淺析水利工程檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

李倩

摘要：加強(qiáng)檔案管理是提升水利工程管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用的重要手段。現(xiàn)階段，我國(guó)水利工程檔案在管理工作上逐漸規(guī)范化，并且在檔案管理方式上也在不斷更新，使水利工程檔案管理效率有了質(zhì)的提升。水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，由水利工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、決策、施工、驗(yàn)收到試運(yùn)行等過(guò)程形成的資料組成，是具有保存價(jià)值的各種載體的材料。本文針對(duì)目前我國(guó)水利工程檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題剖析其成因機(jī)理并提出相應(yīng)對(duì)策，以期為提升我國(guó)水利工程檔案管理工作的質(zhì)量水平提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；管理

引言：

水利工程是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈，是維護(hù)區(qū)域生態(tài)環(huán)境安全的重要保障，近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展有效帶動(dòng)了國(guó)內(nèi)水利工程事業(yè)的騰飛。完善的水利工程檔案管理體系不僅有利于這些寶貴一手資料的保護(hù)，還有助于相關(guān)部門(mén)和建設(shè)單位做出正確的決策。面對(duì)我國(guó)水利工程檔案管理工作比較滯后的現(xiàn)狀，針對(duì)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，對(duì)促進(jìn)水利事業(yè)的跨越式發(fā)展具有重要價(jià)值。

一、水利工程檔案管理工作面臨的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)薄弱

作為一項(xiàng)涉及領(lǐng)域廣、專業(yè)性強(qiáng)且工作量較大的工作，水利工程檔案管理在實(shí)際工作過(guò)程中逐漸凸顯出工程各參與方檔案管理意識(shí)淡薄，工程承包方、發(fā)包方以及監(jiān)理方往往未能配置專職檔案管理工作人員等問(wèn)題。同時(shí)，監(jiān)理單位常常忽視針對(duì)工程內(nèi)業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督，而只重視項(xiàng)目工程外業(yè)監(jiān)管。因此，工程各參與方檔案管理意識(shí)的淡薄，直接影響著工程檔案管理水平及工程的順利實(shí)施。

2.檔案管理監(jiān)管力度不足

2.1作為水利工程檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督主體的各級(jí)水利工程建設(shè)以及檔案行政主管部門(mén)，在實(shí)際施行過(guò)程中往往片面追求工程進(jìn)度，而忽視針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督管理力度。

2.2水利工程各部門(mén)檔案管理人員未能深入到一線施工現(xiàn)場(chǎng)，未做到檔案管理工作嚴(yán)肅性與必要性的有效宣傳。

2.3監(jiān)理工程師未能嚴(yán)格履行針對(duì)施工方歸檔信息材料的審核簽字程序，對(duì)施工過(guò)程及竣工材料的審查與監(jiān)督力度不足，從而無(wú)法保證工程檔案的準(zhǔn)確與完整。

3.檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

由于水利工程參建單位對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，有些未設(shè)置專門(mén)的檔案管理部門(mén)和專職檔案管理人員。即使部分規(guī)模較大的水利工程建設(shè)企業(yè)設(shè)有專職檔案管理員，也大都是臨時(shí)抽調(diào)來(lái)的行政人員，這些人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理工作人員常為臨時(shí)人員兼任且缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，不能保障工程各階段信息歸檔的完整性、規(guī)范性與及時(shí)性，嚴(yán)重制約著水利工程檔案管理工作的質(zhì)量。

4.檔案管理工作制度有待健全

大多數(shù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、涉及領(lǐng)域廣、建設(shè)資金緊張。因此，部分水利工程參建單位將檔案管理工作流于形式，檔案管理制度未得到切實(shí)落實(shí)，未形成有效的工程檔案監(jiān)督管理機(jī)制。

5.管理機(jī)構(gòu)層面

近年來(lái)，隨著水利工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的迅速增加，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)加大了水利工程檔案管理力度，加強(qiáng)了對(duì)水利工程檔案管理的指導(dǎo)與監(jiān)督。但是各參建單位對(duì)檔案管理的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大多數(shù)單位沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理部門(mén)。另外由于基層單位的檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)性，而國(guó)家層面的檔案管理機(jī)構(gòu)又沒(méi)有條件全程參與水利工程建設(shè)，兩層管理機(jī)構(gòu)之間無(wú)法銜接也直接影響到水利工程的檔案管理質(zhì)量。

