淺談合同管理如何深度融入企業(yè)內(nèi)控管理

龔佳

摘要：合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)依法治企的重要手段，應(yīng)該深度融入企業(yè)內(nèi)控管理。但是，因?yàn)楹贤芾碚{(diào)整的范圍比內(nèi)控管理窄，衡量管理成效的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)不盡相同，兩者不完全融合。如果合同管理與內(nèi)控管理存在不相融合之處，企業(yè)將因合同管理的不規(guī)范而面臨法律風(fēng)險(xiǎn)，甚至經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)控管理時(shí)，應(yīng)充分考慮將合同管理的要求和特點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)控管理里，從而實(shí)現(xiàn)兩者的深度融合，其解決途徑，一是參照“法理”制定制度，二是用好“法眼”審定制度，三是借助“法力”完善制度。

關(guān)鍵詞：合同管理;內(nèi)控管理;合法;合規(guī);深度融合

簽訂合同是企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的重要法律行為，企業(yè)在合同管理過(guò)程中往往采取制度約束的方式，以規(guī)范管理、防范法律風(fēng)險(xiǎn)。合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理之間關(guān)系密切、不可分割。企業(yè)的合同管理目的是通過(guò)合同法律行為對(duì)外體現(xiàn)的，企業(yè)內(nèi)控管理制度是企業(yè)合同法律行為形成的依據(jù)，決定著合同法律行為的合規(guī)性。但是，合同管理的合法性特征決定了其不同于企業(yè)的內(nèi)控管理工作，它已超越了企業(yè)自身的界限，是受法律規(guī)范和調(diào)整的一種社會(huì)關(guān)系。不合法或不合規(guī)的管理制度必然導(dǎo)致企業(yè)行為的不規(guī)范，其結(jié)果往往使外化的合同行為存在一定的法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，將合同管理深度融入企業(yè)內(nèi)控管理，建立健全企業(yè)依法合規(guī)的經(jīng)營(yíng)體系顯得尤為重要。

重慶市城市建設(shè)投資（集團(tuán)）有限公司（以下簡(jiǎn)稱“重慶城投集團(tuán)”）作為重慶市屬重點(diǎn)國(guó)有企業(yè)，是集城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與運(yùn)營(yíng)維護(hù)、公租房建設(shè)、金融與投資于一體的大型建設(shè)投資集團(tuán)。多年來(lái)，為規(guī)范企業(yè)管理、防范法律風(fēng)險(xiǎn)，建立了一套比較系統(tǒng)完備的內(nèi)控制度，其中包括專門(mén)用來(lái)規(guī)范合同管理的《合同管理辦法》，但是合同管理與內(nèi)控管理還存在不夠融合的地方，導(dǎo)致企業(yè)合法性、合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)依然存在。因此，識(shí)別合同管理與內(nèi)控管理不夠融合之處，規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同管理與內(nèi)控管理的深度融合顯得很有必要。

一、合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理不夠融合

（一）將合同管理混同于企業(yè)內(nèi)控管理

在合同管理過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，重慶城投集團(tuán)的許多單位、部門(mén)往往把合同管理混同于內(nèi)控管理，突出表現(xiàn)為將項(xiàng)目部視同為合同法律主體。隨著集團(tuán)規(guī)模的日益壯大，集團(tuán)外部項(xiàng)目部獨(dú)自開(kāi)展的大型項(xiàng)目建設(shè)和投資越來(lái)越多，筆者在對(duì)外部項(xiàng)目的合同檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，外部項(xiàng)目存在以項(xiàng)目部的名義對(duì)外招投標(biāo)、簽訂合同的現(xiàn)象，存在諸如未按照集團(tuán)招標(biāo)（采購(gòu)）管理辦法規(guī)定的方式發(fā)包，合同決策程序未嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)“三重一大”決策制度規(guī)定，“分拆”合同規(guī)避集團(tuán)審批的問(wèn)題。以上行為把合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理混同，直接導(dǎo)致合同的簽約主體不一致、簽約主體不適格，存在較大法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）用企業(yè)內(nèi)控管理約束合同管理

