水利基層單位電子檔案管理研究

程偉濤

摘? 要：本文通過(guò)闡述水利基層單位電子檔案的優(yōu)點(diǎn)、存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施，以及在管理工作中應(yīng)加強(qiáng)的幾方面，對(duì)如何做好水利基層部門的電子檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：水利單位;電子檔案;管理研究

目前，河南省水利系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)全省水利系統(tǒng)公文傳輸無(wú)紙化，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，需要一個(gè)全新的管理模式。[1]

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

水利電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，以其現(xiàn)代化的手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性。

1.1 文件記錄方式多樣，變化性大。電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可以是聲像、圖畫、動(dòng)畫和文字形式的存儲(chǔ)信息，均能通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔和查閱，大大提高了檔案工作效率。[2]

1.2 電子檔案信息有著龐大的存儲(chǔ)量。電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁盤、磁帶、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等，均有著紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。目前電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要以光盤、U盤、移動(dòng)硬盤為主。目前U盤最大有1T，移動(dòng)硬盤更是出現(xiàn)了16T的大容量，利用這些介質(zhì)存儲(chǔ)檔案信息，能極大地節(jié)約紙張和檔案存儲(chǔ)空間。

1.3 與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)，利于保密。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無(wú)法直觀看到。光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的，U盤和移動(dòng)硬盤是大容量移動(dòng)存儲(chǔ)產(chǎn)品，也無(wú)法直接觀看數(shù)據(jù)。

1.4 電子檔案處理方便快捷。工作人員只需坐在計(jì)算機(jī)前，用鍵盤、鼠標(biāo)和語(yǔ)音等就可以實(shí)現(xiàn)信息的輸入和處理，十分方便。電子檔案的自身特點(diǎn)決定了其信息傳播不受時(shí)間和空間的限制，具有信息資源共享的特點(diǎn)。

2 電子檔案存在的問(wèn)題

與傳統(tǒng)檔案相比，由于電子檔案自身的特質(zhì)，造成了其原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)都發(fā)生了巨大變化，出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。[3]

2.1 電子檔案的原始性不確定。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)等產(chǎn)生的電子檔案形式由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了紙質(zhì)檔案的那種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。

2.2 電子檔案的真實(shí)性不確定。電子檔案在提供利用時(shí)容易改寫。電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程;電子檔案信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡，造成真?zhèn)坞y辨。

2.3 電子檔案不容易保證其完整性。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時(shí)，如不及時(shí)保存，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閿嚯姷仍驅(qū)е滦畔G失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

2.4 電子檔案存在很大的不安全性。管理人員安全意識(shí)不足和人為失誤、電子數(shù)據(jù)的易更改性、病毒入侵和“黑客”對(duì)服務(wù)器的攻擊等，均會(huì)對(duì)電子檔案的安全造成直接威脅。[4]

3 針對(duì)電子檔案存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施?

3.1 采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

3.2 簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要是光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”，通過(guò)這一方法可以減少在電子檔案形成過(guò)程中產(chǎn)生的信息失真等問(wèn)題。

3.3 密碼保護(hù)。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否初始形態(tài)，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行訪問(wèn)，這一方法可以保證電子檔案的安全性。另外目前出現(xiàn)的硬件加密U盤和移動(dòng)硬盤，是帶有硬件加密功能的（通常說(shuō)的AES加密），它是在數(shù)據(jù)寫入時(shí)就進(jìn)行了加密，具備防止暴力破解、密碼猜測(cè)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，沒(méi)有密碼根本無(wú)法進(jìn)入訪問(wèn)。

3.4 防火墻。這是一種訪問(wèn)控制技術(shù)。負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸，防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)單位信息資源的非法訪問(wèn)，能根據(jù)單位的安全政策控制出入網(wǎng)絡(luò)的信息流，也可以阻止單位的重要信息、檔案信息等從單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)了網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.5 網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備IPS，在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前即時(shí)通過(guò)報(bào)警阻斷或隔離一些不正?；蚴蔷哂袀π缘木W(wǎng)絡(luò)資料傳輸行為，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)行阻截，為電子檔案系統(tǒng)提供保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)IDS，它可以通過(guò)軟、硬件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的運(yùn)行狀況進(jìn)行監(jiān)視，盡可能發(fā)現(xiàn)各種攻擊企圖、攻擊行為或者攻擊結(jié)果，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，以保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)資源的機(jī)密性、完整性和可用性。

3.6 防改寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息，這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

3.7 提高檔案管理人員的安全意識(shí)。強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，禁止使用檔案電腦違規(guī)接入外網(wǎng)，禁止在檔案電腦上隨意安裝軟件，不用沒(méi)有安全措施的外存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)更新防毒殺毒軟件等。

4 水利部門在電子檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)的方面

4.1 提高素質(zhì)。水利基層部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，結(jié)合人員的流動(dòng)、更新等情況，定期舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，建立一批新時(shí)代高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。

4.2 健全制度。根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》以及上級(jí)水利主管部門的相關(guān)規(guī)定等，結(jié)合單位實(shí)際制定出自己的電子檔案管理制度，使水利基層部門電子檔案管理工作逐步達(dá)到制度化、規(guī)范化。

4.3 數(shù)字加工。根據(jù)電子檔案特點(diǎn)還應(yīng)配備高質(zhì)量的掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，以及相應(yīng)的檔案管理軟件，通過(guò)設(shè)備逐步把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，完成檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案利用效率。

4.4 安全控制。按照相關(guān)要求建立適合電子檔案磁、光介質(zhì)保存的檔案庫(kù)房環(huán)境，保證電子檔案載體的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁華東.電子檔案管理學(xué)創(chuàng)建的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)，2003（27）.

[2]劉建平.從信息和信息科學(xué)看檔案[J].山西檔案，1996（1）.

[3]李明珠.信息電子化在文書檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化（理論版），2011（13）.

[4]梁浩.企業(yè)檔案管理問(wèn)題分析[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（30）.