試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

劉衛(wèi)武

摘 要：檔案是一把認(rèn)識(shí)把握事物發(fā)展的鑰匙，檔案管理工作是維護(hù)歷史的一份重要事業(yè)，檔案記錄可使瞬間變?yōu)橛篮恪１疚奶接懥藱n案管理基礎(chǔ)工作對(duì)于現(xiàn)代檔案管理的重要意義以及檔案管理工作中的不足之處，以及如何去完善現(xiàn)代檔案管理中的基礎(chǔ)工作。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理;檔案管理工作;作用

隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)工作效率較快，并且計(jì)算機(jī)具備較強(qiáng)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，因此在現(xiàn)代的檔案管理工作中計(jì)算機(jī)得以廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代社會(huì)中現(xiàn)代管理工作的信息水平也已經(jīng)有了一定的提高。

一、現(xiàn)代檔案管理和檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)系

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)檔案管理的重要作用

為了使整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要積極地完善檔案的歸檔、案卷的要求和歸類的要求等等，同時(shí)也需要進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，如果檔案管理工作單位忽略檔案管理基礎(chǔ)工作，那么檔案信息就會(huì)出現(xiàn)不健全不精準(zhǔn)的情況，就算是將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理的工作中，也沒有實(shí)際作用，所以這需要檔案管理的工作人員認(rèn)真的履行檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行完善，在保證工作效率的前提下，對(duì)檔案資料進(jìn)行正確的分類和歸檔，這樣利于人們對(duì)檔案資料的查詢。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作加快了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，將檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理事業(yè)未來發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，使檔案資料的檢索效率得到了提高，彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案查詢的不足，避免了會(huì)浪費(fèi)大量人力資源進(jìn)行查找。除了這種情況，檔案管理基礎(chǔ)工作和現(xiàn)代化建設(shè)的檔案管理之間已經(jīng)呈現(xiàn)出相輔相成的一個(gè)管理趨勢(shì)，能夠使檔案基礎(chǔ)工作自身的規(guī)范性和準(zhǔn)確性得到強(qiáng)化，這有利于展開現(xiàn)代化的檔案管理的建設(shè)工作，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（三）檔案管理工作有利于提高檔案資料自身的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作是為了能夠給檔案提供重點(diǎn)依據(jù)和基礎(chǔ)，有利于加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度，對(duì)其工作的開展也也有增強(qiáng)的作用，最終促進(jìn)檔案管理工作更加合理的進(jìn)行，最大程度簡(jiǎn)化檔案管理工作，進(jìn)而加強(qiáng)檔案資料管理的準(zhǔn)確性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀以及存在的問題

現(xiàn)階段在我國檔案管理的基礎(chǔ)工作最常見的部分問題主要為六個(gè)方面：

第一，在檔案管理的實(shí)際工作中，其基礎(chǔ)工作是相當(dāng)重要的，但是部分管理人員有極易對(duì)此不予重視，檔案管理單位相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作人員缺乏相關(guān)培訓(xùn)，不僅如此，作為檔案管理的基礎(chǔ)實(shí)施人員也有缺乏的現(xiàn)象，由于這個(gè)因素就導(dǎo)致在檔案管理的實(shí)際工作中極容易造成工作疏忽以及工作環(huán)節(jié)不合理。

第二，對(duì)檔案進(jìn)行正規(guī)編號(hào)是檔案工作非常重要的環(huán)節(jié)，而相關(guān)人員對(duì)此不予重視就易造成不利影響，由于我國現(xiàn)階段的檔案編號(hào)制度相對(duì)不成熟，在對(duì)檔案的基礎(chǔ)編號(hào)管理中依舊使用較為傳統(tǒng)陳舊、較不規(guī)范的方式，這就整體降低了檔案管理工作的水平，并且有可能會(huì)導(dǎo)致檔案的意外丟失以及陳列混亂，最終影響檔案管理工作。

第三，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類是提高檔案管理工作效率的有力手段，但相反檔案的分類管理存在不合理的地方就會(huì)影響檔案管理工作的效率，可能還會(huì)導(dǎo)致檔案存放以及使用的混亂現(xiàn)象。

第四，檔案的查詢問題，部分檔案卷宗標(biāo)題不規(guī)范或是頁碼缺失等情況，這就會(huì)使得在檔案查閱時(shí)無法確定查閱對(duì)象所在，不單會(huì)影響檔案漏查降低查找效率，還會(huì)造成檔案歸還不便的問題。

第五，檔案保管不當(dāng)，倘若由于針對(duì)檔案資料的保管力度不夠而引起缺頁、少腳等問題的出現(xiàn)，而且在問題出現(xiàn)的同時(shí)也無法進(jìn)行有效彌補(bǔ)措施，對(duì)其進(jìn)行修復(fù)以及補(bǔ)充，那么最終會(huì)影響檔案資料的管理，這樣也不利于檔案資料的存放。

