談?wù)袠?biāo)檔案的規(guī)范化管理

劉華梅

摘 要：工程項(xiàng)目檔案管理中的招標(biāo)檔案管理是整個(gè)工程項(xiàng)目的重要組成部分，必須高度重視，規(guī)范管理，以確保招標(biāo)工作規(guī)范運(yùn)行，穩(wěn)步推進(jìn)。通過(guò)招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的實(shí)際情況和對(duì)招標(biāo)過(guò)程有效掌握，促進(jìn)招標(biāo)工作的公平、公證和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：招標(biāo);檔案;管理

一、對(duì)招標(biāo)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)

招標(biāo)檔案是項(xiàng)目管理的有機(jī)組成部分。目前，只重視招標(biāo)工作而忽視招標(biāo)檔案的現(xiàn)象仍然存在，招標(biāo)檔案管理工作一般是在招標(biāo)結(jié)束以后才進(jìn)入工作程序，或者進(jìn)行一些所謂的補(bǔ)救工作，致使招標(biāo)工作與招標(biāo)檔案管理工作不能同步進(jìn)行，這樣不僅是材料歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，關(guān)鍵是更容易導(dǎo)致招標(biāo)歸檔材料不齊全，出現(xiàn)材料歸檔后所體現(xiàn)的招標(biāo)過(guò)程銜接不合理，甚至材料缺失的情況也時(shí)有發(fā)生。加之有些檔案管理人員對(duì)管理工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，缺乏默默無(wú)聞的工作品性，這些都是對(duì)招標(biāo)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠的體現(xiàn)，只有領(lǐng)導(dǎo)和管理人員提高做好這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，才能保證招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理。

（一）招標(biāo)檔案是招標(biāo)活動(dòng)的重要組成部分。招標(biāo)檔案系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄了招投標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程，是檢驗(yàn)招標(biāo)活動(dòng)是否公開(kāi)，公平，公正的依據(jù)。 這些檔案資料真實(shí)可靠，一方面便于招標(biāo)人和有關(guān)部門(mén)、機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行后期的管理、驗(yàn)收、審核和備查，另一方面它也是管理工作人員進(jìn)行招投標(biāo)工作學(xué)習(xí)研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提高工作水平的重要參考資料。

（二）招標(biāo)檔案是完善業(yè)務(wù)服務(wù)的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，國(guó)際間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨頻繁，招標(biāo)工作也要與國(guó)際市場(chǎng)逐步接軌，在符合政策法規(guī)、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的優(yōu)勢(shì)和資源，為客戶(hù)提供富有價(jià)值的咨洵服務(wù)。 其中，招標(biāo)檔案就是非常重要的資源，包含有招標(biāo)操作中形成的大量不同行業(yè)不同類(lèi)型的招標(biāo)項(xiàng)目，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和資料，把這些資料規(guī)范管理和保存起來(lái)，可以為今后的招標(biāo)工作提供強(qiáng)有力的真實(shí)信息資源支持。在需要時(shí)，查閱提供相應(yīng)或類(lèi)似項(xiàng)目以前的招標(biāo)資料，惰況分析，為客戶(hù)提供有效的服務(wù)，降低招標(biāo)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，為招標(biāo)工作的順利開(kāi)展提供保障。

（三）招標(biāo)檔案使招標(biāo)過(guò)程更加規(guī)范有序。招標(biāo)工作是嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》所規(guī)定的程序運(yùn)作的，整個(gè)運(yùn)作的程序和過(guò)程中都會(huì)形成格式化的檔案材料，執(zhí)行嚴(yán)格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整，通過(guò)歸檔，移交，驗(yàn)收，實(shí)際上是對(duì)招標(biāo)過(guò)程各個(gè)程序是否規(guī)范運(yùn)作的檢查，做好檔案管理工作，實(shí)際上也是保證招標(biāo)工作質(zhì)量的一道防線(xiàn)。

二、確定招投標(biāo)檔案的歸檔案范圍和歸檔內(nèi)容

招投標(biāo)檔案的歸檔范圍是在招投標(biāo)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的資料都應(yīng)當(dāng)歸檔保存，對(duì)文件資料是否具有保存價(jià)值的判定，主要通過(guò)文件的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行認(rèn)定。依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，各監(jiān)管部門(mén)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目歸檔的內(nèi)容都作了規(guī)定，具體有以下幾個(gè)方面：