6.管理技術(shù)層面

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，正在逐步進(jìn)入信息社會(huì)。在這一時(shí)代背景下，檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。應(yīng)該注意到水利工程建設(shè)管理與普通企事業(yè)單位的行政管理不同。因此，一般的管理軟件并不適合水利工程檔案管理，而開(kāi)發(fā)適合的管理軟件不僅難度較大而且會(huì)增加投資成本。在這種情況下，各單位之間文件與信息傳輸仍以紙質(zhì)文件為主，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。

二、提升水利工程檔案管理水平的對(duì)策

1.完善檔案管理制度

各級(jí)政府、水利部門(mén)以及相關(guān)部門(mén)要積極推動(dòng)，及早建立一套完善的水利工程檔案管理法規(guī)制度，健全水利工程檔案管理的工作體系。另外，水利工程建設(shè)單位要積省水利廳檔案人員在啟東指導(dǎo)水利普查檔案工作極主動(dòng)地適應(yīng)相關(guān)規(guī)定和政策，在內(nèi)部建立健全水利工程檔案管理具體制度，堅(jiān)持依法管檔，在最大程度上確保檔案管理工作的高質(zhì)高效。

2.健全水利工程檔案管理制度

各水利工程參建單位要根據(jù)國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立符合水利工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理工作制度。需要將水利工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，納入工程管理程序，明確各單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中的責(zé)任，做到分工明確、職責(zé)清晰。層層把關(guān)，將檔案管理工作落實(shí)到具體工作中，改變水利工程檔案管理流于形式的局面，充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。

3.強(qiáng)化規(guī)范化管理，實(shí)施分類收集

許多水利工程建設(shè)項(xiàng)目工程巨大，繁瑣復(fù)雜，且常常出現(xiàn)跨年度建設(shè)的現(xiàn)象。由于工程建設(shè)周期較長(zhǎng)，在施工期間往往會(huì)出現(xiàn)較大的人員波動(dòng)，導(dǎo)致工程檔案資料管理混亂。因此，為了實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類收集

4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理當(dāng)前信息化已經(jīng)滲入社會(huì)各行各業(yè)，水利工程檔案的信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。水利工程檔案資料規(guī)模較大，以往的紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了較大的儲(chǔ)存空間，還極易受環(huán)境影響導(dǎo)致?lián)p壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。

5.提升隊(duì)伍素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)高效管理

水利工程的檔案管理工作是水利工程管理的重要基礎(chǔ)，而加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)則是夯實(shí)這一基礎(chǔ)的關(guān)鍵。因此要重視加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，既要提升管理人員的專業(yè)技能，還要全力培養(yǎng)其責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，同時(shí)還需緊跟時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代管理手段，全方位提升管理工作質(zhì)量，為推動(dòng)我國(guó)水利工程建設(shè)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

6.健全基層檔案管理機(jī)構(gòu)。

水利工程參建單位在其項(xiàng)目部?jī)?nèi)部設(shè)立檔案管理部門(mén)，配齊所需設(shè)備和專職檔案管理人員。對(duì)于重特大水利工程，各參建單位要建立由直接領(lǐng)導(dǎo)參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)本項(xiàng)目的檔案管理工作負(fù)責(zé)。通過(guò)建立基層檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、各單位分管、檔案部門(mén)具體負(fù)責(zé)、全員參與的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為水利工程檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供有力的組織保障。

結(jié)語(yǔ)：

水利工程檔案管理工作水平的提升是我國(guó)水利事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的重要保障，也是檔案管理是水利工程管理領(lǐng)域的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。做好水利工程檔案管理，不僅可提高水利工程質(zhì)量管理水平，還可為水利工程的維護(hù)和水利工程技術(shù)研究提供重要依據(jù)。本文通過(guò)加強(qiáng)工程檔案的全員管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)管力度，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，構(gòu)建檔案管理的長(zhǎng)效工作機(jī)制等措施，可有效化解目前水利工程檔案管理工作中所面臨的相關(guān)突出矛盾，對(duì)提升水利工程檔案管理質(zhì)量水準(zhǔn)、推動(dòng)工程檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展具有重要意義。