淺析檔案信息化建設(shè)的影響因素與對策

汪洋

摘 要：檔案信息的管理過程十分繁瑣，需要仔細(xì)校對各種信息的正確性和時效性。由于所需要統(tǒng)計的信息數(shù)量龐大，需要精準(zhǔn)的分類和審核，因此需要建設(shè)一個檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)為信息管理節(jié)省一定的時間和空間，不再使用傳統(tǒng)的信息檔案保存。檔案的信息記錄著城市以往的發(fā)展和規(guī)劃，是指明城市前進的航標(biāo)，需要管理員妥善保管。由此可見，檔案信息的管理對城市的未來路徑有一定的影響力。因此，領(lǐng)導(dǎo)者必須抓緊檔案信息的管理和歸納。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；影響與對策

前言：檔案信息化建設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)者眼中不過是一個微不足道的部分，但事實是不可任意更改的歷史底蘊。城市的發(fā)展都依靠城市的規(guī)劃和完善，而城市做出的每一份改變都是檔案中的一筆，城市也有一份檔案作為發(fā)展依據(jù)。在城市的日后發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)者都需要翻看歷史的檔案信息化建設(shè)，使城市能夠平穩(wěn)順利地向上升階段前進。

1.檔案信息化建設(shè)的概況

檔案信息結(jié)構(gòu)是指公司按照國家行政單位的要求使用科技信息技術(shù)，更新和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，從內(nèi)部進行促進檔案信息來源的采集。檔案信息記錄了一個國家或者一個公司的進化過程，每一分?jǐn)?shù)據(jù)都具有可分析的意義。通過分析這些數(shù)據(jù)就能獲得市場的具體需求和人們需求，使國家和企業(yè)在未來的發(fā)展階段滿足這些需求。國家對數(shù)據(jù)分析和檔案管理是十分重視的，最先建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過多年的實踐和探索，逐漸推出一個合法的檔案管理網(wǎng)站。中國國家檔案館網(wǎng)站逐漸建立，目前有數(shù)以千萬計的檔案信息網(wǎng)站，各地采取了相應(yīng)的對策，檔案建設(shè)和信息提供正在全面展開。世界檔案管理部門最先提出使用信息化系統(tǒng)，將文字信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，使用先進的科技技術(shù)統(tǒng)一管理檔案信息，大大程度地提高了信息的保密性和封閉性。

2.檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息的建設(shè)對于這一級別的現(xiàn)代檔案館來說非常重要?？茖W(xué)技術(shù)的不斷優(yōu)化和發(fā)展，推動了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，所涉及的信息存儲技術(shù)的發(fā)展也取得了令人驚訝的成果。信息存儲技術(shù)使企業(yè)信息資源的收集和管理更容易，存儲密度高于以前的紙張存儲。信息存儲技術(shù)增加了檔案信息資源庫存的庫存指數(shù)，從單一紙張存儲方法到現(xiàn)階段的多樣化存儲方法。各級檔案管理部門通過各種廣告方式加強檔案管理推廣，幫助人們充分了解檔案工作，相關(guān)法律等，使人們了解檔案信息的構(gòu)成做廣告。加強對社會各界對檔案信息建設(shè)的認(rèn)識，激發(fā)他們的宣傳精神和斗志。將檔案管理信息化有助于長久地保存檔案信息，不再使用紙質(zhì)檔案儲存信息，不會受到自然環(huán)境因素的影響發(fā)生變質(zhì)現(xiàn)象。用檔案信息化管理和儲存信息是十分恰當(dāng)?shù)?，利用安全保密性強這一優(yōu)勢來維護重要地信息，推動城市的健康發(fā)展。

3.檔案信息化建設(shè)的影響因素

中國每個地區(qū)的檔案系統(tǒng)都存在著不良的關(guān)系和統(tǒng)一性，這與國家檔案和國家統(tǒng)一信息不相容。在許多領(lǐng)域，檔案管理部門在建立檔案信息計劃時目標(biāo)不明確。國家檔案信息結(jié)構(gòu)尚未統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏與其他地區(qū)的聯(lián)系和溝通，給國內(nèi)一些檔案帶來了大量的接待工作。在互聯(lián)網(wǎng)上傳播的信息中，政府在文件中提供了大量信息。檔案信息的建設(shè)有助于政府信息的披露，有助于中國檔案管理的發(fā)展。我國電子政務(wù)檔案計算機化的現(xiàn)狀仍然不突出，出現(xiàn)的問題是數(shù)字檔案資源的結(jié)構(gòu)不合理，檔案信息和標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)存檔不完整。