（一）項(xiàng)目立項(xiàng)及批復(fù)材料：委托代理協(xié)議，招標(biāo)文件及論證材料，招標(biāo)文件確認(rèn)函：

（二）項(xiàng)目的招標(biāo)材料：招標(biāo)公告，招標(biāo)邀請(qǐng)函、詢(xún)價(jià)函或談判邀清函，已發(fā)出的招標(biāo)文件，已發(fā)出招標(biāo)文件的必要澄清或修改文件，購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件的登記記錄，供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告，邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)記錄，詢(xún)價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)性談判的邀請(qǐng)對(duì)象，確定理由等材料，答疑會(huì)記錄和紀(jì)要，現(xiàn)場(chǎng)勘察記錄和紀(jì)要，繳交投標(biāo)保證金情況表;

（三）項(xiàng)目的開(kāi)標(biāo)文件材料：收取投標(biāo)文件的登記記錄、參加開(kāi)標(biāo)的供應(yīng)商簽到表，開(kāi)標(biāo)會(huì)議議程，開(kāi)標(biāo)時(shí)間地點(diǎn)過(guò)程的有關(guān)記錄，投標(biāo)文件的正本，已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充修改和撤回的文件記錄，投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄，對(duì)開(kāi)標(biāo)過(guò)程的公正書(shū)，評(píng)標(biāo)專(zhuān)家形成過(guò)程和名單;

（四）項(xiàng)目評(píng)審文件材料：評(píng)標(biāo)委員會(huì)，監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表、 評(píng)審工程記錄及打分表、評(píng)審報(bào)告及附件、項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見(jiàn)、評(píng)審紀(jì)律材料、 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控錄音錄像材料;

（五）項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料：確定中標(biāo)人的文件材料（招標(biāo)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)通知書(shū)）、質(zhì)疑處理材料;

（六）項(xiàng)目采購(gòu)階段的材料：采購(gòu)項(xiàng)目合同，項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料，資金支付文件及證明;

（七）其他文件材料：項(xiàng)目工作總結(jié)、項(xiàng)目效益評(píng)估書(shū)、其他與招標(biāo)項(xiàng)目、過(guò)程及完成情況有關(guān)的文件材料。

三、做好招標(biāo)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）建立健全招標(biāo)檔案歸檔管理制度。通過(guò)建立和完善科學(xué)合理的管理制度，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)好，歸檔制度的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔文件質(zhì)量要求，對(duì)歸檔的時(shí)間，內(nèi)容、移交，驗(yàn)收，分類(lèi)、整理，立卷，保密;保管，使用，銷(xiāo)毀等，做出明確詳細(xì)的規(guī)定。根據(jù)管理制度履行招標(biāo)檔案管理利用手續(xù)，定期進(jìn)行檢查考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和處理問(wèn)題，使招標(biāo)檔案管理在制度的保障下規(guī)范運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)。目前，由于重視程度不夠等多方面的原因，招標(biāo)檔案管理的硬件設(shè)施跟不上招標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，普遍存在庫(kù)房面積小、無(wú)查閱利用室、安全設(shè)施配備不齊全等現(xiàn)象，達(dá)不到規(guī)范化管理檔案的要求。按照檔案保管的基本要求，檔案庫(kù)房要達(dá)到“防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，庫(kù)房要配備檔案存放櫥柜、溫濕度儀、加濕器、除濕器、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，另外為防止檔案丟失還要配備安全防盜門(mén)，監(jiān)控報(bào)警器的安全設(shè)備，這是檔案安全保管的有關(guān)要求。只有加大投入，配足配全硬件設(shè)施設(shè)備才能滿(mǎn)足招標(biāo)檔案的安全規(guī)范管理和日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量存放要求。

（三）不斷提高招標(biāo)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。招標(biāo)工作的原則和特點(diǎn)，要求管理招標(biāo)檔案人員首先要有良好的職業(yè)道德，明確檔案管理是一項(xiàng)原則性、服務(wù)性的工作，要有法律法規(guī)和檔案較強(qiáng)的法律法規(guī)意識(shí)，招標(biāo)活動(dòng)本身就是依照法律法規(guī)規(guī)范運(yùn)作的采購(gòu)活動(dòng)， 招標(biāo)檔案管理人員必須恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法〉《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》。 其次要樹(shù)立正確的職業(yè)觀念，認(rèn)清自己工作的地位，看重自己的工作，求真務(wù)實(shí)，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的責(zé)任惑，熱愛(ài)檔案工作。第三要有較高的業(yè)務(wù)能力，檔案工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)，是一門(mén)科學(xué)，《檔案法》要求檔案工作人員應(yīng)“具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)”，招標(biāo)檔案管理者要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)、信息化、招投標(biāo)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)理解，促進(jìn)招標(biāo)檔案管理的有序健康進(jìn)行。