重慶城投集團(tuán)的管理制度不少存在用內(nèi)控管理制度約束合同管理的情況。例如：

1.集團(tuán)內(nèi)控制度規(guī)定工程建設(shè)類(lèi)合同價(jià)款和結(jié)算價(jià)款必須經(jīng)過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的審核，并將審核結(jié)果作為結(jié)算的依據(jù)。但是，由于內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)結(jié)算價(jià)款的審核屬于企業(yè)內(nèi)部的管理行為，并不能直接約束合同相對(duì)方。因此，此項(xiàng)管理規(guī)定必須取得合同相對(duì)方的認(rèn)可后方能確定為合同的法律行為，可見(jiàn)，合同管理受到了企業(yè)內(nèi)控管理的約束。

2.集團(tuán)要求在合同文本中加入“廉政協(xié)議”或“廉政條款”。雖然反腐倡廉的規(guī)定是集團(tuán)作為國(guó)有企業(yè)，加強(qiáng)內(nèi)部員工管理、提高員工廉潔意識(shí)的有效手段和制度措施，而集團(tuán)與合作單位之間所簽訂的合同是對(duì)雙方經(jīng)濟(jì)往來(lái)過(guò)程中權(quán)利義務(wù)的約束，合同的指向是標(biāo)的，合同簽約的雙方是企業(yè)而非個(gè)人。因此，“廉政協(xié)議”或“廉政條款”的約定明顯與合同主旨不相符，也并非合同管理的必要范疇。

（三）“一刀切”的企業(yè)內(nèi)控管理模式與“切一刀”的合同管理特點(diǎn)不夠融合

重慶城投集團(tuán)往往對(duì)某一經(jīng)營(yíng)行為采取統(tǒng)一的管理要求，以求達(dá)到規(guī)范管理，強(qiáng)化控制的目的。而合同管理的重點(diǎn)是合同簽訂的有效性、合同履行的及時(shí)性，因此，“一刀切”的企業(yè)內(nèi)控管理模式與“切一刀”的合同管理特點(diǎn)不能完全融合。例如：

1.集團(tuán)的內(nèi)控制度要求開(kāi)展業(yè)務(wù)應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，合同文本盡量做到統(tǒng)一規(guī)范。但是集團(tuán)的業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)類(lèi)型復(fù)雜，難以做到合同文本的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，只有對(duì)個(gè)別模式固定、類(lèi)型單一的合同類(lèi)別可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的形式來(lái)簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率。

2.企業(yè)內(nèi)控管理要求業(yè)務(wù)的開(kāi)展以計(jì)劃作為前提，合同管理也強(qiáng)調(diào)合同簽訂要有決策依據(jù)。但是，當(dāng)遇到工程緊、項(xiàng)目急時(shí)，企業(yè)內(nèi)控管理和合同管理的要求不見(jiàn)得能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。如果完全執(zhí)行合同管理的要求，可能造成企業(yè)工程項(xiàng)目無(wú)法及時(shí)推進(jìn)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)遭受一定的損失。同樣，如果片面按照企業(yè)內(nèi)控管理來(lái)，以業(yè)務(wù)為先，急工程所急，先施工再補(bǔ)簽甚至倒簽合同，那么事實(shí)行為已經(jīng)發(fā)生，卻沒(méi)有相關(guān)合同作為支撐，留下了補(bǔ)簽或者倒簽合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理不夠融合的法律風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的管理制度是規(guī)范和約束企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為的重要手段，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)應(yīng)以法律為底線，以規(guī)章為紅線，才代表企業(yè)的管理制度符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)控管理行為的外化也才合法合規(guī)，合同管理才能與內(nèi)控管理充分融合。如果合同管理已經(jīng)明確企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何簽訂和履行合同，而企業(yè)的內(nèi)控管理卻沒(méi)有按照規(guī)定或遵守約定，容易導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)不利的法律后果，加大法律風(fēng)險(xiǎn)。具體對(duì)照第一部分所列舉的不相融合的地方，筆者認(rèn)為會(huì)存在以下法律風(fēng)險(xiǎn)：

（一）合同簽約主體不一致、簽約主體不適格的法律風(fēng)險(xiǎn)

