醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用研究

劉靜

摘 ?要：在醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)和管理中，一項(xiàng)尤為重要的工作便是對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案管理工作的質(zhì)量和效率對(duì)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)，和醫(yī)院整體的管理工作的質(zhì)量均具有一定的影響。隨著時(shí)代的進(jìn)步，以往的檔案管理方式無法滿足當(dāng)下的需求。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)將電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理共組中，有利于提高管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：檔案存儲(chǔ);檔案查詢;電子檔案

1 研究背景

當(dāng)前階段受多方面因素的影響，使得人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求日漸增加。為滿足人們的實(shí)際需求醫(yī)院不斷擴(kuò)大自身的規(guī)模，并增加了工作人員。使得醫(yī)院檔案的數(shù)量與日俱增，為檔案管理工作帶來了一定的難度。以往所用的管理檔案的方式無法更好的滿足當(dāng)下的需求，因此充分應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)。不僅可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，還有利于進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。所以在醫(yī)院檔案的管理工作中，應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)，既具有重要性又具有必要性。

2 醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的不足

2.1 檔案儲(chǔ)存與利用率方面

以往醫(yī)院在進(jìn)行檔案的日常管理時(shí)，因?yàn)榫哂休^多的檔案，且檔案的介質(zhì)缺乏統(tǒng)一性，如紙質(zhì)檔案、磁帶檔案、音像檔案等。并且傳統(tǒng)檔案對(duì)存放的環(huán)境具有較高的要求，當(dāng)日常的管理缺乏合理性時(shí)，極易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮、字跡模糊等問題出現(xiàn)，進(jìn)而失去使用功能無法正常使用。并且以往在進(jìn)行檔案管理時(shí)存在的較為嚴(yán)重的一個(gè)問題，便是對(duì)檔案的有效利用率較低。

2.2 檔案查詢方面

以往在進(jìn)行檔案管理時(shí)通常采用的是人工的方式進(jìn)行日常的管理，因此面對(duì)大量的檔案在進(jìn)行查詢和調(diào)取等工作時(shí)，具有較大的工作難度和較多的工作量。醫(yī)院科室需要應(yīng)用檔案時(shí)，需要對(duì)檔案的目錄、存放位置等信息進(jìn)行查詢，并由庫(kù)房進(jìn)行檔案的調(diào)取，還應(yīng)準(zhǔn)備節(jié)約手續(xù)，使得整體流程過于冗雜，并且人工環(huán)節(jié)過多增加了人為失誤的概率，使得檔案查詢的效率大大降低，使檔案查詢工作的時(shí)效性降低。

3 電子檔案自身的優(yōu)勢(shì)

3.1 提高工作效率

應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)可通過現(xiàn)代化的管理手段對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，在計(jì)算機(jī)上應(yīng)用信息化技術(shù)等技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的管理。通過該方式極大的避免了人員冗雜，簡(jiǎn)化了查詢檔案和調(diào)取檔案的流程，并簡(jiǎn)化了借閱手續(xù)。以往在進(jìn)行相關(guān)信息的錄入時(shí)，更多的是通過人工的方式進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)和錄入，極易在書寫的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。而應(yīng)用電子管理系統(tǒng)，極大的減少了錄入的時(shí)間，并且提高了檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性。對(duì)信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分應(yīng)用，減少了工作量降低了工作難度，從而極大的提高了工作的效率。工作人員只需在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，電子檔案對(duì)存放的環(huán)境的要求相對(duì)較低，且通過這種方式進(jìn)行存放，提高了信息存儲(chǔ)的密度。

3.2 提升了檔案管理質(zhì)量

以往進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，采取的是紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行存放，因此對(duì)相關(guān)環(huán)境具有較高的要求。在日常管理中要避免紙質(zhì)檔案受潮、燃燒等，在檔案外借的過程中也極易出現(xiàn)人為損毀。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人們需求的增加，使得檔案數(shù)量較多，這就需要較多的紙張，不利于低碳環(huán)保。而應(yīng)用電子管理系統(tǒng)后，檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)的檔案，不僅節(jié)約了紙張，提高了低碳性和環(huán)保性，減少資源消耗。而且通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行日常的管理，極大的提高了管理工作的質(zhì)量，降低了管理的成本。無需擔(dān)心外界環(huán)境的變化會(huì)對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生影響，電子管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得檔案存儲(chǔ)的期限延長(zhǎng)。