三、基礎(chǔ)性檔案管理工作的作用

檔案管理的基礎(chǔ)性工作包括了檔案的登記、檔案信息查詢分類、卷宗裝訂和檔案注銷。檔案的登記大多運(yùn)用表、冊(cè)、單等不同登記形式，其主要目的是通過記錄檔案的進(jìn)出、鑒定、利用和保管情況，保證檔案管理的安全性和規(guī)范化，防止檔案出現(xiàn)遺漏和丟失;檔案的分類需要管理人員按照提前制定的科學(xué)分類方法對(duì)檔案基礎(chǔ)信息中的時(shí)間、內(nèi)容、來源進(jìn)行整理歸類;檔案的裝訂則一般采用三點(diǎn)一線的裝訂方法?，F(xiàn)代檔案管理工作必須做好檔檔案管理的基礎(chǔ)工作，其重要作用不容忽視，做好基礎(chǔ)性檔案管理工作才能有利于提高現(xiàn)代化檔案管理的高效和規(guī)范，讓檔案的后期檢索、提存、使用都能夠更加高效便捷[1]。

現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性日常工作為了減少人力成本、提高檢索效率，會(huì)大量依靠現(xiàn)代化的智能管理平臺(tái)進(jìn)行日常管理維護(hù)，所以做好檔案管理基礎(chǔ)工作也需要檔案管理的工作人員有高水平的檔案管理能力和良好的電腦技術(shù)，只有認(rèn)真踏實(shí)地落實(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)，才能盡量避免檔案檢索時(shí)出現(xiàn)問題，提高檢索的水平和效率[2]。

除此之外，由于檔案管理部門每年收到的檔案數(shù)量巨大，任務(wù)繁重。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要程度和檢索時(shí)效不同明確輕重緩急，選擇部分檔案進(jìn)行優(yōu)先整理，這也是對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行合理分流的體現(xiàn)，不僅能夠提高檔案管理工作的效率，減少重復(fù)勞動(dòng)帶來的人力損失，還能保障檔案管理工作的持續(xù)運(yùn)行[3]。

四、完善檔案管理基礎(chǔ)工作的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案管理的重視程度

檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理具體工作的指揮者，在管理工作中發(fā)揮著很大的作用，檔案管理基礎(chǔ)工作也需要領(lǐng)導(dǎo)大力支持，所以應(yīng)該同時(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行具體的合理的部署工作，組織檔案管理人員形成良好的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行合理分配，并且由領(lǐng)導(dǎo)有效的指揮監(jiān)督檔案管理工作人員的工作。

（二）去除雜劣檔案，進(jìn)行檔案普查

檔案經(jīng)過了很長時(shí)間的借鑒和利用以及多部門管理，會(huì)存在一定的重份或者失去價(jià)值的的情況，因此需要定時(shí)去除雜劣的部分檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行全面性的普查，去掉重復(fù)的、沒有利用價(jià)值的檔案，避免產(chǎn)生檔案內(nèi)容的堆積，也避免占用寶貴的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也可以避免在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理中出現(xiàn)檔案重復(fù)以及管理效率低下的問題[4]。

（三）更加規(guī)范化整理檔案資料

不僅要提高檔案管理工作人員的專業(yè)意識(shí)，對(duì)檔案資料也要進(jìn)行更加規(guī)范化的整理，例如檔案資料的消檔時(shí)候存在內(nèi)容雜亂的情況，有的檔案資料也存在組卷過厚的情況，針對(duì)上述問題可對(duì)檔案資料進(jìn)行重組管理，重組后的檔案資料之間還是存在著關(guān)聯(lián)，對(duì)沒有頁碼、沒有卷內(nèi)目錄、沒有卷標(biāo)題以及標(biāo)題不清的案卷要進(jìn)行重新的填寫工作，這樣可幫助檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化，并不斷提高計(jì)算機(jī)檔案管理的效率。

結(jié)語：

胡錦濤同志曾提過：“借助檔案，我們能夠更好地去了解過去、把握現(xiàn)在以及遇預(yù)見未來?！睓n案作為我國生產(chǎn)建設(shè)、宣傳教育和科學(xué)研究等的一個(gè)重要依據(jù)，檔案的資料種類繁多，涉及到我國國民經(jīng)濟(jì)的很多方面，在現(xiàn)代檔案管理中，檔案的統(tǒng)計(jì)、分類和編號(hào)、標(biāo)題制定、文件保存等等都具有很重要的作用，檔案基礎(chǔ)工作存在時(shí)間跨度大、工作量大、檔案種類多等問題，更需要在浩瀚的檔案中理清思路，因?yàn)橹挥屑訌?qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，才能更好地推進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化！

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎嫻.試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].商情，2019（3）：183.

[2]劉艷英.試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子，2017（35）：159.

[3]孫偉.試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用[J].決策與信息（中旬刊），2016（10）：203.

[4]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2014（9）：101-102.