合同若簽約主體不一致、簽約主體不適格，一旦出現(xiàn)法律糾紛時(shí)，合同有可能被認(rèn)定為無(wú)效或被撤銷(xiāo)的風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)《合同法》規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議?！蓖瑫r(shí)還規(guī)定：“當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力?！笨梢?jiàn)，沒(méi)有得到總公司授權(quán)的分公司、單位的內(nèi)設(shè)部門(mén)或外部項(xiàng)目部均無(wú)法律上的簽約主體資格，因此，其參與的招投標(biāo)活動(dòng)或簽訂的合同，如果未得到有資格主體的追認(rèn)，可能導(dǎo)致所簽訂的合同無(wú)效或被撤銷(xiāo)。

（二）將企業(yè)的單方結(jié)論作為合同結(jié)算依據(jù)的法律風(fēng)險(xiǎn)

合同是雙方對(duì)權(quán)利義務(wù)共同協(xié)商的結(jié)果。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)審定的結(jié)果是企業(yè)單方面認(rèn)定的行為，如果合同相對(duì)方不認(rèn)可，此項(xiàng)結(jié)論將不能作為合同結(jié)算的最終依據(jù)。因此，只有通過(guò)與合同相對(duì)方充分協(xié)商，雙方同意將一方企業(yè)的內(nèi)部制度固化到合同中，方能上升為雙方認(rèn)同的合同法律行為。

（三）將企業(yè)內(nèi)部管理要求強(qiáng)加于合同條款中的法律風(fēng)險(xiǎn)

因企業(yè)內(nèi)控管理的要求而增加合同約定的內(nèi)容，會(huì)直接影響合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性。因?yàn)楹贤芾淼挠|角不光是企業(yè)內(nèi)部，還觸及企業(yè)外部，與企業(yè)強(qiáng)基固本的內(nèi)控管理要求有一定的差異，比如在合同文本中加入“廉政協(xié)議”或“廉政條款”，將企業(yè)內(nèi)控管理的要求外化為合同條款，可能會(huì)增加合同相對(duì)方的負(fù)擔(dān)，給合同的履行帶來(lái)諸多不便，影響合同交易行為的順利完成。

（四）補(bǔ)簽合同、倒簽合同的法律風(fēng)險(xiǎn)

合同補(bǔ)簽或倒簽，是一種特殊的合同成立形式，法律稱之為“履行接受”。重慶城投集團(tuán)補(bǔ)簽、倒簽合同現(xiàn)象的存在，與承擔(dān)大量市政建設(shè)項(xiàng)目，時(shí)間緊、任務(wù)重有關(guān)，合同補(bǔ)簽、倒簽容易導(dǎo)致合同雙方法律責(zé)任無(wú)法及時(shí)確定。實(shí)際履行完的合同，因?yàn)闆](méi)有簽訂書(shū)面合同，雙方的權(quán)利義務(wù)不明確、容易產(chǎn)生法律糾紛，產(chǎn)生糾紛后由于證據(jù)不足，解決起來(lái)又比較困難，合同也失去了事前、事中控制的作用。我國(guó)《合同法》規(guī)定了建設(shè)工程類(lèi)合同必須以書(shū)面合同作為雙方合同成立的依據(jù)，已經(jīng)履行的合同因沒(méi)有正式的書(shū)面合同，可能影響合同預(yù)期經(jīng)濟(jì)目的的實(shí)現(xiàn)。

三、如何實(shí)現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合

鑒于合同管理與內(nèi)控管理各有特點(diǎn)、各有側(cè)重，兩者存在一些不夠融合的地方，也產(chǎn)生了一定法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，只有將合同管理深度融入企業(yè)內(nèi)控管理，企業(yè)內(nèi)控管理才能更依法合規(guī)，也才能規(guī)避更多的法律風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合可從以下三個(gè)方面著手：

