)任意識，對檔案管理工作不重視，隨意地應(yīng)付，對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)就是簡單地處理，缺乏與各部門之間的相互協(xié)作，導(dǎo)致文件資料收集不全面，體現(xiàn)不出檔案管理工作的作用和價值，長此以往會讓人覺得檔案管理工作無聊、繁重、厭倦，最終導(dǎo)致基層檔案管理工作缺少管理人員。

3.4檔案管理的方式相對滯后

在有的基層單位中，安裝了計算機等設(shè)備，但在實際的工作中沒有得到較好的利用。有的管理人員由于年齡、知識等原因，寧愿采用傳統(tǒng)的管理方式。除此以外，在處理電子檔案的一些數(shù)據(jù)時，有的基層單位只是采用簡單的歸類方式，把數(shù)據(jù)保存起來。沒有建立科學(xué)的管理方式，不能突出信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性功能。在查找一些重要檔案數(shù)據(jù)時依然依賴人力，使檔案信息化建設(shè)這項工作開展得比較緩慢。

4提高基層組織檔案管理質(zhì)量的辦法

4.1明確工作職責(zé)，增強責(zé)任意識

基層單位領(lǐng)導(dǎo)要對基層黨建檔案資料規(guī)范化管理工作開展情況及時跟進，經(jīng)常督促業(yè)務(wù)人員將各類資料及時更新、準(zhǔn)確歸檔。明確各級檔案管理人員崗位責(zé)任，把檔案工作職責(zé)化，誰出現(xiàn)問題追究誰的責(zé)任。

4.2提高思想認(rèn)識，認(rèn)真開展工作

基層單位領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變觀念，將黨建檔案工作放在重要位置，高度重視基層檔案管理工作，要逐項逐條地梳理檔案，對檔案中存在的問題及時整改、完善?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要及時了解檔案管理工作，將檔案管理工作納入基層工作考核范圍，對基層檔案管理工作不重視、落實不到位的，要追究檔案管理主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

4.3專人保管，及時收集整理

基層單位要設(shè)立專門人員負(fù)責(zé)檔案進行保管，做到及時收集、整理，充分開發(fā)利用。收集時，對文件材料進行篩選、核實，做到實事求是，文字記錄、影像圖片等資料與工作實際能夠相互印證，確保檔案齊全完整；同時，要進行科學(xué)分類、整理、排列、編目等，確保檔案管理規(guī)范化。

4.4加強督查檢查，推動工作落實

單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案資料進行不定期督查檢查，對不按照要求整理歸檔的，進行通報批評和約談提醒，必要時，啟動問責(zé)程序，嚴(yán)肅問責(zé)，確保此項工作抓實見效。

4.5加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)

一是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)?；鶎訂挝灰訌姍n案人員的培訓(xùn)力度，積極組織檔案人員參加培訓(xùn)；二是組織業(yè)務(wù)交流活動。通過培訓(xùn)與交流，互通有無，取長補短，快速提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力；三是鼓勵業(yè)務(wù)自學(xué)。基層單位領(lǐng)導(dǎo)對能夠進行自學(xué)檔案業(yè)務(wù)知識的人員要多加鼓勵，鼓勵檔案工作人員學(xué)習(xí)計算機知識、檔案管理知識，并鼓勵其參加相關(guān)業(yè)務(wù)考試，通過考試以提高其業(yè)務(wù)水平。

4.6完善制度，增強執(zhí)行力

基層單位要建立健全檔案管理制度，并采取有效措施，保證制度的執(zhí)行力度，做到有制度必執(zhí)行，執(zhí)行必嚴(yán)格，違者必追究。只有如此，才能立足于制度，嚴(yán)格于制度。

5結(jié)語

要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理能力，加大檔案管理專項經(jīng)費投入，實現(xiàn)檔案管理信息化，才能適應(yīng)時代發(fā)展需要，促使檔案管理事業(yè)更加有序、健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]方芳.論基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)[J].秘書之友，2019（02）：7-8.

[2]武德鳳.淺談基層檔案管理信息化工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：95.

[3]付清河.新時期紀(jì)念館管理工作之我見[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2012（06）.