關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

袁曉燕

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷增長，企業(yè)面臨新的發(fā)展機(jī)遇的同時也面臨著更大的挑戰(zhàn)，甚至還有倒閉的風(fēng)險，因此，如何面對眾多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，是當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)體制下的各企業(yè)需要深思熟慮的一個重要話題。想要在眾多的挑戰(zhàn)中求得生存，一些仍沿用傳統(tǒng)思維管理模式的企業(yè)就必須改革創(chuàng)新，在眾多的改革中，企業(yè)檔案管理體制的改革是不可缺少的一部分，落后的檔案管理模式不僅制約了企業(yè)的發(fā)展，還對企業(yè)的生死起到了一定的作用，因此，各企業(yè)要積極改革檔案管理體制，使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中能夠立于不敗之地。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；體制改革；探討

1企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理作為企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，是知識咨詢與轉(zhuǎn)換的重要媒介，同時也是企業(yè)謀求發(fā)展的重要參考和依據(jù)。隨著當(dāng)前我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是面對企業(yè)的信息化發(fā)展以及企業(yè)體制改革發(fā)展背景下，檔案管理在企業(yè)的運(yùn)營中的作用越來越突出。為了能夠在信息管理、知識管理中把握機(jī)遇，企業(yè)的檔案管理需要不斷研究新問題、掌握新方法，并且不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。從含義上來說，所謂檔案管理主要強(qiáng)調(diào)檔案管理者通過使用一定的管理技術(shù)與方法，來整理、收集企業(yè)發(fā)展中的材料和信息，將其進(jìn)行保存、統(tǒng)計(jì)的過程。檔案管理部門的存在主要服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的多種業(yè)務(wù)，為企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略提供參考依據(jù)。

2企業(yè)檔案管理體制存在的問題研究

2.1過分依靠行政力量，缺少自我發(fā)展動力

在我國傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發(fā)展動力不足。為了推動企業(yè)檔案工作的長期發(fā)展，黨和政府也批準(zhǔn)和下發(fā)了一系列文件，主要是運(yùn)用以上部分行政手段進(jìn)行檔案管理，由此也形成強(qiáng)大的外部推動力，這些在檔案管理工作中占據(jù)了非常重要的地位。盡管此種推動力價值明顯，但是在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)條件下已經(jīng)明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調(diào)控者，企業(yè)自身力量逐漸弱化。另外企業(yè)不斷改制，成為自我經(jīng)營的主體，因此在現(xiàn)代化市場環(huán)境中，傳統(tǒng)的檔案管理工作體制已經(jīng)不符合企業(yè)發(fā)展的需要，還需要逐漸地弱化外部力量，強(qiáng)化自我管理，否則難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展步伐。

2.2檔案管理中缺少系統(tǒng)管理思維，管理效能低下

現(xiàn)代化企業(yè)檔案運(yùn)行機(jī)制要求企業(yè)擺脫傳統(tǒng)方式的檔案管理思維和檔案管理模式，建立起和現(xiàn)代化市場制度相適應(yīng)的相對靈活和多元的檔案管理體制。企業(yè)缺乏系統(tǒng)管理思維的主要表現(xiàn)為：不清楚檔案管理的重要性，不明白檔案管理在整個企業(yè)運(yùn)行中的地位，不承認(rèn)檔案管理是企業(yè)進(jìn)行決策的主要依據(jù)，檔案的管理模式十分僵化，一些比較先進(jìn)系統(tǒng)的思想無法得到展現(xiàn)，其中最為常見的就是企業(yè)的檔案管理實(shí)行了“外包”，這樣就無法讓檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的規(guī)劃與管理。若是從企業(yè)的角度來講，企業(yè)管理人員要認(rèn)識到檔案的重要性，加大力度培養(yǎng)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水準(zhǔn)。例如，某些企業(yè)職工缺少現(xiàn)代化職業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會，難以適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需要，那么就無從實(shí)現(xiàn)管理效能的最大化。

2.3檔案管理模式過于單一，缺少針對性和綜合性

很多企業(yè)的檔案管理方法十分陳舊和傳統(tǒng)，基本是按照單一的檔案管理模式進(jìn)行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統(tǒng)一化管理方法，這樣企業(yè)的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現(xiàn)代企業(yè)制度中站穩(wěn)腳跟，單一化的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的類型有很多，經(jīng)常會有跨越地區(qū)和跨越所有制的大型企業(yè)出現(xiàn)，這些集團(tuán)檔案若是要采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一方式管理根本無法實(shí)現(xiàn)。