（一）參照“法理”制定企業(yè)內(nèi)控制度

法律法規(guī)是企業(yè)一切行為的底線，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)，因此，我們可以參照“法理”制定制度。一是把法律法規(guī)中的強(qiáng)制性規(guī)定、硬性要求固化到企業(yè)的內(nèi)控制度中;二是針對(duì)法律法規(guī)中雖無(wú)強(qiáng)制性規(guī)定，但如果采取不同的執(zhí)行方式可能承擔(dān)不同的法律責(zé)任、存在不同程度法律風(fēng)險(xiǎn)的合同法律行為，在制定內(nèi)控制度時(shí)，可以結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際，分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的角度予以明確規(guī)定。

實(shí)踐中，許多企業(yè)已經(jīng)按照以上標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則制定了企業(yè)內(nèi)控制度。例如：鑒于對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)具有高風(fēng)險(xiǎn)性和被動(dòng)性，集團(tuán)在進(jìn)行對(duì)外擔(dān)保管理時(shí)采用了嚴(yán)格風(fēng)險(xiǎn)控制的方法：一是嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司制定的對(duì)外擔(dān)保業(yè)務(wù)管理辦法，明確授權(quán)的范圍、審批的程序，以及有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)權(quán)限、違反規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等;二是未經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)，子公司、項(xiàng)目部不準(zhǔn)對(duì)外提供任何形式的擔(dān)保;三是要求被擔(dān)保單位提供反擔(dān)保。通過(guò)以上手段，可以對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前控制，防患于未然。

（二）用好“法眼”審查企業(yè)內(nèi)控制度

既然企業(yè)制定內(nèi)控制度必須建立在合法、合規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查就勢(shì)在必行。用好“法眼”對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行審查把關(guān)，也是合同管理的表現(xiàn)形式和實(shí)質(zhì)要求。

一是對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度進(jìn)行法律審查把關(guān)。從合法性、合規(guī)性的視角對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行審查，可以從源頭上防控制度的法律風(fēng)險(xiǎn)，堵塞制度的法律漏洞。法務(wù)合規(guī)人員在制度審查過(guò)程中，可以著重分析制度建立的決策依據(jù)是否合法，制度的內(nèi)容規(guī)定是否合規(guī)，若與國(guó)家法律法規(guī)有相抵觸的地方，應(yīng)該出具法律意見(jiàn)進(jìn)行提示。二是建立法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系。分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)的高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、易發(fā)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、不易控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等，并針對(duì)所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出防范控制措施，從而有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）借助“法力”完善企業(yè)內(nèi)控制度

我國(guó)法律法規(guī)的出臺(tái)往往要經(jīng)歷多輪意見(jiàn)的征詢，頒發(fā)后的法律法規(guī)還會(huì)針對(duì)實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的新情況、新問(wèn)題做出司法或行政解釋。這表明，既定的法律法規(guī)與現(xiàn)實(shí)社會(huì)會(huì)有不盡相符之處，只有針對(duì)新情況、新問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充和完善，才能確保法律法規(guī)的權(quán)威有效。同理，企業(yè)內(nèi)控制度也應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的變化和發(fā)展。每年應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行梳理匯編，整理出還需補(bǔ)充制定的制度，對(duì)與實(shí)際情況有偏差的制度進(jìn)行適應(yīng)性修訂，只有不斷結(jié)合實(shí)際補(bǔ)充完善，企業(yè)的內(nèi)控制度才能?chē)?yán)謹(jǐn)完備，也才能實(shí)現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際服務(wù)的目的。

每一個(gè)企業(yè)都追求成為百年企業(yè)、基業(yè)長(zhǎng)青。合同管理的規(guī)范化是影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成效的一個(gè)重要因素，內(nèi)控管理的完備化是決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵所在。只有實(shí)現(xiàn)合同管理與企業(yè)內(nèi)控管理的深度融合，融合兩者各自所長(zhǎng)，補(bǔ)充各自所短。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碛绊憙?nèi)控管理的方式方法，通過(guò)完備的內(nèi)控管理確保合同管理的規(guī)范有效，才能增強(qiáng)企業(yè)管理能力、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)依法合規(guī)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周治剛.倒簽合同的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策初探[J].內(nèi)江科技，2011，02 （25）.

[2]趙亞?wèn)|.企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范與對(duì)策[J].中國(guó)市場(chǎng)，2019，03 （08）.