工程項(xiàng)目管理部門管理初探

尹波

摘 要：2004年國務(wù)院頒發(fā)《關(guān)于投資體制改革的決定》明確了“對非經(jīng)營性政府投資項(xiàng)目加快推行‘代建制，當(dāng)時(shí)很多項(xiàng)目咨詢公司都積極響應(yīng)成立了項(xiàng)管事業(yè)部（簡稱部門），積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，鍛煉出了不少優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，取得了有目共睹的成績。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目管理； 項(xiàng)目部；管理制度；項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件

因國家還沒有出臺相應(yīng)的規(guī)范、行標(biāo)或地標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，存在同一企業(yè)的每個(gè)項(xiàng)目的管理水平參差不齊、部門沒有針對性管理標(biāo)準(zhǔn)、考核項(xiàng)目時(shí)人情分高于工作分等現(xiàn)象。為此，作者認(rèn)為項(xiàng)管事業(yè)部部門管理應(yīng)主要做好以下七個(gè)方面工作：

一、建立項(xiàng)管事業(yè)部一系列管理制度

不少工程咨詢公司是依托監(jiān)理起家的，雖然成立了項(xiàng)管事業(yè)部，但部門的一系列管理制度仍不同程度帶有監(jiān)理的烙印，沒有依據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)、管理的難點(diǎn)有針對性的編制。

作者認(rèn)為除常規(guī)管理制度外，部門管理制度還應(yīng)包含如下內(nèi)容：

1.部門行政管理制度還應(yīng)包含項(xiàng)目印章管理（包含刻制、使用、回收等管理）、項(xiàng)目各類合同管理、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管理、服務(wù)品質(zhì)考核管理、項(xiàng)目經(jīng)理競聘上崗管理、OA辦公信息化系統(tǒng)管理、項(xiàng)目資料管理等制度，它可規(guī)范員工的行為，同時(shí)也是項(xiàng)管部門管理的有力措施和手段。

2.部門職能還應(yīng)包含項(xiàng)目部職能和項(xiàng)管事業(yè)部職能。項(xiàng)管事業(yè)部應(yīng)根據(jù)公司一體化管理手冊的規(guī)定，細(xì)化項(xiàng)管事業(yè)部職能，進(jìn)而編制項(xiàng)目部職能，使項(xiàng)管事業(yè)部上上下下員工均知曉項(xiàng)管事業(yè)部和項(xiàng)目部的工作內(nèi)容分別是什么，知曉自己工作圈的工作方向和目的。

3.項(xiàng)管事業(yè)部設(shè)立的崗位均應(yīng)編制崗位職責(zé)，主要包含部長職責(zé)、副部長職責(zé)、項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)、項(xiàng)目管理人員職責(zé)、項(xiàng)管事業(yè)部助理職責(zé)等，有效明確的職責(zé)分工、規(guī)范清晰的崗位工作內(nèi)容，使每位員工都知曉其擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任與權(quán)力，大大提高其執(zhí)行力，同時(shí)也提高了項(xiàng)目部的組織性和計(jì)劃性。

二、編制項(xiàng)目管理工作標(biāo)準(zhǔn)——項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件

為指導(dǎo)項(xiàng)目管理的日常工作，規(guī)范咨詢服務(wù)作業(yè)行為，提高從業(yè)人員管理素質(zhì)和履職盡責(zé)能力，考核、評價(jià)咨詢服務(wù)成果，全面提升咨詢企業(yè)整體管理水平和服務(wù)品質(zhì)，不斷增強(qiáng)客戶體驗(yàn)的滿意度，需要編制項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件，特別是在目前還無國標(biāo)、地標(biāo)或行標(biāo)的大環(huán)境下，此文件對部門管理尤為重要。同時(shí)還應(yīng)將其融入企業(yè)的OA辦公信息化系統(tǒng)中，形成企業(yè)管理“血液”，大大提高其執(zhí)行力。

項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件主要包含項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理、行政許可管理、招標(biāo)管理、合同管理、進(jìn)度控制、投資控制、質(zhì)量管理、安全文明施工管理以及竣工驗(yàn)收、備案、移交及保修期管理等內(nèi)容，還應(yīng)包含如何編制項(xiàng)管策劃文件、項(xiàng)管日志、項(xiàng)管報(bào)告等的指導(dǎo)性意見，以及如何組織各類項(xiàng)管會議的具體要求，還需制作與上所述相對應(yīng)的大量管理用表，使員工充分知曉做什么、怎么做、什么時(shí)候做以及怎樣才能做得更好。

其中項(xiàng)目策劃文件是指由項(xiàng)目部編制且執(zhí)行的一系列策劃文件，主要有項(xiàng)目管理計(jì)劃書、項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目總投資使用計(jì)劃、項(xiàng)目總采購計(jì)劃、專項(xiàng)建設(shè)資金管理辦法、應(yīng)急預(yù)案及項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則。項(xiàng)管報(bào)告是指項(xiàng)管周報(bào)、項(xiàng)管月報(bào)、年度項(xiàng)管工作總結(jié)、項(xiàng)管工作總結(jié)、以及申請撥付建設(shè)資金報(bào)告等一系列報(bào)告文本。

