企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

蔡立云

摘要：檔案收集和保管是檔案管理工作中的基礎性工作，也是檔案管理工作中重要的組成部分，提高檔案的收集與保管工作質(zhì)量和安全，能夠促進檔案管理其他相關工作的高質(zhì)量完成。組織管理是一項系統(tǒng)性工作，將組織管理檔案進行規(guī)范收集和保管，能夠為組織管理決策提供有益的參考。對組織管理檔案收集與保管工作在新時代檔案管理工作新要求、新目標的創(chuàng)新開展進行研究，在此基礎上提出工作建議。

關鍵詞：檔案收集;問題;對策

引言

企業(yè)檔案收集工作，是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，是做好企業(yè)檔案工作的前提和基礎，也是檔案工作的起點和關鍵。企業(yè)檔案收集工作的好壞，關系著企業(yè)檔案材料的齊全完整，關系著企業(yè)的檔案資源體系建設，對日后的利用工作也會帶來不可估量的影響。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，齊全完整的檔案材料是企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的先決條件，檔案材料只有完整、準確才能充分體現(xiàn)其憑證、查考價值。如何做好企業(yè)檔案收集工作，是企業(yè)檔案收集人員面臨的重要課題。雖然近幾年來企業(yè)檔案收集工作得到了較快的發(fā)展，但還有一些不足，與新形勢的發(fā)展不相適應。因此，本文在分析企業(yè)檔案收集工作存在問題的基礎上，提出了可行的解決之策。

1企業(yè)檔案收集工作存在的問題

1.1企業(yè)檔案制度不夠健全

企業(yè)檔案收集工作要實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，就離不開必要的制度作保證，離開了必要的規(guī)章制度，這項工作將無法開展。目前對于很多企業(yè)來說，檔案的收集制度都是不具體的、不健全的。許多企業(yè)都沒有建立相應的企業(yè)檔案收集制度，有的企業(yè)雖然建立了檔案收集的各項制度，但是很多檔案的收集制度依然不夠完善，沒有嚴格執(zhí)行，使制度流于形式，檔案收集制度沒有真正落到實處，缺乏對檔案收集工作約束和制約。若企業(yè)收集制度形同虛設措施不到位，就很難收集到齊全完整的重要檔案材料。

1.2人員流動過于頻繁

企業(yè)在日常管理過程中，由于企業(yè)針對檔案進行管理時，管理人員的流動頻率比較高，這樣就會導致企業(yè)檔案管理在開展過程中的難度越來越大，很多工作內(nèi)容無法落到實處。導致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因之一是由于很多工作人員在針對檔案進行管理時，經(jīng)常會出現(xiàn)崗位變更或者是辭職等情況。一旦出現(xiàn)這些情況，交接人員并沒有做好交接工作，對于后續(xù)接手管理的人員而言，不僅管理難度比較大，而且毫無頭緒，這樣就會導致企業(yè)檔案管理工作處于嚴重混亂的狀態(tài)。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的人員流動頻率普遍比較高，很多剛剛進入工作崗位的工作人員，在短時間內(nèi)對檔案收集流程、工作的具體內(nèi)容等都不是很了解，這樣就會導致企業(yè)檔案收集工作很難順利開展。

1.3企業(yè)檔案收集工作方式方法陳舊

很多企業(yè)在收集工作上，企業(yè)在收集工作中往往采取的都是多年的老辦法，方式方法不多，基本處于有什么，收什么的狀態(tài)，沒有創(chuàng)新方式方法系統(tǒng)性地進行收集，造成企業(yè)經(jīng)營管理過程中很多重要檔案材料收集不全。如很多企業(yè)的檔案管理人員不會主動收集資料，坐等相關人員上交，這無疑會造成檔案資料的收集不及時、收集不完整現(xiàn)象。一些企業(yè)只熱衷于紙質(zhì)文件的收集，對一些新型載體的檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視，無法做到收集齊全完整。