2.4缺少向優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)的傾向，檔案管理思想落后

首先，一些外資企業(yè)在管理體制上比較關(guān)注效益，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)的成本觀念，并且也愿意充分使用和調(diào)動一切社會資源。外資企業(yè)在檔案管理體制上十分關(guān)注效益，并且清楚檔案管理活動會耗費(fèi)較多的勞動力和資金，在企業(yè)管理活動中將檔案的建立、管理、利用等都進(jìn)行預(yù)算分析，擴(kuò)大利潤空間，提升利潤水平，在整個市場競爭中占據(jù)重要地位。

其次，外資企業(yè)善于運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行檔案體制的改造，不斷完善企業(yè)信息化管理。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化，外資企業(yè)一個相對突出的特點(diǎn)就是善于使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化軟件做好檔案管理和體制革新工作，有利于未來企業(yè)的信息化集成管理。

3完善企業(yè)檔案管理的措施

3.1企業(yè)的檔案管理要更加專業(yè)化

檔案的專業(yè)化管理要從兩方面入手，一是要嚴(yán)格按照政府的要求進(jìn)行，接受政府在這一方面的監(jiān)督和指導(dǎo)，但要減少政府在企業(yè)自主管理中的干預(yù)，另一方面要接受社會的監(jiān)督和指導(dǎo)，使檔案管理工作更加符合社會發(fā)展的需要。從未來的發(fā)展形勢看，企業(yè)自主管理檔案這一趨勢是必然的，只依靠政府的管理是不符合社會的發(fā)展形勢的，所以企業(yè)必須加強(qiáng)自主管理檔案的能力，積極創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理更加專業(yè)化。

3.2企業(yè)的檔案管理模式要符合市場化需求

企業(yè)想要更好地生存和發(fā)展就必須要根據(jù)市場的變化而變化，只有順應(yīng)市場的變化企業(yè)才能有更大的發(fā)展空間。檔案管理的管理模式也必須遵循市場的需要，因?yàn)槭袌鰧Q定著資源的配置，檔案管理的優(yōu)良與否是企業(yè)能否在市場化競爭中勝出的基礎(chǔ)，因此企業(yè)的檔案管理必須符合市場的需要。企業(yè)檔案信息資源的管理為企業(yè)的發(fā)展提供著指導(dǎo)和建議，檔案管理工作必須在市場中開展，這就需要做好檔案的信息儲存和開發(fā)工作，不斷地改革創(chuàng)新，使檔案中的信息為企業(yè)的發(fā)展更好地服務(wù)。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

另外，由于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，就成為提高檔案質(zhì)量和效率的主要途徑。為了加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質(zhì)較差的情況，因此企業(yè)在人員招聘的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，以員工的能力和素質(zhì)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)應(yīng)該定期舉辦企業(yè)文化活動，并定期對工作人員進(jìn)行檔案管理知識的普及、培訓(xùn)，同時，對員工進(jìn)行法律方面的培訓(xùn)和相關(guān)制度的培訓(xùn)，以此提高員工的能力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率。最后，制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度，優(yōu)化原有的檔案管理制度和相關(guān)規(guī)范，保障檔案管理工作的規(guī)范性、合法性、高效性，從而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

3.4走信息化一體道路是企業(yè)檔案管理的一條新路徑

在企業(yè)的檔案管理工作中通過利用信息一體化技術(shù)可以使企業(yè)的檔案管理工作變得更加方便快捷，信息一體化這一路徑也是檔案管理這項(xiàng)工作較為理想的一種選擇。企業(yè)可以成立專業(yè)的信息管理部門來為檔案管理服務(wù)，這樣不但可以將檔案中的信息進(jìn)行有效地采集和處理，也可以更好地分析出對企業(yè)發(fā)展有利的信息，此外信息一體化還能監(jiān)督控制檔案的流動過程，更好地協(xié)調(diào)檔案中的信息。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案以圖片或視頻的形式錄入，這樣可以更加直觀地提取出檔案中的信息，從而提高檔案管理的效率。

4結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理工作要不斷地改革創(chuàng)新，使之能更好地適應(yīng)新的社會經(jīng)濟(jì)形勢。另外要加強(qiáng)企業(yè)的自主管理檔案的能力，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，使企業(yè)的檔案管理更加專業(yè)化。此外還要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，使企業(yè)檔案管理工作更加簡潔，進(jìn)而提升管理效率。

參考文獻(xiàn)：

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