項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件應(yīng)深入淺出地介紹程序化、規(guī)范化管理項(xiàng)目的手段、方法等，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)能充分調(diào)動每位員工的能動性，使其自覺地或迫切地迸發(fā)出提升自我管理水平的意識，做出更優(yōu)于項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件的管理辦法、項(xiàng)管策劃等，在吸納優(yōu)秀的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化、更新項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件，達(dá)到良好的循環(huán)。

三、改革項(xiàng)目考核方案

企業(yè)每年6月、12月兩次分別對項(xiàng)目部工作和員工進(jìn)行考核，考核的標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)是項(xiàng)管事業(yè)部平時(shí)工作的基本要求，也是公司開展項(xiàng)管工作的基本標(biāo)準(zhǔn)及程序，即項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件的內(nèi)容。故應(yīng)將項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件中每項(xiàng)要求細(xì)化在考核的內(nèi)容中，同時(shí)將OA辦公信息化系統(tǒng)的及時(shí)填報(bào)、上傳、處理等也作為考核的重要內(nèi)容，針對每項(xiàng)考核內(nèi)容再細(xì)化評分點(diǎn)，力求最大限度公平、公正、客觀地反映員工和項(xiàng)目部的工作情況。

通過宣傳或多次考核讓所有員工充分熟悉、了解考核的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，知曉平時(shí)嚴(yán)加執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)制度、作業(yè)指導(dǎo)文件，及時(shí)填報(bào)、上傳、處理OA辦公信息化系統(tǒng)上的事項(xiàng)，就可避免臨時(shí)抱佛腳的忐忑心態(tài)，大大提高了企業(yè)的執(zhí)行力和整體的項(xiàng)目管理水平。

四、堅(jiān)持每月的工作例會

要求每位項(xiàng)目經(jīng)理必須參加，會議主要內(nèi)容有三：

1.參會公司高管層傳達(dá)公司指示。

2.宣講各級行政主管部門的新文件、新規(guī)定，以及迎檢的通知等等。

3.通過實(shí)例講解項(xiàng)目管理工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)、應(yīng)采取的合適手段、方法等。

五、堅(jiān)持多方位培訓(xùn)

人員的素質(zhì)是衡量項(xiàng)目管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)，也是圓滿完成項(xiàng)目管理工作的保證。應(yīng)從不同層面、不同程度地開展全員培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要涉及項(xiàng)管事業(yè)部一系列管理制度、項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件、OA辦公信息化系統(tǒng)操作、合同示范文本講解、招投標(biāo)管理?xiàng)l例及其文件、造價(jià)方面的專業(yè)知識、新規(guī)范、各級政府頒發(fā)的各種文件和規(guī)定，以及項(xiàng)目管理方面基本知識、溝通協(xié)調(diào)方面的技巧等等，打造全方位的管理人才，內(nèi)容應(yīng)切合實(shí)際，具有可實(shí)施性，培訓(xùn)方式應(yīng)多種多樣，線上線下均可，課后應(yīng)注重考核效果，不斷改進(jìn)，共同進(jìn)步。

六、堅(jiān)持項(xiàng)目巡查

項(xiàng)管事業(yè)部應(yīng)通過線上線下的項(xiàng)目巡查，發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)目在管理中存在的漏洞，或?qū)ζ髽I(yè)一系列的管理制度、項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件、項(xiàng)目考核方案、OA辦公信息化系統(tǒng)操作有疑惑或錯(cuò)誤理解時(shí)，應(yīng)當(dāng)即指出，且面對面給予培訓(xùn)或更正，督促其限期整改到位，到時(shí)復(fù)查，如仍不合格，繼續(xù)要求整改，直至通過復(fù)查。

巡查后發(fā)出的限期要求項(xiàng)目部整改到位的《巡查記錄》或《整改通知單》，通過OA辦公信息化系統(tǒng)發(fā)往項(xiàng)目部，巡查及整改的每個(gè)步驟都能及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)反饋，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項(xiàng)中提醒處理人，及時(shí)性、針對性及督促性強(qiáng)，提高了項(xiàng)管事業(yè)部的管控能力。

結(jié)語

咨詢企業(yè)的項(xiàng)目管理和施工單位的項(xiàng)目管理大有不同，雖然管理的范疇基本一致，但管理的內(nèi)容、方法、手段和目的是不一樣的，目前還未見國標(biāo)、行標(biāo)或地標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，雖可借鑒《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》（GB/T50326-2017）和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）的標(biāo)準(zhǔn)開展項(xiàng)目管理或代建管理工作，但企業(yè)仍需要根據(jù)國家發(fā)展趨勢、行業(yè)要求、建設(shè)單位的需求制定一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的管理制定、管理方法以及行之有效的作業(yè)指導(dǎo)文件和OA信息化系統(tǒng)，全面展現(xiàn)企業(yè)的管理水平和管理能力，為今后項(xiàng)管監(jiān)理的“一體化”管理、項(xiàng)目管理總承包提供一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

《關(guān)于投資體制改革的決定》 國發(fā)[2004]20號

《關(guān)于促進(jìn)建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》國辦發(fā)〔2017〕19號

《關(guān)于推進(jìn)全過程工程咨詢服務(wù)發(fā)展的指導(dǎo)意見》發(fā)改投資規(guī)〔2019〕515號