4.檔案信息化建設(shè)的解決措施

4.1強化資源整合

檔案信息化建設(shè)是檔案工作新形勢的必然要求，也是充分發(fā)揮檔案在信息社會中的優(yōu)勢的必然選擇。歸檔資源的整合應(yīng)實現(xiàn)總分總歸檔工作系統(tǒng)，現(xiàn)有國內(nèi)歸檔資源的有效配置，以提高歸檔資源的共享。除了包括編目和系統(tǒng)化的基本組織外，歸檔合并還必須使用知情檔案。通過編輯和研究提高檔案的內(nèi)在價值。為了歸檔資源集成，歸檔管理主要涉及應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)資源集成的集成，應(yīng)用系統(tǒng)集成是指基礎(chǔ)框架等的構(gòu)建，通過不同技術(shù)和時期建立的系統(tǒng)形成一個完整的整體。數(shù)據(jù)源的整合是為了改善檔案資源的使用并使它們得以整合，將邏輯集成到一個完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，符合社會發(fā)展的需要。

4.2采用先進設(shè)備手段

在信息時代，創(chuàng)新是文件管理的必然要求，它對檔案管理提出了更高的要求。為了適應(yīng)這種需求，檔案管理必須具有創(chuàng)新性，并在上下文中獲得更大的發(fā)展空間和發(fā)展機會。在檔案信息的構(gòu)建中，必須充分滿足各種用戶的實際需求，幫助他們無縫獲取必要的資源，檔案信息的構(gòu)建存在各種問題。檔案管理部門使用的電子設(shè)備都過于老舊，有些系統(tǒng)不能兼容管理軟件，可能會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)亂碼。檔案管理部門要進口國外的先進設(shè)備，更新檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)一個高級管理框架?？焖俑鼡Q損壞的文件管理基礎(chǔ)架構(gòu)，開發(fā)新的文件管理系統(tǒng)，優(yōu)化文件管理工作流程。加強和豐富現(xiàn)有信息庫，數(shù)據(jù)庫需要及時更新，并在推動文件管理和開發(fā)的過程中共享信息。除了處理檔案信息的基本設(shè)備之外，還要使用高級網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在國外有各種高級黑客組織專門入侵檔案管理系統(tǒng)，竊取信息販賣給其他國家或政府，容易造成國家重要信息丟失。為了避免信息被竊取，檔案管理人員要熟練掌握計算機技術(shù)，操控好檔案管理系統(tǒng)和安全保護系統(tǒng)。

4.3建設(shè)系統(tǒng)的檔案工作體系

目前的檔案管理工作都是隨機而定，缺乏一套系統(tǒng)的管理體系和運行法則，相關(guān)部門要根據(jù)世界檔案管理秩序創(chuàng)造一套合法的檔案信息化工作體系。這套體系中必須有一個詳細(xì)的工作方案和應(yīng)急預(yù)案，檔案的信息化容易被更改和意外刪除。管理人員需要經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和實踐操作，將檔案信息按照指定順序放置在檔案箱中。在實際工作中，可以構(gòu)建歸檔信息，主要目標(biāo)是實現(xiàn)相應(yīng)的文件管理工作，以適應(yīng)與社會發(fā)展競爭，最大限度地發(fā)揮文件管理的作用。檔案工作不止是只有儲存信息資源，還有檔案信息的推動宣傳。信息在網(wǎng)絡(luò)中更容易被傳播，管理人員要適當(dāng)?shù)陌l(fā)布城市建設(shè)信息，讓市民們知道城市的發(fā)展走向。同時，要收集市民們的反饋意見和建議，更好的推動城市發(fā)展。

結(jié)語：管理檔案的工作如同警察保衛(wèi)城市的安全一般重要。面對如此大量的檔案信息，必須要建立起一個嚴(yán)謹(jǐn)詳細(xì)的管理信息系統(tǒng)。使每一份文字信息轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)信息，擴展檔案信息化程度，能夠更好更長久的保存起來。管理人員不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，否則會對城市的造成深遠(yuǎn)持久的影響。管理人員要遵守好檔案管理的法律法規(guī)，不能做出逾矩行為。同時，要推廣各個地區(qū)的管理部門都是用檔案管理系統(tǒng)。

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