2對于企業(yè)檔案收集工作中問題的解決辦法

2.1完善現(xiàn)有檔案管理制度

企業(yè)檔案收集工作要想在實踐中順利開展，就必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行完善和優(yōu)化，這樣才能夠為檔案收集工作的有序開展打下良好基礎。與此同時，對檔案管理制度進行制定和完善，也是保證企業(yè)檔案收集工作在開展時的及時性和完整性特征得到有效發(fā)揮。在這種背景下，對于企業(yè)管理人員而言，必須要意識到檔案管理工作在實施過程中的重要性，同時還要對相關制度進行制定和落實。在針對制度進行制定時，要從實際角度出發(fā)，與企業(yè)在發(fā)展過程中的特點、發(fā)展戰(zhàn)略思想等進行有效結合。這樣做的根本目的是為了保證檔案管理制度符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，同時管理標準和格式，還要在人力資源調(diào)配上有所變動，如根據(jù)檔案管理工作需要，因人設崗，因需設崗，就各級檔案管理人員的績效進行嚴格評價和考核，并結合評價結果做出獎懲、晉職決定。此外，針對檔案管理工作，高校還要進一步完善行政管理制度，嚴格落實檔案工作制度，要抓好檔案工作的檢查指導，以打造有理有序的檔案管理系統(tǒng)，促進各部門之間的合作，使檔案管理工作更加規(guī)范和標準。

2.2組織管理檔案收集與保管的服務創(chuàng)新

組織管理檔案收集與保管的服務創(chuàng)新，檔案管理工作其最終是為檔案信息資源開發(fā)利用、檔案文獻編研工作服務，而這兩項工作的前提和基礎就是檔案的高質(zhì)量收集和科學保管，使檔案文獻能夠在開展工作中發(fā)揮其作用。因此，在組織管理檔案收集與保管工作中，應從被動收集和保管，向主動圍繞組織管理質(zhì)量提升、組織發(fā)展戰(zhàn)略制定方面的檔案文獻資料進行主動收集，從而為相應的檔案信息資源開發(fā)利用共享、檔案文獻編研工作做好積極、充分的準備工作。

2.3把好資料形成前端控制，提升收集質(zhì)量

在文件資料形成之時就按照文件材料歸檔的范圍，進行完整、真實、及時的收集。首先，根據(jù)單位職能，認真編寫本單位文件材料檔案范圍和檔案分類大綱，以文件形式報上級單位批復，并下發(fā)執(zhí)行。全面考慮本單位的工作情況，詳盡的列出可能產(chǎn)生形成的檔案，歸檔范圍要包括在應歸檔的各門類檔案中。其次，堅持每年集中培訓，采取專題講座、現(xiàn)場教學、經(jīng)驗交流等方式，增強檔案專兼職人員的檔案意識。

2.4提高企業(yè)檔案收集人員的各方面素質(zhì)

工作是由人來做的，只有具備較高的素質(zhì)才能做好這項工作，企業(yè)檔案收集工作也不例外。要做好企業(yè)檔案收集工作，必須要有高素質(zhì)的檔案收集專業(yè)隊伍作保證。企業(yè)檔案收集人員應加強學習，學習新知識、新技能、新辦法，不斷優(yōu)化自身的知識結構，不僅要熟悉企業(yè)檔案收集方面的業(yè)務知識，還應具有豐富的科技技術知識，能運用計算機網(wǎng)絡技術，以適應信息時代對企業(yè)檔案收集人員的要求。同時，對新上崗的人員還要進行崗前培訓，以提高其工作能力，勝任企業(yè)檔案收集工作。

2.5與時俱進，加強檔案信息化建設

在新媒體時代，信息傳播已經(jīng)高度信息化，數(shù)字化檔案信息也成為信息傳播的基礎。不過，當前許多高校的檔案工作仍舊處于信息化建設初期，許多高校在檔案信息化建設方面進展緩慢。所以，檔案管理工作經(jīng)常會因為系統(tǒng)與數(shù)據(jù)對接不暢而影響進度，檔案管理基礎工作也有待完善。鑒于此，高校必須要重視和加強檔案信息化建設。高校檔案信息化建設的重點是，完善信息設備和信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，進行檔案信息著錄，進行紙質(zhì)檔案加工和轉化，完善檔案信息。及時升級檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案系統(tǒng)與數(shù)據(jù)能完好對接。此外，重視信息安全，借助用戶身份識別、權限限制、殺毒軟件等確保檔案信息安全，并根據(jù)用戶需求，推出信息化檔案服務，提高檔案利用率。

結語

檔案資料的收集是檔案管理工作的源頭，是開展其他檔案工作的基石。單位涉及檔案收集的人員要高度重視，將新時期檔案意識時刻裝入頭腦中，本著對單位歷史負責的態(tài)度，熟悉收集范圍，知曉收集要求，掌握收集流程，嚴格按照《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定（9號令）》和《機關檔案管理規(guī)定（13號令）》等規(guī)定，認真做好各門類檔案資料的收集工作，做到應收盡收、應歸盡歸。

參考文獻

[1]陳興會.辦公室檔案收集整理的探討[J].科學中國人，2017（7Z）：73—74.

[2]曹湛芳.檔案收集工作的問題、意義及制度探究[J].學術論壇，2012（12）.