4 電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

以往的檔案管理方式無法更好的滿足當(dāng)下的需求，因?yàn)闉榻鉀Q其中存在的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，并在此基礎(chǔ)上提高工作效率。對(duì)電子檔案系統(tǒng)應(yīng)充分應(yīng)用，并對(duì)以下幾方面提高重視。

4.1 電子檔案儲(chǔ)存方面

信息化水平的提高，為醫(yī)院檔案管理工作中充分應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)提供了有力的支持。對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行充分應(yīng)用，將既有的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)為電子檔案，有利于節(jié)約空間，并且延長(zhǎng)檔案的使用壽命。這種檔案儲(chǔ)存方式的優(yōu)勢(shì)在于：第一，擴(kuò)展儲(chǔ)存空間，解決醫(yī)院檔案管理中因儲(chǔ)存空間有限而引發(fā)的檔案受潮、檔案發(fā)黃等問題。第二，確保醫(yī)院檔案的保密效果?；颊叩牟v檔案屬于個(gè)人隱私范疇，醫(yī)院有對(duì)檔案保密的義務(wù)。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存后，檔案管理的保密效果將間接發(fā)生提高。第三，減少檔案成本。紙質(zhì)檔案的增多意味著醫(yī)院檔案管理成本的增加。大量紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生不僅為檔案儲(chǔ)存工作帶來不便，還會(huì)從一定程度上加劇資源浪費(fèi)。醫(yī)院檔案管理中引入電子檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化成電子檔案形式儲(chǔ)存，同時(shí)，因使用紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的成本（紙質(zhì)檔案自身成本、儲(chǔ)存成本等）也會(huì)產(chǎn)生明顯縮減。

4.2 電子檔案利用方面

檔案利用作為醫(yī)院檔案管理的主要環(huán)節(jié)之一，其管理質(zhì)量的重要性不言而喻。結(jié)合傳統(tǒng)醫(yī)院檔案利用管理狀況來看，傳統(tǒng)檔案利用主要存在環(huán)節(jié)冗余、調(diào)用效率低等問題。對(duì)于檔案管理人員而言，傳統(tǒng)檔案管理模式下工作量較大，工作難度較高。電子檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)為醫(yī)院檔案利用中的不足提供了有效的解決途徑。引入電子檔案系統(tǒng)后，面對(duì)來自各科室的檔案資料，檔案管理人員僅需通過簡(jiǎn)單的分類、保存操作即可完成工作任務(wù)。當(dāng)各科室醫(yī)護(hù)人員因?qū)W術(shù)研究、臨床教學(xué)等需要調(diào)取檔案時(shí)，檔案管理人員可根據(jù)使用者提出的要求，向電子檔案系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵信息，快速滿足其檔案利用需求。

4.3 電子檔案查詢方面

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，檔案查詢需求的滿足需要通過人工查詢檔案編號(hào)信息、檔案儲(chǔ)存位置信息、發(fā)放調(diào)取檔案通知、查找檔案等環(huán)節(jié)。這種管理模式不僅會(huì)導(dǎo)致管理人員工作量增加，還會(huì)影響檔案的整體使用效率。應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，醫(yī)院各類檔案以電子檔案形式儲(chǔ)存于電子檔案系統(tǒng)中。這種檔案管理模式摒棄了傳統(tǒng)人工檔案管理中檔案查詢的冗余流程，而轉(zhuǎn)化為通過向電子檔案系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞的方式，快速完成查詢?nèi)蝿?wù)。電子檔案系統(tǒng)管理模式在檔案查詢方面存在明顯優(yōu)勢(shì)的原因在于：電子檔案系統(tǒng)集成計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代信息化手段，滿足醫(yī)院檔案查詢工作在查詢速度、查詢耗時(shí)等方面的需求，降低檔案查詢實(shí)踐中的失誤發(fā)生率，為檔案利用及醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的改善奠定良好的基礎(chǔ)。此外，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用要求檔案管理人員具備一定的電子檔案系統(tǒng)操作能力，為保障電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用效果，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。

5 結(jié)束語

醫(yī)院檔案的管理工作對(duì)醫(yī)院的整體管理、日常運(yùn)行和后續(xù)發(fā)展等方面均具有重要的影響，因此醫(yī)院方面應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。充分順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)電子檔案系統(tǒng)充分應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行日常的管理。有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，并在一定程度上保障檔案的安全性，提高檔案管理工作的環(huán)保性和低碳性，減少對(duì)環(huán)境的破壞。并且通過電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

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